Đặc điểm cụng việc tại phũng kế toỏn và tại kho:
Tại kho: Việc ghi chộp tại kho của thủ kho được thực hiện trờn thẻ kho như đối với phương phỏp thẻ song song.
Tại phũng kế toỏn: Kế toỏn mở sổ đối chiếu luõn chuyển để ghi chộp tỡnh hỡnh nhập, tồn kho của từng vật tư của từng kho cho cả năm, mỗi thỏng chỉ ghi một lần vào cuối thỏng. Trước đú kế toỏn phải lập cấc bảng kờ nhập, bảng kờ xuất trờn cơ sở cỏc chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lờn.
Sổ đối chiếu luõn chuyển được theo dừi cả về mặt chỉ tiờu số lượng và giỏ trị. Cuối thỏng kế toỏn và thủ kho kiểm tra, đối chiếu số liệu tổng nhập và tổng xuất giữa sổ đối chiếu luõn chuyển và thẻ kho với số liệu tổng hợp.
Ưu điểm của phương phỏp này làm giảm nhẹ khối lượng ghi chộp của kế toỏn do chỉ phải ghi một lần vào cuối thỏng, tiết kiệm hơn cụng tỏc lập sổ so với phương phỏp thẻ song song.
Tuy nhiờn phương phỏp này lại dồn cụng việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ, nờn trong nhiều trường hợp số lượng chứng từ nhập , xuất của từng danh điểm vật tư nhiều thỡ cụng việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khú khăn và hơn nữa ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện cỏc khõu kế toỏn khỏc.
Do đú phương phỏp này thớch hợp với doanh nghiệp cú nhiều danh điểm vật tư nhưng số lần nhập, xuất khụng nhiều.
Cú thể khỏi quỏt sơ đồ hạch toỏn chi tiết theo phương phỏp Sổ đối chiếu luõn chuyển như sau:
Ghi chỳ: Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng Đối chiếu
Sơ đồ 1.2. Sơ đồ hạch toỏn chi tiết theo phương phỏp sổ đối chiếu luõn chuyển
Mẫu sổ đặc trưng của phương phỏp này:
SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN
Năm….. Kho… Số danh điểm Tờn vật tư ĐVT Đơn giỏ Số dư đầu thỏng 1
Luõn chuyển thỏng 1 số dư cuối
thỏng 2 Nhập Xuất SL TT SL TT SL TT 1.4.4. Phương phỏp sổ số dư Đặc điểm Phiếu nhập kho Bảng kờ nhập vật tư Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Sổ đối chiếu Luõn chuyển Bảng kờ xuất vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư Sổ kế toỏn tổng hợp vật tư
Tại kho: Việc ghi chộp ở kho của thủ kho cũng thực hiện trờn thẻ kho giống như phương phỏp ghi thẻ song song. Sau đú cuối thỏng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi vào sổ số dư. Nhưng thủ kho chỉ ghi vào cột số lượng trờn Sổ số dư mà khụng ghi vào cột giỏ trị.
Tại phũng kế toỏn: Định kỳ khoảng 3, 5, 10 ngày kế toỏn xuống kho cựng thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập kho, chứng từ xuất kho. Kế toỏn căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ để tớnh thành tiền và ghi vào bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn. Sau đú, khi nhận được sổ số dư và thẻ kho, kế toỏn tớnh giỏ trị thực tế của vật tư bằng cỏch lấy số lượng nhõn với đơn giỏ thực tế để điền vào cột thành tiền trờn sổ số dư và đối chiếu với bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn.
Phương phỏp này cú ưu điểm là trỏnh được việc ghi chộp trựng lặp và dàn đều cụng việc ghi sổ trong kỳ, nờn cụng việc khụng bị dồn vào cuối kỳ
Song phương phỏp này lại khú khăn trong kiểm tra, đối chiếu và phỏt hiện sai sút đũi hỏi nhõn viờn kế toỏn và thủ kho phải cú trỡnh độ chuyờn mụn cao.
Như vậy phương phỏp này được ỏp dụng thớch hợp cho doanh nghiệp cú nhiều danh điểm và vật tư đồng thời số lượng nhập - xuất của mỗi loại khỏ nhiều .
Ta cú thể khỏi quỏt sơ đồ hạch toỏn chi tiết vật tư theo phương phỏp sổ số dư như sau:
Ghi chỳ : Ghi hàng ngày; Ghi cuối thỏng ; Đối chiếu
Sơ đồ 1.3. Sơ đồ hạch toỏn chi tiết theo phương phỏp sổ số dư
Mẫu sổ đặc trưng theo phương phỏp sổ số dư bao gồm:
SỔ Sễ DƯ Năm:…… Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Bảng kờ luỹ kế nhập xuất, tồn kho vật tư
Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sổ kế toỏn tổng hợp về vật tư
Kho:……. Số danh Tờn vật tư Đơn vị Đơn giỏ Đ/m dự Số dư đầu năm Tồn kho cuối thỏng 1 Tồn kho cuối thỏng 2 SL TT SL TT SL TT BẢNG LUỸ KẾ NHẬP - XUẤT - TỒN Thỏng …năm… Kho….. Số danh Tờn vật tư Tồn kho Nhập Xuất Từ… đến… Từ… đến… Cộng nhập Từ… đến… Từ… đến… Cộng xuất
1.5. Hạch toỏn tổng hợp tỡnh hỡnh luõn chuyển NVL, CCDC trong doanh nghiệp nghiệp
1.5.1. Cỏc phương phỏp hạch toỏn tổng hợp về NVL, CCDC
NVL là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập, xuất kho thường xuyờn, tuy nhiờn tuỳ theo đặc điểm NVL, CCDC của từng doanh nghiệp mà cỏc doanh nghiệp cú cỏc phương thức kiểm kờ khỏc nhau. Cú doanh nghiệp thực hiện kiểm kờ theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho (mỗi lần nhập đều cú cõn đo đong đếm) nhưng cũng cú những doanh nghiệp chỉ kiểm kờ một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cỏch cõn đo đong đếm, ước lượng vật tư tồn cuối kỳ. Tương ứng với 2 phương thức kiểm kờ trờn trong kế toỏn vật tư núi riờng và kế toỏn HTK núi chung cú 2 phương phỏp hạch toỏn tổng hợp là KKTX và KKĐK.
Phương phỏp KKTX
Là phương phỏp theo dừi, phản ỏnh thường xuyờn liờn tục, cú hệ thống tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho vật tư, hang hoỏ trờn sổ kế toỏn.
Trong trường hợp ỏp dụng phương phỏp KKTX thỡ cỏc TK HTK núi chung và TK NVL, CCDC núi riờng được dựng để phản ỏnh số hiện cú, tỡnh hỡnh biến động tăng giảm của vật tư, hàng hoỏ. Vỡ vậy giỏ trị vật tư, hang hoỏ trờn sổ kế toỏn cú thể xỏc định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toỏn.
Cuối kỳ hạch toỏn, căn cứ vào số liệu kiểm kờ thực tế vật tư, hang hoỏ tồn kho, so sỏnh, đối chiếu với số liệu tồn trờn sổ kế toỏn để xỏc định số lượng vật tư thừa thiếu và tỡm hiểu nguyờn nhõn và tỡm ra giải phỏp xử lý kịp thời.
Phương phỏp KKTX ỏp dụng thớch hợp trong cỏc doanh ngiệp sản xuất và cỏc đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng cú giỏ trị lớn.
Phương phỏp KKĐK
Là phương phỏp hạch toỏn căn cứ vào kết quả kiểm kờ thực tế để phản ỏnh giỏ trị tồn kho cuối kỳ trờn sổ kế toỏn tổng hợp và từ đú tớnh ra trị giỏ vật tư, hang húa đó xuất trong kỳ theo cụng thức
Theo phương phỏp KKĐK mọi biến động vật tư hàng húa khụng theo dừi, phản ỏnh trờn cỏc TK HTK. Giỏ trị vật tư, hàng húa mua vào nhập kho được phản ỏnh trờn 1 TK riờng (TK Mua hàng).
