sổ
Hỡnh thức sổ kế toỏn bao gồm một hệ thống sổ để ghi chộp và tổng hợp số liệu từ cỏc chứng từ gốc theo một trỡnh tự và phương phỏp nhất định.
Cỏc doanh nghiệp khỏc nhau về loại hỡnh, quy mụ và cỏc điều kiện cụ thể như trỡnh độ kế toỏn viờn lựa chọn cho DN mỡnh một hỡnh thức sổ phự hợp. Trong đú cần dựa trờn một số căn cứ như:
+ Đặc điểm, quy mụ sản xuất
+ Yờu cầu trỡnh độ quản lý núi chung và trỡnh độ kế toỏn viờn núi riờng + Điều kiện vận dụng: kế toỏn thủ cụng hay kế toỏn mỏy
Theo quy định chung của Bộ Tài chớnh cú 4 hỡnh thức sổ kế toỏn được ỏp dụng trong cỏc doanh nghiệp, cụ thể:
Số dự phũng cần
trớch lập năm N+1 =
+ Hỡnh thức Nhật ký chung + Hỡnh thức Nhật ký - Sổ cỏi + Hỡnh thức Chứng từ ghi sổ + Hỡnh thức Nhật ký chứng từ
1.6.1. Hỡnh thức Nhật ký chung
Hỡnh thức NKC thỡ tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký theo trỡnh tự thời gian và định khoản kế toỏn của nghiệp vụ đú, sau đú lấy số liệu của sổ Nhật ký để ghi vào cỏc Sổ cỏi.
Cỏc loại sổ chủ yếu mà kế toỏn NVL, CCDC sử dụng theo hỡnh thức này là: - Nhật ký chung, Nhật ký chuyờn dựng ( NK Mua hàng)
- Sổ cỏi TK 152, 153, 331.. - Cỏc sổ thẻ chi tiết NVL, CCDC
Trỡnh tự ghi sổ
Hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ gốc (Phiếu nhập, xuất kho vật tư…) kế toỏn định khoản ghi vào Sổ Nhật ký chung và cỏc Nhật ký đặc biệt. Sau đú căn cứ vào số liệu trờn NKC, NK đặc biệt ghi vào sổ cỏi cỏc TK 152 , TK 153…
Cuối kỳ, kế toỏn cộng số liệu trờn Sổ Cỏi và lập Bảng cõn đối số phỏt sinh. Sau khi kiểm tra khớp đỳng số liệu trờn Bảng tổng hợp chi tiết với Bảng cõn đối số phỏt sinh thỡ tiến hành lập BCTC.
Hỡnh thức Nhật ký chung cú ưu điểm là mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chộp thuận tiện cho phõn cụng lao động kế toỏn nhưng lại cú nhược điểm là việc ghi chộp bị trựng lặp như Sổ Nhật ký mua hàng với Sổ Cỏi TK mua hàng…
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn cỏc nghiệp vụ NVL, CCDC theo hỡnh thức NKC được khỏi quỏt qua sơ đồ sau:
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày; Ghi cuối thỏng; Đối chiếu
Sơ đồ 1.6. Trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức NKC
1.6.1. Hỡnh thức Nhật ký - Sổ cỏi
Đặc trưng của hỡnh thức NK – SC
Cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được kết hợp ghi chộp theo trỡnh tự thời gian và theo nội dung kinh tế trờn cựng một quyển sổ kế toỏn tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - sổ cỏi. Căn cứ để ghi vào NK – SC là cỏc chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Kế toỏn NVL, CCDC sử dụng cỏc sổ sau khi ỏp dụng hỡnh thức NK – SC là: Sổ NK – SC, cỏc sổ thẻ chi tiết NVL, CCDC
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn:
Hàng ngày, khi nhận được chứng từ kế toỏn, căn cứ vào nội dung nghiệp vụ ghi vào NK – SC. Mỗi chứng từ kế toỏn được ghi vào NK – SC trờn một dũng đồng thời ở cả 2 phần: Phần Nhật ký và phần sổ cỏi. Cuối thỏng khoỏ sổ và tiến hành đối chiếu khớp đỳng số liệu giữa sổ NK – SC và bảng tổng hợp chi tiết.
