I. Khái quát về Công ty vậ tt và xuất nhập khẩu hoá chất
5. Kế toán quá trình bán hàng NK
5.1. Các phơng thức tiêu thụ hàng hoá NK.
Tổ chức bán hàng NK là giai đoạn cuối cùng của qúa trình lu chuyển hàng hoá NK, tổ chức tốt khâu này không chỉ nhằm mục đích thu hồi vốn để tái sản xuất mà còn là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động NK. Vì vậy, lựa chọn các phơng thức hữu ích nhất và không tốn thời gian để tiêu thụ hàng hoá là rất cần thiết. Các mặt hàng NK của công ty chủ yếu đã có ký kết Hợp đồng nội trớc khi NK, do đó phơng thức bán hàng của công ty là bán buôn cả lô hàng nhập về chứ không tiến hành bán lẻ từng mặt hàng ( Thực tế là công ty không có cửa hàng để tiến hành bán lẻ và giới thiệu sản phẩm của công ty, từ năm 2003-2004 Ban lãnh đạo sẽ cho xây dựng một cửa hàng ở ngay văn phòng công ty số 4 – Phạm Ngũ Lão để tiến hành bán lẻ, giới thiệu hàng hoá và tăng doanh thu cho công ty ).
Trong các phơng thức bán buôn, Công ty sử dụng 2 phơng pháp là : Bán buôn qua kho và Bán buôn vận chuyển thẳng.
Nếu bán buôn không qua kho, kế toán tiến hành nh sau :
- Khi giao hàng NK trực tiếp cho khách hàng mua tại cửa khẩu nhập hàng, kế toán căn cứ chứng từ mua hàng ghi :
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán (Bao gồm cả thuế NK ) Có TK 331 : Phải thu của ngời mua.
- Phản ánh doanh thu bán hàng đã thực hiện do công ty trực tiếp bán : Nợ TK 111, 112 : Doanh thu đã thu
Nợ TK 131 : Phải thu khách hàng Có TK 511 : Doanh thu bán hàng
Trờng hợp bán buôn hàng hoá qua kho sẽ đợc đề cập cách hạch toán trong ví dụ dới đây.
5.2. Phơng pháp xác định giá vốn hàng hoá xuất kho ở Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất . khẩu hoá chất .
Có rất nhiều cách xác định giá vốn khác nhau và sẽ cho các kết quả khác nhau. Có nhiều công ty đã lợi dụng điều này để khai tăng giá vốn hoặc giảm giá vốn theo từng mục đích muốn giảm thuế thu nhập hay khai tăng doanh thu nhằm nâng cao uy tín của doanh nghiệp. Riêng Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất xác định giá vốn theo phơng pháp thực tế đích danh, lô hàng nhập giá nào thì xuất theo giá đó cho tất cả các năm. Công ty chọn phơng pháp này là do một lô hàng NK về rất lớn và đợc bán chỉ sau đó một thời gian ngắn, thờng thì lô hàng này đợc chuyển đi thì lô hàng khác mới nhập vào ( Vì kho của công ty không lớn để có thể chứa nhiều hàng hoá một lúc ).
5.3. Hạch toán tiêu thụ ở Công ty.
Để minh hoạ cho quá trình tiêu thụ hàng hoá NK trực tiếp, ta xét tiếp ví dụ lô hàng P.P SS35N mà hai công ty đã tiến hành ký kết Hợp đồng nội từ trớc khi NK đảm bảo cho Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất bán đợc hàng và Công ty cổ phần hóa chất nhựa có đợc nguyên liệu đúng thời gian. Sau khi hàng hoá đã đợc đa về kho công ty tại Yên Viên chờ chuyển bán, công ty đã phản ánh vào TK 156 – Hàng hoá nhập kho.
Bộ phận bán hàng gửi một bộ hồ sơ đến Công ty cổ phần hoá chất nhựa, trong hợp đồng có ký kết hàng sẽ đợc giao tại kho của ngời mua và chi phí này sẽ do ngời bán chịu. Trong thời gian hàng chuyển đi, kế toán đã không ghi nhận bất cứ một nghiệp vụ nào. Khi hàng đã giao đến nơi qui định, Hoá đơn GTGT đợc lập nh sau :
Hoá đơn (GTGT ) Liên 3 : ( Dùng để thanh toán )
N0 : 098032 Ngày 23 tháng 12 năm 2002
Đơn vị bán hàng : Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất.
