II. Thực trạng tổ chức kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng ở Công ty Đức Kiên
2. Nhận xét về kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
* Ưu Điểm:
Trong công tác tổ chức kế toán Công ty TNHH Đức Kiên đã không ngừng hoàn thiện bộ máy tổ chức kế toán của mình, nó đợc tổ chức chuyên sâu, mỗi kế toán phụ trách một phần hành cụ thể nên phát huy đợc tính chủ động, sáng tạo trong công vịê của mình. Công tác quyết toán hàng năm đều đ- ợc thực hiện tốt rõ ràng và đúng thời hạn. Đội ngũ kế toán có trình độ năng lực
nhiệt tình nên trong thời gian qua đã cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ đắc lực cho lãnh đạo đơn vị trong việc giải quyết chỉ đạo sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, chuẩn xác, góp phần tích cực vào quá trình phát triển của Công ty.
Về phơng pháp hạch toán: Công ty đã xây dựng đợc hệ thống sổ sách hạch toán, cách thức ghi chép, phơng pháp hạch toán một cách hợp lý, tổ chức công tác kế toán tài chính rõ ràng, khoa học, giảm bớt khối lợng công việc ghi số kế toán, đáp ứng thông tin hữu dụng đối với yêu cầu quản lý của Công ty và các đối tợng liên quan khác cụ thể :
+ Bên cạnh việc hạch toán tổng hợp, Công ty đã tổ chức hạch toán chi tiết với hệ thống sổ chi tiết tơng đối hoàn chỉnh, tạo điều kiện cho kế toán trởng cùng lãnh đạo Công ty tiến hành tốt công tác phân tích hoạt động kinh tế, đa quyết định kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh của toàn Công ty.
+ Công tác kế toán đã đợc thực hiện trên máy, do đó tiết kiệm đợc thời gian, công sức hạch toán đồng thời có thể xử lý nhiều công việc khác nhau cùng một lúc.
Công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng của Công ty luôn chấp hành đúng các chế độ tiền lơng, trợ cấp BHXH đối với ngời lao động. Kế toán tiền lơng luôn hớng dẫn các bộ phận, phân xởng thực hiện tốt công việc cung cấp thông tin, số liệu, số liệu để hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng.
Công ty đã xây dựng đợc hệ số tiền lơng theo chức danh công việc (hệ số tơng ứng với công việc đợc giao, mức độ phức tạp, tính trách nhiệm ở công việc là hoàn toàn phù hợp với yêu cầu "làm theo khả năng, hởng theo năng lực" của một xã hội hiện đại. Công ty không hạn chế một mức lơng tối đa cho ngời lao động mà mức lơng cao hay thấp là phụ thuộc vào kết quả nhiều hay ít của họ. Chính vì động lực kinh tế thúc đẩy khiến ngời lao động làm việc
hăng say, không ngừng nâng cao năng suất, có những sáng kiến mới làm lợi cho Công ty.
Việc tính quyết toán trả lơng, BHXH, BHYT đợc phản ánh kịp thời, kiểm tra thờng xuyên. Các chứng từ sổ sách đợc sử dụng đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành, phản ánh rõ các khoản mục và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về lơng và các khoản trích theo lơng. Quá trình tổng hợp chứng từ ghi chép trên sổ kế toán hạch toán sạch sẽ, dễ kiểm tra, đối chiếu, kỷ luật kế toán đợc tôn trọng, hạch toán đúng tài khoản, đúng tính chát về các tài khoản thu - chi lơng, các khoản BHXH đợc ghi chép chính xác. Các báo cáo tài chính, thống kê đợc lập đầy đủ, đúng thực tế phát sinh, các cơ quan có thẩm quyền xác nhận bằng các biên bản quyết toán hàng năm, các nội dung đợc lu lại đầy đủ theo năm.
* Nhợc điểm:
Bên cạnh những u điểm nổi bật nêu trên, Công ty vẫn có một số vấn đề cần xem xét lại trong việc hạch toán tiền lơng và BHXH.
