Tại các đội công trình thực hiện hạch toán đơn, không có TK đối ứng mà chỉ ghi chép để theo dõi sự biến động cuả NVL.
Khi nhận vật liệu giao từ kho công ty, ngời nhận kiểm tra số lợng, chất lợng, ký tên vào phiếu và giữ phiếu làm chứng từ thanh toán. Kế toán đội xây dựng tập hợp các phiếu xuất này ghi vào Bảng nhập vật t trong tháng.
Trong trờng hợp các đội tự mua vật t thì đội trởng hay đội phó ký nhận thay thủ kho. Các chứng từ liên quan nh hoá đơn bán hàng, các hoá đơn c- ớc phí vận chuyển đợc nộp lên cho phòng kế toán.
Khi xuất vật liệu cho công trình, kế toán đội ghi vào Bảng kê xuất vật t cho công trình mình đảm nhiệm.
Cuối tháng, kế toán đội tập hợp các chứng từ, Bảng kê nhập, Bảng kê xuất và căn cứ vào các bảng kê đó để lập bảng kê nhập - xuất - tồn. Sau đó chuyển lên phòng kế toán để hạch toán bù trừ nợ các đội.
2.5 Kế toán tổng hợp NVL ở Công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26:
Nh đã trình bày ở phần kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp sau khi đã thu thập đợc đầy đủ chứng từ về nhập, xuất vật liệu sẽ phải nhập liệu vào phần mềm máy tính. Vấn đề đặt ra là trong các chứng từ kế toán: Nh theo ví dụ minh hoạ dới đây.
Ngày 31/12/2007 ông Nguyễn Bá Sơn đi mua vật liệu về nhập kho đã trả tiền cho ngời bán, ngời bán đã viết Hoá đơn GTGT giao cho bên mua với số tiền hàng là 240.000.000 đ, thuế GTGT là: 24.000.000 đ, tổng phải thanh toán là: 264.000.000 đ. Ngay trong ngày kế toán tổng hợp nhận đợc các chứng từ cho nghiệp vụ kinh tế trên nh sau:
- Biên bản thanh lý hợp đồng Với CT TNHH Long Hải cho việc mua số vật liệu trên.
- Phiếu chi tiền mặt với số tiền 264.000.000 đ
- Biên bản kiểm tra chất lợng, quy cách hàng nhập kho - Phiếu nhập kho
- Hoá đơn GTGT của lô hàng vật liệu trên với số tiền phải thanh toán là 264.000.000 đ
Trên đây có thể nói là một bộ chứng từ kế toán phản ánh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Vấn đề đặt ra kế toán phải căn cứ vào chứng từ nào để nhập liệu vào máy. Theo quy định của công ty cổ phần xây dựng Sông Hồng 26, kế toán phải căn cứ vào chứng từ số tiền thực tế trên đó. Trong trờng hợp này có 1 trong 2 chứng từ để kế toán nhập liệu vào máy đó là:
NVL mà Công ty Cổ phần Xây dựng Sông Hồng 26 sử dụng rất đa dạng, phong phú. Bởi vậy, để phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác từng lần nhập, từng lần xuất cho từng công trình, từng bộ phận sử dụng cụ thể và để theo dõi, phản ánh tình hình biến động của NLV một cách thờng xuyên, Công ty đã áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Để hạch toán tổng hợp NVL, kế toán đã sử dụng TK và sổ kế toán sau:
* Tài khoản sử dụng:
- TK 152 “ Nguyên vật liệu’’ trong đó: + TK 1521 “ Nguyên vật liệu chính” + TK 1522 “ Vật liệu phụ” + TK 1523 “ Nhiên liệu” + TK 1524 “ Phụ tùng thay thế” + TK 1528 “ Vật liệu khác” và các TK liên quan:
- TK 331 “ Phải trả cho ngời bán” ( Mở chi tiết cho từng ngời bán) - TK 111 “ Tiền mặt”
- TK 112 “ TGNH’’
- TK 1331 “ Thuế GTGT đợc khấu trừ”
- TK 621 ( mở chi tiết cho từng đội công trình )
* Các sổ đợc sử dụng:
- Sổ chi tiết TK 152
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ Cái TK 152
2.5.1 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu
Việc ghi sổ kế toán tổng hợp nhập vật liệu là một trong những phần hành quan trọng trong công tác kế toán NVL tại Công ty.
Nguồn NVL nhập kho của Công ty chủ yếu là mua ngoài, nhập kho do tự gia công chế biến hoặc vật liệu xuất dùng cho các đội nhng sử dụng không hết nhập lại kho.
