toỏn chi tiết tới từng danh điểm NVL, CCDC tiến hành song song giữa thủ kho và kế toỏn đảm bảo cho hàng nghỡn cỏc loại NVL, CCDC đều được theo dừi thường xuyờn về tỡnh hỡnh biến động của chỳng, từ đú giỳp cỏc nhà quản trị cú kế hoạch thu mua và dự trữ chớnh xỏc cho từng loại NVL, CCDC.
Với những ưu điểm trờn thỡ cụng tỏc kế toỏn NVL, CCDC gúp phần hoàn thiện kế toỏn núi chung trong Cụng ty, nõng cao hiệu quả quản lý cũng như hiệu quả sử dụng NVL, CCDC cho cỏc quỏ trỡnh, cỏc mục đớch khỏc nhau. Tuy nhiện, bờn cạnh những ưu điểm bao giờ cũng tồn tại những hạn chế nhất định. Những hạn chế này cần được khắc phục để cụng tỏc kế toỏn được cải thiện và dần được hoàn thiện.
3.1.2. .Những hạn chế cũn tồn tại trong cụng tỏc kế toỏn NVL, CCDC tại Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn CP xi măng Bỉm Sơn
Với một khối lượng NVl, CCDC lớn trờn 5000 cỏc loại NVL, CCDC khỏc nhau nờn ớt nhiều Cụng ty sẽ gặp phải khú khăn trong quỏ trỡnh theo dừi và quản lý. Và do một số nguyờn nhõn khỏc nờn cụng tỏc kế toỏn NVl, CCDC tại Cụng ty Bỉm Sơn cũn cú những hạn chế nhất định.
Thứ nhất, Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn trước đõy toàn bộ cỏc dõy chuyền cụng nghệ sản xuất đều do Liờn Xụ trang bị và cung cấp, sau thời gian dài sử dụng, cỏc thiết bị này sẽ bị hư hỏng và số cũn lại trở nờn lạc hậu khụng cũn phự hợp để sản xuất sản phẩm nữa. Trước đõy do cỏc mỏy múc ngoại nhập thường ớt hoặc hiếm cỏc phụ tựng thay thế nờn cụng ty đó tiến hành mua dự trữ để xuất dựng dần phục vụ cho sản xuất cũng như để sửa chữa mỏy múc, thiết bị. Hiện nay khi cỏc dõy chuyền cụng nghệ đó được thay thế, toàn bộ cỏc phụ tựng và 1 số NVL khỏc dự trũ khụng cũn cần thiết nữa trở thành NVL tồn kho lõu năm. Số lượng tồn kho này kế toỏn vẫn phải theo dừi, định kỳ tiến hành kiểm kờ và ghi chộp trờn cỏc sổ kế toỏn. Do tồn kho lõu năm nờn một số NVl đó khụng cũn sử dụng được nữa làm giỏ trị thực tế giảm đi rất nhiều, mặc dự về số lượng khụng thay đổi. Hơn nữa, giỏ trị của cỏc NVL này tương đối lớn, gõy cho cụng ty một khú khăn là vốn bị tồn đọng là khỏ lớn, làm cho chi phớ cơ hội đối với số NVl này là tăng. Khụng chỉ cú thế, mà cụng ty cũn mất chi phớ để bảo quản, quản lý, chi phớ về nhõn cụng, bến bói…
Rất nhiều cỏc NVL, CCDC từ nhiều năm nay khụng cú sự biến động nào, số lượng, giỏ trị tại cỏc cột “tồn đầu kỳ” và “tồn cuối kỳ” trờn sổ kế toỏn giữ nguyờn, nhưng kế toỏn NVL vẫn phải theo dừi trờn cỏc sổ kế toỏn, lập bỏo cỏo HTK theo định kỳ, tiến hành kiểm kờ như bỡnh thường. Một số loại NVL như : Vũng bi 6017, vũi phun bla… Việc theo dừi, bảo quản cỏc NVL tồn kho lõu năm lại kộm chất lượng là khụng cần thiết đối với hoạt động sản xuất kinh doanh mà cũn mang lại nhiều hạn chế, vốn bị ứ đọng trong thời gian dài, tốn kộm về chi phớ bảo quản, tốn thời gian, cụng sức cho cụng tỏc kế toỏn. Đõy là vấn đề cụng ty cần nhanh chúng đưa ra biện phỏp xử lý để thu hồi phần vốn đầu tư ban đầu và giảm bớt cụng việc kế toỏn khụng cần thiết cho kế toỏn viờn.