(1). Thời gian thanh toán chi trả lơng cho CBCNV trong Công ty không đợc đồng đều. Có những bộ phận, phân xởng thời gian thanh toán chi trả lơng đợc chia thành 2 lần trả: lần 1 vào ngày 10 và lần 2 thanh toán nốt vào ngày 25 cuối tháng. Tuy nhiên lại có một số phân xởng, bộ phận kinh doanh khác lại chỉ thanh toán chi trả 1 lần trong tháng. Gây khó khăn tạm thời cho nhu cầu sinh hoạt hàng ngày của ngời lao động. Công ty nên xem xét lại.
(2).Việc trích trớc tiền lơng công nhân viên nghỉ phép.
Vì ý kiến chủ quan cho rằng số lợng công nhân viên nghỉ phép phát sinh đều đặn không có những đột biến lớn nên Công ty không thực hiện việc trích trớc tiền lơng công nhân viên nghỉ phép. Căn cứ vào thực tế thì số lợng công nhân viên nghỉ việc giữa các tháng là không đều nhau, nh vậy sẽ ảnh hởng đến chi phí sản xuất kinh doanh trong tháng và ảnh hởng đến lợi nhuận của từng
quý.
(3) Việc sử dụng ghi chép các chứng từ hạch toán tiền lơng. Các chứng từ đợc sử dụng về cơ bản theo dõi mẫu quy định, một số sổ đợc giảm lợc phù hợp với Công ty mà vẫn đảm bảo cung cấp đợc các thông tin cần thiết. Nhng có một số chứng từ cha hoàn toàn tuân thủ đúng với nguyên tắc ghi chép biểu bảng của Nhà nớc nên thể hiện những thông tin cha rõ ràng và thông suốt giữa các bộ phận. Vì vậy đối chiếu, kiểm tra cha đợc thuận lợi, cụ thể ở:
Bảng chấm công không đợc ghi theo đúng mẫu quy định, ngời chấm công không ghi các ký hiệu theo hớng dẫn bên cạnh bảng tổng hợp ngày công không rõ ràng.
Trong việc thanh toán trợ cấp BHXH cuối tháng kế toán chỉ lập "Danh sách ngời lao động hởng trợ cấp ốm đau, thai sản" mà bỏ qua việc lập "Bảng tổng hợp ngày nghỉ và trợ cấp BHXH" và "Bảng thanh toán BHXH".
(4). Công ty thực hiện đúng chế độ chính sách của Nhà nớc trong việc trích lâp quỹ KPCĐ. Tuy nhiên, theo em việc trích lập quỹ KPCĐ Công ty thu dới hình thức ngời lao động góp 1% lơng thực tế cộng đồn trong tháng cha thể hiện tính công bằng. Bởi vậy, quỹ này đợc hình thành để sử dụng cho mục đích bảo vệ quyền lợi ngời lao động, nếu ngời nào lơng cao thì mức đóng nhiều hơn và họ đợc hởng quyền lợi nhiều hơn ngời đóng mức thấp chăng? Và mức những ngời nộp công đoàn phí thấp thì sẽ chịu thiệt thòi khi hởng quyền lợi, họ có chấp nhận sự vô lý này không? Nên chăng Công ty xây dựng một mức đóng công đoàn phí chung cho toàn bộ lao động?
(5). Việc trích lập BHYT theo quy định là 3% trên lơng cấp bậc (lơng cơ bản) của CBCNV trong đó Công ty đa 2% lơng cơ bản tính vào chí phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, còn ngời lao động chịu 1% lơng cơ bản trừ vào thu nhập của họ. Tuy nhiên ở đây Công ty đã trích toàn bộ 3% BHYT theo lơng cơ bản vào chi phí sản xuất kinh doanh. Nh vậy là về quy định trích nộp BHYT
Công ty đã cha thực hiện trích đúng theo chế độ hiện hành. (6). Tài khoản kế toán sử dụng:
Ta thấy rằng trong việc tập hợp chi phí nhân công của hoạt động quảng cáo, bán hàng, việc ghi sổ kế toán lên bảng phân bổ tiền lơng kế toán không hạch toán riêng chi phí của hoạt động này mà hạch toán chung vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Việc phản ánh chi phí của công bán hàng vào chi phí quản lý doanh nghiệp đã làm cho các loại hình chi phí bị hỗn loạn, kết quả hạch toán không phản ánh chính xác từng loại phí đã bỏ ra.