Hỡnh thức NK – SC cú ưu điểm là mẫu sổ đơn giản dễ ghi chộp, dễ đối chiếu kiểm tra nhưng cú nhược điểm là khú khăn phõn cụng lao động kế toỏn. Đối với đơn vị cú quy mụ vừa và lớn, sử dụng nhiều TK tổng hợp; cú hoạt động kinh tế tài chớnh phức tạp thỡ việc ghi sổ kế toỏn tổng hợp trở nờn rườm rà vỡ mẫu sổ sẽ cồng kềnh.
Chứng từ, bảng kờ, bảng phõn bổ
SỔ NHẬT Kí CHUNG
Sổ cỏi TK 152, 153
Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bỏo cỏo tài chớnh
Sổ chi tiết NVL, CCDC
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày; Ghi cuối thỏng; Đối chiếu
Sơ đồ 1.7. Trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức Nhật ký - Sổ cỏi
1.6.2. Hỡnh thức Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản của hỡnh thức Chứng từ ghi sổ là: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toỏn tổng hợp là Chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toỏn tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trỡnh tự thời gian trờn sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ - Ghi theo nội dung kinh tế trờn sổ cỏi.
Chứng từ ghi sổ được đỏnh số hiệu liờn tục trong từng thỏng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và cú chứng từ gốc đớnh kốm, phải được kế toỏn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toỏn.
Cỏc loại sổ ỏp dụng trong kế toỏn NVL, CCDC: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cỏi TK 152, 153..; Cỏc sổ thẻ chi tiết NVL, CCDC.
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toỏn lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đú được dựng để ghi sổ cỏi. Cỏc chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dựng để ghi vào cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết.
Chứng từ gốc: Phiếu nhập, xuất kho Bảng tổng hợp ctừ gốc NK – SC TK 152, 153 Sổ chi tiết NVL, CCDC Bảng tổng hợp chi tiết
Cuối thỏng phải khúa sổ tớnh ra tổng số tiền của cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong thỏng trờn sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tớnh tổng phỏt sinh nợ, cú và số dư của từng tài khoản trờn sổ cỏi.
Sau đú kế toỏn vật tư căn cứ vào sổ cỏi lập bảng cõn đối số phỏt sinh. Sau khi đối chiếu khớp đỳng, số liệu ghi trờn sổ cỏi và bảng tổng hợp chi tiết được dựng để lập BCTC.
Hỡnh thức Chứng từ - ghi sổ cú ưu điểm là: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chộp thuận tiện cho phõn cụng lao động kế toỏn. Nhưng lại cú nhược điểm lớn là cụng việc bị trựng lặp, khối lượng ghi chộp nhiều, việc kiểm tra đối chiếu số liệu dồn vào cuối thỏng.
Điều kiện ỏp dụng: Hỡnh thức sổ này thường được ỏp dụng tại cỏc đơn vi quy mụ vừa, lớn.
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày; Ghi cuối thỏng; Đối chiếu
Sơ đồ 1.8. Trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức Chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc: Phiếu nhập, xuất kho
Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cỏi TK 152, 153 Bảng cõn đối số phỏt sinh
Bỏo cỏo tài chớnh
Sổ thẻ kế toỏn chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký
1.6.3. Hỡnh thức Nhật ký chứng từ
Đặc trưng của hỡnh thức sổ kế toỏn Nhật ký chứng từ là:
- Tập hợp và hệ thống hoỏ cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo bờn Cú của TK kết hợp với phõn tớch cỏc nghiệp vụ kinh tế đú theo cỏc tài khoản đối ứng Nợ.
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh theo trỡnh tự thời gian với việc hệ thống hoỏ cả nghiệp vụ theo nội dung kinh tế.
- Kết hợp việc hạch toỏn tổng hợp với hạch toỏn chi tiết trờn cựng một sổ kế toỏn và cựng một quỏ trỡnh ghi chộp.
- Sử dụng cỏc mẫu sổ in sẵn cỏc quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiờu quản lý kinh tế tài chớnh và lập BCTC.