Thứ hai, tại Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn, bộ phận thống kờ tổng kho phụ trỏch phiếu nhập, xuất NVL, CCDC và từng người theo dừi nhúm NVL, CCDC khỏc nhau. Tại phũng kế toỏn, từng kế toỏn lại phụ trỏch theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất theo kho. Xuất phỏt từ 2 đặc điểm trờn mà trong cụng tỏc kế toỏn NVL, CCDC cũn tồn tại một số bất cập.
Một số NVL, CCDC cú cựng tờn gọi, quy cỏch nhưng do nguồn nhập khỏc nhau, nờn được hạch toỏn vào TK chi tiết khỏc nhau. Do việc mó hoỏ vật tư can cứ vào TK nờn với nguồn nhập khỏc nhau thỡ mó vật tư cũng khỏc nhau. VD: Cựng Vật liệu Bạc biờn Benla nếu nhập từ mua sắm thỡ được hạch toỏn vào TK 152411 với mó NVL là 2411.010204.045 nhưng nếu nhaaphkho bằng nguồn dự trũ đặc biệt thỡ được hạch toỏn vào TK 15242 với mó NVL là 242.030404.003. Ở bộ phận thống kờ tổng kho chỉ quan tõm đến cỏc mặt hàng, khụng quan tõm đến cỏc nguồn nhập nờn dễ
nhầm lẫn khi bỏo mó vật tư. Ở bộ phận kế toỏn lại cập nhật theo mó vật tư nờn dễ sai lệch khi đối chiếu số liệu giữa kho với kế toỏn. Mỗi kho do một kế toỏn vật tư theo dừi nhưng kho lại cú nhiều mặt hàng khỏc nhau do nhiều người của bộ phận thống kờ tổng kho theo dừi. VD chỳ Tõm theo dừi kho phụ tựng, trong kho phụ tựng lại cú chỳ Hiền theo dừi phụ tựng ụ tụ, chỳ Lục theo dừi phụ tựng mỏy mỏ, cụ Mai theo dừi phụ tựng mỏy mỏ… Do đú khi đối chiếu số liệu giữa kế toỏn với tổng kho, kế toỏn phải đối chiếu số liệu với từng bộ phận thống kờ nờn sẽ tốn nhiều thời gian và cụng sức và dễ nhầm lẫn, sai sút số liệu. Như vậy cần phải cú biện phỏp phõn chia quản lý và theo dừi một cỏch khoa học hơn thuận tiện đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa tổng kho và bộ phận kế toỏn.
Thứ ba, tại cụng ty vẫn cũn tỡnh trạng một loại NVL được nhập vào ở 2 kho, cả 2 kho này cựng quản lý một loại NVL nờn gõy khú khăn cho việc hạch toỏn.
VD: Cỏp AC95 (mó 2118.102001.012) cú trong kho K02 và K03; Que hàn ESAB (mó 2118.104201.016) cú trong 2 kho là kho K01 và kho K03; Đồng tấm 6 ly (mó 2118.030705.027) cú trong kho K02 và K10.
Rừ ràng với tỡnh trạng ở cả 2 kho cựng quản lý 1 loại NVL gõy khú khăn trong cụng tỏc kế toỏn, sự quản lý chồng chộo gõy sự bất tiện cho kế toỏn khi xỏc định tổng giỏ trị, số lượng tồn kho cũng như theo dừi tỡnh hỡnh biến động nhập - xuất dễ gõy nhầm lẫn. Việc đối chiếu giữa thủ kho với kế toỏn sẽ mất nhiều thời gian, cụng sức hơn
Thứ tư, do bản chất khỏc nhau nờn được phõn chia thành NVL và CCDC nhưng tại Cụng ty vẫn cũn một số NVL vừa được theo dừi trờn TK 152 “Nguyờn liệu, vật liệu”, lại vừa được theo dừi trờn TK 153 “Cụng cụ, dụng cụ” VD như: Cỏn thộp. Với cựng một loại vật tư lại được theo dừi trờn 2 tài khoản cú tớnh chất khỏc nhau dẫn đến tỡnh trạng khụng phản ỏnh đỳng số lượng tồn trờn sổ sỏch kế toỏn với số lượng thực trờn thẻ kho và số tiền trờn thực tế của loại vật tư này. Đõy là 1 sai sút trong phõn loại vạt tư tại Cụng ty hoặc là chưa cú sự thống nhất về bản chất của vật tư này khi sử dụng tại cụng ty. Do đú cụng ty cần xem xột lại căn cứ hợp lý để xỏc định đỳng bản chất và đưa về theo dừi trờn 1 tài khoản hợp lý nhất.
