4. Kết cấu chung của Chuyên đề
2.6. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Công ty cổ phần Mạnh Cường sử dụng TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) để tập hợp chi phí Quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty cổ phần Mạnh Cường là các chi phí liên quan đến công việc quản lý kinh doanh của Công ty bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý (lương, BHXH, BHYT, KPCĐ); Chi phí nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ phục vụ cho quản lý;
Chi phí thuế và lệ phí; Chi phí khấu hao TSCĐ và chi phí sửa chữa TSCĐ; Chi phí dịch vụ mua ngoài; Chi phí bằng tiền khác….
Mọi chi phí liên quan đến công tác quản lý doanh nghiệp sẽ được kế toán tập hợp vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán theo dõi chung cho tất cả các loại sản phẩm. TK 642 được chi tiết thành 6 TK cấp 2:
TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý
TK 6422: Chi phí vật liệu công cụ dụng cụ (phục vụ cho quản lý) TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ (bộ máy quản lý)
TK 6425: Thuế, phí và lệ phí
TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428: Chi phí bằng tiền khác
Tập hợp Chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty Cổ phần Mạnh Cường trong tháng 04/2008 có một số nội dung như sau:
Chi phí nhân viên quản lý bao tiền lương phải trả cho bộ phận quản lý của Công ty như: Ban giám đốc, các phòng ban. Trích lập bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo tiền lương. Kế toán căn cứ vào các bảng thanh toán lương ghi: Nợ TK 6421: 50.372.700
Có TK 334: 42.330.000
Có TK 338: 8.042.700 (chi tiết)
Chi phí vật liệu dùng cho bộ phận quản lý bao gồm các loại vật liệu như xăng dầu dùng cho ô tô của Ban Giám đốc, kế toán căn cứ vào bảng phân bổ nguyên vật liệu ghi:
Nợ TK 6422: 3.623.000 Có TK 152: 3.623.000
Chi phí khấu hao TSCĐ tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp gồm có: Khấu hao khu nhà làm việc, thiết bị như máy vi tính……dụng cụ quản lý, ôtô con của Ban giám đốc. Kế toán căn cứ vào Bảng tính và phân bổ khấu hao ghi:
Nợ TK 6424: 25.672.000 Có TK 214: 25.672.000
Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp như tiền điện thoại, tiền mạng và tiền thuê sửa chữa các TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý thì căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi:
Nợ TK 642: 7.520.300
Có TK 1111: 7.520.300
Đến cuối tháng kế toán sẽ tổng hợp chi phí bán hàng theo các nội dung và kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả:
Nợ TK 911: 87.188.000
Có TK 642: 87.188.000
Căn cứ vào Sổ Nhật ký chung, kế toán sẽ tiến hành vào sổ Cái TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp) và vào sổ tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp.
Biểu 2.17 SỔ CÁI
TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tháng 04/2008
Đơn vị:VNĐ
Chứng từ Ngày Số hiệu
…. …… ……… …….. ..……..
10/04 PC 165 Thanh toán tiền báo 1111 2.234.500
…… ….. …… …… ………
20/04 PXK 242 Xuất xăng xe ôtô T4/08 152 2.142.000
20/04 PXK 243 Xuất Gas phục vụ trong bếp ăn 152 873.400 21/04 PC 182 Thanh toán tiền nước T4/08 1121 1.374.000
25/04 PKT 65 Khấu hao TSCĐ 214.1 25.672.000
30/04 PKT 73 Các khoản trích (BHXH, BHYT, KPCĐ)
338 8.042.700
PKT 74 Trả lương nhân viên quản lý 334 42.330.000
30/04 PKT 80 K/C chi phí QLDN sang TK 911 911 87.188.000 Tổng phát sinh trong kỳ 87.188.000 87.188.000 Ngày 30 tháng 04 năm 2008 Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Người lập biểu 2.7. Kế toán xác định kết quả bán hàng
Kế toán xác định kết quả bán hành tại Công ty Cổ phần Mạnh Cường được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh, sử dụng tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh
doanh, tài khoản 421 – Lãi chưa phân phối, và các tài khoản có liên quan như TK 632, TK511, TK642, TK 641….
