Kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty bánh kẹo Hải Châu nhằm xác định một cách chính xác số lợng từng thứ nguyên vật liệu hiện có trong kho của Công ty. Đồng thời công tác kiểm kê nguyên vật liệu còn có mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý kịp thời các trờng hợp hao hụt, h hỏng... nguyên vật liệu tại các kho. Trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của từng ngời bảo quản và sử dụng vật tự, chấn chỉnh và đa vào nề nếp công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty, đề cao cong tác đối chiếu chéo giữa thủ kho và kế toán nguyên vật liệu, giữa kế toán các thành phần khác.
Công tác kiểm kê nguyên vật liệu đợc thực hiện mỗi năm 12 lần vào thời điểm cuối tháng 6 và cuối năm do Ban kiểm kê tài sản của Công ty tiến hành. Việc kiểm kê đợc tiến hành một cách toàn diện, không những kiểm tra về mặt
số lợng mà còn kiểm tra về mặt chất lợng của từng loại nguyên vật liệu có trong kho.
Mọi kết quả kiểm kê đều đợc ghi vào "Biên bản kiểm kê". Biên bản này đ- ợc lập cho từng kho bảo quản và theo từng loại (danh điểm) nguyên vật liệu. Trong đó ghi rõ mã vật t, tên vật t, đơn vị tính, số lợng tồn kho trên sổ sách, số lợng tồn kho thực tế, chênh lệch, số lợng kém phẩm chất, thành tiền của từng thứ nguyên vật liệu.
Sau khi kiểm kê kế toán nguyên vật liệu tập hợp kết quả và nhập số liệu vào máy vi tính. Máy vi tính dựa vào số liệu trên sổ sách của nguyên vật liệu tính ra số lợng thừa thiếu, thành tiền của nguyên vật liệu và in ra "Biên bản kiểm kê". Trong đó:
Số lợng thừa hoặc thiếu
= Số lợng thực tế tại thời điểm kiểm kê
- Số lợng theo sổ sách tại thời điểm kiểm kê Thành tiền = Giá đơn vị bình quân
gia quyền liên hoàn x Số lợng
Căn cứ vào "Biên bản kiểm kê", hội đồng kiểm kê của Công ty sẽ đa ra biện pháp xử lý, tuỳ thuộc vào số lợng hao hụt... kế toán nguyên vật liệu dựa vào quyết định trên để ghi sổ. Ví dụ minh hoạ:
Căn cứ vào biên bản họp xử lý:
- Tinh dầu cam thiếu 4,9kg trong đó 2kg không đúng quy cách nhập kho phế liệu (không đúng quy cách là do nguyên nhân khách quan) 2kg thủ kho phải bồi thờng quyết định trừ vào lơng, còn 0,9kg là hao hụt trong định mức ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 1527: 149.994 Nợ TK 642: 243.454 Nợ TK 334: 271.344 Có TK 1522: 664.792
- Tinh dầu dứa thiếu 0,2kg là hao hụt trong định mức ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 642: 14.626 Có TK 1522: 14.626
- Bột tan thiếu 100kg do mất cắp chờ bảo vệ điều tra. Nợ TK 1381: 369.600 Có TK 1522: 369.600
- Bột Iốt thừa quyết định nhập kho: Nợ TK 1522: 7.392 Có TK 3381: 7.392
Đặc biệt, hiện nay Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.