Tuỳ theo kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu cho sản xuất và yêu cầu dự trữ của Công ty, phòng xuất - nhập - khẩu thăm dò, tìm kiếm thị trờng nguyên vật liệu sao cho phù hợp nhất. Khi hàng về, đối với các loại vật t cần kiểm nghiệm thì công ty sẽ thành lập Ban kiểm nghiệm, kết quả kiểm nghiệm đợc ghi và biên bản kiểm nghiệm.
Hoá đơn (GTGT)
Liên 2 (giao khách hàng) Ngày 2 tháng 3 năm 2000
Đơn vị bán hàng: Công ty Dệt Tiến Đạt
Địa chỉ: Số TK:
Điện thoại: Mã số:
Họ tên ngời mua hàng: Đơn vị: Công ty Dệt 8/3
Hình thức thanh toán: Theo HĐ số 000428 Mã số: Ngày 16/12/1999
STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
01 Bông Liên Xô cấp I kg 98854 17391,15 1.719.184.724 Cộng tiền hàng
Thuế suất GTGT 10% Tổng tiền thanh toán
1.719.184.724 171.918.472 1.891.103.196
Số tiền viết bằng chữ: Một tỷ tám trăm chín mơi mốt triệu một trăm linh ba nghìn một trăm chín mơi sáu đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Đơn vị : Công ty Dệt 8/3
Bộ phận: Kho Bông
Biên bản kiểm nghiệm vật t
Ngày 2 tháng 3 năm 2000
- Căn cứ vào quy định số 15 ngày 19 tháng 7 năm 1998 về kiểm nghiệm vật t của Tổng Giám đốc.
- Ban kiểm nghiệm bao gồm:
- Đã kiểm nghiệm các loại:
STT Tên vật t Mã số Phơng
thức kiểm
ĐVT Số lợng theo
Kết quả kiểm nghiệm Số lợng đúng quy cách Số lợng không đúng quy cách
01 Bông Liên Xô cấp I
Lô 3 152004 - kg 98.854 98.854 -
- ý kiến của Ban kiểm nghiệm:
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng Ban
Trên cơ sở hoá đơn đỏ, biên bản kiểm nghiệm vật t và các chứng từ liên quan khác (nếu có), phòng xuất - nhập khẩu sẽ lập phiếu nhập kho.
Đơn vị: Công ty Dệt 8/3
Phiếu nhập kho Số: 18
Ngày 2 tháng 3 năm 2000 Nợ: 152.1 Có: 331
Họ tên ngời giao hàng: Anh Thanh - Phòng Xuất nhập khẩu
Chứng từ số:
Biên bản kiểm nghiệm Nhập tại kho: Bông
STT Tên, nhãn hiệu, quy
cách vật t
MS ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
Theo CT Thực nhập
01 Bông Liên Xô cấp I Lô 3 152004 kg 98854 98854 17391,15 1.719.184.724
Cộng 1.719.184.724
Thủ kho Ngời nhập Phụ trách cung tiêu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên, có thể lập cho một hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu cùng loại, cùng một lần giao nhận và cùng một kho.
Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán, thủ kho và bộ phận cung ứng cùng tiến hành kiểm nhận vật t nhập kho. Sau đó, thủ kho ghi số thực nhập và cột thực nhập trên phiếu nhập kho. Trong trờng hợp kiểm nhận nếu phát hiện thừa, thiếu, mất phẩm chất, không đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo ngay
cho phòng xuất nhập khẩu, đồng thời cùng ngời giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ ghi sổ.
Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ chữ ký của ngời giao hàng, nhận hàng, thủ kho phải gửi một liên kèm theo biên bản thừa, thiếu nếu có về phòng xuất nhập khẩu, một liên cùng hoá đơn đỏ sẽ đợc gửi lên cho kế toán thanh toán với ngời bán để ghi sổ và theo dõi, liên còn lại thủ kho dùng làm căn cứ ghi thẻ kho, sau đó, chuyển lên cho kế toán vật liệu định khoản và đa dữ liệu vào máy.
Đối với vật liệu tự chế nhập kho, vật liệu không dùng hết nhập kho, vật liệu thừa qua kiểm kê, phế liệu thu hồi thì chứng từ nhập kho của Công ty vẫn là phiếu nhập kho, đợc lập thành 3 liên và do bộ phận có vật liệu nhập kho lập: một liên giao cho ngời nộp, một liên giao cho bộ phận cung ứng vật t, liên còn lại giao cho thủ kho ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán.
b, Khi xuất kho nguyên vật liệu.
Đối với vật liệu xuất kho, chứng từ kế toán Công ty sử dụng là phiếu xuất kho.