- Kế toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ nh hoá đơn giá trị gia tăng mua nguyên vật liệu, phiếu nhập, phiếu xuất nguyên vật liệu để cập nhật vào máy tính theo các giao diện của phần phềm kế toán AMSE 3.0
2.5.1.1 Nhập kho NVL từ nguồn mua ngoài.
+ Trờng hợp mua NVL thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt cho nhà cung cấp: Khi công ty mua NVL, kế toán tiền mặt đã thanh toán trực tiếp cho ngời bán. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu chi tiền mặt, phiếu nhập kho kế toán nhập liệu vào máy tính theo định khoản:
Nợ TK 152 Nợ TK 1331
Có TK 111
Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn số 002 4521 và phiếu nhập kho số 01 ngày 02/12/2007 Ông Phạm Công Thiếu nhập dầu đi ê gien của Cửa Hàng diezen Hà Nội, chi tiền mặt số tiền: 2 100 000, thuế GTGT đầu vào 210 000, kế toán định khoản: Nợ TK 152: 2.100.000
Nợ TK 1331: 210.000 Nợ TK 1331 210.000
Có TK 111: 2.310.000
Kế toán viết uỷ nhiệm chi tiền thực tế thanh toán và ghi nhận tờ uỷ nhiệm chi đó vào bảng tổng hợp chi tiền. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, giấy báo có của Ngân hàng để nhập liệu vào máy theo định khoản (Phần nhập liệu tơng tự nh ví dụ trên)
Nợ TK 152 Nợ TK 1331
Có TK 112
Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn số 0033343 và phiếu nhập kho số 15 ngày 15/12/2007 Ông Nguyễn Văn Hiện nhập thép tròn các loại của Công ty TNHH thơng mại và xây dựng Phơng Trinh, chi bằng tiền gửi Ngân hàng số tiền: 340.680.890, thuế GTGT đầu vào: 17.034.045, kế toán định khoản:
Nợ TK 152: 340.680.890 Nợ TK 1331: 17.034.045 Nợ TK 1331 210.000
Có TK 112: 357.714.935
+ Trờng hợp mua NVL nhập kho nhng cha thanh toán cho ngời bán
Trong tháng, sau khi NVL mua ngoài về đợc nhập kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn do ngời bán gửi kèm và phiếu nhập kho để nhập chứng từ vào phần mềm theo theo định khoản:
Nợ TK 152 Nợ TK 1331
Có TK 331 ( chi tiết cho từng ngời bán)
Ví dụ: Căn cứ vào Hoá đơn số 004 8804 và phiếu nhập kho số 16 ngày 21/12/2007 Ông Nguyễn Tiến Ngọc nhập thép các loại của Công ty TNHH TM và DV Nguyễn Trãi với tổng số tiền hàng là : 319.510.050 đồng thuế suất GTGT là 5 % : 15.975.500 đồng. Kế toán nhập liệu vào máy theo nh định khoản: Nợ TK 152 : 319.510.010
Nợ TK 1331 : 15.975.500 Có TK 331 : 335.485.510
Bảng kê nhập vật t mua ngoài
Tháng 12/2007
TT Số
PN NT Nội dung mua vật t TK 152
1 1 02/12/07 Phạm Công Thiếu nhập dầu đi ê gien của
Cửa hàng VL diezen HN 2.100.000
2 15 15/12/07
Nguyễn Văn Hiện nhập thép tròn các loại của Công ty TNHH thơng mại và xây dựng Phơng Trinh
340.680.890
3 16 21/12/07 Nguyễn Tiến Ngọc vật t nhập thép các loại
của Công ty TNHH TM và DV N.Trãi 319..510.010
... ...
2.5.1.2 Nhập kho do tự gia công chế biến
ở công ty việc gia công vật liệu do đội xây dựng số 09 đảm nhiệm, NVL xuất để gia công là thép, sản phẩm gia công là kết cấu thép, lan can thép, mũi khoan...
- Khi nhập vật liệu gia công kế toán phản ánh ( ghi giảm chi phí đầu t): Nợ TK 152
Có TK 241
2.5.1.3 Nhập kho NVL thu hồi
- Trong quá trình sản xuất, thi công công trình khi xảy ra trờng hợp NVL xuất ra nhng sử dụng không hết, theo quy định của Công ty là nhập lại kho.
+ Khi các đội nhập NVL theo giao khoán từ kho Công ty về kho đội nhng thực tế các đội đã sử dụng không hết và vẫn còn thừa NVL nằm trong kho của đội cha xuất ra công trờng. Các đội phải nhập vật t thu hồi các công trình. Trờng hợp này kế toán nhập liệu theo định khoản:
Nợ TK 152
Có TK 136 ( chi tiết cho từng đội)
Kế toán tập hợp các phiếu nhập thu hồi phát sinh trong tháng 12/2007 để vào bảng kê nhập thu hồi vật t, rồi vào bảng tổng hợp nhập vật t thu hồi, cuối cùng ghi vào CTGS
Ví dụ: Có phiếu nhập kho số 9 ngày 08/12/2007 Đội xây dựng số 09 nhập thu hồi ống nhựa PVC Φ 90 + thép các loại từ công trình Nhà máy xi măng Tuyên Quang, số tiền : 247.349.234 đ.
Nợ TK 152: 247.349.234 Có TK 136 ( Đội XD số 09): 247.349.234
+ Khi các đội hoặc công ty đi mua NVL và xuất thẳng cho công trình, do việc chuyên chở khó khăn nên ngời mua tận dụng một chuyến xe hoặc số
NVL mua theo lô có dôi ra một ít. Và số NVL đó đợc xuất thẳng tới công tr- ờng chứ không nhập kho đội và còn thừa nhập lại kho. Lúc này kế toán nhập số liệu để ghi giảm chi phí:
Nợ TK 152 Có TK 621
Ví dụ: Vào ngày 31/12/2007 có nghiệp vụ phát sinh xảy ra ở Đội XD số 11 - Ông Hùng nhập về tấm chống thấm và chất phụ gia chống dính thu hồi Công trình Nhà máy xi măng Tuyên Quang với tổng số tiền là: 1.968.680 đồng. Căn cứ vào phiếu nhập kho số 46, kế toán nhập số liệu theo nh định khoản:
Nợ TK 152: 1.968.680
Có TK 621: 1.968.680
+ Khi nhập lại vật t gia công, kế toán ghi giảm chi phí sản xuất kinh doanh: Nợ TK 152
Có TK 154
- Trờng hợp NVL thừa do kiểm kê, căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán ghi: Nợ TK 152
Có TK 3381
Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào Biên bản họp xử lý kiểm kê: Nợ TK 3381
Có TK 711, 136
Sau khi đã nhập đầy đủ các chứng từ phát sinh mua nguyên vật liệu, trên phần mền ta có thể xem sổ chi tiết cũng nh sổ cái, sổ nhật ký chung các tài khoản liên quan nh TK 152. 111, 331
Các đội công trình - Tháng 12 năm 2007 S
TT
Số
PN NT Nội dung mua vật t TK 152
Đội 09
1 8 08/12/07 Ông Thành nhập que hàn , XM PC 40 + thép các loại thu hồi CT: Trờng cấp 3 Việt Trì
5.000.386
2 9 08/12/07
Ông Thành nhập thép các loại, ống PVC Φ 90 thu hồi CT: NM XM Tuyên Quang
247.349.234
3 32 31/12/07 Ông Thành nhập cáp thép Φ 12,7 thu
hồi CT: Trờng cấp 3 Việt Trì 32.625.270
4 45 31/12/07 Ông Thành nhập dầu HD 50 thu hồi CT: Trờng cấp 3 Việt Trì 4.537.980 ...
Cộng đội số 09 325.034.538
Đội 11
5 46 31/12/07
Ông Hùng nhập tấm chống thấm và chất phụ gia chống dính thu hồi từ CT:
NM XM Tuyên Quang 1.968.680
...
