II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán lu chuyển hàng hoá NK.
3. Một số ý kiến đề xuất đối với Công ty
3.1 ý kiến nhằm hoàn thiện việc sử dụng tài khoản và phơng pháp hạch toán ngoại tệ.
Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ kế toán Công ty sử dụng tỷ giá thực tế và sử dụng các tài khoản ngân hàng nh : TK1121,TK 1122 ( Chi tiết theo từng ngân hàng giao dịch ) nh vậy rất khó khăn khi kiểm tra, đối chiếu số nguyên tệ thực tế tồn và phát sinh trong kỳ và tiến hành điều chỉnh cuối kỳ. Do đó, để thuận tiện cho công tác kế toán Công ty nên sử dụng cả tỷ giá hạch toán và thực tế và theo dõi nguyên tệ trên TK 007 – Nguyên tệ các loại.
Việc sử dụng tỷ giá hạch toán phải dựa trên các nguyên tắc sau :
Thứ nhất, nếu đơn vị sử dụng tỷ giá hạch toán để phản ánh tình hình thu, chi, mua, bán, chuyển đổi tiền tệ và thanh toán thì cần tuân thủ các quy định sau :
Đối với tiền ngoại tệ, nợ phải thu, nợ phải trả, nợ vay có gốc ngoại tệ đợc ghi sổ theo tỉ giá hạch toán.
Đối với doanh thu XK, NK, chi phí ngoại tệ cho nhập, xuất, các phụ phí chi bằng ngoại tệ đợc quy đổi ra tiền VND và ghi sổ theo tỉ giá thực tế tại thời điểm phát sinh.
Thứ hai, điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ ngày cuối kỳ : Tiền nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ còn d đợc điều chỉnh về tỷ giá thực tế ngày cuối kỳ, chênh lệch phát sinh giữa các loại tỷ giá ghi sổ trong kỳ so với tỷ giá thực tế cuối kỳ đợc điều chỉnh tỷ giá tăng, giảm các đối tợng trên, đồng thời ghi riêng khoản chênh lệch do chuyển đổi ngoại tệ chờ xử lý bảo toàn vốn vào thời điểm thích hợp.
Đối với TK 007 cần đợc chi tiết tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và cho từng loại ngoại tệ, cụ thể nh sau :
Căn cứ vào sổ phụ ngân hàng hoặc giấy báo Có do ngân hàng gửi về bằng ngoại tệ hoặc phiếu thu ngoại tệ tại quỹ, kế toán ghi :
Nợ TK 007 : Số ngoại tệ tăng.
Căn cứ vào sổ phụ ngân hàng hoặc giấy báo Nợ hoặc phiếu chi tiền mặt ngoại tệ kế toán ghi :
Có TK 007 : Số ngoại tệ giảm.
Cuối kỳ căn cứ vào số phát sinh tăng, giảm trên TK 007 để tính ra số lợng ngoại tệ tồn cuối kỳ, sau đó nhận số d này với tỷ giá thực tế cuối kỳ và đối chiếu với số d trên TK 1122, TK 1112, nếu có chênh lệch sẽ ghi tăng hoặc giảm tài
khoản đó, Số chênh lệch này kế toán phản ánh vào TK 413 – Chênh lệch tỷ giá.Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ hạch toán vào doanh thu hoạt động tài chính (Sau khi bù trừ giữa số chênh lệch tăng tỷ giá và số chênh lệch giảm tỷ giá phát sinh trong kỳ), ghi :
Nợ TK 413 : Chênh lệch tỷ giá.
Có TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính.
Nếu chênh lệch tỷ giá giảm (d Nợ TK 413 ) đợc kết chuyển vào chi phí tài chính trong kỳ, ghi :
Nợ TK 635 : Chi phí tài chính Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá.
3.2. Chủ động khai thác và tiêu thụ hàng hoá NK .
Để đáp ứng đợc yêu cầu của khách hàng ngay khi khách hàng cần thì công ty nên đa dạng hoá các loại hình NK gồm cả NK theo Hợp đồng và cả nhập khẩu khi cha có hợp đồng. Hàng hoá đợc bán qua kho từng số lợng ít một thì khách hàng có thể mua với số lợng ít đủ dùng cho nhu cầu của mình và có thể phục vụ tốt hơn nếu hàng hoá NK đòi hỏi phải có sự đóng gói, phân loại, lắp đặt nh… ng nhợc điểm của nó là vốn kinh doanh quay vòng chậm, chi phí lu thông cao do vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản hàng hoá Để thực hiện điều này, cán bộ Phòng kinh doanh cần phải…
nghiên cứu thị trờng trong nớc để xác định xem thị trờng đang hoặc sẽ cần mặt hàng gì.Việc tìm hiểu này rất quan trọng vì nó giúp cho việc tiêu thụ hàng NK diễn ra nhanh chóng, luân chuyển vốn nhanh hơn và hiệu quả hơn.
