III. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty
2. Tại phòng kế toán
Kế toán mở “Sổ chi tiết vật liệu” và “Sổ đối chiếu luân chuyển vật liệu” để theo dõi tình hình biến động vật liệu cả chỉ tiêu số lợng và giá trị cho toàn bộ nguyên vật liệu hiện có trong công ty mà không mở theo từng kho.
Trình tự ghi sổ nh sau:
2.1.Đối với nghiệp vụ nhập kho
Cuối tháng, mỗi nhân viên tiếp liệu phải hoàn tất toàn bộ chứng từ liên quan đến việc thu mua nguyên vật liệu của họ trong tháng và gửi cho phòng kế toán để kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán cho họ. Phơng thức thanh toán tiền mua vật liệu của từng ngời khác nhau, có thể bằng tiền mặt, tiền tạm ứng, chuyển khoản hoặc mua chịu. Trớc khi ghi sổ, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu các chứng từ đi kèm với nhau. Chẳng hạn, phiếu nhập và bảng kê nhập phải khớp nhau về giá trị và đơn giá ghi trên đó phải đúng với giá ghi trên hoá đơn hoặc giấy biên nhận của ngời bán. Sau đó, kế toán phân loại các chứng từ thu mua theo phơng thức thanh toán.
2.1 Trớc hết, nếu vật liệu mua bằng tiền mặt hoặc tạm ứng
Kế toán ghi vào “Sổ chi tiết vật liệu”. Sổ chi tiết vật liệu chỉ theo dõi số lợng và giá trị vật liệu nhập bằng tiền mặt và tạm ứng theo từng thứ vật liệu, mỗi thứ đợc ghi một dòng trên sổ và ghi theo từng ngời nhập. Trên sổ chi tiết, các loại vật liệu cũng đợc theo dõi theo nhóm thông qua việc hạch toán giá trị vật liệu vào các tài khoản vật liệu (đã đợc chi tiết) nh hạch toán tổng hợp. Vì vậy, sau khi ghi sổ chi tiết kế toán định khoản trên “Bảng kê nhập”. Định khoản này sẽ đợc dùng để ghi sổ tổng hợp sau này. Ví dụ:
Bảng kê mua nhập Vật t
Tháng 4 năm 2002 Họ và tên: Nguyễn Ngọc Hồng- PX cồn.
A. Số d tạm ứng tháng trớc chuyển sang tháng này: 1.000.000
B. Tạm ứng tháng này ngày.. tháng....năm... Phiếu chi số ... : 0 C. Vật t mua nhập trong tháng :
TT T
Phiếu Nhập SHĐ Tên vật t ĐV SL ĐG Tiền
Ngày Số
1. BN 20 Sơn ghi AK hộp 4 16.000 64.000
2. 12/4 12 35375 Mực đỏ sen TH 5 130.000 650.000
VAT 10% 65.000
Tổng: 779.000
(Kế toán vật liệu ký tên)
D. Số tiền d nợ chuyển sang tháng sau (A + B - C): 221.000 đồng Tổng số tiền viết bằng chữ : Hai trăm hai mơi mốt nghìn đồng chẵn./
GĐ Công ty KTT Ngời lập bảng
Đối với những phiếu nhập kho vật liệu mua bằng tiền ngân hàng hoặc cha thanh toán kế toán vật liệu không ghi vào “Sổ chi tiết vật liệu” mà cùng với giá trị vật liệu trên sổ chi tiết để ghi vào cột nhập trên “Sổ đối chiếu luân chuyển vật liệu”. 2.2.Đối với nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu
Mặc dù kế toán nhận đợc “Phiếu xuất kho” do kho gửi lên nhng kế toán không căn cứ vào số lợng xuất ghi trên đó để tính ra giá trị vật liệu xuất ghi vào "Sổ đối chiếu luân chuyển" mà phải căn cứ vào lợng vật liệu đã thực dùng trên “Báo cáo sử dụng vật t”
Công ty Rợu Đồng Xuân
PX Rợu mùi Báo cáo sử dụng vật t
Nơi nhận báo cáo: Tháng 4 năm 2002
TT Tên vật t ĐV Tồn đầu kỳ Nhận trong kỳ Thực sử dụng Tồn kho Ghi chú Chênh SS KK 1 Hơng cốm lit 250 216 2 Đờng kính kg 617 20.000 15.617 5.000 5.000 3 Phẩm chanh kg 3 0 3 3 4 Muối kg 140 100 40 40 5 Hơng liệu lít 75 6 69 69 6 Nút In đô vàng cái 58 178 58 178 58 178 7 Nút INđô trắng cái 33 400 135 000 152 490 15 910 14 590 - 20 1300
8 Nút Inđô nâu cái 7 920 135 000 114 720 28 200 25 320 - 20 1860 9 Nhãn nếp mới cái 4 255 32 325 30 614 5 966 5 966
(Ghi chú: Dấu +: Thừa; Dấu -: Thiếu)
Theo phiếu xuất, số lợng xuất 250 nhng mới thực dùng 216 do đó, kế toán ghi số lợng hơng cốm xuất kho là 216, không phải 250. Sau khi xác định đợc số lợng vật liệu thực dùng kế toán tính giá trị vật liệu xuất cho từng phân xởng.
Kết hợp “Bảng tính giá vật liệu xuất” với “ phiếu xuất kho”, kế toán lập “Bảng phân bổ vật liệu”. Căn cứ vào bảng phân bổ, kế toán ghi tổng giá trị từng loại
nguyên vật liệu đã dùng trong kỳ vào cột xuất trên “Sổ đối chiếu luân chuyển”. "Sổ đối chiếu luân chuyển" đợc mở theo dõi giá trị nhập, xuất, tồn theo từng danh điểm vật liệu. Công ty chỉ mở 1 "Sổ đối chiếu luân chuyển" để theo dõi tình hình biến động của nguyên vật liệu cho toàn công ty mà không mở tơng ứmg mỗi kho một sổ đối chiếu luân chuyển.
Bảng phân bổ nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ
Tên vật t TK 152 - NVL TK 1531 - CCDC TK 1532 - Bao bì luân chuyển TK 627 260.524.415 TK 154 6.271.097.734 996.270.725 TK 641 52.506.278 30.138.413 TK 642 TK 621 1.140.546.389 Cộng 7.411.644.123 313.030.693 1.026.409.138 IV. hạch toán tổng hợp nvl
Công ty chọn phơng pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên. Theo đó công ty sử dụng những tài khoản sau: