Phân công nhiệm vụ cho ngời phụ trách công việc theo dõi quản lý tình hình sử dụng các NVL, CCDC, các chi phí mua ngoài dùng cho máy thi công. Tránh lãng phí, thất thoát các khoản mục chi phí này sẽ làm cho CFSDMTC tăng lên. Ngoài ra, để theo dõi thời gian hoạt động của máy thi công một cách chi tiết, cẩn thận thì ngời phụ trách công việc này nên lập một nhật ký máy thi công.
Bên cạnh đó, để đảm bảo tính cân đối giữa các kỳ, công ty nên tiến hành trích trớc chi phí sữa chữa lớn MTC, và chi phí này tập hợp vào TK 6237( chi phí dịch vụ mua ngoài). Kế toán định khoản nh sau:
Khi tiến hành trích trớc : Nợ TK 6237 Có TK 335
Khi phát sinh chi phí sửa chữa lớn :
Nợ TK 2413 Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331…
Cuối kỳ quyết toán : Nợ TK 335 Có TK 2413
Nếu thiếu ghi tăng chi phí : Nợ TK 6237 Có TK 335
Nếu thừa điều chỉnh giảm chi phí :Nợ TK 335 Có TK 6237
Ngoài ra để theo dõi chặt chẽ hơn CFSDMTC, công ty nên theo dõi và hạch toán riêng cho từng MTC, có thể tham khảo và sử dụng mẫu sổ dới đây:
Biểu số 3.1: Sổ chi tiết CFSDMTC
TK 623: CFSDMTC Tên xe,máy:…..
Công suất:…..
Thời gian đa vào sử dụng:…….
Chứng từ Diễn giải
TKĐƯ Chi tiết theo từng khoản mục chi phí TK
SH NT 6231 6232 6233 6234 6237 6238
Cộng
Ghi chú: TK 6231 là TK chi phí nhân công
TK 6232 là TK chi phí vật liệu TK 6233 là TK chi phí dụng cụ
TK 6234 là TK chi phí khấu hao máy thi công TK 6237 là TK chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6238 là TK chi phí bằng tiền khác