I. Khái quát về Công ty vậ tt và xuất nhập khẩu hoá chất
3. Kế toán nghiệp vụ NK trực tiếp
3.2. Nhập khẩu hàng hoá
Hoạt động đem lại lợi nhuận chính của công ty là NK các loại hoá chất, cao su, vải mành, hơng liệu, thiết bị và bán cho các cơ sở trong phạm vi Tổng công ty…
Hoá chất Việt Nam. Với đội ngũ cán bộ công nhân viên lành nghề, nhiều kinh nghiệm thì quá trình lu chuyển hàng hoá NK trực tiếp là tổng hợp của 1 quá trình khép kín, ăn khớp, từ khâu tìm hiểu nhu cầu của các đơn vị trong nớc, tìm đối tác nớc ngoài phù hợp đến lập dự toán để vay tín dụng, mua ngoại tệ thanh toán cho ngời NK, giao nhận hàng hoá và thu tiền.Tất cả các giai đoạn đó đều trong một vòng quay liên tục, nhịp nhàng và cuối cùng đem lại hiệu quả kinh tế cao cho công ty.
Để minh hoạ quá trình NK hàng hoá , ta xét ví dụ về NK hạt nhựa Poly Propylen SS35N ( hoá chất P.P ) từ ấn Độ.
Công ty cổ phần hoá chất nhựa là công ty chuyên sản xuất các sản phẩm làm từ hạt nhựa có nhu cầu NK hạt nhựa P.P nhng không có khả năng cũng nh giấy phép để NK hạt nhựa cho sản xuất của mình đã đề nghị với Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất , là công ty chuyên NK các loại hoá chất và hạt nhựa. Đáp ứng yêu cầu này, Ban giám đốc 2 công ty đã cử đại diện tiến hành tìm hiểu, đánh giá tiềm năng của hai bên, sau một thời gian thoả thuận, hợp đồng kinh tế đã đợc ký kết vào ngày 02/08/2002 ( Phụ lục 1). Cách làm này nhằm đảm bảo cho việc tiêu thụ hàng hoá diễn ra nhanh chóng, tránh tình trạng ứ đọng vốn, phát sinh các chi phí lu kho quá lâu và phát sinh các chi phí khác.
Phòng kinh doanh kết hợp cùng các phòng ban khác tiến hành tìm hiểu các nhà cung cấp nớc ngoài về : giá cả, phơng thức thanh toán, các điều kiện trong Incoterm 2000, khả năng giao hàng và tiến hành lập Dự toán nhập hàng đã đi đến…
thống nhất sẽ nhập từ Indian Petrochemicals Corporation Limited (International Business Group )..Sau khi hai bên đàm phán bằng các phơng tiện nh Fax, điện thoại và Internet đã đi đến thoả thuận sẽ ký kết một Hợp đồng ngoại ( Phụ lục 2 ).
Sau khi hợp đồng đã đợc ký kết, Phòng XNK tiến hành các thủ tục mở L/C, bộ hồ sơ để mở L / C bao gồm :
- Phơng án kinh doanh NK (Dự toán nhập ).
- Yêu cầu mở th tín dụng lập ngày 15/ 08/2002
- Hợp đồng tín dụng số 36 – HDTD.
- Giấy nhận nợ số tiền vay là (405790 x 90% =365211USD ) với mục đích nhập hạt nhựa P.P lãi suất cho vay 0.62 % /tháng, trong vòng khoảng 3 tháng, thêm ngày nào thì phải trả tiền ngày đó.
- Đơn xin mở th tín dụng kèm Phơng án trả nợ.
- Bản sao Hợp đồng kinh tế ( Hợp đồng nội và Hợp đồng ngoại )
Ngân hàng sau khi xem xét đầy đủ bộ hồ sơ và phơng án kinh doanh thấy đầy đủ tính pháp lý đã đồng ý mở L/C vào ngày 25/08/2002 cho ngời XK hởng, hồ sơ bao gồm hai giấy Uỷ nhiệm chi : Một Uỷ nhiệm chi để ký quỹ mở L/C ( 10% giá CIF của lô hàng ), một để trả phí mở L/C ( 0.1% giá trị CIF )
Ngày 25/08/2002 trả phí mở L/C và ký quỹ bằng TG tại Ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội.
Ngày 20/09/2002 trả phí sửa đổi L/C theo đúng yêu cầu của ngời XK.
Ngày 14/10/2002 Bên xuất khẩu lập Hoá đơn thơng mại với ký hiệu : RPP- 42/210023 kèm vận đơn số : 1012004227 để chuyển hàng lên tầu.