Cỏc loại sổ kế toỏn sử dụng trong kế toỏn NVL, CCD: Nhật ký – chứng từ, Bảng kờ 4, 5,6.., sổ cỏi Tk 152, 153…, Sổ thẻ chi tiết.
Trỡnh tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn đó được kiểm tra để ghi trực tiếp vào cỏc Nhật ký - chứng từ hoặc bảng kờ, sổ chi tiết liờn quan. Đối với cỏc Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào cỏc bảng kờ, sổ chi tiết cuối thỏng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kờ, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ.
Cuối thỏng cộng số liệu trờn cỏc Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trờn cỏc Nhật kỳ chứng từ với cỏc sổ kế toỏn chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết cú liờn quan và lấy số liệu tổng cộng của cỏc nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cỏi. Đối với cỏc chứng từ cú liờn quan đến cỏc sổ thẻ chi tiết thỡ được ghi trực tiếp vào sổ thẻ cú liờn quan. Cuối thỏng cộng cỏc sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết và căn cứ vào đú lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cỏi.
Hỡnh thức này cú ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng ghi sổ kế toỏn do việc ghi chộp theo quan hệ đối ứng ngay trờn tờ sổ và kết hợp kế toỏn chi tiết và kế toỏn tổng hợp trờn cựng một trang sổ. Việc kiểm tra đối chiếu số liệu được tiến hành thường xuyờn ngay trờn trang sổ.
Tuy nhiờn hỡnh thức này cú nhiều nhược điểm là mẫu sổ phức tạp, khụng thuận tiện cho việc ỏp dụng kế toỏn mỏy khi hạch toỏn.
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày; Ghi cuối thỏng; Đối chiếu
Sơ đồ 1.9. Trỡnh tự ghi sổ theo hỡnh thức Nhật ký chứng từ
1.8. Kế toỏn NVL, CCDC của một số nước và khỏc biệt so với kế toỏn NVL, CCDC của Việt Nam.
1.8.1. Kế toỏn NVL, CCDC theo kế toỏn Mỹ
Cỏc phương phỏp quản lý hàng tồn kho
Để quản lý hàng tồn kho, kế toỏn Mỹ ỏp dụng 2 phương phỏp là: Kờ khai thường xuyờn và kiểm kờ định kỳ. Mỗi phương phỏp cú ưu nhược điểm riờng. Trong cả hai phương phỏp thỡ việc kiểm kờ cuối kỳ được tiến hành vào cuối năm, mỗi năm tiến hành một lần. Tuy nhiờn hầu hết cỏc cụng ty cần cỏc thụng tin cập nhật về hàng tồn kho nhằm trỏnh được sự thiếu hụt tồn đọng nhiều về HTK. Từ cỏc yờu cầu này cỏc cụng ty thường sử dụng phương phỏp KKTX sửa đổi. Theo phương phỏp này thỡ kế toỏn trong doanh nghiệp tiến hành ghi chộp số lượng HTK tăng, giảm trong kỳ theo số lượng trờn sổ chi tiết.
Phương phỏp tớnh giỏ NVL, CCDC (Tớnh giỏ HTK theo giỏ vốn) * Giỏ nhập kho của NVL, CCDC
Chứng từ gốc Bảng PB số 2 Sổ chi tiết TK 331 NKCT liờn quan 1,2,4,6,10 Bảng kờ số 4, 5, 6 NKCT số 7 NKCT 5 Bảng kờ số 3 Sổ cỏi TK 152,153,331… …
NKCT 8 TÀI CHÍNHBÁO CÁO
Bảng kờ 8
Cũng tương tự như tớnh giỏ nhập kho của kế toỏn Việt Nam nhưng cú điểm khỏc biệt là kế toỏn Mỹ khụng ỏp dụng luật thuế GTGT.
* Giỏ xuất kho của NVL, CCDC Áp dụng 4 phương phỏp:
- Phương phỏp giỏ thực tế đớch danh - Phương phỏp giỏ đơn vị bỡnh quõn - Phương phỏp nhập trước - xuất trước - Phương phỏp nhập sau - xuất trước.