Cuối tháng, kế toán kết chuyển giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính sang bên Nợ của TK 911 và kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sang bên Có TK911 để xác định kết quả bán hàng trong tháng 4 năm 2008 của Công Ty. Phần chênh lệch sẽ được kết chuyển sang TK421 (4212):
Kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ vào TK 911 – Xác định kết quả bán hàng Nợ TK 511: 7.150.670.000 Có TK 911: 7.150.670.000 Kết chuyển GVHB vào TK 911 Nợ TK 911: 6.907.968.000 Có TK 632: 6.907.968.000 Kết chuyển CPBH vào TK 911 Nợ TK 911: 47.041.000 Có TK 641: 47.041.000 Kết chuyển CPQLDN vào TK 911 Nợ TK 911: 87.188.000 Có TK 642: 87.188.000 Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính
Nợ TK 911: 66.848.700 Có TK635: 66.848.700
Sau đó kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thụ theo công thức sau:
hoạt động tiêu thụ thu thuần nhập khác vốn hàng bán và Chi phí QLDN phí tài chính phí khác
Kết quả hoạt động tiêu thụ = 7.150.670.000 + 0 – 6.907.968.000 – (47.041.000 + 87.188.000) – 66.848.700 – 0 = 41.624.300
Kết quả hoạt động tiêu thụ > 0 nghĩa là doanh nghiệp có lãi: Nợ TK 911: 41.624.300
Có TK 421: 41.624.300
Biểu 2.18 SỔ CÁI
TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Tháng 04/2008 Đơn vị:VNĐ Chứng từ Ngày Số 30/04 256 K/C giá vốn hàng bán 632 6.907.968.000 30/04 257 K/C chi phí bán hang 641 24.136.700
30/04 258 K/C chi phí quản lý doanh nghiệp
642 87.188.000
30/04 259 K/C chi phí hoạt động tài chính
635 66.848.700
30/04 260 K/C doanh thu bán hang 511 7.150.670.000
Cộng phát sinh 7.150.670.000 7.150.670.000
Ngày 30 tháng 04 năm 2008
Kế toán trưởng
(Ký, ghi rõ họ tên)
PHẦN 3
NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MẠNH
CƯỜNG
3.1. Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường quả bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường
3.1.1. Ưu điểm
Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường hạch toán theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và hệ thống tài khoản thống nhất do Nhà nước ban hành. Vì vậy công tác hạch toán kế toán của Công ty rất thuận lợi.
Phòng Tài chính kế toán có đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tốt, có kinh nghiệm trong công tác và đặc biệt đã ứng dụng rất tốt phần mềm tin học vào trong công tác kế toán nên đã nâng cao năng suất lao động, giảm khối lượng ghi chép, tránh sự nhầm lẫn, sai sót do ghi chép thủ công hay gặp phải. Do vậy công tác hạch toán kế toán đã đáp ứng việc cung cấp thông tin một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác với yêu cầu nhiệm vụ kế toán, xử lý thông tin nhanh chóng, có thể lập các báo cáo vào tất cả các thời điểm cần thiết khi có quyết định của ban lãnh đạo.
Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm VIETSOFT. Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tập hợp tự động của máy tính mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Kế toán không phải ghi chép cộng dồn, chuyển sổ theo kiểu thủ công. Do đó, thông tin các sổ Tài khoản được ghi chép thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từ các nghiệp vụ đã cập nhật một các tự động. Kế toán không nhất thiết phải đến cuối quý mới có số liệu tổng hợp.
Về hình thức sổ kế toán áp dụng: Công Ty đã áp dụng hình thức kế toán Nhật Ký Chung phù hợp với đặc điểm của công ty. Hình thức này áp dụng trên máy vi tính thuận tiện, báo biểu ít nhưng rất rõ ràng, phản ánh đầy đủ được các hoạt động kinh tế phát sinh. Tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán trong việc lưu trữ số liệu và cung cấp thông tin.