Ngày 29/11/2002 hàng đã đợc chuyển đến cảng Hải phòng.
Ngày 02/12/2002 công ty cử đại diện đến nhận hàng và kiểm tra hàng thấy giống với hợp đồng thì đề nghị ngân hàng trả tiền cho ngời XK bằng tiền vay ngắn hạn.
Ngày 05/12/2002 : hàng đợc nhập kho tại kho của công ty (Yên Viên )
Ngày 15/12/2002 Thanh toán tiền thuế.
Ngày 29/01/2003 Thanh toán tiền vay ngắn hạn Ngân hàng. Nghiệp vụ mua hàng này đợc diễn ra nh sau :
Ngày 25/08/2002 ký quỹ mở L/C số 335, Kế toán đã phản ánh vào TK1124T “Ký quỹ đảm bảo tiền vay” tại Ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội ( mà đáng lẽ ra theo quy định thì phải phản ánh vào TK144 : Ký quỹ, ký cợc ngắn hạn ), khi nhận đ- ợc giấy báo Nợ của Ngân hàng, Kế toán ghi :
Nợ TK 1124T : 405790 x 10% x 15.400 = 624916600
Có TK 1121T : 624916600
Theo qui định, Kế toán đã phải tiến hành phản ánh khoản ngoại tệ này vào TK 007 nhng trong công ty đã không định khoản :
Có TK 007 : 40579 (USD )
Khi th tín dụng đã hoàn tất và cả hai bên thống nhất các điều khoản thì Indian Petrochimicals Corporation Limited (International Busines Group ) tiến hành giao hàng, bộ hồ sơ bao gồm Hợp đồng thơng mại kí hiệu : RPP –42 /210023 kèm vận tải đơn số 1012004227. Hạt nhựa PP đợc cấp giấy phép NK số 105774 ngày 22/02/1993, đợc chuyên chở trên phơng tiện vận tải có số hiệu CORRAD V- 005/PADMA 036 xuất phát từ NSICT PORT của ấn độđã đến cảng Hải Phòng vào ngày 29/11/2002. Khi nhận đợc tin báo hàng đã về cảng, Công ty đã cử bộ phận giao nhận hàng gồm : Một cán bộ phòng tiếp nhận vận chuyển, một cán bộ theo dõi hàng NK của Phòng kinh doanh NK, một cán bộ tổ chức theo dõi, kiểm tra chất lợng hàng hoá ( Do công ty thuê từ Công ty kiểm tra chất lợng hàng hoá XNK Nhà nớc - Vinacontrol ).Trớc khi nhập kho hàng hoá bộ phận giao nhận trên tổ chức kiểm tra hoá đơn chứng từ thu nhận đợc từ bên bán và giấy chứng nhận kiểm tra chất lợng, số lợng hàng hoá của Vinacoltrol cấp là hợp lý, hợp lệ để kiểm nhận nhập kho và làm Tờ khai hải quan hàng hoá NK số 11-875/NK/KD ngày 02/12/2002. Công ty yêu cầu ngân hàng ký hậu vào vận đơn và nhận nợ với ngân hàng để thanh toán cho ngời XK :
Kế toán phản ánh số tiền vay ngân hàng thanh toán cho ngời XK ( Theo ph- ơng thức trả ngay bằng L/C ) :
Nợ TK 331 : 405790 x 90% x 15.450 = 5.642.509.950 Có TK 311Đ : 5.642.509.950
Phản ánh giá trị lô hàng NK, tỷ giá tính giá trị lô hàng là 15350 - tỷ giá quy định của Hải quan, số tiền ký quỹ, ký cợc ngắn hạn tính theo tỷ giá thực tế tại ngày nộp tiền cho ngân hàng để thực hiện, tỷ giá của tài khoản phải trả ngời bán theo tỷ giá thực tế tại ngày vay ngắn hạn để trả, phần chênh lệch đa vào TK 413 – phần chênh lệch giá trị giữa tỷ giá thực tế tại ngày ghi nhận hàng hoá và ngày nhận ký quỹ và ngày trả nợ cho ngời XK trớc đó . KT tiến hành phản ánh nh sau :
Nợ TK 156 : 405790 *15350 = 6.228.876.500 Nợ TK 413 : 38.550.050
Có TK 331 : 405790*90%*15450 = 5.642.509.950 Có TK 1124T : 405790*10%*15400 = 624.916.600
Phản ánh thuế GTGT ( Theo tỷ giá thực tế ) hàng NK :
Nợ TK 133 : 6.228.876.500 x 10% = 622.887.650 Có TK 33312 : 622.887.650
Tất cả các loại phí : Từ phí mở L/C 0,1 % giá trị CIF của hợp đồng, Phí sửa đổi L/C : 15 USD, phí giám định hàng hoá, phí thanh toán L/C, Phí lu Contener …
đều đợc kế toán phản ánh vào TK 641, sẽ đợc đề cập đến trong phần chi phí lu thông và xác định kết quả của nghiệp vụ.