Đơn vị: Công ty Dệt 8/3
Phiếu xuất kho Số: 22
Ngày 7 tháng 3 năm 2000 Nợ: 621.1 Có: 152.1
Họ tên ngời nhận hàng: Chị Loan - Sợi A
Lý do xuất: Sản xuất Nhận tại kho: Bông
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t
MS ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
Theo YC Thực xuất
01 Bông Liên Xô cấp I Lô 3 152004 kg 26184,8 26184,8 17391,15 455.382.527
Cộng 455.382.527 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) PT bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Ngời nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên)
Căn cứ vào kế hoạch và tình hình sản xuất, xét thấy nhu cầu xin lĩnh vật t, xí nghiệp lập phiếu xuất kho với sự cho phép của ngời phụ trách vật liệu. Sau đó, phiếu xuất kho đợc chuyển lên cho bộ phận cung tiêu duyệt. Sau đó ngời nhận sẽ cùng thủ kho xuống kho nhận hàng. Thủ kho sẽ ghi số lợng thực xuất vào phiếu xuất kho, số lợng này sẽ không đợc lớn hơn số lợng yêu cầu và có thể nhỏ hơn số lợng yêu cầu nếu kho không đủ.
Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ hoặc nhiều thứ vật liệu cùng loại, cùng một kho. Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên, 1 liên lu lại trên cuốn sổ của xí nghiệp, 2 liên còn lại thủ kho giữ để ghi thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán. Kế toán vật liệu dùng 1 liên để ghi sổ, liên còn lại giữ để cuối tháng gửi cùng với tệp: Bảng liệt kê các chứng từ nhập xuất, báo cáo nhập xuất tồn riêng cho từng kho để thủ kho đối chiếu với thẻ kho và gửi xuống cho các xí nghiệp để đối chiếu.
Đối với vật liệu xuất bán, kế toán sử dụng chứng từ là hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Căn cứ vào thoả thuận với khách hàng phòng kế hoạch tiêu thụ của Công ty lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Phiếu này đợc lập làm 3 liên, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán, liên còn lại giao cho phòng xuất nhập khẩu.
III-/ Hạch toán chi tiết quá trình nhập, xuất kho vật liệu tại Công ty Dệt 8/3.
Để phù hợp với đặc điểm vật liệu, kho tàng của Công ty và để công tác kế toán vật liệu đạt hiệu quả cao, tránh công việc bị trùng lắp, Công ty đã hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d.
Tại kho: Mỗi kho thủ kho mở thẻ kho, thẻ này đợc mở cho cả năm tài chính, cho từng loại vật liệu. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất kho, thủ kho ghi vào thẻ kho, ghi số lợng, cuối mỗi ngày cộng số tồn trên thẻ kho. Sau khi ghi thẻ kho xong, cuối ngày thủ kho tập hợp các chứng từ nhập xuất gửi cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ.
Đơn vị: Công ty Dệt 8/3
Bộ phận: Kho bông
Thẻ kho
Ngày lập thẻ 1/3/2000
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t : Bông Liên Xô cấp I
Đơn vị tính : kg
Mã số : 152004
TT Chứng từ Diễn giải Ngày
NX Số lợng Ký xác nhận của SH NT Nhập Xuất Tồn 1/3 Tồn đầu tháng 3 213895,9 18-PN 2/3 Nhập kho 98854 312749,9 22-PX 7/3 Xuất kho 26184,8 286565,1 23-PX 9/3 Xuất kho 18532,6 268032,5
24-PX 10/3 Xuất kho 60047,9 207984,6 25-PX 14/3 Xuất kho 38041,5 169943,1 30/3 Cộng phát sinh Tồn cuối tháng 3 98854 150806,8 161943,1
Tại phòng kế toán: Định kỳ kế toán vật liệu xuống kho hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho. Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất, kế toán vật liệu kiểm tra chứng từ, định khoản rồi nhập số liệu vào máy tính. Máy sẽ tự tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp giá hạch toán. Cuối tháng, kế toán in ra:
+ Bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất vật liệu. + Báo cáo nhập xuất tồn kho vật liệu.
+ Sổ số d cho từng kho. Trích:
Bảng 1 - bảng liệt kê các chứng từ nhập xuất kho vật liệu
Tháng 3/2000
Kho: Bông
Record # TK Có Danh điểm Số lợng Đơn giá
01 331 152005 16295 16843 02 331 152005 18912 16843 03 621.3 152003 11020 2250 ... 18 331 152004 98854 17391 Cộng 571789,8
Record # TK Có Danh điểm Số lợng Đơn giá 01 621.1 152005 1800 16843 02 621.1 152003 2222 2250 03 621.1 152005 2449,2 16843 ... 22 621.1 152004 26184,8 17391 Cộng 680273
Việc Công ty lập ra bảng liệt kê các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu có tác dụng đối chiếu cao tình hình biến động vật liệu với các chứng từ nhập, xuất trong tháng, thể hiện tính sáng tạo của kế toán trong việc hạch toán vật liệu.