Cụng tỏc kiểm kờ vật tư, hang húa được tiến hành cuối mỗi kỳ hạch toỏn để xỏc định giỏ trị vật tư, hang húa tồn kho thực tế, trờn cơ sở đú kế toỏn phản ỏnh vào cỏc TK HTK. Như vậy, khi ỏp dụng phương phỏp KKĐK, cỏc TK HTK chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toỏn (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ hạch toỏn (để kết chuyển số dư cuối kỳ).
Phương phỏp này thường được ỏp dụng ở những doanh nghiệp cú nhiều chủng loại vật tư, hàng húa với quy cỏch mẫu mó khỏc nhau, giỏ trị thấp và được xuất thường xuyờn.
Phương phỏp KKĐK HTK cú ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng cụng việc hạch toỏn, nhưng độ chớnh xỏc về vật tư, hàng húa xuất dựng cho cỏc mục đớch khỏc nhau phụ thuộc chất lượng cụng tỏc quản lý tại kho, quầy, bến, bói…
1.5.2. Hạch toỏn tổng hợp NVL, CCDC theo phương phỏp KKTX
154.2.1. Tài khoản sử dụng
TK 152 – Nguyờn liệu, vật liệu
TK này dựng để ghi chộp số hiện cú và tỡnh hỡnh tăng, giảm NVL theo giỏ thực tế.
TK này cú tớnh chất của TK tài sản, được chi tiết theo yờu cầu quản lý của đơn vị. TK này cú kết cấu như sau:
Bờn nợ:
- Trị giỏ thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuờ ngoài gia cụng, chế biến, nhận gúp vốn liờn doanh hoặc từ cỏc nguồn khỏc ;
Trị giỏ vật tư, hang húa xuất
kho = +
Tổng trị giỏ vật tư, hang húa mua vào trong kỳ Trị giỏ vật tư, hàng húa tồn đầu kỳ Trị giỏ vật tư, hang húa tồn cuối kỳ -
- Trị giỏ NVL thừa phỏt hiện khi kiểm kờ
- Kết chuyển trị giỏ thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp KKĐK.
Bờn cú:
- Trị giỏ thực tế của NVL xuất kho dung vào sản xuất, kinh doanh, để bỏn, thuờ ngoài, gia cụng, chế biến,hoặc gúp vồn liờn doanh;
- Trị giỏ NVL trả lại người bỏn hoặc được giảm giỏ - Trị giỏ NVL thiếu hụt phỏt hiện khi kiểm kờ,
- Kết chuyển trị giỏ thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toỏn HTK theo phương phỏp KKĐK)
Số dư bờn nợ:
Trị giỏ thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ TK 153 – Cụng cụ dụng cụ
TK này dựng để ghi chộp số hiện cú và tỡnh hỡnh tăng, giảm CCDC theo giỏ thực tế.
Bờn nợ:
- Trị giỏ thực tế của CCDC nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuờ ngoài gia cụng chế biến, nhận gúp vốn liờn doanh.
- Giỏ trị CCDC thuờ nhập lại kho
- Trị giỏ thực tế của CCDC thừa phỏt hiện khi kiểm kờ.
- Kết chuyển giỏ thực tế của CCDC tồn kho cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toỏn HTK theo phương phỏp KKDK)
Bờn cú:
- Trị giỏ thực tế của CCDC xuất kho sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, cho thuờ hoặc gúp vốn lien doanh;
- Trị giỏ CCDC trả lại cho người bỏn hoặc được người bỏn giảm giỏ; - Trị giỏ CCDC thiếu phỏt hiện trong kiểm kờ;
- Kết chuyển trị giỏ thực tế của CCDC tồn kho đầu kỳ (trường hợp DN kế toỏn HTK theo phương phỏp KKĐK)
Số dư bờn nợ
TK 151 – Hàng mua đi đường: TK này được sử dụng để phản ỏnh giỏ trị cỏc loại vật tư, hàng húa mà doanh nghiệp đó mua, đó chấp nhận thanh toỏn với người bỏn nhưng hàng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tỡnh hỡnh hang mua đi đường đó về doanh nghiệp.
TK 331 – Phải trả người bỏn: TK này dựng để phản ỏnh mối quan hệ giữa DN với người bỏn, người nhận thầu về cỏc khoản vật tư, hàng húa, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đó ký. TK 331 được mở chi tiết cho từng đối tượng cụ thể.
TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: Dựng để phản ỏnh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đó khấu trừ và cũn được khấu trừ.
Ngoài ra kế toỏn tổng hợp NVL, CCDC cũn sử dụng cỏc TK liờn quan khỏc nhau như: TK 111, TK 112, TK 128, TK 621, TK 627, TK 641, TK 642…..
Trỡnh tự kế toỏn cỏc nghiệp vụ tăng , giảm NVL trường hợp DN tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ được thể hiện qua sơ đồ sau:
Ngoài ra cũn một số trường hợp đặc biệt sau:
1.4.2.2. Hạch toỏn tổng hợp tăng vật tư
Nhập mua vật tư trong nước
Trường hợp vật tư và húa đơn cựng về trong kỳ: căn cứ vào phiếu nhập kho, húa đơn và chứng từ thanh toỏn ( nếu đó thanh toỏn) kế toỏn ghi tờn:
Nợ TK 152, 153 (chi tiết)
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu DN tớnh thuế theo phương phỏp khấu trừ)
Cú 111, 112, 331, 311, 141… * Nếu vật tư thừa so với húa đơn
Cú 2 cỏch để xử lý giỏ trị vật tư thừa so với húa đơn.
Cỏch 1 là nhập theo số thực nhập: Nợ TK 152, 153: giỏ thực nhập
Nợ TK 133: VAT theo húa đơn
Cú TK 331: Tổng thanh toỏn theo húa đơn Cú TK 3381, 3388: giỏ trị thừa chờ xử lý Sau đú xử lý số thừa:
Nợ TK 3381: Giỏ trị thừa Cú TK 152, 153: - Nếu mua lại số thừa của người bỏn:
Nợ TK 3381: Giỏ trị mua lại
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ
Cú TK 331 Phải trả thờm cho người bỏn
Cỏch 2: Nhập theo đỳng húa đơn Phần thừa được ghi đơn Nợ TK 002 - Nếu mua lại của người bỏn:
Nợ Tk 152, 153 - Giỏ trị ghi trờn hoỏ đơn Nợ TK 133 - Thuế GTGT
Cú TK 331 - Tổng giỏ thanh toỏn Và Ghi đơn Cú TK 002: Số thừa
- Nếu trả lại cho người bỏn Ghi đơn Cú TK 002
* Nếu vật tư thiếu so với húa đơn
Phản ỏnh giỏ trị thực nhập và phần thiếu hụt được phản ỏnh vào TK 1381 hoặc TK 1388 - Nhận nốt số thiếu do bờn bỏn chuyển: Nợ TK 152 : Giỏ trị thiếu Cú TK 1381 - Khụng nhận tiếp số cũn thiếu: Nợ TK 331 Cú TK 1381: Giỏ trị thiếu Cú TK 133: VAT số hàng thiếu - Khụng phải lỗi của bờn bỏn
Nợ TK 1388: Cỏ nhõn bồi thường Nợ TK 811/632: Tớnh vào chi phớ Cú TK 1381: Giỏ trị thiếu
Vật tư về trước, húa đơn về sau: Khi vật tư về ,lưu phiếu nhập kho vào tập hàng chưa cú húa đơn.Nếu trong kỳ húa đơn về hạch toỏn hoàn toàn tương tự trường hợp trờn.Nếu cuối kỳ húa đơn chưa về thỡ kế toỏn phản ỏnh theo giỏ tạm tớnh.
Nợ TK 152, 153: Giỏ trị mua hàng theo giỏ tạm tớnh Cú Tk 331- Giỏ tạm tớnh
Khi húa đơn vào kỳ sau, kế toỏn phản ỏnh thuế và điều chỉnh giỏ tạm tớnh theo giỏ thực tế.
- Nếu giỏ tạm tớnh nhỏ hơm giỏ trờn húa đơn: Nợ TK 152, 153: Phần chờnh lệch Cú TK 331 Chờnh lệch Phản ỏnh thuế: Nợ TK 133 VAT Cú TK 331
- Nếu giỏ tạm tớnh lớn hơn giỏ trờn húa đơn Nợ TK 331
Cú TK 152, 153 (hoặc ghi đỏ phần chờnh lệch)
Phản ỏnh thuế:
Nợ TK 133: Thuế GTGT Cú 331
Trường hợp Húa đơn về trước, vật tư về sau: Lưu húa đơn vào tập hồ sơ hàng mua đi đường.
Nếu trong kỳ hàng về nhập kho thỡ hạch toỏn bỡnh thường
Nếu đến cuối kỳ hàng chưa về thỡ kế toỏn hạch toỏn vào hàng mua đi đường Nợ TK 151: Giỏ trị vật tư
Nợ TK 133 VAT
Cú TK 331, 111, 112…Tổng giỏ thanh toỏn Đến kỳ sau khi vật tư về kế toỏn hạch toỏn:
Nợ TK 152, 153 Nhập kho
Nợ TK 621, 627, 641, 642 Sử dụng luụn khụng qua kho Cú TK 151
- Giỏ trị NVL, CCDC nhập khẩu bao gồm tổng số tiền phải thanh toỏn cho người bỏn, thuế nhập khẩu phải nộp, chi phớ thu mua, vận chuyển…
Nợ TK 152, 153 Trị giỏ vật tư nhập khẩu Cú TK 3333 Thuế nhập khẩu phải nộp
Cú TK 111, 112, 331… Tổng giỏ thanh toỏn cho người bỏn - Nếu hàng nhập khẩu dựng vào sản xuất hàng húa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ thỡ thuế GTGT hang nhập khẩu sẽ được phản ỏnh
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ
Cú TK 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩ
- Nếu hàng húa nhập khẩu dung vào sản xuất kinh doanh hàng húa, dịch vụ khụng chịu thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phương phỏp trực tiếp hoặc dựng vào hoạt động sự nghiệp, chương trỡnh, dự ỏn văn húa phỳc lợi được đầu tư bằng cỏc nguồn kinh phớ khỏc thỡ thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được tớnh vào giỏ trị hàng mua:
Nợ TK 152, 153
Cú TK 33312 – Thuế GTGT hang nhập khẩu
1.4.2.3. Hạch toỏn tổng hợp giảm vật tư
* Xuất gúp vốn liờn doanh đầu tư vào cụng ty liờn kết. Giỏ trị của vật tư được hội đồng liờn doanh, liờn kết đỏnh giỏ lại:
Nợ TK 222, 223 Theo giỏ đỏnh giỏ lại
Nợ TK 811 - Giỏ đỏnh giỏ lại nhỏ hơn giỏ trị ghi sổ của vật tư,HH Cú TK 152, 153
Cú TK 3387 – Giỏ đỏnh giỏ lại của VT,HH > giỏ trị ghi sổ * Xuất cho vay mượn:
Nợ TK 1388, 136
Cú TK 152, 153 * Xuất vật tư bỏn
- Phản ỏnh giỏ trị xuất
Nợ TK 632 – Trị giỏ ghi sổ của vật tư bỏn Cú TK 152, 153
- Phản ỏnh giỏ bỏn
Nợ TK 111, 112, 131 – Tổng giỏ thanh toỏn Cú TK 511 – Giỏ bỏn chưa VAT