…
Họ tên ngời mua hàng :
Đơn vị : Công ty cổ phần hóa chất nhựa.
…
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐV tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
Polypropylen SS 35N Tấn 682 9320409 6.356.518.938
Cộng tiền hàng : 6.356.518.938
Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 635.651.894 Tổng cộng tiền thanh toán 6.992.170.832 Số tiền viết bằng chữ : Sáu tỷ chín trăm chín hai triệu một trăm bẩy mơi ngàn tám trăm ba mơi hai đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Khi hóa đơn đợc đa về Phòng kế toán thì lúc này mới tiến hành ghi định khoản kế toán trên máy toàn bộ giá vốn, doanh thu, chi phí phát sinh trong suốt quá trình bán hàng nh chi phí vận chuyển, chi phí bốc, dỡ hàng ( Sẽ đ… ợc đề cập đến trong phần chi phí bán hàng trên TK 641 ) Phản ánh giá vốn hàng bán : Nợ TK 632 : 6.228.876.500 Có TK 156 : 6.228.876.500 Phản ánh doanh thu bán hàng : Nợ TK 131N : 6.992.170.832 Có TK 511 : 6.356.518.938 Có TK 3331 : 635.651.894
Khi ngời mua trả tiền hàng vào tài khoản tại Ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội,kế toán ghi nh sau :
Nợ TK1121T : 6.992.170.832 Có TK 131 : 6.992.170.832
Cuối tháng, kế toán lên các Sổ chi tiết TK 632 ( Bảng số 14 ), Sổ chi tiết TK 131N theo đối tợng phải trả ( Bảng số 15 ), Sổ chi tiết TK 131 ( Bảng số 16 ),
Bảng kê bán hàng ( Bảng số 17 ), Sổ chi tiết TK 511 ( Bảng số 18 ), Sổ cái TK 511
( Bảng số 19 ).
Trên đây là toàn bộ quá trình tiêu thụ hàng hoá NK – giai đoạn cuối của quá trình NK nhằm thu hồi vốn và tạo doanh thu cho doanh nghiệp, đây là giai đoạn quan
trọng nhất vì chỉ có tiêu thụ đợc hàng hoá thì mới thực hiện đợc giá trị hàng hoá, lao vụ cho khách hàng, đợc khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì mới kết thúc quá trình tiêu thụ. Để thực hiện tốt đợc giai đoạn này kế toán phải phản ánh kịp thời, chính xác các khoản giảm trừ và thanh toán với ngân sách thuế phải nộp, tính chính xác các chi phí phát sinh trong qúa trình tiêu thụ thành phẩm. Hạch toán trong Công ty đã đáp ứng đợc yêu cầu của công tác kế toán mặc dù vẫn có những thiếu sót cần khắc phục nh : giá vốn hàng bán cha xác định chính xác, cha chi tiết TK 511 thành chi tiết cho tiện theo dõi từng loại doanh thu khác nhau nhằm đa ra đánh giá đầy đủ nhất về từng hoạt động của Công ty.
6. Hạch toán chi phí bán hàng.
Trong Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất, chi phí bán hàng bao gồm các chi phí : phí thanh toán L/C, chi giám định hàng hoá, phí lu Conterner, phí chuyển tiền, phí mở L/C, chi phí giao nhận và lu kho, phí chứng từ và đại lý, phí bảo lãnh, phí giao dịch hối đoái, chi mua bảo hiểm, phí thanh toán nhờ thu, phí đảo chuyển hàng, phí huỷ L/C, phí vận đơn, phí hàng lẻ, lệ phí hải quan tất cả các chi phí này…
đều đợc hạch toán vào chi phí bán hàng.
Khi phát sinh chi phí, kế toán tiến hành ghi nh sau : Nợ TK 641 :
Có TK 111, 112 : Chi phí phát sinh.
Mặc dù Công ty báo cáo theo hình thức Nhật ký chung nhng lại không in sổ Nhật ký chung mà chỉ lu trên máy. Vì vậy, đáng lý ra sổ Nhật ký chung phải đợc lập trên cùng và đầu tiên, nhng trong trờng hợp này, em lập bảng cho chung cả NKTT và NKUT. Bảng có dạng nh sau :
Quy trình hạch toán tổng quát qúa trình tiêu thụ hàng hoá đợc hạch toán nh sau :
Phần III. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty vật t và xuất
nhập khẩu hoá chất .
I. Nhận xét thực trạng lu chuyển hàng hoá NK tại Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất . vật t và xuất nhập khẩu hoá chất .
Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất đã thành lập từ năm 1969 nhng thực chất hoạt động XNK mới bắt đầu từ năm 1985, sau gần 20 năm không ngừng lớn mạnh cả về quy mô lẫn chất lợng kinh doanh và uy tín trên thị trờng XNK hoá chất, đặc biệt là hoạt động NK.Trong xu thế quốc tế hoá và tự do thơng mại tạo ra một thị trờng rộng lớn nhng mức độ cạnh tranh thì ngày càng gay gắt và khốc liệt, Công ty đã không ngừng cải tiến và đa dạng hoá các phơng thức kinh doanh XNK nhằm đem lại lợi nhuận lớn nhất và giải quyết vấn đề việc làm cũng nh thu nhập của công nhân viên nhằm sử dụng hết tiềm năng của công ty. Công ty tiến hành nghiên cứu kỹ thị tr- ờng, tạo sự liên kết chặt chẽ và tin tởng lẫn nhau giữa các bạn hàng truyền thống cả trong và ngoài nớc, mặt khác luôn tìm kiếm những đối tác và khách hàng mới để mở rộng thị trờng hoạt động.
Công ty đã xây dựng đợc một mô hình quản lý khoa học, phù hợp với yêu cầu quản lý đặt ra của Tổng công ty Hoá chất và của cơ chế thị trờng, tổ chức bộ máy
công ty gọn nhẹ, các phòng ban đợc phân công, phân nhiệm rõ ràng, không chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm và không làm trì trệ quá trình NK hàng hoá, đảm bảo tính độc lập tơng đối của các phòng ban tạo sự liên kết, phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận để thực hiện đợc kế hoạch đặt ra một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất.
Bất cứ một công việc nào đều có những u điểm và những nhợc điểm, tìm ra những u điểm để tiếp tục hoàn thiện hơn và đa ra đợc những nhợc điểm để sữa chữa thì mới ngày càng hoàn thiện công tác kế toán trong Công ty. Dù thời gian tìm hiểu công ty cha dài, nhng với sự cố gắng của bản thân em nhận thấy một số u điểm và nhợc điểm trong Công ty nh sau :
1. Những u điểm.
2.1 . Tổ chức bộ máy kế toán và tin học hoá các hoạt động trong Công ty.
Đợc tổ chức theo phơng thức trực tuyến, chức năng, toàn đơn vị không chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở xí nghiệp, chi nhánh, mà ngoài phòng kế toán tổng hợp ở văn phòng tại trụ sở chính, ở chi nhánh khác vẫn có bộ phận kế toán riêng, phòng kế toán làm nhiệm vụ tổng hợp để xác định kết quả kinh doanh. Phơng thức này tạo cho công ty không bị tồn đọng các chứng từ, mà các đơn vị thành viên vẫn hạch toán bình thờng, cuối kỳ gửi kết qủa của nghiệp vụ lên văn phòng Công ty để hạch toán. Việc này cũng giúp cho công ty kiểm tra các chứng từ khi cần thiết vì nó đợc tổng hợp, phân loại và lu tại phòng kế toán.
Với xu thế quốc tế hoá và hội nhập hoạt động kinh doanh NK, Công ty đã xây dựng đợc một hệ thống các máy tính phục vụ cho quá trình thu thập tin tức trong kinh doanh cũng nh thuận tiện cho việc liên lạc và tiết kiệm đợc chi phí. Ngoài ra các công việc trong phòng kế toán đã đợc tin học hoá toàn bộ qúa trình ghi chép, lập trình theo phần mềm kế toán của Công ty cổ phần tin học infobus, lập trình theo đúng thực tế công tác kế toán của Công ty làm giảm khối lợng ghi chép, phản ánh vào sổ sách và công việc tính toán. Hơn nữa, làm kế toán bằng máy sẽ đa ra đợc thông tin chính xác, nhanh chóng, thuận tiện. Bất cứ khi nào cần thông tin về vấn đề gì đều có thể chiết xuất một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất, khối lợng phải lu các sổ sách ít vì máy tính có thể nhớ một khối lợng lớn các thông tin đó.
1. 2. Hệ thống chứng từ.
Công ty đã thực hiện tốt hạch toán ban đầu của tất cả các khâu trong quá trình NK và có quy trình luân chuyển chứng từ đơn giản, hợp lý và chặt chẽ. Mỗi một
nghiệp vụ mua và bán NK đều liên quan đến tất cả các phòng ban : từ Phòng kinh doanh, Phòng XNK, Phòng vận tải, Phòng kế hoạch và Phòng kế toán, vì vậy tổ chức tốt quá trình hạch toán ban đầu là tiền đề cho việc hạch toán các nghiệp vụ cũng nh quá trình kiểm tra, kiểm soát của Ban lãnh đạo và Bộ phận kiểm toán Nhà nớc. Để theo dõi và kiểm tra đợc khâu này nhằm phục vụ cho hoạt động tổng hợp về sau, Kế toán trởng đã phân công cụ thể cho từng cán bộ trong phòng phụ trách từng khâu : khâu ký kết hợp đồng do kế toán XNK phụ trách, khâu mở L/C do kế toán ngân hàng phụ trách, phần thanh toán do kế toán thanh toán theo dõi nhằm làm đúng, đủ các…
thủ tục pháp lý và chế độ do Bộ tài chính ban hành.
Các chứng từ sử dụng trong công ty đợc lập dựa trên mẫu của Bộ tài chính ban hành phù hợp với các yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ phát sinh và phản ánh đầy đủ, chính xác vào chứng từ tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách kế toán. Mỗi nghiệp vụ phát sinh sẽ đợc lu giữ một bộ chứng từ riêng : Hợp đồng nội, Hợp đồng ngoại, Hoá đơn GTGT tiện cho việc kiểm tra, đối…
chiếu và ghi chép khi cần thiết.
1.3. Hệ thống tài khoản sử dụng.
Công ty đã vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất với chế độ và rất linh hoạt.Căn cứ vào nội dung hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ tài chính ban hành đã xây dựng một hệ thống danh mục tài khoản gồm các tiết khoản để phản ánh toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh :
Xuất phát từ đặc điểm của công ty là chuyên kinh doanh XNK nên mật độ giao dịch qua ngân hàng lớn, số lợng tơng đối nhiều nên chia thành các tiết khoản sau :
- TK1121 : Tiền gửi ngân hàng (VNĐ)
o TK1121C : Tiền gửi ngân hàng Công thơng
o TK1121N : Tiền gửi ngân hàng Ngoại thơng
o TK1121T : Tiền gửi ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội
- TK1122 : Tiền gửi ngân hàng ( USD )
o TK1122C : Tiền gửi ngân hàng Công thơng
o TK1122N : Tiền gửi ngân hàng Ngoại thơng
o TK1122T : Tiền gửi ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội
- TK311Đ : Vay ngắn hạn ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội.
- TK311A : Vay ngắn hạn ngân hàng Công thơng ( VNĐ)
- TK311V : Vay ngắn hạn ngân hàng Ngoại thơng ( VNĐ)
Việc chi tiết theo từng ngân hàng giúp công ty có khả năng kiểm soát đợc lợng tiền gửi ở ngân hàng và theo dõi chặt chẽ các thay đổi trong 3 ngân hàng này nhằm đa ra một phơng án vay tốt nhất với lãi suất nhỏ nhất và đơn giản trong các thủ tục hành chính.
1.4. Hệ thống sổ sách kế toán.
Theo báo cáo gửi Cục thuế Hà Nội, hình thức ghi sổ là Nhật ký chung, Công ty tiến hành phản ánh theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán các nghiệp vụ đó, sau đó từ số liệu trong máy để ghi các Sổ chi tiết và các Sổ cái mà không in ra sổ Nhật ký chung. Sử dụng hình thức này rất đơn giản, kế toán chỉ có nhiệm vụ tổng hợp, phân loại các chứng từ chuyển đến hàng ngày, định khoản vào máy tính và cuối tháng hoặc cuối quý in ra các sổ cần thiết. Các sổ sách in ra khá đầy đủ và hợp lý nhằm mục đích cho những ngời không am hiểu nhiều về kế toán vẫn có thể hiểu đợc nội dung của các sổ, tiện lợi cho quá trình kiểm tra và theo dõi.
1.5. Tổ chức hạch toán hàng hoá NK.
Hoạt động NK diễn ra tại công ty thờng xuyên, Công ty sử dụng phơng pháp bán qua kho và bán chuyển thẳng, thời gian lu kho ngắn nên sử dụng phơng pháp hạch toán Kê khai thờng xuyên với phơng pháp xác định giá vốn theo giá thực tế đích danh là hợp lý và đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin một cách liên tục và