Đỏnh giỏ HTK theo mức giỏ thấp hơn giỏ thị trường.
Giỏ thực tế của HTK cú thể được xỏc định bằng 4 phương phỏp trờn. Tuy nhiờn xuất phỏt từ một nguyờn tắc giỏ phớ là việc giỏ trị HTK cú thể thấp hơn giỏ thực tế ban đầu của chỳng. Nguyờn tắc chung nờn được ỏp dụng là khụng nờn sử dụng nguyờn tắc giỏ phớ mà tớnh hữu dụng của chỳng khụng cũn lớn như trước.
Theo nguyờn tắc đú thỡ cú cỏc phương phỏp sau: - Phương phỏp đỏnh giỏ HTK theo từng mặt hàng - Phương phỏp đỏnh gớ HTK theo nhúm hàng chủ yếu - Phương phỏp đỏnh giỏ HTK theo phương phỏp ước tớnh
1.8.2. Kế toỏn NVL, CCDC theo hệ thống kế toỏn Phỏp
Phương phỏp quản lý NVL, CCDC
Theo hệ thống kế toỏn Phỏp sử dụng 2 phương phỏp đú là: KKTX và KKĐK trong đú phương phỏp KKĐK được sử dụng phổ biến.
Phương phỏp tớnh giỏ NVL, CCDC
* Tớnh giỏ nhập kho: Được xỏc định trờn cơ sở giỏ gốc. Và kế toỏn Phỏp cũng ỏp dụng thuế GTGT như ở Việt Nam
* Tớnh giỏ xuất kho: Được ỏp dụng 3 phương phỏp: - Phương phỏp giỏ kỳ bỡnh quõn cả kỳ dự trữ
- Phương phỏp giỏ bỡnh quõn sau mỗi lần nhập - Phương phỏp giỏ nhập trước - xuất trước. Lập dự phũng giảm giỏ HTK
Vào thời điểm kiểm kờ cuối năm, nếu HTK bị giảm giỏ (giỏ thực tế trờn thị trường nhỏ hơn giỏ trị ghi sổ) hoặc hàng bị lỗi thời mà DN cú thể phải bỏn với giỏ thấp hơn giỏ vốn, thỡ cần căn cứ vào giỏ bỏn hiện hành, đối chiếu với giỏ vốn của từng mặt hàng để lập dự phũng.
Cuối niờn độ kế toỏn sau, căn cứ vào giỏ thị trường, đối chiếu với giỏ ghi sổ kế toỏn của từng mặt hàng để dự kiến mức dự phũng mới và tiến hành điều chỉnh mức giỏ dự phũng đó lập năm trước về mức dự phũng phải lập năm nay.
Chỉ tiờu Kế toỏn Việt Nam Kế toỏn Mỹ Kế toỏn Phỏp Phương phỏp hạch toỏn 2 phương phỏp KKTX, KKĐK 2 phương phỏp KKTX, KKĐK 2 phương phỏp KKTX, KKĐK Giỏ nhập kho Tổng CP thực tế Tổng CP thực tế Tổng CP thực tế
Giỏ xuất kho
phương phỏp: - Nhập trước - xuất trước - Nhập sau - xuất trước - Phương phỏp giỏ thực tế đớch danh - Phương phỏpgiỏ đơn vị bỡnh quõn - Phương phỏp giỏ hạch toỏn Phương phỏp: - Nhập trước - xuất trước - Nhập sau - xuất trước - Phương phỏp giỏ thực tế đớch danh - Phương phỏpgiỏ đơn vị bỡnh quõn - Phương phỏp giỏ kỳ bỡnh quõn cả kỳ dự trữ - Phương phỏp giỏ bỡnh quõn sau mỗi lần nhập - Phương phỏp giỏ nhập trước - xuất trước. Lập dự phũng giảm giỏ HTK Cuối niờn độ kế toỏn Khụng lập dự phũng giảm giỏ HTK Cuối niờn độ kế toỏn
PHẦN II
THỰC TRẠNG CễNG TÁC KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU, CễNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CễNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN
2.1. Đặc điểm, tỡnh hỡnh tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh tại Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn