Khi thực hiện công ty phải căn cứ vào kế hoạch huy động và sử dụng vốn kinh doanh đã lập làm cơ sở để điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế tại công ty. Lập kế hoạch thu chi tiền mặt, xác định lượng tiền dự trữ hợp lý không phải quá cao như hiện nay; không để lượng tiền nhàn rỗi nhiều, phải nhanh chóng đưa vào quá trình sản xuất kinh doanh, tăng vòng quay vốn. Công ty có thể sử dụng mua hàng trả tiền sớm để hưởng chiết khấu, giảm giá, trả bớt các khoản nợ …
Nếu phát sinh nhu cầu bất thường, công ty cần có kế hoạch chủ động cung ứng kịp thời đảm bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, tránh tình trạng phải ngừng sản xuất do thiếu vốn kinh doanh. Nếu thừa vốn, công ty phải có biện pháp xử lý kịp thời nhằm đảm bảo phát huy thế mạnh, khả năng sinh lời của vốn.
Để có kế hoạch huy động và sử dụng vốn sát với thực tế, nhất thiết phải dựa vào thực trạng sử dụng vốn trong kỳ và đánh giá điều kiện cũng như xu hướng thay đổi cung cầu trên thị trường. 4.2.2.4.3 Tăng cường công tác quản lý
Với những khách hàng mua lẻ với khối lượng nhỏ, công ty tiếp tục thực hiện chính sách “mua đứt bán đoạn”, không để nợ hoặc chỉ cung cấp chiết khấu ở mức thấp với những khách hàng nhỏ nhưng thường xuyên.
Với những khách hàng lớn, trước khi ký hợp đồng, công ty cần phân loại khách hàng, tìm hiểu kỹ về khả năng thanh toán của họ. Hợp đồng luôn phải quy định chặt chẽ về thời gian, phương thức thanh toan và hình thức phạt khi vi phạm hợp đồng.
Mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ, tiến hành sắp xếp các khoản phải thu theo tuổi. Như vậy, công ty sẽ biết được một cách dễ dàng khoản nào sắp đến hạn để có thể có các biện pháp hối thúc khách hàng trả tiền. Định kỳ công ty cần tổng kết công tác tiêu thụ, kiểm tra các khách hàng đang nợ về số lượng và thời gian thanh toán, tránh tình trạng để các khoản thu rơi vào tình trạng nợ khó đòi.
Công ty nên áp dụng biện pháp tài chính thúc đẩy tiêu thu sản phẩm và hạn chế vốn bị chiếm dụng như chiết khấu thanh toán và phạt vi phạm quá thời hạn thanh toán.
Nếu khách hàng thanh toán chậm thì công ty cần xem xét cụ thể để đưa ra các chính sách phù hợp như thời gian hạn nợ, giảm nợ nhằm giữ gìn mối quan hệ sẵn có và chỉ nhờ có quan chức năng can thiệp nếu áp dụng các biện pháp trên không mạng lại kết quả.
Khi mua hàng hoặc thanh toán trước, thanh toán đủ phải yêu cầu người lập các hợp đồng bảo hiểm tài sản mua nhằm tránh thất thoát, hỏng hóc hàng hóa dựa trên nguyên tắc “giao đủ, trả đủ” hay các chế tài áp dụng trong ký kết hợp đồng.
4.2.2.4.4 Quản lý hàng tồn kho, giảm thiểu chi phí lưu kho
Lập kế hoạch cho hoạt động kinh doanh trên cơ sở tình hình năm báo cáo, chi tiết số lượng theo từng tháng, quý. Kiểm tra chất lượng số hàng hóa khi nhập về trong trường hợp công ty là kinh doanh thương mại do thu mua( nhập khẩu). Nếu hàng kém phẩm chất thì phải đề nghị người bán đền bù tránh thiệt hại cho công ty.
Bảo quản tốt hàng tồn kho. Hàng tháng, kế toán hàng hóa cần đối chiếu sổ sách, phát hiện số hàng tồn đọng để xử lý, tìm biện pháp để giải phóng số hàng hóa tồn đọng để nhanh chóng thu hồi vốn.