3.3. Phơng pháp hoàn thiện kế toán tiền lơng và các khoản trích theo l- ơng tại Công ty Đức Kiên
Để công tác tiền lơng trả cho ngời lao động thực sự phát huy vai trò là một công cụ hữu hiệu cuả công tác quản lý thì vấn đề đặt ra cho những CBCNV làm công kế toán trong Công ty phải luôn nghiên cứu để tìm ra những biện pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán này. Riêng em với mong muốn công tác kế toán này ở Công ty Đức Kiên sớm khắc phục đợc những hạn chế và ngày càng hoàn thiện hơn. Em xin mạnh dạn nêu lên một số phơng h- ớng sau. Mong rằng đề xuất sau là những gợi ý nho nhỏ để Công ty xem xét trong thời gian tới.
(1) Đối với việc trả lơng cho cán bộ công nhân viên một tháng một lần nh hiện nay ở một số bộ phận, phân xởng, Công ty nên xem xét và chia thành 2 lần trả lơng nh những bộ phận, phân xởng khác. Có nh vậy sẽ đảm bảo nhu càu tiêu dùng sinh hoạt của cán bộ công nhân viên đợc ổn định.
(2) Công ty đã áp dụng kế toán trên máy vi tính nhng riêng bộ phận kế toán tiền lơng vẫn làm nhiều công việc nh tính lơng, lập bảng thanh toán lơng, phân bổ tiền lơng và BHXH một cách thủ công. Điều này gây lãng phí thời gian và độ chính xác không cao. Để làm công việc tính lơng cho cán bộ công
nhân viên Công ty có thể tính lơng bằng bảng tính Exel.
Hàng tháng kế toán tiền lơng chỉ vào sổ số ngày làm việc thực tế, chi tiết công việc, số ngày nghỉ ốm, nghỉ phép, các khoản khấu trừ máy vi tính sẽ tự động tính ra số tiền lơng của mỗi cán bộ công nhân viên đợc hởng, ứng dụng tin học vào công tác kế toán vẫn đảm bảo phân công lao động bộ máy kế toán, không lãng phí lao động. Đồng thời cung cấp thông tin kịp thời chính xác phục vụ đắc lực cho công tác quản lý doanh nghiệp.
(3) Trích trớc tiền lơng nghỉ phép.
Công ty nên thực hiện việc trích trớc tiền lơng công nhân viên nghỉ phép nhằm đảm bảo sự ổn định giá thành và lợi nhuận thuần từng quý.
Một năm ngời lao động đợc nghỉ phép 12 ngày, số ngày nghỉ phép sẽ tăng lên nếu số năm công tác của ngời đó tăng. Vì thế tính trung bình toàn Công ty số ngày nghỉ phép bình quân là 14 ngày 1 ngời lao động. Mức nghỉ phép tối đa là 26 ngày công chế độ một năm. Từ đó Công ty nên áp dụng trích trớc tiền lơng nghỉ phép.
Tiền lơng nghỉ phép
Tổng tiền lơng cơ bản cả năm toàn Công ty 26 ngày công chế độ
Mức trích này sẽ đợc phân bổ đều ra các tháng trong năm.
(4) Khi mà quyền lợi của ngời lao động đợc hởng bình đẳng, công bằng nh nhau thì Công ty nên thay vì thu 1% KPCĐ từ thu nhập ngời lao động nh tr- ớc chuyển sang mức thu ở một mức phí bằng nhau nhất định nào đó.
(5) Đối với tỷ lệ trích BHYT vào chi phí kinh doanh trong tháng Công ty nên áp dụng theo đúng chế quy định nghĩa là chỉ trích 2% BHYT trên số lơng cơ bản của công nhân viên, 1% còn lại Công ty sẽ trừ vào thu nhập của ngời lao động.
(6) Tài khoản kế toán sử dụng.
Kế toán cần phải sử dụng TK641 “Chi phí bán hàng“ để tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ ở Công ty hoạt động bán hàng là chủ yếu. Vì vậy chi phí nhân công của bộ phận này nên hạch toán vào TK 641 (6411). Nh vậy sẽ đảm bảo sự khoa học, sự phân loại chi phí rõ ràng.
