2.1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán ở Xí nghiệp 26.3
Tổ chức bộ máy kế toán ở Xí nghiệp 26.3
- Trong quá trình tiến hành sản xuất kinh doanh để tổ chức quản lý phù hợp với điều kiện trình độ quản lý bộ máy kế toán xí nghiệp tổ chức nh sau:
Số cán bộ quản lý bộ máy kế toán xí nghiệp gồm 4 ngời, ban tổ chức xí nghiệp ngoài sự chế tạo trực tiếp của Giám đốc xí nghiệp chịu sự chỉ đạo hớng dẫn về mặt nghiệp vụ phòng KTKT.
Sơ đồ 4
Tổ chức bộ máy kế toán Xí nghiệp
Trưởng ban TC kiêm kế toán tổng hợp
+ Trởng ban Tài chính kiêm kế toán tổng hợp: chịu trách nhiệm hớng dẫn, chỉ đạo kiểm tra công việc do nhân viên kế toán thực hiện, chịu trách nhiệm trớc giám đốc, cấp trên và Nhà nớc về các thông tin kế toán cung cấp. Trởng ban TC kiêm kế toán tổng hợp, tập hợp các tài liệu của kế toán khác để ghi sổ cái, lập báo cáo TC kiêm nhiệm cả nhiệm vụ tính thuế.
+ Kế toán tiền lơng kiêm thanh toán: theo dõi tình hình thanh toán lơng, các khoản kích theo lơng của cán bộ nhân viên trong xí nghiệp, thanh toán vốn ngời bán thanh toán tạm ứng.
+ Kế toán nguyên vật liệu, thành phẩm, đầu t có nhiệm vụ theo dõi tình hình xuất nhập nguyên vật liêu, công cụ, dụng cụ, theo dõi tình hình tiêu thụ thành phẩm, đôn đốc kiểm tra, thanh tra thanh toán kịp thời, xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm.
+ Kế toán tập hợp chi phí tính giá thành kiêm thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý tiền mặt xí nghiệp, theo dõi tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt, tập hợp chi phí sản xuất theo đúng đối tợng, tính giá thành sản phẩm.
2.1.5.2. Hình thức kế toán áp dụng ở Xí nghiệp 26.3
Hình thức: Chứng từ ghi sổ là hình thức kế toán đợc áp dụng ở Xí nghiệp để phù hợp với số lợng lớn các nghiệp vụ phát sinh, đảm bảo kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp, cung cấp đầy đủ số liệu, kịp thời cho công tác quản lý sản xuất kinh doanh.
Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi số kế toán Xí nghiệp Sơ đồ 5
Chứng từ gốc
Sổ quỹ kiêm báo
cáo quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ chi tiết TK
Sổ đăng ký chứng từ ghi
sổ Chứng từ ghi sổ
Sổ tổng hợp TK
-> Thực hiện hàng ngày <-> Quan hệ đối chiếu => Thực hiện cuối kỳ
Hệ thống sổ tổng hợp
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối sổ phát sinh.
+ Sổ cái: mỗi tháng, mỗi TK kế toán mở 1 trang "sổ tổng hợp tài khoản" dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ tổng hợp tài khoản, số liệu trên sổ tổng hợp tài khoản dùng để kiểm tra
đổi chiếu với số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ chi tiết và dùng để lập báo cáo tài khoản.
+ Hệ thống sổ chi tiết: Xí nghiệp mở sổ chi tiết thơng mại, sổ chi tiết thuế GTGT đợc khấu trừ, sổ chi tiết NVL, sổ chi tiết CCDC, sổ chi tiết sản phẩm dở dang, chi tiết bán thành phẩm, sổ chi tiết hao mòn TSCĐ, sổ chi tiết phải trả công nhân viên, sổ chi tiết doanh thu bán thành phẩm, sổ chi tiết doanh thu hàng xuất dùng nội bộ, sổ chi tiết nguyên vật liệu trực tiếp, sổ chi tiết nhân công trực tiếp, sổ chi tiết quản lý phân xởng, sổ chi tiết giá vốn Để theo dõi tình hình biến động…
của tài sản cũng nh thu nhập xí nghiệp để đối chiếu với sổ tổng hợp vào cuối kỳ tạo thuận lợi cho việc quản lý xí nghiệp.
Chính sách kế toán áp dụng tại xí nghiệp
- Niên độ kế toán bắt đầu từ 01 /01 và kết thúc 31/12 mỗi năm
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam và nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: chứng từ ghi sổ - Phơng pháp kế toán tài sản cố định.
+ Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: thực hiện đánh giá theo giá trị còn lại + Phơng pháp khấu hao áp dụng: theo quyết định 1062TC/QĐ/CSTC ngày 14/11 năm 1996 của bộ trởng bộ tài chính.
- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: nhập trớc, xuất trớc + Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: kiểm kê thực tế.
+ Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thờng xuyên + Phơng pháp tính thuế GTGT: theo phơng pháp khấu trừ
-Phơng pháp tính toán các khoản dự phòng tình hình trích lập và hoàn dự phòng: cha áp dụng
Thực hiện các phần hành kế toán ở Xí nghiệp đợc tiến hành một cách khoa học. Mỗi kế toán viên chịu trách nhiệm về một phần trong công tác kế toán và tuân thủ các nguyên tắc chung.Vì vậy, công tác kế toán tại Xí nghiệp đợc thực hiện một cách tơng đối trôi chảy, khoa học, hợp lý. Mọi nghiệp vụ phát sinh trong
Xí nghiệp đều có các chứng từ phản ánh đúng mẫu,có ghi chép đầy đủ kịp thời cácc yếu tố, toàn bộ chứng từ ghi sổ kế toán đều đợc sắp xếp theo trình tự thời gian và lu trữ theo đúng quy định. Hàng ngày, kế toán tập hợp chứng từ gốc,nhập dữ liệu vào máy. Đến cuối kỳ (tháng, quý, năm) máy tự động kết chuyển các số liệu các số liên quan và in ra kết quả cần thiết.
2.2. tình hình thực tế công tác hạch toán chi chí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp 26.3 và tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp 26.3
2.2.1. Đối tợng tập hợp chi phí sản xuất
- Xí nghiệp 26.3 có ba phân xởng và 1 tổ trực thuộc điều hành thực hiện sản xuất
+ Tổ chuẩn bị sản xuất các bán thành phẩm cho các xởng tiếp tục sản xuất hoàn thiện
+ Xởng giày vải: nhận bán thành phẩm, tổ chức làm đế và hoàn thiện giày + Xởng giày da I: nhận bán thành phẩm, tổ chức may, lồng phom, làm đế, hoàn thiện
+ Xởng giày da II: sản xuất ba lô chống thấm, mũ bông, dây lng dã ngoại…
Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm là công nghệ phức tạp kiểu liên tục bao gồm nhiều giai đoạn công nghệ cấu thành, kết quả sản xuất của từng giai đoạn không có giá trị sử dụng và không thể bán ra ngoài, chỉ có sản phẩm hoàn thành giai đoạn cuối cùng mới đợc xác định là thành phẩm và mới có giá trị sử dụng, khối lợng sản phẩm mà Công ty sản xuất trong kỳ là rất lớn nhng đợc phân chia thành một số loại sản phẩm nhất định.
Xí nghiệp áp dụng đối tợng chi phí sản phẩm ở mỗi phân xởng, tổ sản xuất. Riêng đối với chi phí sản xuất chung tập hợp theo phân xởng, tổ đội sản xuất.
Từ đối tợng tập hợp chi phí đã xây dựng lên nên chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung đợc tập hợp chung theo từng phân xởng, cuối tháng tổng hợp lại cho toàn xí nghiệp và tiến hành phân bổ theo tiêu thức đã lựa chọn. áp dụng hai phơng pháp. Tập hợp chi phí sản xuất là phơng pháp phân bổ trực tiếp và phân bổ gián tiếp
2.2.2. Phơng pháp hạch toán chi phí sản xuất tại Xí nghiệp2.2.2.1. Phơng pháp hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. 2.2.2.1. Phơng pháp hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Chi phí nguyên vật liệu là loại chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành sản phẩm của Xí nghiệp, do đó việc hạch toán chính xác chi phí nguyên vật liệu có tầm quan trọng đặc biệt trong việc xác định chính xác giá thành sản phẩm.
Kế toán sử dụng TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Xí nghiệp không phân biệt nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của xí nghiệp là chi phí về nguyên liệu và vật liệu nửa thành phẩm mua ngoài, nhiên liệu sử dụng trực tiếp do việc sản xuất sản phẩm.
- Nguyên vật liệu chủ yếu của xí nghiệp: các loại da, vải bạt, vải phin, phomex, chỉ may, keo dán... rất nhiều nguyên vật liệu khác, mọi sản phẩm đợc đa vào sản xuất đều có định mức tiêu hao vật t để quản lý.
- Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp đợc tổ chức tập hợp phơng pháp ghi trực tiếp, các chứng từ liên quan đều ghi đúng đối tợng chịu chi phí.
- Xí nghiệp căn cứ vào định mức tiêu hao NVL cho từng loại sản phẩm do phòng kỹ thuật lập ra để xuất nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm.Các loại sản phẩm đã đợc mã hoá lập thành danh mục để tiện theo dõi.
- TK152:Nguyên vật liệu
- TK153:Công cụ dụng cụ
Chứng từ luân chuyển: Biểu số 1
Đơn vị:...
Phiếu xuất kho Mẫu số: 02 – VT
Địa chỉ:... Theo QĐ: 1141 - TC/QĐ/CĐKT
Ngày 15 tháng 1 năm 2004 ngày 1 tháng 11 năm 1995
Của Bộ Tài chính
Nợ:...Số:20 Có:...
- Họ tên ngời nhận hàng: Đồng chí Bê - Địa chỉ (bộ phận)... - Lý do xuất kho: Xuất vật t sản xuất ba lô
- Xuất tại kho: Đồng chí Nghiên
ST T
Tên, nhãn hiệu, Mã Đơn Số lợng Đơn Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4
1 Vải Pe cô xanh Tô Châu m 542,3 542,3 31.285 16.965.856
Cộng 16.965.856
Cộng thành tiền (bằng chữ):...
Xuất, ngày15.thán.1..năm..2004...
Thủ trởng đơn vị Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
- Phiếu xuất kho: Do kế toán vật t thành phẩm lập gồm có 4 liên, 1 liên lu lại tại quyển gốc, 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi sổ, 1 liên kế toán làm căn cứ ghi chứng từ ghi sổ, liên còn lại giao cho nơi nhận vật t để làm căn cứ theo dõi tình hình nhận vật t. Phiếu xuất kho ghi số lợng vật t thực tế xuất kho và đơn giá xuất kho thành tiền.
- Phiếu chi: Do kế toán thanh toán lập làm 4 liên, 1 liên lu tại quyển gốc, 1 liên giao cho thủ quỹ làm căn cứ nhận tiền đồng thời ghi vào sổ quỹ, 1 liên để kế toán làm căn cứ ghi vào chứng từ ghi sổ và sổ chi tiết tiền mặt, 1 liên giao cho ng- ời nhận tiền.
Phiếu chi đợc lập trên cơ sở giấy đề nghị thanh toán đợc Giám đốc xí nghiệp ký duyệt, phiếu chi phải ghi rõ lý do chi tiền, số tiền thực chi ghi bằng số cũng nh bằng chữ có đầy đủ chữ ký.
Biểu số 2
Đơn vị:...
Phiếu chi Quyển số:… Mẫu số: 02 – VT
Địa chỉ:... Số: 27 Theo QĐ: 1141 - TC/QĐ/CĐKT
Telefax Ngày 29 tháng 1 năm 2004 Nợ: . …………
ngày 1 tháng 11 năm 1995
Họ tên ngời nhận tiền: Đồng chí Bê + đ/c Phú Địa chỉ: Tổ chuẩn bị + xởng giày vải
Lý do chi: Thanh toán tiền bốc xếp tiền vật t tháng 1 năm 2004 Số tiền: 476.000đ (viết bằng chữ: Bốn trăm bảy mơi sáu ngàn đồng)
Kèm theo: 02 chứng từ gốc.
... Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ: Bốn trăm bảy mơi sáu ngàn đồng)
Hà Nội, ngày 29 tháng 1 năm 2004
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập phiếu Thủ quỹ Ngời nhận tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý)………
+ Số tiền quy đổi………
- Phiếu thu: Gồm có 4 liên, 1 liên lu tại quyển gốc, 1 liên giao cho thủ quỹ làm căn cứ ghi sổ và thu tiền.
- Phiếu thu ghi số tiền thực thu cả bằng chữ và bằng số có đầy đủ chữ ký.
Biểu số 3
Đơn vị:...
Phiếu thu Quyển số:……
Mẫu số: 02 – VT
Địa chỉ:... Số: 27 Theo QĐ: 1141 - TC/QĐ/CĐKT
Telefax Ngày 25 tháng 1 năm 2004 Nợ: . …………
ngày 1 tháng 11 năm 1995
Có:… của Bộ Tài chính
Họ tên ngời nhận tiền: Đồng chí Đức Địa chỉ: Nhà máy cao su Tân Triều Lý do thu: Mua cao su phế liệu
Số tiền: 340.800đ (viết bằng chữ: ba trăm bốn mơi ngàn đồng tám trăm đồng)
Kèm theo: 01 chứng từ gốc.
... Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ: Ba trăm bốn mơi ngàn tám trăm đồng đồng)
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý)………
+ Số tiền quy đổi………
Ngoài ra còn có phiếu kiểm kê vật t còn lại cuối tháng, giấy báo nợ.
Hàng ngày kế toán tập hợp chứng từ gốc, tiến hành phân loại chứng từ, cuối ngày trởng ban tài chính nhập dữ liệu vào máy. Mỗi loại chứng từ đều có mã hiệu riêng và đợc quy định trớc trong máy, kế toán vào sổ chỉ cần nhập mã hiệu của loại chứng từ liên quan, máy sẽ căn cứ vào loại chứng từ để đa ra tài khoản chính đợc sử dụng, kế toán nhập số hiệu tài khoản đối ứng và số tiền của từng nghiệp vụ kế toán phát sinh, máy tự động chuyển số liệu đợc nhập vào các chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản liên qua
Trình tự ghi sổ
Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng CPNVLTT, căn cứ vào chứng từ tập hợp đợc, kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ.Mỗi chứng từ ghi sổ đợc mở dùng để theo dõi bên Nợ của TK 621 và bên có của TK đối ứng của nó.Chứng từ ghi sổ đợc lập của Xí nghiệp thực hiện theo chế độ các TK bên Nợ và bên Có cho mỗi chứng từ ghi sổ. Do đó số lợng chứng từ hàng tháng của đơn vị rất nhiều.Theo quy định cuả Xí nghiệp khi lên chứng từ ghi sổ u tiên cho TK phát sinh Nợ (Biểu số 4) Biểu số 4 Tổng cục Hậu cần Chứng từ ghi sổ: số 24 Xí nghiệp 26.3 Tháng 01 năm 2004 Chứng từ Số liệu TK MH Ngày Số Nợ Có 319 PX 15/01/04 20 Đ/c Bê nhận vật t ba lô 621 152 16.965.856 …. … … …. ……… Tổng cộng 2.082.868.493 Ngày 23 tháng 2 năm 2004
Ngời lập Trởng ban tài chính
Khi lập dữ liệu vào, máy tự động chuyển các chứng từ ghi sổ theo quy định của máy cũng chuyển sang sổ chứng từ các TK 111,621,152(Biểu số 5)
Biểu số 5
Tổng cục Hậu cần Chứng từ ghi sổ : Số 9
Xí nghiệp 26.3 Tháng 01 năm 2004
Chứng từ Số liệu Tk
MH Ngày Số Nợ Có
PX 29/01/04 27 Đ/c Bê + đ/c Phú thanh toán tiền bốc xếp VT 621 111 476.000
…. … … …. ………
Tổng cộng 476.000
Ngày 23 tháng 2 năm 2004
Biểu số 6
Tổng cục Hậu cần Chứng từ ghi sổ: số 81
Xí nghiệp 26.3 Tháng 01 năm 2004
TT SCTG
Chứng từ Diễn giải Số liệu Tk Thành tiền
MH Ngày Số Nợ Có
PX 5/01/04 02 Đ/c Đức mua cao su phế liệu 111 621 340.800
…. … … …. ………
Tổng cộng 676.800
Ngày 23 tháng 2 năm 2004
Ngời lập Trởng ban tài chính
Ngoài ra còn có các khoản phải trả nội bộ hàng tháng tính chi phí cho TK 621
Biểu số 7 Tổng cục Hậu cần Chứng từ ghi sổ: số 45 Xí nghiệp 26.3 Tháng 01 năm 2004 Chứng từ Số liệu Tk MH Ngày Số Nợ Có PX 27/01/04 20 Phải trả nội bộ 621 336 …. … … …. ……… Tổng cộng 44.906.965 Ngày 23 tháng 2 năm 2004
Ngời lập Trởng ban tài chính
Biểu số 8
TCHC Sổ chứng từ tài khoản
Xí nghiệp 26.3 Tk 621 - chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối Số tiền Ghi chú SH Ngày Nợ Có Số d đầu kỳ nợ Số phát sinh
05/01/04 02 5/01/04 Đ/c Đức mua cao su phế liệu 1111 340.800 16/01/04 10 16/1/04 Đ/c Đức mua cao su phế liệu 1111 336.000