3. 3. Hạch toán đúng các TK hạch toán lu chuyển hàng hoá NK.
a)Theo dõi hàng mua đang đi đờng và hàng gửi bán.
Khi Công ty nhập khẩu hàng hoá, thời gian lu chuyển hàng hoá từ cảng hay nơi nhận hàng về kho của công ty mất một thời gian, trong thời gian đó, hàng hoá đã thuộc quyền sở hữu của công ty nhng cuối kỳ vẫn cha có khả năng về NK thì phải hạch toán vào TK151, thay vì hạch toán thẳng vào TK156 nh kế toán đang làm.
Mặt khác, trong trờng hợp bán hàng chuyển giao thẳng thì không nên hạch toán vào TK 632 ngay mà phải hạch toán vào TK 157, khi ngời mua đồng ý mua và ghi hoá đơn GTGT tại kho của họ thì mới tiến hành ghi vào TK632.
Quá trình này sẽ đợc thực hiện nh sau :
Khi hàng NK về biên giới, tiếp nhận hàng theo quy định, kế toán ghi sổ : Nợ TK 151 : Hàng mua đang đi trên đờng
Có TK 331
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc .
Khi nhập hàng hoá để bán theo phơng thức bán thẳng không qua kho hoặc bán qua kho, kế toán ghi giá mua theo hoá đơn :
Nợ TK 157 : Gửi bán thẳng
Nợ TK 632 : Trực tiếp bán hàng tại cửa khẩu Nợ TK 156 ( 1561 ) – Nhập kho hàng hoá
Có TK 151 : Hàng mua đã kiểm nhận
b) Hạch toán chi phí thu mua và phân bổ hàng hoá bán ra.
Để đảm bảo tính chính xác các khoản mục chi phí, tất cả những khoản liên quan đến thu mua hàng hoá phải hạch toán vào tài khoản 1562 chứ không phải phản ánh hết vào TK 641 nh Công ty đang hạch toán. Khi xác định giá vốn hàng bán phải phân bổ chi phí cho giá trị hàng bán ra.
Khi phát sinh chi phí thu mua, kế toán ghi : Nợ TK 1562
Nợ TK 133 : Thuế GTGT ( nếu có ) Có TK 111,112,131…
Cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ theo công thức
+
= x
+
Lấy ví dụ, nếu trong công ty :
Chi phí thu mua của hàng tồn đầu kỳ : 15.125.400 Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ : 30.120.000 Giá mua hàng bán ra trong kỳ : 50.450.460.000 Giá mua hàng hoá tồn cuối kỳ : 22.405.000.000 Vậy chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ :
Giá mua hàng hoá xuất bán Chi phí thu mua của hàng tồn đầu kỳ CP thu mua phát sinh trong kỳ Chi phí thu mua
phân bổ cho
hàng tiêu thụ Giá mua hàng hoá tồn cuối kỳ
Giá mua hàng bán ra
Nh vậy, chi phí thu mua trong kỳ là : 31.331.231
Sau đó, để phản ánh chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ, kế toán ghi
Nợ TK 632 : 31.331.231
Có TK 1562: 31.331.231
Để chi tiết và nắm rõ ta nên tính riêng chi phí thu mua cho hàng NKUT, hàng NKTT đã tiêu thụ trong kỳ. Nhng vì trong công ty các nghiệp vụ phát sinh trong một kỳ không nhiều và giá trị lớn cộng với khối lợng tính toán lớn do đó không thực hiện tính chi tiết cũng đợc.
Công thức này chỉ đợc sử dụng khi Công ty tiến hành sử dụng cả phơng thức nhập hàng không theo hợp đồng, còn hiện giờ thì chi phí phát sinh của lô hàng nào thì tính cho lô hàng ấy mà thôi.
Nh vậy, việc sử dụng TK 1562 không những chỉ giúp kế toán Công ty đơn giản hơn trong việc theo dõi những chi phí phát sinh trong qúa trình NK hàng hoá mà còn giúp cho Công ty có thể kiểm tra chính xác hơn hai tài khoản chi phí TK 641 và TK 642 trên cơ sở đó tiến hành quản lý riêng các chi phí liên quan đến bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp , chi liên quan đến hàng NK.Quản lý chặt chẽ các khoản chi góp phần cho công tác chi phí đơn giản hơn, tất cả đều nhằm mục đích phấn đấu tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận cho công ty và phù hợp với quy định của Bộ tài chính.
