toán nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu:
1. Về vấn đề hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:
- Thực trạng: Phòng Kế toán của Công ty đã mở thẻ chi tiết nh lý thuyết phơng pháp thẻ song song mà mở sổ chi tiết vật liệu. Về cơ bản thì sổ chi tiết vật liệu giống với thẻ chi tiết quy định. Sổ chi tiết vật liệu của Công ty có hai hệ thống khác so với thẻ chi tiết là: Sổ chi tiết có thêm cột tài khoản nợ và tài khoản có, cột này dùng để kế toán định khoản luôn khi vào sổ, thực chất là thực hiện hạch toán tổng hợp trên sổ chi tiết. Làm nh vậy sẽ rất tiện lợi cho việc vào sổ Nhật ký chung và sổ cái sau này. Đó là u điểm khi vận dụng mẫu sổ của Công ty. Nhng nhợc điểm trong cấu tạo sổ của Công ty là không có cột số lợng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho hàng ngày cùng với các cột nhập và xuất. Có thể biết đợc lợng và giá trị nguyên vật liệu tồn ở sổ tổng hợp trên sổ chi tiết. Sổ tổng hợp này đợc cộng luỹ kế lên từng ngày ở trên máy.
Nếu ngày nào muốn xem số liệu nguyên vật liệu tồn ngày đó thì xem trên máy còn sang ngày sau muốn xem số liệu nguyên vật liệu tồn ngày trớc thì đã bị cộng dồn lên. Vì cuối tháng kế toán mới in sổ chi tiết nên sổ tổng hợp trên sổ chi tiết in ra chỉ là số tồn của ngày cuối tháng cùng với tổng phát sinh nhập, tổng phát sinh xuất toàn bộ tháng. Điều này gây khó khăn cho kiểm tra hoặc thông tin kế toán nếu cần số liệu tồn kho nguyên vật liệu của một ngày nào đó trong tháng thì không có trong sổ sách.
- Kiến nghị: Mẫu sổ chi tiết vật liệu của Công ty nên cấu tạo nh sau: Sổ chi tiết vật liệu
Từ ngày... đến ngày... Tên quy cách vật liệu: Mã vật t:
Chứng từ//Diễn giải/Tài khoản//Đơn giá/Nhập//Xuất//Tồn// Số/Ngày//Nợ/Có//SL/TT/SL/TT/SL/TT
1/2/3/4/5/6/7/8/9/10/11/12 //Cộng phát sinh/
ý nghĩa các cột trên sổ:
+ Cột 1: Là ngày tháng ghi sổ cũng là ngày phát sinh nghiệp vụ kinh tế vì ngày nào ghi ngày đó.
+ Cột 2: Là số hiệu chứng từ.
+ Cột 3: Diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Cột 4 và 4: Số hiệu hai tài khoản ghi nợ và ghi có khi kế toán định khoản nghiệp vụ kinh tế đó, dùng để vào sổ Nhật ký chung và Sổ cái sau đó trên máy vi tính.
+ Cột 6: Là đơn giá nguyên vật liệu. Nếu là nguyên vật liệu xuất kho thì dựa vào số lợng, giá trị nguyên vật liệu nhập trong ngày và số tồn đầu ngày, áp dụng phơng pháp bình quân gia quyền liên hoàn đã đợc cài đặt sẵn, máy tự xử lý và tính ra đơn giá xuất.
+ Cột 7: Số lợng nguyên vật liệu nhập vào theo từng nghiệp vụ kinh tế. + Cột 8: Giá trị nguyên vật liệu nhập, cột (8) = cột (6) x (7)
+ Cột 9: Số lợng nguyên vật liệu xuất kho
+ Cột 10: Giá trị nguyên vật liệu xuất, cột (10) = (6) x (9) + Cột 11: Số lợng nguyên vật liệu tồn kho
+ Cột 12: Giá trị nguyên vật liệu tồn kho
Còn phần sổ tổng hợp nguyên vật liệu trên sổ chi tiết thì không cần thay đổi gì.
2. Về thời gian vào sổ các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu:
- Thực trạng: Tại Công ty nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu diễn ra thờng xuyên liên tục. Nguyên vật liệu sau khi xuất phải vài ngày sau mới có chứng từ gửi lên phòng Kế toán. Vì vậy Công ty đã thống nhất quy định tất cả các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất diễn ra hàng ngày trong tháng sẽ đợc ghi chung về ngày 30 hàng tháng để tính toán, ghi sổ kế toán phù hợp trên máy vi tính. Nh vậy là đã làm giảm tính kịp thời của thông tin kế toán, đồng
thời không phát huy đợc u điểm của phơng pháp bình quân gia quyền liên hoàn trong tính giá xuất kho nguyên vật liệu.
- Kiến nghị: Cách khoảng từ 3 đến 5 ngày, kế toán vào sổ các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu là phù hợp với đặc điểm của Công ty.
3. Về việc sử dụng Sổ Nhật ký đặc biệt:
- Thực trạng: Công ty không sử dụng các Sổ Nhật ký đặc biệt để theo dõi riêng các loại nghiệp vụ thờng xuyên phát sinh, đặc biệt là Sổ Nhật ký mua hàng. Mặt khác, Công ty phải mua nguyên vật liệu từ nhiều nguồn, thờng xuyên và thanh toán chậm.