Bờn cạnh đú, trong phõn loại giữa NVL, CCDC cũn một số những tồn tại. Một số loại được xếp vào CCDC theo dừi trờn TK 153 nhưng thực chất nờn xỏc định là mang bản chất của NVL và theo dừi trờn TK 152. VD như Mấm nhụm (mó 311.080201.062) theo dừi trờn TK 153 nhưng sử dụng như NVL. Vỡ thế đõy cũng là một hạn chế mà cụng ty cần xem xột về vấn đề phõn loại NVL, CCCD trong cụng ty.
Thứ năm, đầu năm 2004 cụng ty tiến hành mó hoỏ lại toàn bộ NVL, CCDC mà cụng ty đang sử dụng do bộ phận thống kờ tổng kho thực hiện. Với hàng nghỡn cỏc
loại NVL, CCDC mà mỗi loại được mó hoỏ băng ký hiệu riờng thỡ việc nhầm lẫn, sai sút khi tiến hành mó hoỏ là khụng thể trỏnh khỏi. Hệ thống danh điểm cũn đan xen cả mó cũ và mó mới. Do một số NVL, CCDC được mua dự trữ từ nhiều năm trước vẫn cũn sử dụng cỏc mó cũ, khi cụng ty tiến hành mua mới cựng loại NVL này đưa vào sử dụng và được mó hoó một mó mới mà khụng biết NVL này cũn ở một kho khỏc nờn xảy ra một số tồn tại.
VD Một số vật tư cú cựng danh điểm nhưng lại mó hoỏ bằng 2 mó vật tư trờn hệ thống danh điểm. Như cựng là con lăn mỏy lạnh nhưng cú 2 mó là 242.035.N1108 và 2411.010204.045. Hoặc cựng một mó vật tư nhưng lại được tạo cho 2 loại vật tư khỏc nhau. Như mó 241.035.N1240 được mó hoỏ cho Áp tụ mỏt và cũng mó hoỏ cho am pe kế.
Như vậy xung quanh việc mó hoỏ NVL, CCDC cũn tồn tại nhiều bất cập cần khắc phục kớp thời để nõng cao hiệu quả của cụng tỏc kế toỏn.
Thứ sỏu, để bảo quản dự trữ NVL, CCDC Cụng ty cú hệ thống kho bói để cú thể đỏp ứng với khối lượng vật tư lớn như thế. Cú rất nhiều cỏc kho được ký hiệu như K 01, K02…. Việc phõn loại quản lý cỏc vật tư trong kho phải thống nhất, hợp lý, ở cụng ty xi măng Bỉm Sơn cú những kho theo dừi cả NVL và CCDC. Nờn thống nhất quản lý sắp xếp kho NVL riờng, kho CCDC riờng sẽ hợp lý, thuận tiện hơn trong cụng tỏc quản lý và cụng tỏc kế toỏn.
Thứ bảy, CCDC khi xuất dựng chỉ phõn bổ một lần duy nhất. Trờn thực tế cú nhiều loại CCDC xuất dựng một lần nhưng lại được dựng cho nhiều kỳ. Như vậy sẽ ảnh hưởng đến cụng tỏc hạch toỏn và phõn bổ chi phớ khụng hợp lý trong kỳ. VD như đinh vớt giỏ trị xuất dựng mỗi lần là tương đối lớn, được hạch toỏn hoàn toàn voà chi phớ của 1 kỳ trong khi lại được sử dụng cho cả kỳ tiếp theo. Điều này phản ỏnh khụng đầy đủ và chớnh xỏc chi phớ thực tế phỏt sinh trong kỳ.
Vỡ thế, đối với một số loại CCDC khi xuất dựng mà sử dụng cho cả kỳ tiếp theo nờn phõn bổ cho từng kỳ.
Trờn đõy là một số ưu điểm và một số hạn chế cần được cụng ty khắc phục, giải quyết nhằm gúp phần bổ sung, nõng cao và hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn NVL, CCDC tại cụng ty.