1. Hạch toán ban đầu.
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị đều phải lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực khách quan vào chứng từ kế toán. Chứng từ đợc dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán phải là chứng từ hợp pháp hợp lệ.
a) Chứng từ sử dụng của Công ty:
- Hoá đơn giá trị gia tăng, bảng kê hàng hoá bán lẻ. - Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho.
- Phiếu thu, phiếu chi, phiếu yêu cầu thanh toán. - Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng.
- Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lơng …
- Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ, chi phí chờ phân bổ … b) Tổ chức luân chuyển chứng từ của Công ty:
Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trởng đơn vị quy định. Chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ
phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ những chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán của Công ty bao gồm các bớc sau:
- Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính vào chứng từ. - Kiểm tra chứng từ kế toán.
- Ghi sổ kế toán.
- Lu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Khi hàng hoá mua đợc nhập kho, kế toán mua hàng có nhiệm vụ thu thập hoá đơn giá trị gia tăng đầu vào của hàng hoá, phiếu nhập kho và cuối tháng lập thành một bảng kê nộp cho kế toán trởng.
Khi hàng hoá xuất bán, thủ kho có nhiệm vụ báo cáo với kế toán bàn hàng về số lợng hàng hoá xuất kho thông qua phiếu xuất để kế toán bán hàng xuất hoá đơn giá trị gia tăng cho hàng hoá bán ra. Cuối tháng, kế toán bán hàng cũng có nhiệm vụ lập bảng kê hoá đơn xuất ra để khấu trừ thuế của tháng đó.
Bên cạnh đó, các nhân viên khác của phòng kế toán cũng có nhiệm vụ thu thập các chứng từ khác có liên quan đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Với trình tự thu thập thông tin, chứng từ có liên quan nh trên đã giúp cho doanh nghiệp có đợc nguồn thông tin nhanh chóng, kịp thời về tình hình tài chính của bản thân doanh nghiệp. Tuy nhiên, với hình thức luân chuyển chứng từ nh vậy đã làm một số nhân viên trong phòng kế toán quá máy móc, cha biết phối hợp công việc với các nhân viên khác để đạt hiệu quả cao hơn.
2. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất.
a) Tài khoản sử dụng:
TK111, TK112, TK131, TK1331, TK1332, TK153, TK156, TK211, TK214, TK242, TK311, TK331, TK3331, TK3334, TK334, TK411, TK421, TK511, TK632, TK635, TK641, TK642, TK911, …
b) Vận dụng hệ thống tài khoản trong hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu tại Công ty:
* Nghiệp vụ mua hàng:
- Khi mua hàng nhập kho căn cứ vào hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho: Nợ TK 152, 153, 156: Trị giá hàng mua cha có thuế GTGT
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 331, 112, 111....: Số tiền theo giá thanh toán - Các khoản chi phí phát sinh khi mua:
Nợ TK 156 (1562): Chi phí cha có thuế GTGT
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 331, 112, 111 ....: Số tiền theo giá thanh toán * Nghiệp vụ bán hàng: + Phản ánh doanh thu: Nợ TK111, 112, 131 Có TK511 Có TK3331 + Kết chuyển giá vốn: Nợ TK632 Có TK156
+ Nếu phát sinh chi phí bán hàng (chi phí vận chuyển, bốc dỡ) kế toán căn cứ vào phiếu chi và các chứng từ khác ghi:
Nợ TK641 Nợ TK133
Có TK111
+ Phát sinh chiết khấu thanh toán:
Do khách hàng thanh toán tiền hàng trớc thời hạn, khi khách hàng thanh toán nếu doanh nghiệp giảm trừ chiết khấu thanh toán cho khách hàng:
Nợ Tk635 Nợ TK111,112
Có TK131
- Khi mua TSCĐ kế toán căn cứ hoá đơn mua hàng và các chứng từ liên quan ghi nh sau:
Nợ TK211: Nguyên giá TSCĐ
Nợ TK133(1332): Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 111,112,331 ...Tổng số tiền theo giá thanh toán của TSCĐ - Chi phí phát sinh khi mua TSCĐ:
Nợ TK 211: Chi phí phát sinh
Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK111, 112, 331... Tổng số tiền theo giá thanh toán * Kế toán tính lơng và trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định:
- Tính lơng cho CBCNV:
Nợ TK 641: Lơng phải trả bộ phận bán hàng Nợ TK 642: Lơng phải trả bộ phận quản lý
Có TK 334: Tổng số lơng phải trả CBCNV - Khi trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ:
Nợ TK 641: 19% tổng số lơng phải trả CBCNV bộ phận bán hàng
Nợ TK 642: 19% tổng số lơng phải trả CBCNV bộ phận Quản lý
Nợ TK 334: 6% tổng số lơng của CBCNV Công ty
Có TK 338 (3381,3382,3383): 25% tổng quỹ lơng của CBCNV * Kế toán xác định kết quả kinh doanh:
- Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911
Có TK 632
Nợ TK 911 Có TK641 Có TK 642 - Kết chuyển chi phí khác: Nợ TK 911 Có TK 821
- Kết chuyển doanh thu bán hàng: Nợ TK 511
Có TK 911
- Kết chuyển doanh thu tài chính: Nợ TK 515 Có TK 911 - Kết chuyển lãi: Nợ TK 911 Có TK 421 - Kết chuyển lỗ: Nợ TK 421 Có TK 911 c) Sơ đồ hạch toán:
3. Tình hình tổ chức hệ thống sổ kế toán của Công ty.
Sổ sách kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phơng pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán. Sổ kế toán gồm 2 loại: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
* Các sổ sách kế toán đợc sử dụng: - Nhật ký chung
- Sổ quỹ tiền mặt - Sổ tiền gửi ngân hàng - Sổ chi tiết hàng hoá
- Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng, … * Ưu, nhợc điểm:
Từ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian trong sổ nhật ký chung đã làm cho công việc ghi chép các sổ kế toán khác trở nên dễ dàng hơn, thuận tiện hơn. Tuy nhiên, với việc ghi chép nh vậy đã không có sự đối chiếu giữa các sổ để phát hiện những nghiệp vụ kinh tế bị bỏ sót.
4. Tình hình tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.
Công tác lập báo cáo tài chính là một công việc quan trọng với mỗi doanh nghiệp. Báo cáo tài chính trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn, công nợ, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong từng thời kỳ, nhằm cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trong năm tài chính đã qua và những dự đoán trong tơng lai. Thông tin của báo cáo tài chính là căn cứ quan trọng trong việc đề ra những quyết định về quản lý, điều hành sản xuất, kinh doanh. Báo cáo tài chính cung cấp thông tin một cách chính xác cho nhà quản trị phục vụ mục đích quản lý kinh doanh dới các góc độ khác nhau. Vào mỗi kỳ cuối tháng, phòng kế toán có nhiệm vụ lập các báo cáo tài chính và tình hình hàng tồn kho của Công ty trình cho Ban Giám đốc. Các báo cáo tài chính cần lập gồm:
- Bảng công nợ của khách hàng - Doanh thu của từng mặt hàng - Phải thanh toán với ngời bán - Bảng chi tiết hàng hoá
Và cuối năm, kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính gồm 4 biểu báo cáo, đó là: - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Bảng cân đối kế toán. - Báo cáo lu chuyển tiền tệ.
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
Sau đó trình lên Hội đồng quản trị , Ban giám đốc thông qua thì mới gửi lên cơ quan Thuế.