Khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán tiến hành kiểm tra phiếu xuất kho và định khoản vào phần mềm kế toán. Số liệu sẽ được tự động chuyển tới sổ chi tiết, sổ cái TK 632, sổ nhật ký chung và các báo cáo kế toán. Nhiệm vụ của kế toán là đối chiếu số liệu trên các sổ với nhau để đảm bảo số liệu là hoàn toàn chính xác và khớp đúng. Cuối tháng, cuối năm hoặc khi cần thiết kế toán in sổ và lưu trữ.
Sơ đồ 2.8
QUY TRÌNH GHI SỔ TỔNG HỢP GIÁ VỐN HÀNG BÁN
: Ghi hàng ngày
:In sổ cuối tháng, cuối năm :Đối chiếu, kiểm tra
b. Trích dẫn sổ tổng hợp giá vốn hàng bán
Bao gồm sổ Nhật ký chung (Bản 2.15 tr41) và sổ cái TK 632 (Bảng 2.16 tr42)
SV: Lưu Thị Kim Anh_Lớp: Kế toán tổng hợp 48B
Phiếu xuất kho PHẦN MỀM
KẾ TOÁN Sổ chi tiết TK 632 Nhật ký chung Sổ cái TK 632 Báo cáo kế toán 39
Bảng 2.15
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
CÔNG TY CP TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG Mẫu số S03a – DNN
686 QUANG TRUNG – HÀ ĐÔNG – HÀ TÂY (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Trích tháng 12/2009
Ngày Chứng từ Diễn giải Tài khoản Phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có … … … … … … … 9/12/09 3 9/12/09 Xuất bán cho CH 121 Chùa Bộc tháng 12/2009 (Cửa hàng 121 Chùa Bộc) Giá vốn hàng bán 632 36,199,389 Giá mua hàng hóa 1561 36,199,389 4/12/09 1 4/12/09 Xuất bán cho Công ty bia và nước giải khát quốc tế LP/2009B-61829 Giá vốn hàng bán 632 126,000,000 Giá mua hàng hóa 1561 126,000,000 31/12/09 9 31/12/09 Bán hàng cho công ty KD hàng TT Việt Nam, HĐ LP/2009B- 61831 (Đại lý VINATEX) Giá vốn hàng bán 632 192,058,028 Giá mua hàng hóa 1561 192,058,028 … … … … … … … Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Bảng 2.16
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 632
CÔNG TY CP TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG Mẫu số S03b– DNN
686 QUANG TRUNG – HÀ ĐÔNG – HÀ TÂY (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI CHI TIẾT (HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG) Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
Tháng 12/2009
Ngày Chứng từ Diễn giải Trang
sổ TK đối ứng Phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 04/12/09 1 04/12/09 Xuất bán cho XN tư vấn và thiết kế XD Vinasin, LP/2009B-61822 (khách lẻ thu tiền ngay) 155 421,341 09/12/09 1 09/12/09 Xuất bán cho CH 64 Nguyễn Trãi tháng 12.2009 (Cửa hàng 64 Nguyễn Trãi Mới)
1561 13,361,076 31/12/09 9 31/12/09 Bán hàng cho công ty KD hàng TT Việt Nam, HĐ LP/2009B-61831 (Đại lý VINATEX) 1561 192,058,028 … … … … 31/12/09 31/12/09 911 404,770,332 Cộng phát sinh 404,770,332 404,770,332 Tổng cộng 404,770,332 404,770,332 Số dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
2.2.2. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Các loại chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng và quản lý doanh nghiệp tại công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương được theo dõi chung trên tài khoản 642 và chi tiết thành các tài khoản cấp 3. Cụ thể:
-TK 6421: Chi phí nhân viên bao gồm lương trả cho nhân viên quản lý và nhân viên bán hàng
-TK 6423: Chi phí đồ dùng bao gồm các chi phí mua đồ dùng sử dụng cho hoạt động quản lý và bán hàng như tiền mua máy in, máy quét, linh kiện máy tính…
-TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động bán hàng và quản lý. - TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các khoản chi phí bằng tiền khác liên quan đến hoạt động bán hàng và quản lý bao gồm chi phí mực in, giấy, văn phòng phẩm, cước chuyển phát nhanh, tiền thuê gian hàng triển lãm, phí chuyển tiền, cước phí điện thoại, Internet, phí lưu trữ hosting, tiền điện, nước, hoa hồng đại lý…
2.2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Do các đặc điểm của khoản mục chi phí quản lý đã nêu ở trên nên chứng từ sử dụng để phản ánh khoản mục chi phí này gồm có:
- Hóa đơn GTGT đầu vào: Đây là các hóa đơn GTGT của hàng hóa, dịch vụ mà công ty mua để phục vụ cho hoạt động quản lý như hóa đơn tiền điện, nước, hóa đơn mua văn phòng phẩm, hóa đơn mua đồ dùng văn phòng (tr45), hóa đơn của các đại lý phản ánh hoa hồng đại lý (tr46) …
- Phiếu chi (tr442)
- Bảng thanh toán lương cho nhân viên bộ phận quản lý - Các hợp đồng đối với nhà cung cấp
Quy trình luân chuyển phiếu chi (Bảng 2.17 tr44) Người có nhu cầu tiền muốn được chi trước tiên phải lập phiếu đề nghị chi tiền. Phiếu này sẽ được đem cho Giám đốc hoặc kế toán trưởng ký duyệt. Nếu được duyệt chi thì kế toán thanh toán tiến hành viết phiếu chi. Phiếu chi được viết thành 2 liên: 1 liên kế toán thanh toán lưu làm chứng từ hạch toán, 1 liên giao cho người đề nghị chi.Phiếu chi phải có chữ ký của Giám đốc hoặc kế toán trưởng mới được thủ quỹ chi tiền. Sau đó kế toán ghi sổ và lưu trữ theo đúng quy định.
Bảng 2.17
QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN PHIẾU CHI
STT Trách nhiệm luân chuyển
Bước công việc
Người có nhu cầu tiền Kế toán trưởng, Giám đốc Kế toán thanh toán Thủ quỹ
1 Phiếu đề nghị chi tiền 1
2 Duyệt lệnh chi 2
3 Viết phiếu chi 3
4 Ký phiếu chi 4
5 Chi tiền 5
6 Ghi sổ 6
7 Bảo quản, ghi sổ 7
CÔNG TY CỔ PHẦN TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG Mẫu số: 02-TT
686 QUANG TRUNG-HÀ ĐÔNG-HÀ TÂY (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI Số: 12008
Ngày 09 tháng 12 năm 2009 Nợ: 6423 Liên 1 Có: 1111 Họ tên người nhận tiền: Lưu Thị Thu Huệ
Địa chỉ: Phòng Mua và Cung ứng Lý do chi: Chi mua Máy Quét Canon
Số tiền: 1,890,000 (Viết bằng chữ)
(Một triệu tám trăm chín mươi nghìn đồng)
Kèm theo: Chứng từ gốc: Hóa đơn số AA62803 Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ)
(Một triệu tám trăm chín mươi nghìn đồng)
Ngày 09 tháng 12 năm 2009 Giám đốc Kế toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên, (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) đóng dấu)
Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý)………. Số tiền quy đổi………
HÓA ĐƠN (GTGT)
Liên 2: Giao khách hàng Ngày 09 tháng 12 năm 2009
Mẫu số 01 GTKT-3LL-01
Được phép sử dụng theo CV số 1729/CT-QTTVAC ngày 01 tháng 02 năm 2008 của Cục thuế TP Hà Nội.
Ký hiệu: AA/2009T Số 062803
CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ TRẦN ANH THÔNG TIN KHÁCH HÀNG
SV: Lưu Thị Kim Anh_Lớp: Kế toán tổng hợp 48B
ôn g ty T N H H G iấ y V i T ín h L iê n Sơ n. Đ T : ( 08 ) 39 1 00 5 55 – T 8/ 09 43
Trung tâm:
Địa chỉ: 1174 Đường Láng, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Hà Nội, Việt Nam
Điện thoại: 04.33766 6666 – 04.3537 6666
Fax: 04 3766 7708
Mã só thuế:0101217009 Số tài khoản: 0521100040007
Tại : Ngân hàng Thương mại Cổ phẩn Quân đội – Chi nhánh Điện Biên Phủ
Tên: Công ty Cổ phần TM và DV Hoàng Dương
Mã số:
Địa chỉ: 686 Quang Trung – Hà Đông – Hà Tây
Người đại diện: Lưu Thị Thu Huệ
Mã số thuế:0500226541
Số HĐ nội bộ: XT604 Ngày 09 tháng 12 năm 2009 Stt Tên hàng hóa, dịch vụ Sl Đvt Đơn giá Giá trước
thuế VAT %Ts Tiền thuế VAT Thành tiền có thuế VAT 1 Máy quét Canon Scanner
Lide 4400F 1 C 1.800.000 1.800.000 5% 90.000 1.890.000
Số tiền chưa có VAT 00%: 0 Số tiền chưa có VAT 05%: 90.000 Số tiền chưa có VAT 10%: 0
Tổng VAT 00%: 0 Tổng VAT 05%: 90.000 Tổng VAT 10%: 0
Tổng cộng số tiền chưa có VAT: 1.800.000 Tổng cộng thuế VAT: 90.000
Tổng cộng số tiền đã có VAT: 1.890.000 Tổng giá trị khuyến mại:
Tổng số phải thanh toán: 1.890.000 Tổng cộng số lượng:
Số tiền viết bằng chữ: Một triệu tám trăm chín mươi ngàn đồng
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho(Ký, ghi rõ họ tên)
Người viết hóa đơn
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)Thủ trưởng đơn vị
HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTGT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG PB/2009B
Liên 2: Giao khách hàng 003724
Ngày 31 tháng 12 năm 2009
Đơn vị bán hàng: ………... Địa chỉ:………... Số tài khoản:……….. Điện thoại:………MS:
Họ tên người mua hàng:…… ……….
Tên đơn vị: Công ty CP thương mại và Dịch vụ Hoàng Dương Địa chỉ: 686 Quang Trung, phường La Khê, Hà Đông, Hà Nội
Số tài khoản:……….. Hình thức thanh toán: MS
Cộng tiền hàng: 85.145.750 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 8.514575 Tổng cộng tiền thanh toán: 93.660.325 Số tiền viết bằng chữ: Chín mươi ba triệu sáu trăm sáu mươi nghìn ba trăm hai mươi lăm đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)
2.2.2.2. Kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp
a. Quy trình ghi sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp (Sơ đồ 2.9)
Chứng từ dùng để ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm hóa đơn GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào, phiếu chi, bảng thanh toán lương cho nhân
SV: Lưu Thị Kim Anh_Lớp: Kế toán tổng hợp 48B
SIÊU THI VINATEX Đường Cầu Am, Vạn Phúc,
Hà Đông – Hà Tây
MST: 0100100826-012
0 5 0 0 2 2 6 5 4 1
45 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
Tiền hoa hồng tháng 12/2009
viên quản lý, hợp đồng với nhà cung cấp…sẽ được kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và định khoản vào phần mềm kế toán. Qua phần mềm, số liệu sẽ tự động vào sổ chi tiết TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Sơ đồ 2.9