Tổ chức tốt quá trình thu mua, vận chuyển và bảo quản hàng hóa, kiểm tra chặt chẽ nhằm tiết kiệm các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua và dự trữ hàng hóa. Ví dụ như cần chú ý đến tính khoa học trong sắp xếp kho; nâng cao chất lượng và cơ sở vật chất kỹ thuật ở kho giúp giảm thiểu việc hư hỏng, mất mát hàng hóa. Hoặc trong trường hợp đi thuê kho thì nên lựa chọn người cung cấp dịch vụ tối ưu; tính toán kỹ loại kho thuê, diện tích thuê…
Đảm bảo lượng hàng tồn kho ở mức hợp lý để hệ số vòng quay hàng tồn không quá lớn và cũng không quá thấp. Vì khi vòng quay hàng tồn kho quá lớn thì thể hiện mức tồn kho quá thấp, nguy cơ dẫn đến thiếu hàng hóa phục vụ cho kỳ kinh doanh, còn nếu vòng quay quá thấp thì là biểu hiện của việc vốn hàng tồn kho ứ động vì hàng hóa kém chất lượng, không phù hợp yêu cầu thị trường.
Tiết kiệm chi phí vận chuyển bằng cách áp dụng bài toán xe không, xác định tuyến đường chở hàng sao cho tổng chi phí tương ứng với quãng đường chạy xe không là nhỏ nhất.
Kịp thời phát hiện hàng hóa ứ đọng trong quá trình kinh doanh đồng thời đề ra biện pháp nhanh để giải quyết ứ đọng vốn, tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn.
Thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường hàng hóa. Từ đó dự đoán và quyết định điều chỉnh kịp thời việc nhập khẩu và lượng hàng hóa trong kho trước sự biến động của thị trường. Đây là biện pháp rất quan trọng để bảo toàn vốn của công ty.
4.2.2.4.5 Tổ chức tốt việc tiêu thụ nhằm đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn lưu động
Xây dựng hệ thống tổ chức công tác nghiên cứu, tìm hiểu thị hiếu của khách hàng.. Qua đó, công ty có thể thu nhập thêm những thông tin cần thiết và đưa ra các giải pháp thích hợp nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu của khách hàng, củng cố niềm tin của khách hàng với công ty.
Thực hiện phương châm khách hàng là thượng đế, áp dụng chính sách ưu tiên về giá cả, điều kiện thanh toán và phương tiện vận chuyển với những đơn vị mua hàng nhiều, thường xuyên hay có khoảng cách vận chuyển xa.
Tăng cường quan hệ hợp tác, mở rộng thị trường tiêu thụ, đẩy mạnh công tác tiếp thị, nghiên cứu thị trường, nắm bắt thị hiếu của khách hàng
Coi trọng việc ký kết hợp đồng tiêu thụ sản phẩm, làm tốt công tác tiếp thị để tăng doanh thu tiêu thụ.
Tính toán nhu cầu tiêu thụ để dự trữ vật tư, hàng hóa hợp lý, tránh được tình trạng hàng tồn kho quá cao.
Những vật tư, hàng hóa tồn động lâu ngày do kém phẩm chất hoặc không phù hợp với nhu cầu sử dụng, công ty cần chủ động giải quyết. Hàng hóa ứ đọng trước đây quá cao thì nên giảm giá để giảm giá trị của lượng hàng hóa này, phần chênh lệch thiếu phải được xử lý và kịp thời bù đắp góp phần bổ sung nguồn vốn lưu động.
Công ty cũng có thể giảm lượng hàng ký gửi ở các của hàng, đại lý bằng cách cho họ hưởng hoa hồng cao hơn nếu như họ có biện pháp giải quyết nhanh lượng hàng hóa này.
4.2.2.4.6 Kiểm tra tình hình thanh toán
Cần kiểm tra chặt chẽ hơn tình hình thanh toán, lên kế hoạch thu hồi công nợ, đôn đốc, nhắc nhở việc thu hồi nợ nhanh tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng quá lâu. Sau khi thu hồi công nợ, phải đưa nhanh vào quá trình sản xuất kinh doanh nhằm tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động.
Lựa chọn phương thức thanh toán thuận lợi, an toàn, tránh tình trạng khách hàng từ chối thanh toán, dây dưa trong thanh toán.
Có biện pháp mua hàng thanh toán ngay được hưởng ưu đãi, hoa hồng giảm giá, hưởng các khoản chiết khấu khi thanh toán trước hạn… Trong chừng mực nhất định chi tiền cho việc thu tiền sẽ làm cho thời gian thu tiền ngắn lại, giảm các khoản phải chi để dự trù phải thu nợ khó đòi, giảm tổn thất nợ khó đòi sẽ tiết kiệm được chi phí.
4.2.2.4.7 Có biện pháp phòng ngừa những rủi ro có thể xảy ra
Khi đã kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, công ty luôn luôn phải nhận thức được rằng mình phải sẵn sang đỗi phó với mọi sự thay đổi, biến động phức tạp có thể xảy ra bất kỳ lúc nào. Những rủi ro bất thường trong kinh doanh như: nền kinh tế lạm phát, giá cả thị trường tăng lên,… mà nhiều khi nhà quản lý không lường hết được. Vì vậy, để hạn chế phần nào những tổn thất có thể xảy ra, công ty cần phải thực hiện các biện pháp phòng ngừa để khi vốn kinh doanh nói chung và vốn lưu động nói riêng bị hao hụt, công ty có thể có ngay nguồn bù đắp, đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục. Cụ thể, các biện pháp mà công ty có thể áp dụng là:
Mua bảo hiểm hàng hóa đỗi với những hàng hóa đang đi đường cũng như hàng hóa nằm trong kho.
Trích lập quỹ dự phòng tài chính, quỹ nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng giảm giá hàng bán tồn kho.
Cuối kỳ, công ty cần kiểm tra, rà soát, đánh giá lại vật tư hàng hóa, vốn bằng tiền, đối chiếu sổ sách kế toán để xử lý chênh lệch.
Việc công ty tham gia bảo hiểm tạo ra một chỗ dựa vững chắc, một tấm lá chắn tin cậy về kinh tế, giúp công ty có điều kiện về tài chính để chống đỡ có hiệu quả mọi rủi ro, tổn thất bất ngờ xảy ra mà vẫn không ảnh hưởng nhiều đến vốn lưu động.
4.2.2.4.8 Xác định chính xác nhu cầu vốn lưu động của công ty
Công ty cần phải phân tích chính xác các chỉ tiêu tài chính của kỳ trước, những biến động chủ yếu trong vốn lưu động, mức chênh lệch giữa kế hoạch và thực hiện về nhu cầu vốn lưu động ở các kỳ trước. Dựa trên nhu cầu vốn lưu động đã xác định, huy động kế hoạch huy động vốn: xác định khả năng tài chính hiện tại của công ty, số vốn còn thiếu, so sánh chi phí huy động vốn từ các nguồn tài trợ để tài trợ để lựa chọn kênh huy động vốn phù hợp, kịp thời, tránh tình trạng thừa vốn, gây lãng phí hoặc thiếu vốn làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời hạn chế rủi ro có thể xảy ra, định kỳ phải kiểm kê, đánh giá lại toàn bộ vật tư, hàng hóa, vốn bằng tiền, các khoản phải thu để xác định số vốn lưu động hiện có. Trên cơ sở đó đối chiếu với sổ sách để có hướng điều chỉnh hợp lý.
Khi lập kế hoạch vốn lưu động phải căn cứ vào kế hoạch vốn kinh doanh đảm bảo cho phù hợp với tình hình thực tế thông qua việc phân tích, tính toán các chỉ tiêu kinh tế, tài chính của kỳ trước cùng với những dự đoán về tình hình hoạt động kinh doanh, khả năng tăng trưởng trong năm tới và những dự kiến về sự biến động của thị trường.
Xác định nhu cầu vốn lưu động để công ty chủ động tìm các nguồn tài trợ. Muốn có nguồn vốn ổn định cho hoạt động kinh doanh (vốn lưu động cũng như vốn cố định), công ty phải thường xuyên thiết lập các mối quan hệ với các đơn vị tài chính, ngân hàng, có chiến lược t h u h ú t vốn từ ngân sách nhà nước cũng như từ nội bộ.
Căn cứ nhu cầu vốn lưu động đã xác định và tình hình cung cấp hàng hóa, thực hiện việc tổ chức hợp lý mua sắm, dự trữ hàng hóa phù hợp với yêu cầu, nhằm giảm hơn nữa số lượng dự trữ, luân chuyển hàng ngày.
4.2.2.5 Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định
Xuất phát từ thực trạng của công ty, công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực thương mại, khai thác gỗ nhưng vốn cố định còn chiếm tỷ trọng thấp, tài sản cố định quá thấp. Để bảo đảm hoạt động sản xuất công ty phải đi thuê hoạt động. Chi phí đi thuê cao làm giảm lợi nhuận công ty. Vì vậy phải tăng cường đầu tư và đổi mới tài sản cố định.
Tăng khối lượng hàng hóa kinh doanh để khai thác hết tài sản cố định và góp phần làm giảm chi phí tài sản cố định trên 1 đơn vị hàng hóa. Đầu tư mở rộng, nâng công suất một số nhà máy hoạt động có hiệu quả để tăng hiệu suất sử dụng vốn cố định cũng như tài sản cố định. Trên cơ sở đó tăng cường hiệu quả sử dụng bằng cách tiết kiệm được chi phí cố định trên một đơn vị sản phẩm, tạo ra nhiều sản phẩm với giá thành hạ, sản phẩm có sức cạnh tranh cao (công ty có được sự chủ động trong việc định giá bán sản phẩm so với đối thủ cạnh tranh), tăng cường khả năng tích lũy.
Xây dựng kết cấu tài sản cố định hợp lý. Công ty nên phân loại tài sản cố định của mình và xem xét để có sự tăng giảm thích hợp. Theo đó, tỷ trọng tài sản cố định đang phục vụ cho quá trình kinh doanh phải chiếm tỷ trọng lớn. Tài sản cố định chờ thanh lý, giá trị tài sản cố định ngoài kinh doanh phải chiếm tỷ trọng nhỏ.
Việc trích khấu hao tài sản cố định có ảnh hưởng rất lớn đến chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, lợi nhuận. Do đó, công ty cần căn cứ vào thực trạng tài sản cố định của đơn vị và đặc điểm mỗi phương pháp tính và trích khấu hao để áp dụng cho phù hợp và có hiệu quả.
Có phương án sử dụng hay thanh lý đối với những tài sản cố định hoạt động với công suất thấp, kém hiệu quả.
Định kỳ phải xem xét, đánh giá và đánh giá lại tài sản cố định, điều chỉnh kịp thời phù hợp với giá cả thị trường. Đánh giá tài sản cố định thấp hơn giá trị thực của nó thì không thực hiện tái sản xuất tài sản cố định; ngược lại, nếu như đánh giá cao hơn giá trị thực thì sẽ nâng giá thành sản xuất, sản phẩm tạo ra được định giá cao, mất đi tính cạnh tranh và khó tiêu thụ
Đánh giá và đánh giá lại tài sản cố định giúp cho nhà quản lý nắm bắt được tình hình biến động vốn của công ty để có những giải pháp đúng đắn đối với loại vốn này như lập kế hoạch khấu hao, thanh lý hoặc nhượng bán một số tài sản cố định không cần thiết, tài sản sử dụng không hiệu quả góp phần bổ sung nguồn vốn lưu động.
Thực hiện chế độ bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn tài sản cố định theo qui định. Một mặt đảm bảo cho tài sản cố định duy trì năng lực hoạt động bình thường, tránh được tình trạng hư hỏng. Mặt khác, thông qua việc bảo quản, bảo dưỡng, đầu tư mới, công ty có cơ sở để quản lý tốt hơn các khoản trích chi phí xây dựng cơ bản dở dang, tránh tình trạng vốn cố định ở công ty nhiều, nhưng hiệu quả mang lại không cao.
Đẩy mạnh công tác phân tích tình hình sử dụng tài sản trong các xí nghiệp trực thuộc, qua đó xác định được mặt tốt cũng như chưa tốt để có biện pháp quản lý và sử dụng vốn cố định ngày càng tốt hơn.
Đầu tư mới khi đã xác định khá chính xác nhu cầu thị trường cũng như dung lượng thị trường, khả năng hoạt động kinh doanh lâu dài của thiết bị được đầu tư mới.
Giảm thiểu tối đa thời gian thiệt hại trong sản xuất. Chẳng hạn như, khi thiếu nguyên liệu cho sản xuất thì máy móc ngừng hoạt động, do đó công tác chuẩn bị nguồn nguyên liệu có ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn cố định (công ty phải chủ động được nguồn cung cấp). Đồng thời, khi thiết bị bị hỏng thì phải nhanh chóng khắc phục sửa chữa, đưa nhanh trở lại vào quá trình sản xuất
Trước khi áp dụng những biện pháp, kỹ thuật mới, hiện đại cũng như việc đầu tư mới, công ty cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chuyên trách, nâng cao tay nghề cho công nhân. Nắm rõ tình trạng kỹ thuật của tài sản cố định sẽ giúp họ quản lý và sử dụng tốt hơn, đạt hiệu quả cao hơn
Để giảm bớt lượng vốn ứ động, công ty có thể xem xét thuê những tài sản sử dụng trong thời gian ngắn (thay vì phải vay thêm nợ để mua nhưng lại sử dụng không hết công suất); cho thuê những tài sản hiện tại chưa cần thiết sử dụng, thậm chí bán cả những tài sản sử dụng không hiệu