Tài khoản doanh thu nên đợc theo dõi chi tiết theo từng loại doanh thu : Doanh thu NKTT, doanh thu từ uỷ thác NK, doanh thu tiền lãi nhằm phục vụ cho việc…
xác định đầy đủ, chính xác kết quả kinh doanh theo yêu cầu quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp .
Khi theo dõi thuế NK, kế toán nên theo dõi trên TK 3333 “ Thuế NK phải nộp” chứ không phải TK 3332 mà kế toán đang sử dụng nhằm không nhầm lẫn và đúng với chế độ quy định.
3.4.Hoàn thiện sử dụng tài khoản ký quỹ, ký cợc.
70 15.125.400 + 30.120.000
= x 50.450.460.000 = 31.331.231 22.405.000.000 + 50.450.460.000
Theo nh phần tồn tại đã đề cập đến, việc sử dụng các TK 1123C : Ký quỹ ngân hàng công thơng , TK 1124T ‘Ký quỹ đảm bảo tiền vay’ thay chức năng của TK 144 ‘Ký quỹ, ký cợc ngắn hạn’ là không đúng với quy định. Công ty nên có sự thay đổi danh mục tài khoản của Công ty thay vào đó là TK 144 và khi ký quỹ đảm bảo tiền vay. Ngoài ra, việc hạch toán lẫn lộn hai tài khoản này làm cho ngời kiểm tra dễ lầm lẫn nguồn lực thực có của doanh nghiệp là bao nhiêu do tài khoản ký quỹ ký cợc là tài khoản dùng để trả nợ trong một thời gian tới, kế toán phản ánh nh sau :
Nợ TK 144 : Ký quỹ đảm bảo tiền vay Có TK 111,112
Đồng thời nếu ký quỹ bằng ngoại tệ thì ghi : Có TK 007
3.5. Hoàn thiện hệ thống sổ sách.
Vì báo cáo của doanh nghiệp là theo hình thức sổ Nhật ký chung, do đó cuối kỳ hoặc cuối tháng kế toán nên in ra sổ Nhật ký chung đê tiện theo dõi và đối chiếu với các Sổ chi tiết và sổ cái khác, sổ Nhật ký chung nên đợc lập nh sau :
Bảng số 22 : Sổ nhật ký chung Năm :
Trang : Ngày
tháng
Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái SH tài khoản Số phát sinh Chứng từ Số Ngày Nợ Có
Số trang trớc chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
Ngày tháng năm … …
Ng
ời lập Kế toán tr ởng Giám đốc
Đơn vị đã không theo dõi Sổ chi tiêt thanh toán với ngời bán, do đó nên có sổ này, và trong các sổ có ngoại tệ thì ta nên có cột tỷ giá để rễ theo dõi ( áp dụng đối
với tất cả các sổ có cột ngoại tệ) và không cần thiết phải có cột Dòng trong sổ chứng từ, sổ đó có dạng sau :
Bảng số 23 : Sổ chi tiết tài khoản
331N : Phải trả khách hàng phòng nhập
Đối tợng theo dõi :
Kỳ phát sinh từ
Trang :
Chứng từ gốc Diễn giải TK đối Tỷ giá hạch PS Nợ PS Có
Chứng
từ Số Ngày USD VND USD VND
Tổng cộng Số d đầu kỳ (VND) : NO Số d cuối kỳ (VND) : NO Số d đầu kỳ nguyên tệ : CO Số d cuối kỳ nguyên tệ : CO Ngày Tháng Năm… … Ng
ời lập Kế toán tr ởng Giám đốc
3. 6. Hoàn thiện hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp .
Phòng kế toán nên xác định rõ hơn đâu là chi phí bán hàng và đâu là chi phí quản lý doanh nghiệp nhằm tách riêng hai khoản phí này một cách chính xác nhất. Chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí liên quan đến việc bán hàng nh : chi phí hội nghị, chi phí quảng cáo, chi phí tiếp thị còn chi phí quản lý doanh nghiệp là các…
chi phí liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp nh : chi tâp huấn cán bộ, chi tiếp khách, chi sửa xe ôtô …
Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh, kế toán ghi Nợ TK 641 : ghi rõ chi cho khoản gì
Có TK 111,112, 331
Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp : Nợ TK 642
Có TK 111,112,331
3. 7. Hoàn thiện về lập dự phòng phải thu khó đòi.