Việc lập và luân chuyển các chứng từ tương đối hợp lý khoa học tạo điều kiện ghi chép đơn giản chính xác, phản ánh, kiểm tra kiểm soát và đối chiếu giữa các phần hành kế toán. Lập và mở sổ kế toán chi tiết, tổng hợp đầy đủ khoa học, ghi chép rõ ràng dẫn đến việc hạch toán thuận lợi, theo dõi được chặt chẽ không gây lên sự chồng chéo trong quản lý và theo dõi.
Những chứng từ trong quá trình hạch toán ban đầu được kiểm tra và giám sát một cách chặt chẽ và kịp thời. Các chứng từ, sổ sách kế toán và trình độ ghi sổ đảm bảo tính pháp lý và phản ánh đúng thực tế phát sinh.
Về công tác bán hàng:
Công ty sử dụng Hoá đơn giá trị gia tăng mẫu số 01-GTKT-3LL theo đúng qui định của Bộ Tài Chính. Hệ thống tài khoản mà Công ty áp dụng là “Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp”. Ngoài ra để phù hợp và thuận lợi cho công tác quản lý thì Công ty đã mở thêm các tài khoản cấp 2 phản ánh chi tiết, cụ thể hơn các nghiệp vụ phát sinh, điều này giúp cho công tác kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép và tránh được sự nhầm lẫn và sẽ mang lại hiệu quả cao trong việc ghi chép và quản lý số liệu.
Thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt, vì vậy công ty luôn tìm mọi phương án để có thể thu hút được nhiều khách hàng và giữ được những khách hàng trung thành bằng cách luôn tạo ra chữ tín đối với sản phẩm của công ty và chữ tín trong quan hệ giao dịch. Giá bán các sản phẩm và hàng hoá của Công ty
không quá cao so với thị trường nên cũng thuận tiện cho quá trình cạnh tranh và giữ được doanh thu ở mức ổn định.
Sổ sách kế toán và ghi chép các nghiệp vụ bán hàng về cơ bản đã tuân thủ theo đúng nguyên tắc kế toán qui định nên đã cung cấp đầy đủ số liệu và đáp ứng được yêu cầu thông tin kịp thời, chính xác cho cấp quản lý. Công ty đã áp dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán. công ty sử dụng phần mềm VIETSOFT để ghi chép và xử lý dữ liệu, điều này phần nào giúp cho công tác quản lý dữ liệu được đảm bảo, giảm bớt công việc ghi chép bằng tay tránh những nhầm lẫn do ghi chép thủ công, giúp cho việc kiểm tra, lập các bảng biểu và báo cáo tài chính được nhanh gọn, chính xác và kịp thời khi cần gấp. Việc sử dụng phần mềm rất tiện vì không phải đến cuối quý hoặc năm thì công ty mới đưa ra được báo cáo tài chính mà có thể là hàng tháng, hàng tuần công ty cũng có thể đưa ra các báo cáo và bảng cân đối. Điều này rất là quan trọng, vì nó có thể giúp các nhà quản lý lắm bắt được tình hình tài chính của công ty một cách liên tục, cập nhật, như vậy có thể đưa ra các quyết định chính xác.
Công ty thuận tiện trong công tác hạch toán nên có thể đưa ra những nhận xét chung nhất về tình hình trường. Vì vậy Công ty luôn chủ động nắm bắt nhu cầu tiêu dùng của khách hàng nên sẽ đưa ra những kế hoạch sản xuất phù hợp. Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho việc mua và thanh toán tiền hàng của khách hàng được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác và thuận tiện đảm bảo yêu cầu chất lượng. Từ đó Công ty có thể nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm để sản phẩm và hàng hoá của Công ty ngày càng có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Bên cạnh đó Công Ty còn có những chính sách khuyến mại với các hình thức khác nhau để khuyến khích khách hàng đến mua sản phẩm của Công Ty.
Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Công ty có rất nhiều những ưu điểm trên, nhưng bên cạnh đó thì vẫn còn nhiều hạn chế mà theo em là hoàn toàn có thể khắc phục được, điều này sẽ giúp công tác kế toán bán hàng sẽ phát huy được hết sự quan trọng và góp phần nâng cao hiệu quả quản lý kế toán nói riêng và quản lý toàn Công ty nói chung.