- Kiến nghị: Để theo dõi cụ thể quá trình thu mua nguyên vật liệu và tiện cho việc vào Sổ Cái, Công ty nên mở Sổ Nhật ký mua nguyên vật liệu. Mẫu sổ nh sau:
Sổ nhật ký mua nguyên vật liệu
Ngày ghi sổ/Chứng từ//Diễn giải/TK ghi nợ/Ghi có/TK ghi có khác/ /Số/Ngày///TK 331/Số hiệu/Số tiền
1/2/3/4/5/6/7/8
ý nghĩa các cột trên sổ: + Cột 1: Là ngày tháng ghi sổ
+ Cột 2: Là số hiệu chứng từ (phiếu nhập kho, hoá đơn mua hàng...) + Cột 3: Ngày lập chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ
+ Cột 4: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ Cột 5: Số hiệu của tài khoản chi tiết ghi nợ (ví dụ: TK 1521, 1522...) + Cột 6: Số tiền phải trả ngời bán trong nghiệp vụ đó
+ Cột 7: Số hiệu tài khoản ghi có khác nh TK 111, TK 112 + Cột 8: Số tiền tơng ứng của ghi có tài khoản ở cột 7.
Sổ này nên ghi hàng ngày khi thu chứng từ về để dễ theo dõi đối chiếu với sổ cái TK 331...
4. Về việc sử dụng TK 151:
- Thực trạng: Mặc dù trong cơ chế thị trờng hiện nay, hàng hoá dễ mua, th- ờng là hàng và hoá đơn về cùng một thời điểm. Nhng ở Công ty vẫn xảy ra tr- ờng hợp hoá đơn về trớc, đến cuối tháng hàng vẫn cha về. Do không sử dụng TK 151 "Hàng mua đang đi đờng" nên trong trờng hợp này Công ty thừ phải để
riêng hoá đơn chờ hàng về rồi mới ghi sổ. Nh vậy là không phản ánh đúng bản chất của kế toán.
- Kiến nghị: Để hạch toán đúng trong những trờng hợp này, Công ty nên sử dụng TK 151 "Hàng mua đang đi đờng".
Tài khoản này dùng theo dõi các nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá,... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho.
Kết cấu TK 151:
Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng,
Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
D nợ: Giá trị hàng đang đi đờng.
5. Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
- Thực trạng: Do đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty một số lớn phải nhập khẩu, theo thời vụ, dễ h hỏng nên giá cả luôn biến động theo thời vụ và tỷ giá ngoại tệ. Khi giá thị trờng của nguyên vật liệu giảm làm chi phí nguyên vật liệu cao hơn so với giá thực tế của nó kéo theo giá thành sản phẩm cao ảnh h- ởng tới giá bán làm giảm sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trờng. Tuy nhiên hiện tại Công ty không lập dự phòng giảm giá tài sản trong đó có dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Kiến nghị: Để tránh rủi ro khi dự trữ nguyên vật liệu và không ảnh hởng tới quá trình tiêu thụ giữ thế bình ổn giá bán trên thị trờng, Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cách lập nh sau:
+ Cuối niên độ kế toán, nếu có những chứng cứ chắc chắn về giá thực tế của nguyên vật liệu (hàng tồn kho) thấp hơn giá thị trờng, kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Nợ TK 6426: chi phí dự phòng
Có TK 159: dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
+ Cuối niên độ kế toán sau, căn cứ vào số dự phòng đã lập và tình hình biến động giá nguyên vật liệu trên thị trờng:
Hoàn nhập dự phòng:
Lập dự phòng cho năm sau: Nợ TK 6426: chi phí dự phòng
Có TK 159: dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là công cụ hữu hiệu để bảo toàn vốn lu động trong điều kiện giá cả biến động. Về mặt tài chính việc lập dự phòng làm giảm lãi niên độ đó nhng tạo ra nguồn bù đắp nếu giảm giá hàng tồn kho thực sự phát sinh.
6. Về công tác kiểm nghiệm nguyên vật liệu:
- Thực trạng: Công ty đã lập ra Ban kiểm nghiệm vật t nhập kho nhng công tác kiểm nghiệm tuy đợc tiến hành thờng xuyên nhng phần nhiều chỉ kiểm nghiệm đợc về mặt số lợng cha xem xét kỹ về mặt chất lợng. Vì vậy nguyên vật liệu nhập kho vẫn tồn tại một số kém phẩm chất. Mặt khác, sản phẩm của Công ty có đặc điểm là chất lợng bị ảnh hởng rất lớn bởi chất lợng nguyên vật liệu đầu vào.
- Kiến nghị: Công ty nên thờng xuyên tiến hành kiểm nghiệm đối với từng lô hàng một, chi tiết từng thứ, loại nguyên vật liệu không chỉ về mặt số lợng mà cả về mặt chất lợng để có quyết định xử lý kịp thời. Hơn nữa, thủ kho và các đơn vị sử dụng cần theo dõi sát sao chất lợng nguyên vật liệu nếu kém phẩm chất thì báo cáo ngay để lãnh đạo xử lý, không để tình trạng ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm.
7. Về công tác kiểm kê nguyên vật liệu:
- Thực trạng: nguyên vật liệu của Công ty có đặc điểm dễ h hỏng, chất l- ợng nguyên vật liệu tồn kho phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện bảo quản nh hệ thống kho tàng, điều kiện thời tiết (nhiệt độ, độ ẩm...), động vật phá hoại (chuột, gián, kiến...). Tuy nhiên hiện nay công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty đợc thực hiện mỗi năm hai lần vào thời điểm cuối tháng 6 và cuối năm. Nh vậy là quá ít.
- Kiến nghị: Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty nên đợc thực hiện thờng xuyên hơn (3 tháng một lần) là phù hợp với đặc điểm của Công ty.