Trớc kia, vào những năm trớc 1999 thì trong Bảng cân đối kế toán có tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi, nhng bắt đầu từ năm 2000 trở đi,các khoản dự phòng này đã đợc hoàn nhập.Cho đến nay, kế toán đã không tiến hành lập Dự phòng phải thu khó đòi nữa.
Theo quy định, cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu đợc xác định không chắc chắn thu đợc (Nợ phải thu khó đòi ), kế toán tính xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập.
Lấy ví dụ :
Số nợ phải thu xác định không chắc chắn thu đợc trong công ty : 105.450.000 Số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm N là : 105.450.000 x 30% = 31.635.000
Vào năm N, kế toán ghi nh sau :
Nợ TK 642 : 31.635.000 Có TK 139 : 31.635.000
Sang năm ( N + 1 ), nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay là 35.845.000, số chênh lệch ( 34.845.000 – 31.635.000 = 3.210.000 ) sẽ đợc ghi nh sau : Nợ TK 642 : 3.210.000
Có TK 139 : 3.210.000
Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm ( N + 1 ) là : 24.315.000 thì số chênh lêch ( 31.635.000 – 24.315.000 = 7.320.000 ) Kế toán ghi nh sau :
Nợ TK 139 : 7.320.000 Có TK 642 :7.320.000
Các khoản nợ khó đòi khi xác định thực sự là không đòi đợc : 15.000.000 Kế toán ghi :
Nợ TK 642 : 15.000.000 Có TK 131 : 15.000.000 Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 : 15.000.000
Đối với những khoản phải thu khó đòi đã đợc xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu đ- ợc nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi đợc : 5.150.000
Nợ TK 111,112 : 5.150.000
Có TK 711 : 5.150.000
Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 : 5.150.000 Sơ đồ tổng quát hạch toán dự phòng phải thu khó đòi :
Sơ đồ 8 : Tổng quát hạch toán dự phòng phải thu khó đòi
3.8. Hoàn thiện công tác quản lý và tổ chức xung quanh vấn đề NK hàng hoá.
Để khắc phục việc luân chuyển chứng từ còn chậm trễ, các kế toán nên liên tục theo dõi tiến độ luân chuyển chứng từ để kịp thời phản ánh đúng thực trạng hiện thời của tài sản.Việc hạch toán đúng thời gian phát sinh ra nghiệp vụ là rất cần thiết cho các báo cáo bởi nó ảnh hởng đến doanh thu của kỳ báo cáo,vì vậy khi có hoá đơn thì phải nhanh chóng chuyển về phòng kế toán để phản ánh luôn chứ không để thực hiện xong nghiệp vụ thì mới ghi hóa đơn kèm nh : Hoá đơn vận tải, hoá đơn bốc dỡ hàng …
Vì quan hệ lâu dài, nên công ty nên có các chính sách u đãi đối với các Công ty mua nhiều và thờng xuyên thì nên chiết khấu thơng mại cho khách hàng, đợc hạch toán vào TK 521 “ Chiết khấu thơng mại”.
Phản ánh số chiết khấu thơng mại thực tế phát sinh trong kỳ, ghi : Nợ TK 521 : Chiết khấu thơng mại.
Nợ TK 3331 : Thuế GTGT đợc khấu trừ. Có TK 111,112
Có TK 131 : Phải thu khách hàng.
Cuối kỳ kết chuyển số tiền chiết khấu thơng mại đã chấp thuận cho ngời mua sang tài khoản doanh thu.
Nợ TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 74
Xoá sổ khoản nợ khó đòi đã đợc lập dự phòng
TK 131, 138
Trích bổ sung CL dự phòng năm sau lớn hơn dự phòng hiện có
TK 642 TK 1392
Hoàn nhập CL dự phòng năm sau nhỏ hơn số dự phòng hiện có TK 642
Có TK 521 : Chiết khấu thơng mại.
Những sản phẩm, hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ, nhng vì lý do chất l- ợng,về quy cách kỹ thuật ng… ời mua từ chối thanh toán, gửi trả lại ngời bán hoặc yêu cầu giảm giá và đợc doanh nghiệp chấp nhận sẽ theo dõi trên TK 531 và TK 532.
Còn khi ngời mua thanh toán trớc hạn hoặc đồng ý thanh toán trớc hạn thì doanh nghiệp nên chiết khấu thanh toán cho khách hàng nhằm thu hồi vốn một cách nhanh chóng.
Khoản chiết khấu thanh toán cho ngời mua hàng hoá đợc hởng :