3.1.2. Tồn tại chủ yếu và nguyên nhân
• Về mạng lưới bán hàng:
Công ty có tiềm năng tiêu thụ hàng rất lớn, nhưng do mạng lưới bán hàng chưa được rộng vì vậy sẽ bị bỏ qua rất nhiều cơ hội. Để xây dựng các cửa hàng bán lẻ thì lại tốn nhiều khinh phí và sự quản lý, vì vậy công ty nên ký kết để mở các đại lý tiêu thụ.
• Về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trong quá trình kinh doanh không tránh khỏi những rủi ro, dẫn đến kết quả không chắc chắn. Những biến động lớn bất thương có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh, ví như tình hình thị trường giá sắt thép vào cuối năm vừa rồi lên xuống rất thất thường. Tuy nhiên công ty chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
• Về Công tác hạch toán
Hàng ngày công ty phát sinh rất nhiều những nghiệp vụ mua bán hàng, có rất nhiều khách hàng cần phải theo dõi và có rất nhiều nguồn thu cũng như chi tiền. Nếu theo dõi được một cách chi tiết và kịp thời sẽ giúp cho công ty có những kế hoạch đúng đắn và mang lại hiệu quả cao.
• Về tình hình thanh toán và công nợ
Dù có nhiều cố gắng nhưng tình hình công nợ của công ty vẫn phức tạp, thời gian bức xúc nhất là các dịp cuối năm.
3.2. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường kết quả bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Mạnh Cường
Thứ 1: Về phương thức bán hàng qua đại lý
Để tăng thêm sự cạnh tranh và nâng cao thị phần tiêu thụ, công ty nên ký kết các hợp đồng mở đại lý chuyên kinh doanh và tiêu thu các mặt hàng sản phẩm cũng như hàng hoá của Công ty. Hoạt động bán hàng của cửa hàng đại lý tương tự như các cửa hàng bán lẻ, chỉ khác một số điểm sau:
Các chủ cửa hàng đại lý phải nộp một khoản tiền ký cược tương đương số hàng bán theo kế hoạch trong tháng trước khi đi vào hoạt động.
Nhân viên các cửa hàng đại lý không phải là CBCNV của công ty.
Công ty chỉ quản lý về tiền hàng mà không phải trả tiền công, trả lương và các chế độ khác cho công nhân viên của cửa hàng.
Hoá đơn bán hàng do các đơn vị đại lý tự mua và quản lý.
Cửa hàng đại lý phải thực hiện đúng qui định về chế độ báo cáo bán hàng, nội quy, quy định của công ty và được hưởng hoa hồng đại lý tính trên doanh thu bán ra hàng tháng.
Công ty có thể sử dụng TK 157 “Hàng gửi bán” để theo dõi trị giá sản phẩm hàng hoá ở các đại lý. Hàng hóa thành phẩm phản ánh trên TK 157 vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty. Vì vậy Kế toán phải mở sổ chi tiết cho từng loại sản phẩm hàng hoá, từng lần gửi hàng và từ khi gửi đi đến khi được chấp nhận thanh toán
Trình tự hạch toán theo phương thức bán hàng qua đại lý như sau: Khi công ty xuất gửi hàng cho các đại lý, kế toán ghi:
Nợ TK 157: Hàng gửi bán Có TK 155: Thành phẩm
Có TK 156: Hàng hoá
Khi các đại lý đã tiêu thụ sản phẩm hàng hóa của Công ty và báo về thanh toán cho Công ty, kế toán ghi:
Nợ TK 111,112,131 Có TK 511 Có TK 3331
Số tiền hoa hồng mà các đại lý được hưởng, kế toán ghi: Nợ TK641
Có TK 111,112,131
K/c giá vốn hàng gửi bán đã xác định là tiêu thụ, kế toán ghi: Nợ TK 632
Có TK 157
Thứ 2: Về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
TK sử dụng: TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Kết cấu TK 195: