3.1 Nhận xột và đỏnh giỏ khỏi quỏt cụng tỏc kế toỏn NVL, CCDC tại Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn CP xi măng Bỉm Sơn
Sau gần 30 năm xõy dựng và phỏt triển, tiền thõn là Nhà mỏy xi măng Bỉm Sơn. Với sự nỗ lực khụng ngừng của cỏn bộ cụng nhõn viờn Cụng ty đó khụng ngừng phỏt triển đạt được nhiều thành tớch lớn lao trong suốt quỏ trỡnh từ khi xõy dựng hoàn thiện Nhà mỏy đến khi trở thành doanh nghiệp cú quy mụ, uy tớn hàng đầu trong cụng nghiệp sản xuất xi măng ở nước ta. Cựng với sự lớn mạnh, mở rộng về cơ sở vật chất, quy mụ sản xuất thỡ trỡnh độ quản lý của Cụng ty cũng được nõng cao và hoàn thiện để đỏp ứng được nhu cầu quản lý ngày càng cao. Để cú thể phỏt huy được tiềm năng và lợi thế của mỡnh, Cụng ty luụn tỡm cỏc biện phỏp để nõng cao trước hết là nõng cao hiệu quả quản lý đối với cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh. Muốn thế Cụng ty cần sử dụng cỏc biện phỏp, cụng cụ quản lý khỏc nhau trong đú tổ chức cụng tỏc kế toỏn là một trong những cụng cụ hữu hiệu và dễ tỏc động nhất. Cụng tỏc kế toỏn NVL, CCDC cú vai trũ quan trọng trong tổ chức cụng tỏc kế toỏn núi chung. Với mục tiờu là sử dụng cú hiệu quả với cỏc NVL, CCDC đặc biệt là đối với NVL vỡ là thành phần quan trọng cấu thành nờn thực thể sản xuất. Tổ chức tốt cụng tỏc kế toỏn NVL, CCDC là cơ sở để nõng cao hiệu quả sử dụng NVL, CCDC, giảm chi phớ, hạ giỏ thành và gúp phần hoàn thiện và nõng cao cụng tỏc quản lý núi chung. Cũng như cỏc doanh nghiệp khỏc do nhiều nguyờn nhõn khỏc nhau mà cụng tỏc kế toỏn về NVL, CCDC cũn nhiều hạn chế, tuy nhiờn xột một cỏch toàn diện, cụng tỏc kế toỏn NVL, CCDC đó đỏp ứng được những yờu cầu quan trọng của quản lý.
3.1.1 Ưu điểm cụng tỏc kế toỏn NVL, CCDC tại Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn
Về bộ mỏy kế toỏn và trỡnh độ của kế toỏn viờn: Một trong những ưu điểm lớn
về cụng tỏc kế toỏn đú là trỡnh độ chuyờn mụ của cỏc cỏn bộ kế toỏn trong Cụng ty. Nhỡn chung trỡnh độ đào tạo của cỏc kế toỏn là tương đối đồng đều. Thường xuyờn được tổ chức đào tạo, bổ sung kiến thức, kỹ năng mới cho từng người. Đặc biệt, đõy là đội ngũ cú kinh nghiệm lõu năm, cú những người gắn bú với Cụng ty từ những ngày thành lập nhà mỏy. Bộ mỏy kế toỏn được tổ chức phự hợp với quy mụ, yờu cầu quản lý, phự hợp với trỡnh độ, khả năng của từng người. Về tổng thể tổ chức cụng tỏc núi chung và cụng tỏc kế toỏn NVL, CCDC tuõn thủ đỳng chế độ kế toỏn mới ban hành phần nào gúp phần nõng cao hiệu quả quản lý.
Về chế độ, chớnh sỏch liờn quan đến hạch toỏn NVL, CCDC: Cụng ty ỏp dụng
hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung là phự hợp với đặc điểm của Cụng ty. Hỡnh thức này thuận tiện cho ỏp dụng kế toỏn mỏy, giỳp giảm bớt khối lượng lớn cụng việc mà vẫn đảm bảo phản ỏnh đầy đủ cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
Với khối lượng lớn NVL, CCDC chủng loại phong phỳ việc ỏp dụng hạch toỏn theo phương phỏp Kờ khai thường xuyờn là hoàn toàn hợp lý. NVL, CCDC được ghi nhận theo giỏ thực tế, khối lượng tồn kho của NVL, CCDC được xỏc định theo phương phỏp bỡnh quõn gia quyền theo từng thỏng. Với đặc điểm và yờu cầu quản lý về NVL, CCDC thỡ cỏc chớnh sỏch ỏp dụng này ỏp dụng đỳng dắn sẽ gúp phần nõng cao cụng tỏc kế toỏn NVL, CCDC tại Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn.
Về ỏp dụng kế toỏn mỏy: Việc ỏp dụng kế toỏn mỏy đó giỳp cho cụng tỏc kế
toỏn giảm bớt khối lượng cụng việc, gọn nhẹ quỏ trỡnh từ xử lý chứng từ, vào sổ sỏch kế toỏn và lập cỏc bỏo cỏo. Đặc biệt đối với cụng tỏc kế toỏn NVL, CCDC hiệu quả của kế toỏn mỏy lài càng thể hiện rừ. Do hệ thống mỏy tớnh được nối mạng trong Cụng ty , nờn khi cỏc nghiệp vụ nhập xuất NVL, CCDC phỏt sinh bộ phận thống kờ tổng kho cú nhiệm vụ viết phiếu nhập và lưu vào mỏy. Khi kế toỏn muốn cập nhật cỏc phiếu nhập - xuất chỉ cần gọi lại cỏc phiếu đú và định khoản theo đỳng nghiệp vụ phỏt sinh mà khụng cần nhập lại.Với số lượng nhập xuất thường xuyờn và tổng hợp số liệu để vào cỏc sổ sỏch là một khối lượng kế toỏn rất lớn. Nhưng với việc ỏp dụng kế toỏn mỏy giỳp cho kế toỏn NVL, CCDC tiết kiệm được nhiều thời gian, cụng sức đảm bảo kế toỏn một cỏch chớnh xỏc cho hơn 5000 danh điểm vật tư tại Cụng ty. Cỏc phiếu nhập xuất lưu trong mỏy giỳp cho việc vào dữ liệu kế toỏn thống nhất với thống kờ, thủ kho. Khụng xảy ra sai lệch về mó NVL, số lượng và sự trựng lặp cỏc phiếu nhập xuất. Khụng chỉ cú thế, sử dụng kế toỏn mỏy cũn cho phộp kế toỏn xem xột cỏc số liệu, tỡm kiếm hay sửa chữa dễ dàng, cho phộp in ra cỏc bỏo cỏo, sổ sỏch tại thời điểm bất kỳ phục vụ tốt cho yờu cầu quản lý, giỳp cỏc nhà quản lý ra quyết định kịp thời và chớnh xỏc.
Về hệ thống danh điểm NVL, CCDC
Tại Cụng cú tới hơn 5000 cỏc loại NVL, CCDC với chủng loại, quy cỏch đa dạng, phong phỳ nờn rất dễ bị nhầm lẫn trong quỏ trỡnh theo dừi, quản lý và hạch toỏn sự biến động của chỳng. Để phục vụ cho cụng tỏc kế toỏn trờn mỏy phỏt huy được hiệu quả cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho quỏ trỡnh quản lý, Cụng ty đó xõy dựng hệ thống danh điểm NVL, CCDC thống nhất trong toàn cụng ty. Hệ thống danh điểm này được xõy dựng và ỏp dụng bắt đầu từ năm 2004, đõy là một cải cỏch trong cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty. Giỳp cho cụng tỏc kế toỏn NVL, CCDC hiệu quả hơn rất nhiều.
Về thủ thục nhập - xuất kho NVL, CCDC
Với khối lượng NVL, CCDC lớn, chủng loại đa dạng, Cụng ty đó cú nhiều biện phỏp nhằm quản lý chặt chẽ từ khõu thu mua, khai thỏc bảo quản, dự trữ đến xuất dựng. Trong khõu thu mua Cụng ty đó quy định chặt chẽ cỏc thủ tục khi tiến hành nhập kho. NCL, CCDC khi nhập kho phải cú một hội đồng kiểm nghiệm với đày đủ cỏc thành viờn đại diện cú liờn quan.trong đú cú một đại diện của phũng kế toỏn. Khối lượng nhập mua phải căn cứ vào kế hoạch phải cú : “Tờ trỡnh mua vật tư”, cú “Bảng đề nghị mức giỏ mua vật tư hàng hoỏ”. Đối với 1 số NVL chớnh cấu thành nờn thực thể sản phẩm thỡ trước khi nhập kho phải tiến hành phõn tớch cỏc thành phần hoỏ học của NVL đú, nếu đảm bảo đỳng qy định mới được nhập kho. Trước khi kiểm nghiệm NVL, CCDC cỏc thành viờn phải căn cứ vào giỏ đó duyệt, cỏc hợp đồng kinh tế ký kết giữa 2 bờn. Với cỏc thủ tục đú cho thấy cụng tỏc kế toỏn NVL, CCDC là chặt chẽ đảm bảo được yờu cầu quản lý.
Quỏ trỡnh xuất dựng NVL, CCDC phải thụng qua xột duyệt yờu cầu sử dụng. Đối với NVl phải căn cứ vào định mức tiờu hao tại phũng kỹ thuật, căn cứ vào kế hoạch sản xuất… sau đú bộ phận tổng kho mới được phộp viết phiếu xuất kho cho những NVL cú giỏ trị lớn. Cũn đối với NVL cú giỏ trị nhỏ và CCDC cỏc thủ tục này chỉ cần thụng qua phũng. Nhỡn chung cú thể thấy cụng tỏc kế toỏn về thủ tục nhập, xuất là chặt chẽ, hợp lý cú sự liờn kết giữa cỏc phũng ban chức năng, tạo thuận lợi cho quản lý, theo dừi tổng quỏt và chớnh xỏc biến động của cỏc loại NVL, CCDD cung cấp thụng tin kịp thời về tỡnh hỡnh nhập – xuất - tồn kho NVL, CCDC
Về phương phỏp kế toỏn chi tiết NVL, CCDC
Việc ỏp dụng phương phỏp Thẻ song song trong kế toỏn chi tiết NVL, CCDC là phự hợp và phỏt huy được hiệu quả tại Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn. Quỏ trỡnh hạch toỏn chi tiết tới từng danh điểm NVL, CCDC tiến hành song song giữa thủ kho và kế toỏn đảm bảo cho hàng nghỡn cỏc loại NVL, CCDC đều được theo dừi thường xuyờn về tỡnh hỡnh biến động của chỳng, từ đú giỳp cỏc nhà quản trị cú kế hoạch thu mua và dự trữ chớnh xỏc cho từng loại NVL, CCDC.
Với những ưu điểm trờn thỡ cụng tỏc kế toỏn NVL, CCDC gúp phần hoàn thiện kế toỏn núi chung trong Cụng ty, nõng cao hiệu quả quản lý cũng như hiệu quả sử dụng NVL, CCDC cho cỏc quỏ trỡnh, cỏc mục đớch khỏc nhau. Tuy nhiện, bờn cạnh những ưu điểm bao giờ cũng tồn tại những hạn chế nhất định. Những hạn chế này cần được khắc phục để cụng tỏc kế toỏn được cải thiện và dần được hoàn thiện.
3.1.2. .Những hạn chế cũn tồn tại trong cụng tỏc kế toỏn NVL, CCDC tại Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn
Với một khối lượng NVl, CCDC lớn trờn 5000 cỏc loại NVL, CCDC khỏc nhau nờn ớt nhiều Cụng ty sẽ gặp phải khú khăn trong quỏ trỡnh theo dừi và quản lý. Và do một số nguyờn nhõn khỏc nờn cụng tỏc kế toỏn NVl, CCDC tại Cụng ty Bỉm Sơn cũn cú những hạn chế nhất định.
Thứ nhất, Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn trước đõy toàn bộ cỏc dõy chuyền cụng
nghệ sản xuất đều do Liờn Xụ trang bị và cung cấp, sau thời gian dài sử dụng, cỏc thiết bị này sẽ bị hư hỏng và số cũn lại trở nờn lạc hậu khụng cũn phự hợp để sản xuất sản phẩm nữa. Trước đõy do cỏc mỏy múc ngoại nhập thường ớt hoặc hiếm cỏc phụ tựng thay thế nờn cụng ty đó tiến hành mua dự trữ để xuất dựng dần phục vụ cho sản xuất cũng như để sửa chữa mỏy múc, thiết bị. Hiện nay khi cỏc dõy chuyền cụng nghệ đó được thay thế, toàn bộ cỏc phụ tựng và 1 số NVL khỏc dự trũ khụng cũn cần thiết nữa trở thành NVL tồn kho lõu năm. Số lượng tồn kho này kế toỏn vẫn phải theo dừi, định kỳ tiến hành kiểm kờ và ghi chộp trờn cỏc sổ kế toỏn. Do tồn kho lõu năm nờn một số NVl đó khụng cũn sử dụng được nữa làm giỏ trị thực tế giảm đi rất nhiều, mặc dự về số lượng khụng thay đổi. Hơn nữa, giỏ trị của cỏc NVL này tương đối lớn, gõy cho cụng ty một khú khăn là vốn bị tồn đọng là khỏ lớn, làm cho chi phớ cơ hội đối với số NVl này là tăng. Khụng chỉ cú thế, mà cụng ty cũn mất chi phớ để bảo quản, quản lý, chi phớ về nhõn cụng, bến bói…
Rất nhiều cỏc NVL, CCDC từ nhiều năm nay khụng cú sự biến động nào, số lượng, giỏ trị tại cỏc cột “tồn đầu kỳ” và “tồn cuối kỳ” trờn sổ kế toỏn giữ nguyờn, nhưng kế toỏn NVL vẫn phải theo dừi trờn cỏc sổ kế toỏn, lập bỏo cỏo HTK theo định kỳ, tiến hành kiểm kờ như bỡnh thường. Một số loại NVL như : Vũng bi 6017, vũi phun bla… Việc theo dừi, bảo quản cỏc NVL tồn kho lõu năm lại kộm chất lượng là khụng cần thiết đối với hoạt động sản xuất kinh doanh mà cũn mang lại nhiều hạn chế, vốn bị ứ đọng trong thời gian dài, tốn kộm về chi phớ bảo quản, tốn thời gian, cụng sức cho cụng tỏc kế toỏn. Đõy là vấn đề cụng ty cần nhanh chúng đưa ra biện phỏp xử lý để thu hồi phần vốn đầu tư ban đầu và giảm bớt cụng việc kế toỏn khụng cần thiết cho kế toỏn viờn.
Thứ hai, tại Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn, bộ phận thống kờ tổng kho phụ trỏch
phiếu nhập, xuất NVL, CCDC và từng người theo dừi nhúm NVL, CCDC khỏc nhau. Tại phũng kế toỏn, từng kế toỏn lại phụ trỏch theo dừi tỡnh hỡnh nhập xuất theo kho. Xuất phỏt từ 2 đặc điểm trờn mà trong cụng tỏc kế toỏn NVL, CCDC cũn tồn tại một số bất cập.
Một số NVL, CCDC cú cựng tờn gọi, quy cỏch nhưng do nguồn nhập khỏc nhau, nờn được hạch toỏn vào TK chi tiết khỏc nhau. Do việc mó hoỏ vật tư can cứ vào TK nờn với nguồn nhập khỏc nhau thỡ mó vật tư cũng khỏc nhau. VD: Cựng Vật
liệu Bạc biờn Benla nếu nhập từ mua sắm thỡ được hạch toỏn vào TK 152411 với mó NVL là 2411.010204.045 nhưng nếu nhaaphkho bằng nguồn dự trũ đặc biệt thỡ được hạch toỏn vào TK 15242 với mó NVL là 242.030404.003. Ở bộ phận thống kờ tổng kho chỉ quan tõm đến cỏc mặt hàng, khụng quan tõm đến cỏc nguồn nhập nờn dễ nhầm lẫn khi bỏo mó vật tư. Ở bộ phận kế toỏn lại cập nhật theo mó vật tư nờn dễ sai lệch khi đối chiếu số liệu giữa kho với kế toỏn. Mỗi kho do một kế toỏn vật tư theo dừi nhưng kho lại cú nhiều mặt hàng khỏc nhau do nhiều người của bộ phận thống kờ tổng kho theo dừi. VD chỳ Tõm theo dừi kho phụ tựng, trong kho phụ tựng lại cú chỳ Hiền theo dừi phụ tựng ụ tụ, chỳ Lục theo dừi phụ tựng mỏy mỏ, cụ Mai theo dừi phụ tựng mỏy mỏ… Do đú khi đối chiếu số liệu giữa kế toỏn với tổng kho, kế toỏn phải đối chiếu số liệu với từng bộ phận thống kờ nờn sẽ tốn nhiều thời gian và cụng sức và dễ nhầm lẫn, sai sút số liệu. Như vậy cần phải cú biện phỏp phõn chia quản lý và theo dừi một cỏch khoa học hơn thuận tiện đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa tổng kho và bộ phận kế toỏn.
Thứ ba, tại cụng ty vẫn cũn tỡnh trạng một loại NVL được nhập vào ở 2 kho, cả
2 kho này cựng quản lý một loại NVL nờn gõy khú khăn cho việc hạch toỏn.
VD: Cỏp AC95 (mó 2118.102001.012) cú trong kho K02 và K03; Que hàn ESAB (mó 2118.104201.016) cú trong 2 kho là kho K01 và kho K03; Đồng tấm 6 ly (mó 2118.030705.027) cú trong kho K02 và K10.
Rừ ràng với tỡnh trạng ở cả 2 kho cựng quản lý 1 loại NVL gõy khú khăn trong cụng tỏc kế toỏn, sự quản lý chồng chộo gõy sự bất tiện cho kế toỏn khi xỏc định tổng giỏ trị, số lượng tồn kho cũng như theo dừi tỡnh hỡnh biến động nhập - xuất dễ gõy nhầm lẫn. Việc đối chiếu giữa thủ kho với kế toỏn sẽ mất nhiều thời gian, cụng sức hơn
Thứ tư, do bản chất khỏc nhau nờn được phõn chia thành NVL và CCDC nhưng
tại Cụng ty vẫn cũn một số NVL vừa được theo dừi trờn TK 152 “Nguyờn liệu, vật liệu”, lại vừa được theo dừi trờn TK 153 “Cụng cụ, dụng cụ” VD như: Cỏn thộp. Với cựng một loại vật tư lại được theo dừi trờn 2 tài khoản cú tớnh chất khỏc nhau dẫn đến tỡnh trạng khụng phản ỏnh đỳng số lượng tồn trờn sổ sỏch kế toỏn với số lượng thực trờn thẻ kho và số tiền trờn thực tế của loại vật tư này. Đõy là 1 sai sút trong phõn loại vạt tư tại Cụng ty hoặc là chưa cú sự thống nhất về bản chất của vật tư này khi sử dụng tại cụng ty. Do đú cụng ty cần xem xột lại căn cứ hợp lý để xỏc định đỳng bản chất và đưa về theo dừi trờn 1 tài khoản hợp lý nhất.
Bờn cạnh đú, trong phõn loại giữa NVL, CCDC cũn một số những tồn tại. Một số loại được xếp vào CCDC theo dừi trờn TK 153 nhưng thực chất nờn xỏc định là mang bản chất của NVL và theo dừi trờn TK 152. VD như Mấm nhụm (mó
311.080201.062) theo dừi trờn TK 153 nhưng sử dụng như NVL. Vỡ thế đõy cũng là một hạn chế mà cụng ty cần xem xột về vấn đề phõn loại NVL, CCCD trong cụng ty.
Thứ năm, đầu năm 2004 cụng ty tiến hành mó hoỏ lại toàn bộ NVL, CCDC mà
cụng ty đang sử dụng do bộ phận thống kờ tổng kho thực hiện. Với hàng nghỡn cỏc loại NVL, CCDC mà mỗi loại được mó hoỏ băng ký hiệu riờng thỡ việc nhầm lẫn, sai sút khi tiến hành mó hoỏ là khụng thể trỏnh khỏi. Hệ thống danh điểm cũn đan xen cả mó cũ và mó mới. Do một số NVL, CCDC được mua dự trữ từ nhiều năm trước vẫn