Ngày 15/01/2002, sau khi nhận đợc Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá số : 11975/NKD, công ty tiến hành nộp thuế GTGT hộ ngời mua vào tài khoản 741.01.02.00002 tại kho bạc Nhà nớc TP Hải Phòng, kế toán ghi:
Nợ TK 33312 : 622.887.650 Có TK 1121T : 622.887.650
Nếu có thuế NK thì kế toán phản ánh nh sau :
Khi hàng về thì kế toán ghi nhận số thuế NK vào giá trị của lô hàng Nợ TK 156 : ( TGTT )
Có TK 3332 : Số thuế NK phải nộp
Khi có Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá, kế toán ghi : Nợ TK 3332 : Số thuế NK phải nộp
Có TK 111, 112 : Số tiền đã nộp thuế.
Khi nhập hàng và thanh toán tiền hàng NK, dựa vào các biên bản giao nhận với tầu, cảng, các biên bản giám định hàng hoá NK là cơ sở để ghi nhận các khoản thiệt hại, tổn thất hoặc thiếu, ghi chờ xử lý :
Nợ TK 138 (1381 )
Có TK 156 : Hàng thiếu hụt chở xử lý.
Trong trờng hợp giảm giá, chiết khấu thì đều phản ánh giảm phần giá trị phải trả mà không theo dõi trên TK 515 “ Doanh thu hoạt động tài chính” và TK532 “ Giảm giá hàng bán”
Nợ TK 331 : Phải trả ngời bán ( TGTT ngày nhận nợ ) Nợ ( Có ) TK 413 : Chênh lệch tỷ giá .
Có TK 156 : Hàng hoá ( TGTT ngày nhập kho hàng hoá )
Nếu có nghiệp vụ hàng bán bị trả lại thì kế toán trong công ty không phản ánh nh chế độ vào TK531 mà tiến hành huỷ hoá đơn cũ và thay vào đó là các hoá đơn mới lập theo số hàng còn lại đợc chấp nhận và hạch toán nh bình thờng.
Tỷ giá sử dụng ở công ty :
Trong các nghiệp vụ có phát sinh bằng ngoại tệ, kế toán sử dụng tỷ giá giao ngay quy định vào ngày phát sinh nghiệp vụ hoặc tỷ giá mua vào, bán ra thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Các khoản mục không có tính chất tiền tệ ( ví dụ hàng tồn kho, tài sản, nhà x- ởng và thiết bị ) đã ghi nhận theo nguyên giá sẽ đợc báo cáo theo tỷ giá giao ngay vào ngày phát sinh giao dịch.
Tỷ giá tính thuế do hải quan quy định tại thời điểm nhập hàng để ghi nhận số tiền thuế bằng VND nộp cho Nhà nớc.
Tỷ giá trả nợ đợc ghi theo tỷ giá thực tế lúc nhận nợ, giá trị hàng hoá ghi theo tỷ giá ngày ghi, chênh lệch hạch toán vào tài khoản 413 .
Chênh lệch do thay đổi tỷ giá ngoại tệ của doanh nghiệp đợc hạch toán vào tài khoản 413.
Xử lý chênh lệch tỷ giá ở công ty :
Cuối kỳ, nếu chênh lệch tỷ giá tăng tính vào thu nhập đợc hạch toán vào tài khoản 711, Kế toán ghi nh sau :
Nợ TK 413 : Số chênh lệch tăng
Có TK 711 : Thu nhập hoạt động tài chính.
Nếu chênh lệch tỷ giá giảm đợc hạch toán vào TK 811 : Chi phí tài chính. Nợ TK 811 : Chi phí tài chính
Có TK 413 : Chênh lệch giảm
Công ty không tiến hành đánh giá lại cuối kỳ của tiền mặt, TGNH, tiền đang chuyển, nợ phải thu, nợ phải trả ngắn hạn có gốc ngoại tệ mà để nguyên số d trên các tài khoản đó và các kỳ tiếp theo hạch toán nh bình thờng. Cách hạch toán này không còn đúng nh chế độ nữa mà phải dùng TK 515 và TK 635 sẽ đợc nói rõ hơn ở phần sau.
