Phòng kế toán tài chính của Công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán là thu thập và xử lý các thông tin, đồng thời các cung cấp thông tin kinh tế cần thiết phục vụ cho công tác quản lý theo các giai đoạn từ khâu thu nhận, xử lý chứng từ, ghi sổ, lên nhật ký đến khâu lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh doanh. Từ đó thúc đẩy việc thực hiện tốt chế độ hạch toán kế toán, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Hình thức tổ chức công tác kế toán của Công ty là hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung.
Cơ cấu bộ máy phòng kế toán của Công ty Đức Kiên bao gồm 12 ngời. - Kế toán trởng: Chịu trách nhiệm phụ trách điều hành bộ máy kế toán của Công ty.
hàng quý lên bảng quyết toán. Ngoài ra còn thay nhiệm vụ kế toán trởng khi kế toán trởng đi vắng.
- Kế toán tài chính vốn bằng tiền, tiền vay và thanh toán: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, các hoá đơn nhập hàng, hoá đơn bán hàng để viết phiếu thu, phiếu chi, cuối tháng cộng sổ và các sổ sách có liên quan.
- Kế toán tiền lơng, thanh toán bảo hiểm xã hội: Tính lơng và bảo hiểm xã hội phải trả cho ngời lao động trong Công ty.
- Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ: tổng hợp và kế toán chi tiết TSCĐ và công cụ, dụng cụ tồn kho; tính khấu hao TSCĐ và phân bổ công cụ dụng cụ tồn kho.
- Kế toán bán hàng: Phản ánh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu bằng những ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết hàng hoá tồn kho, hàng hoá bán. Theo dõi thanh toán các khoản thuế ở khâu tiêu thụ, thuế xuất nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng. Lập báo cáo nội bộ về tình hình thực hiện kế hoạch chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, về kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, từng mặt hàng tiêu thụ chủ yếu, báo cáo hàng tồn kho.
- Kế toán tập hợp chi phí: Ghi chép phản ánh tổng hợp các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình mua hàng, bán hàng trong kỳ.
- Kế toán mua hàng: Ghi chép và phản ánh tất cả các hoạt động kế toán liên quan đến hàng mua về, theo dõi chi tiết theo số lợng, chủng loại và đơn giá của từng mặt hàng.
- Thủ quỹ: Thu - Chi và quản lý các loại tiền tại quỹ
Ngoài các bộ phận kế toán nói trên, dới các trạm, kho, cửa hàng, Công ty còn có các nhân viên hạch toán, có nhiệm vụ phản ánh ghi ghép đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong ngày, định kỳ lập báo cáo chuyển về Phòng kế toán Công ty. Bộ phận này hoạt động dới sự chỉ đạo, điều
hành và giám sát của Phòng kế toán.
Mối quan hệ giữa các bộ phận đợc thể hiện qua sơ đồ sau (trang sau).
Sơ đồ : Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Đức Kiên
4.2. Hình thức Sổ kế toán của công ty:
Hiện nay Công ty Đức Kiên đang áp dụng hệ thống tài khoản chung theo Quyết định 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trởng Bộ Tài chính và sau đó có những thay đổi bổ sung theo các Thông t 60 và áp dụng
theo đúng chế độ kế toán qui định.
Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty gồm các báo cáo sau: + Bảng cân đối kế toán
+ Kết quả hoạt động kinh doanh + Lu chuyển tiền tệ
+ Thuyết minh báo cáo tài chính.
* Hình thức sổ kế toán
Công ty đang áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ với phơng pháp kế toán thủ công. Công ty có những sổ kế toán chính nh: Nhật ký chứng từ (NKCT) số 1, NKCT số 2, NKCT số 3, NKCT số 4, NKCT số 5, NKCT số 7 ... và các bảng kê nh bảng kê số 3, số 4, số 5 và các loại sổ cái nh sổ cái tiền mặt và các sổ chi tiết...
- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã đợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
- Đối với các Nhật ký chứng từ đợc ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán, vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng bê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ.
- Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì đợc ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng
hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái.
Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập Báo cáo Tài chính.