Để đưa tài liệu vào thư viện, thực hiện các bước sau: 1. Trên thư viện, click Add document.
2. Hộp thoại Upload Document hiển thị.
3. Click Browse và chọn tài liệu cần đưa lên. 4. Click OK để hoàn tất.
5. Nếu bạn muốn upload đồng thời nhiều tài liệu, click Upload Multiple Files. 6. Trên hộp thoại Upload Multiple Documents, click Browse for file instead
7. Chọn những tài liệu cần đưa lên thư viện.
8. Đánh dấu chọn Overwrite existing files nếu bạn muốn ghi đè lên một tài liệu có sẵn trong thư viện. 9. Click OK để tiến hành upload.
Check-out: thực hiện check-out nghĩa là bạn đã thực hiện khóa một tài liệu để có thể chỉnh sửa nó. Điều này cho phép bạn làm việc trên tài liệu mà không lo lắng về những người khác sẽ thay đổi nó. Điều quan trọng ở đây là trong SharePoint hay các hệ thống tương tự khác nó vẫn hiển thị tên người đã check-out. Bằng cách đó, mọi người đều biết ai làm việc trên đó.
Check-in: thực hiện check-in nghĩa là bạn đang upload một tài liệu đã được chỉnh sửa lên thư viện và nó cho
phép những người dùng khác được chỉnh sửa. Khi check-in, bạn có thể xem được những sự thay đổi. Sau đó, những người khác có thể thấy được những sự thay đổi theo các thời điểm trên tài liệu. Điều này giúp mọi người làm việc cộng tác với nhau.
Để thực hiện việc check-out tài liệu, thực hiện các bước sau: 1. Trên thư viện, click vào một tài liệu.
2. Click biểu tượng mũi tên và chọn Check Out.
3. Tại hộp thoại Microsoft Internet Explorer, click OK. Nếu bạn muốn lưu trữ một bản sao vào thư mục trên ổ đĩa máy tính bạn, đánh dấu chọn Use my local drafts folder.
5. Nếu bạn muốn Check-in, thực hiện tương tự thao tác Check-out và click chọn Check In.
Khi thực hiện Check-in, hộp thoại Check in hiển thị. Đánh dấu chọn Yes nếu bạn muốn giữ lại check-out sau khi đã check-in. Điều này có nghĩa rằng bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa tài liệu. Tại Comments, bạn có thể nhập mô tả về sự thay đổi.
Version
Giống như những kiểu quản lý tài liệu khác, thư viện trong SharePoint có khả năng lưu trữ tài liệu ở từng thời điểm khi bạn lưu một tài liệu. Điều này giúp bạn có thể xem được các phiên bản cũ của tài liệu.
1. Click vào một tài liệu.
2. Click biểu tượng mũi tên và chọn Version History.
3. Tại hộp thoại Version History, bạn có thể xem được các phiên bản