Cộng đội số 11 1.968.680
Tổng cộng 327.003.218
Tháng 12 năm 2007 STT Nhập vật liệu
Đối tợng liên quan Nợ TK 152
1 TK 331 Nhập vật t, vật liệu tháng 12/2007 phục vụ các công trình 2.123.215.671 2 TK 136
Nhập thu hồi vật t tháng 12/2007 từ các đội 325.034.538
3
TK 621
Đội XD số 09 nhập vật t thu hồi hạch toán giảm chi phí NVL trực tiếp
1.968.680
Tổng cộng 2.450.218.889
( Số liệu trên đợc lấy từ bảng kê nhập vật t mua ngoài và bảng kê nhập vật t thu hồi tháng 12/2007- trang 36, 39)
2.5.2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu
- Khi xuất vật liệu cho các đội theo cơ chế khoán, kế toán phản ánh: Nợ TK 136
Có TK 152
Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 25 ngày 30/12/07 xuất thép các loại cho Ông Nguyễn Ngọc Anh - Đội XD số 12 để thi công công trình: BHXH huyện Phù Ninh - Tỉnh Phú Thọ
Nợ TK 136 (chi tiết đội XD số 12) 319.510.010 Có TK 152 319.510.010 Phiếu xuất này là căn cứ để ghi vào các Bảng kê xuất vật t, rồi ghi vào Bảng phân bổ NLVL. Để theo dõi chi tiết số liệu đó,
Nợ TK 141 Có TK 152
Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu xuất kho số 40 ngày 15/12/2007 - xuất cho ông Nguyễn Ngọc Quang lái xe mang biển số 19L - 0296
Kế toán ghi: Nợ TK 141 8.421.822
Có TK 152 8.421.822
- Khi xuất thẳng VT, VL phục vụ công trình không qua kho đội: Nợ TK 621
Có TK 152
Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 67 ngày 31/12/2007 - xuất Thép ly, que hàn, đinh các loại cho ông Hùng đội 11 C/T: Nhà máy xi măng Tuyên Quang số tiền: 95.742.549 đ
Nợ TK 621 95.742.549
Có TK 152 95.742.549
- Xuất vật liệu chi phí máy thi công Nợ TK 623
Có TK 152
Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất số 8 ngày 08/12/2007 xuất cho Ông Thắng đội XD số 02 xăng dầu phục vụ cho máy móc thị công - Số tiền: 540.397 đ
Nợ TK 623 540.397
Có TK 152 540.397
VD: Căn cứ vào phiếu xuất số 10 ngày 13/12/2007: xuất cho ông Ngọc phòng vật t móc cáp cẩu 5T - số tiền: 50.000 đ
Nợ TK 627 50.000
Có TK 152 50.000
- Xuất vật liệu chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642
Có TK 152
VD: Căn cứ vào phiếu xuất số 42 ngày 31/12/2007 - xuất cho ông Khanh lái xe dầu điêzen chi phí tháng 05/2007 - số tiền: 887.272
Nợ TK 642 887.272
Có TK 152 887.272
Tổng Công ty Sông Hồng
Công ty CP XD Sông Hồng 26
Bảng kê xuất vật t
Cho các đội công trình Tháng 12 năm 2007 S
TT
Số
PN NT Nội dung xuất vật t TK 152
14 17/12/07 Xuất xi măng HP PC 30 cho C/T :
NM xi măng Tuyên Quang 27.900.000
17 25/12/07 Xuất cát, sỏi cho công trình : Công viên
Văn Lang - Phú Thọ 11.786.788
24 30/12/07 Xuất thép các loại cho đội XD số 12 C/T:
BHXH huyện Phù Ninh 319.510.010
39 31/12/07 Xuất xăng A 92+ dầu HD 40 phục vụ
Công tác tháng 12/2007 3.524.548
50 31/12/07 Xuất thép các loại, cáp thép cho công
trình NM xi măng Tuyên Quang 231.402.354
52 31/12/07 Xuất gạch xây, cát vàng cho công trình
NM xi măng Tuyên Quang 127.509.000
57 31/12/07 Xuất ống nhựa PVC Φ 60 ch Công
trình NM xi măng Tuyên Quang 8.837.222
Tổng cộng 726.945.374
TổngCông ty Sông Hồng (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Công ty CP XD Sông Hồng 26 Ngày 20/03/2006 của bộ trởng BTC)
Tháng 12 năm 2007 STT Ghi Có TK 152 Đối tợng sử dụng (Ghi Nợ các TK) TK 152
I TK 136 Phải thu nội bộ– 3.162.022.078
1 Đội XD số 09 730.469.922
2 Đội XD số 11 274.480.823
... ...
II TK 141 Tạm ứng– 47.343. 574
1 Đội XD số 02 31.872.658
2 Lái xe cơ quan 15.470.916
III TK 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu TT – 97.740.668
1 Xuất cho phòng vật t 1.998.119
2 Xuất cho Đội XD số 07 95.742.549
IV TK 623 Chi phí sử dụng máy thi công– 9.585.649
1 Xuất cho các đội HT CP máy 9.585.649
V TK 627 Chi phí sản xuất chung– 2.285.000
Xuất cho các đội HT CPC 2.285.000
VI TK 642 Chi phí quản lý Doanh nghiệp– 887.272
Xuất cho Ô Khanh lái xe HT CPQLDN 887.272
Cộng 3.319 864.241
Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Ngời lập biểu Kế toán trởng
TổngCông ty Sông Hồng (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của bộ trởng BTC)
Sổ chi tiết
Tài khoản: 152- Nguyên liệu, vật liệu
Từ ngày 01/12/2007 đến 31/12/2007
D Nợ đầu kỳ: 1.204.394.001
Chứng từ Diễn giải Số phát sinh
Số N-T Ps nợ PS có
PN 01 02/12 Thiếu nhập đầu đi ê gien của Cửa hàng đi ê gien Hà Nội