Bảng tổng hợp nhập - xuất tồn kho vật liệu đợc mở cho từng kho, chi tiết cho từng loại vật liệu, từng danh điểm vật t, từng lô hàng, mỗi lô hàng đợc theo dõi trên một dòng của bảng. Bảng này theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị của từng loại vật liệu nhập - xuất - tồn kho trong tháng.
Số liệu tổng cộng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu cùng với số liệu trên bảng liệt kê các chứng từ nhập xuất vật liệu trên bảng liệt kê các chứng từ nhập xuất vật liệu đợc kế toán đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho.
Từ số liệu trên thẻ kho, kế toán vật liệu lập sổ số d vào cuối tháng. Sổ số d đợc lập để theo dõi cho một năm, mỗi tháng đợc theo dõi trên một cột với hai chỉ tiêu: số lợng và số tiền. Mỗi danh điểm vật t đợc theo dõi trên một dòng. Khi lập xong sổ số d, kế toán đối chiếu với bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.
Trích: Bảng 2 - Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Tháng 3/2000 Kho: Bông Danh điểm
Loại bông Đơn giá Số d đầu tháng Số nhập trong tháng Số xuất trong tháng Số d cuối tháng
Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền
Bông 683.414 10.557.354.908 476.792 7.838.340.769 514.808 8.208.218.787 645.398 10.187.476.890 152004 LX CI Lô 3 17391,15 98.854 1.719.184.724 26.184,8 455.382.527 72.669,2 1.263.802.197 152005 LX CII Lô 4 16843 35.207 593.005.757 4249,2 71.569.541 30.957,8 521.436.216 152005 LX CII Lô 5 16328 201.768 3.294.453.685 26.739 436.592.920 175.029 2.857.860.765 152005 LX CII Lô 6 16984 129.943 2.206.901.603 13.881,2 235.752.404 116.061,8 1.971.149.199 152003 Bông gầm ý 2250 14.749 33.185.250 11.020 24.795.000 2222 4.999.457 23.547 52.980.298 .... Xơ 477.499 6.239.823.544 51.549 648.909.122 110.364 1.422.682.770 418.684 5.466.049.897
....
Sợi 37.374 1.452.807.943 43.448,8 1.360.787.134 55.101 1.818.404.725 25.722 995.190.352 ....
Bảng 3 - Sổ số d - kho bông TK 152.1
STT Danh điểm
Tên vật t D đầu tháng 1 D đầu tháng 2 D đầu tháng 3 D đầu tháng 4
Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền
01 152001 Bông Việt Nam 3.593 16.333.778,5 3.593 16.333.778,5 3.593 16.333.778,5 3.593 16.333.778,5 02 152002 Bông Xơ N 418.253 5.376.815.110 425.954 5.563.474.230 477.499 6.239.823.544,1 418.684 5.466.049.897,4 03 152003 Bông gầm ý 16.874 35.257.242 17.395 39.627.636 14.749 33.185.249,8 23.547 52.980.297,8 04 152004 Bông LX CI 188.254 3.050.869.712 241.529 3.850.095.284 213.895 3.461.896.165,6 161.943,1 2.713.286.690,2 05 152005 Bông LX CII 335.682 5.476.215.050 328.350 5.126.375.232 349.819,5 5.474.404.025 371.343,04 6.069.647.216,1 .... Cộng 17.584.291.342 17.252.657.248 18.249.986.395 16.648.717.139 Hệ số 1,0024 1,0022 1,0025 1,004 1.105.732 17.290.613.094 1.106.250 17.290.613.094 1.198.287 18.295.611.361 1.089.804 16.715.312.008
Nhận xét:
Quy trình hạch toán chi tiết vật liệu đợc thực hiện hầu hết bằng máy tính. Bên cạnh đó, việc đối chiếu giữa thủ kho và kế toán rất chặt chẽ, cho nên việc hạch toán chi tiết vật liệu của Công ty là chính xác, nhanh chóng, giảm nhẹ đợc khối l- ợng công việc cho thủ kho và kế toán.
Tuy nhiên, ngoài những u điểm trên ta thấy phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu mà Công ty áp dụng có một số những khúc mắc sau:
- Phơng pháp sổ số d có đặc điểm là thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lợng còn kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị. Song thực tế ở Công ty, kế toán phải theo dõi cả giá trị và số lợng, có nghĩa là phần số lợng trên sổ số d phải do thủ kho ghi trên cơ sở thẻ kho. Nhng ở Công ty, sổ số d do kế toán vật liệu lập và theo dõi nên không có tác dụng đối chiếu giữa thủ kho và kế toán.
- Khi giao chứng từ, thủ kho không lập phiếu giao nhận chứng từ. Bên cạnh đó, kế toán không sử dụng bảng lũy kế nhập xuất mà thay vào đó là bảng tổng hợp nhập xuất tồn, bảng này chỉ sử dụng trong phơng pháp thẻ song song.
IV-/ Hạch toán tổng hợp vật liệu tại Công ty Dệt 8/3.