Đến cuối mỗi tháng, kế toán tổng hợp cho in ra các báo cáo theo trình tự nh
Đầu tiên in ra sổ Chi tiết TK 1124T : Ký quỹ Ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội ( Bảng số 3 ) cùng Sổ chi tiết TK 1121T : Tiền gửi ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội ( Bảng số 4). Hai sổ này do kế toán ngân hàng giữ để theo dõi và tổng hợp báo cáo khi cần thiết.
Sau đó, Kế toán tổng hợp tiếp tục in Sổ chi tiết tài khoản theo đối tợng phải trả, từ các Sổ chi tiết tài khoản 331 ( Bảng số 5 ) và lên Sổ cái tài khoản 331 (Không theo dõi Sổ chi tiết tài khoản 331 theo đối tợng phải trả ) ( Bảng số 6 ), sổ chi tiết vay ngắn hạn Ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội ( Bảng số 7 ).
Song song với quá trình theo dõi thanh toán công nợ với nhà cung cấp, theo dõi thuế, kế toán tiến hành theo dõi và ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hoá tồn kho. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp thẻ song song nhng thực chất khi hàng về kho thủ kho chỉ lập Phiếu nhập kho chứ không ghi vào Thẻ kho và Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn. Điều này làm cho khối lợng ghi chép ít đi nhng cũng không ảnh hởng nhiều tới công tác kế toán bởi các lô hàng nếu đợc nhập kho thì chỉ nhập trong một thời gian ngắn và khi xuất thì xuất cả lô theo giá thực tế đích danh. Khi hàng NK đợc kiểm nhận và đa từ cảng Hải Phòng về kho ỏ Yên Viên bảo quản chờ chuyển cho Công ty cổ phần Hoá chất Nhựa , khi hàng về đến kho thủ kho lập Phiếu nhập kho nh sau :
Phiếu nhập kho số 115
Ngày 05/12/2002
Nhập tại kho Tổng kho A hóa chất
Địa chỉ : Thị trấn Yên Viên, Huyện Gia Lâm, Hà Nội.
STT Tên hàng Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền (USD) Thành tiền (VND) 01 Polypropylene Tấn 682 595,00 405790 6.228.876.500
Cộng thành tiền : Sáu tỷ hai trăm hai tám triệu tám trăm bẩy mơi sáu nghìn năm trăm đồng
Nhập ngày 05 tháng12 năm 2002
Ng
ời giao hàng Kế toán tr ởng Thủ kho
ở phòng kế toán sau khi đã định khoản vào máy nghiệp vụ nhập kho hàng hoá, cuối tháng in ra Sổ chi tiết TK 156 ( Bảng số 8 ) và Sổ cái TK 156 ( Bảng số 9 ) ( kể cả hàng đang đi đờng cũng nh hàng gửi bán đều đợc ghi chung vào TK 156 ).
Ngoài các bảng biểu trên, kế toán tổng hợp còn in ra các sổ liên quan đến phần hành nh : Sổ chi tiết và Sổ cái TK 3332 ( Thuế NK hàng hoá ), Sổ chi tiết và Sổ cái TK 33312 ( Thuế GTGT ), Sổ chi tiết và Sổ cái TK 111 …
Nh vậy, sau khi tìm hiểu một nghiệp vụ thực tế của Công ty, dù không đầy đủ tất cả các nghiệp vụ xẩy ra trong quá trình NK hàng hoá, nhng nó đã phản ánh trình tự chính, thờng xuyên đợc ghi nhận. Hàng năm, Công ty tiến hành thực hiện rất nhiều các đơn hàng khác nhau nhng cách hạch toán đều trên cơ sở các nghiệp vụ đã nói trên.Vì hạch toán bằng phần mềm máy tính cộng với việc làm tắt nên so với chế độ, còn nhiều bất cập nh : không phản ánh trên TK 1562, TK 151, tài khoản thuế NK phải trên TK3333 nhng công ty lại phản ánh trên TK3332, không phản ánh khoản ký quỹ trên TK 144 mà trên các tài khoản 1124T Tất cả những bất cập này sẽ đ… ợc đề cập ở phần hoàn thiện.
Nói chung, kế toán phần hành NK hàng hoá trực tiếp sẽ đợc hạch toán nh sơ đồ sau ( Sơ đồ 19 )