(7) Chứng từ kế toán
+ Để đảm bảo cho việc hạch toán trợ cấp BHXH đợc rõ ràng khoa học và chi tiết, kế toán nên lập “Bảng tổng hợp ngày nghỉ và trợ cấp BHXH” và “Bảng thanh toán BHXH”.
+ Về việc thanh toán tiền thởng: Để cho việc thanh toán đợc rõ ràng, việc ghi sổ kế toán có căn cứ và phục vụ cho yêu cầu quản lý, khuyến khuyến khích lao động sản xuất kinh doanh trong Công ty, kế toán nên lập “Bảng thanh toán tiền thởng”
Kết luận
Trong nền kinh tế thị trờng, sử dụng có hiệu quả lao động là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Để kích thích ngời lao động làm việc tích cực, mọi doanh nghiệp đều phải quán triệt nguyên tắc đảm bảo công bằng trong việc trả lơng, việc tính đúng, tính đủ tiền lơng là một vấn đề không chỉ doanh nghiệp mà cả ngời lao động rất quan tâm.
Thực tế ở Công ty Đức Kiên cho thấy, Công ty đã vận dụng dựa trên chế độ tiền lơng hiện hành của Nhà Nớc có bổ sung theo thực tế của doanh nghiệp khá hiệu quả. Điều này thể hiện trong công tác kế toán tiền lơng của doanh nghiệp, thu nhập của ngời lao động, tinh thần trách nhiệm của cán bộ công nhân viên và kết quả lao động của họ. Tuy nhiên, nh đã biết tiền lơng phụ thuộc rất nhiều yếu tố khác nhau, các yếu tố này không cố định. Vì vậy chế độ tiền lơng không thể hoàn toàn phù hợp với tất cả các đối tợng, các yếu tố, các giai đoạn. Công tác hạch toán tiền lơng của Công ty cũng không tránh khỏi nhiều điều cha hợp lý, song em hy vọng rằng với sự năng động sáng tạo và lao động không ngừng của tập thể cán bộ công nhân viên Công ty thì sai sót chỉ là tạm thời.
Trong quá trình thực tập tại Công ty với thời gian tìm hiểu tơng đối ngắn, kinh nghiệm thực tế cũng nh trình độ bản thân có nhiều hạn chế nên em cha có cái nhìn tổng quát, bài viết chắc chắn cha thể hiện đầy đủ các vấn đề liên quan đến công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng của Công ty. Qua đề tài em chỉ muốn đề cập tới một số phơng hớng hoàn thiện “Công tác kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng” với mục đích góp phần phản ánh và tính toán chính xác tiền lơng và các khoản trích theo lơng của Công ty, đồng thời phát huy hơn nữa tác dụng tích cực chế độ hạch toán kinh tế trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trờng, giúp Công ty không ngừng lớn
mạnh.
Em xin chân thành cảm ơn sự hớng dẫn chỉ bảo tận tình của Cô giáo
Nguyễn Thuỳ Linh, cùng sự chỉ bảo nhiệt tình của Ban lãnh đạo, các anh chị
phòng kế toán - Công ty Đức Kiên đã giúp đỡ em hoàn thành bài viết này. Em rất mong nhận đợc sự đóng góp, phê bình, chỉ bảo của các thầy cô, bạn bè để hoàn thiện hơn những hiểu biết về kế toán.
Tài liệu tham khảo
1. Giáo trình kế toán tài chính - Đại học tài chính Hà Nội năm 2003 2. Lý thuyết hạch toán kế toán - Đại học tài chính kế toán Hà Nội 3. Các văn bản quy định về chế độ trả lơng mới - Bộ LĐ và TBXH 4. Các văn bản quy định về chế độ Bảo hiểm đối với ngời lao động 5. Lao động tiền lơng NXB Lao động 2005
6. Pháp lệnh kế toán thống kê
7. Hệ thống Tài khoản doanh nghiệp - NXB tài chính 1995 8. Các Thông t
9. T bản Mac - Tập 1 - NXB sự thật năm 1969 10. Tìm hiểu chế độ lơng mới - NXB Chính trị Quốc gia 11. Bộ Luật lao động - NXB LĐ Hà Nội 1999 12. Kinh tế chính trị - ĐHTCKT - Hà Nội