Khi có nhu cầu về NVL cho thi công, các đội phải làm phiếu đề nghị xuất kho, đội trởng ký xác nhận. Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất kho vật t và căn cứ vào biên bản giao khoán công trình hay hạng mục công trình, phòng Kế toán lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên.
- Liên 1: Lu ở phòng kế toán. - Liên 2: Lu thủ kho
- Liên 3: Do đội nhận vật t giữ
Đội trởng nhận phiếu xuất kho từ phòng kế toán đem xuống kho để lĩnh NVL cho thi công công trình.
Xuất phát từ đặc điểm của công ty là công ty xây dựng, vật liệu sau khi hoàn tất thủ tục nhập kho thờng là xuất thẳng tới nơi thi công công trình. Do vậy kế toán đã sử dụng phơng pháp đích danh để tính trị giá vốn thực tế của VL xuất kho. Tức là khi xuất kho vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế của VL xuất kho.
VD: Ngày 29/12/2007 có phiếu xuất kho số 22 xuất thép Φ25 cho đội 12 chi phí thi công Công trình: BHXH huyện Phù Ninh - Tỉnh Phú Thọ
- Số lợng: 7027 kg - Đơn giá: 8.820 đ/kg
Theo phiếu nhập kho số 15 ngày 21/12/2007 đơn giá của lô hàng này là 8.820 đ/kg
Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 5: Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Phiếu đề nghị xuất kho
Họ tên ngời đề nghị: Nguyễn Ngọc Anh Địa chỉ (bộ phận): Đội trởng đội XD 12
đề nghị xuất vật t là thép các loại để thi công công trình: BHXH huyện Phù Ninh - Tỉnh Phú Thọ TT Tên vật t Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Thép φ 10 kg 10.000 9.300 93.000.000 2 Thép φ 20 kg 15.000 8.900 133.500.000 3 Thép φ 25 kg 7.027 8.820 61.978.140
Nhu cầu sản xuất
Phòng kế toán lập phiếu xuất kho
Liên 1: Phòng kế toán giữ để hạch toán Liên 2: Thủ kho giữ để theo dõi Liên 3: Đội nhận vật tư giữ Đề nghị của đội trởng
4 Thép φ 32 kg 6.035 8.650 52.202.750 Ngày 30/12/2007
Giám đốc công ty Phòng kế toán Ngời đề nghị
(ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên)
Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ NVL, hoặc chung cho nhiều loại NVL cùng loại, nhng phải cùng kho và sử dụng cho cùng một công trình.
Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT
Ngày 30 tháng 12 năm 2007 Theo QĐ15/2006/QĐ-BTC Ngày 20 tháng 3 năm2006
của Bộ trởng Bộ Tài Chính Nợ : 621 Số:22
Có :152 Họ,tên ngời nhận hàng: Nguyễn Ngọc Anh - Đội XD số 12
Lý do xuất kho: Thi công công trình: BHXH huyện Phù Ninh - Tỉnh Phú Thọ Xuất tại kho: Công ty
Số
thứ hiệu,phẩmTên, nhãn Mãsố Đơnvị Số lợng theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép φ 10 kg 10.000 10.000 9.300 93.000.000 2 Thép φ 20 kg 15.000 15.000 8.900 133.500.000 3 Thép φ 25 kg 7.027 7.027 8.820 61.978.140 4 Thép φ 32 kg 6.035 6.035 8.650 52.202.750 Cộng 340.680.890
Xuất ngày 30/12/2007
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho