Trong nền kinh tế thị trờng, mở cửa, hội nhập kinh tế quốc tế, Việt Nam gặp nhiều khó khăn và thử thách. Sự phát triển của kinh tế đất nớc phụ thuộc phần lớn vào các doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp: để tồn tại và phát triển vững chắc, các doanh nghiệp cần lựa chọn cho mình một phơng thức kinh doanh phù hợp với sự biến động của nền kinh tế thị trờng. Trong quá trình phát triển tiến hành hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp phải bỏ ra những khoản chi phí nhất định. Các chi phí này phát sinh hàng ngày, hàng giờ, đa dạng và phức tạp, chúng ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận. Vì vậy, để đảm bảo quản lý chặt chẽ các khoản chi phí phát sinh và đảm bảo là các khoản chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần đa ra cácbiện pháp: lập kế hoạch về chi phí, cải tiến quá tình hạch toán chi phí kinh doanh. Điều này góp phần không nhỏ hạ thấp các khoản chi phí phát sinh, tăng lợi nhuận, đồng thời đảm bảo sự tồn tại, phát triển và vị thế của Công ty trong nền kinh tế thị trờng.
Trong những năm qua, hoạt động của Công ty đạt đợc những kết quả đáng mừng. Tuy nhiên mức độ chi phí bỏ ra còn cao có ảnh hởng đến kết quả kinh doanh. Điều này phản ảnh việc quản lý chi phí kinh doanh tại Công ty cha đợc tốt. Vì vậy để đạt đợc kinh doanh ngày một cao, yêu cầu đặt ra là phải quản lý tốt chi
phí kinh doanh. Muốn đợc nh vậy thì công việc đầu tiên phải làm là Công ty phải tổ chức hạch toán đúng đắn chi phí kinh doanh của đơn vị mình.
Xuất phát từ yêu cầu trên và qua tìm hiểu thực tế của quá trình tổ chức hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT), em mạnh dạn xin nêu ra những ý kiến đề xuất riêng của mình nhằm khắc phụ những mặt còn hạn chế.
Thứ nhất: Về việc vận dụng tài khoản của Công ty.
Tài khoản kế toán là cách thức phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng biệt theo từng đối tợng ghi của hạch toán kế toán (tài sản, nguồn vốn và các quá trình kinh doanh) nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lýcảu các chủ thể quản lý khác nhau. Công ty hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp và một số khoản chiphí bán hàng nh chi phí nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ, khấuhao tài sản cố định của bộ phận bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí dịch vụ mua ngoài vào TK 642 - Chi phí quản lý. Việc hạch toán nh vậy sẽ không phản ánh đợc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng tại bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý. Nh ta đã biết, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí thời kỳ, chúng phát sinh hàng ngày, hàng giờ, phức tạp, khó kiểm soát và ảnh hởng trực tiếp sẽ không đủ để cho nhà quản trị doanh nghiệp phát hiện đợc các khoản chi phí bất hợp lý phát sinh và đa ra các quyết định thích hợp cho việc quản lý nội bộ Công ty một cách kịp thời. Nhà quản lý doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm soát chi phí từng bộ phận. Đồng thời việc hạch toán chi phí tại Công ty sẽ không đúng với quy định của Nhà nớc.
Theo em, Công ty nên phản ánh toàn bộ các khoản chi phí phát sinh ở bộ phận bán hàng vào TK 641 - chi phí bán hàng và sử dụng TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp chỉ phản ánh các khoản chi phí phát sinh ở bộ phận quản lý để tách bạch 2 khoản chi phí: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Điều này sẽ đảm bảo cho việc hạch toán chi phí của Công ty đúng với quy định của Nhà nớc đã ban hành và nhà quản lý doanh nghiệp sẽ dễ dàng theo dõi, kiểm soát chi phí
từng bộ phận từ đó đa ra các quy định đúng đắn trong quá trình điều hành, quản lý công ty.
Vậy TK 641 - chi phí bán hàng sẽ mở thêm các tiểu khoản sau: TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng
TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì TK 6413: Chi phí công cụ, dụng cụ
TK 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định. TK 6415: Chi phí dịch vụ mua ngoài.
Công ty sẽ tiến hành định khoản các nghiệp vụ liên quan đến chi phí bán hàng phát sinh nh sau:
- Khi tính lơng và các khoản trích theo lơng phải trả nhân viên ở bộ phận bán hàng, kế toán hạch toán:
Nợ TK 641 (6411) Có TK 334
Có TK 338 (3382, 3383, 3384)
- Khi xuất bao bì, vật liệu sử dụng cho bộ phận bán hàng: Nợ TK 641 (6412)
Có TK 152
- Khi mua vật liệu, bao bì sử dụng ngay ở bộ phận bán hàng: Nợ TK 641 (6412)
Nợ TK 133
Có TK 111
- Khi xuất công cụ, dụng cụ sử dụng phục vụ cho bán hàng: + Loại phân bổ một lần:
Nợ TK 641 (6413) Có TK 153
+ Đối với trị giá công cụ, dụng cụ xuất kho có giá trị lớn, công ty tiến hành phân bổ hai lần:
Có TK 153 Nợ TK 641 (6413)
Có TK 142 (1421)
- Khi mua công cụ, dụng cụ sử dụng ngay ở bộ phận bán hàng:
+ Nếu trị giá công cụ, dụng cụ mua co giá trị không lớn, công ty hạch toán vào chi phí bán hàng:
Nợ TK 641 (6431) Nợ TK 133
Có TK 111
+ Nếu giá trị công cụ, dụng cụ mua có giá trị lớn, công ty tiến hành phân bổ làm hai lần:
Nợ TK 142 (1421) Nợ TK 133
Có TK 111
Đồng thời tiến hành phân bổ lần đầu Nợ TK 641 (6413)
Có TK 142 (1421)
- Khi trích khấu hao tài sản cố định sử dụng ở bộ phận bán hàng: Nợ TK 641 (6414)
Có TK 214
Đồng thời, ghi: Nợ TK 009
- Khi phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm: Nợ TK 641 (6415)
Có TK 111
- Khi phát sinh các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng: Nợ TK 641 (6417)
Nợ TK 133
Thứ hai là: Trong nền kinh tế thị trờng, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại (mua, bán hàng hóa) đợc thực hiện dới nhiều hình thức, bán buôn, bán lẻ, bán đại lý. Và có nhiều hình thức thanh toán khác nhau nh thanh toán ngay, thanh toán chậm. Công ty HIPT cũng nh nhiều doanh nghiệp khác dù kinh doanh thế nào chăng nữa không phải lúc nào cũng trả nợ đợc khách hàng ngay, mua hàng có tiền thanh toán luôn. Bạn hàng của Công ty cũng vậy, để tiêu thụ đợc nhiều hàng hóa. Công ty phải chấp nhận hình thức thanh toán chậm. Trong thời gian chờ thu hồi công nợ, Công ty không tránh khỏi rủi ro từ phía bạn hàng đem lại. Ví dụ nh bạn hàng đang hoạt động kinh doanh tốt nhng do sự chi phối khắc nghiệt của quy luật cạnh tranh và các quy luật kinh tế vốn có của kinh tế thị trờng, bạn hàng kinh doanh thu lỗ kéo dài dẫn đến phá sản hoặc bạn hàng có khả năng thanh toán song lại không muốn thanh toán nợ, cố tình kéo dài trong nhiều năm hoặc bạn hàng có tình hình tài chính yếu kém, Công ty đánh giá không chính xác thực trạng tài chính của bạn hàng. Vì vậy việc Công ty không trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là không đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế toán và khi Công ty gặp phải rủi ro từ phía bạn hàng đem lại sẽ làm cho chi phí kinh doanh của kỳ đó tăng đột biến, ảnh hởng lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Theo em, Công ty nên trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để tránh những tổn thất, rủi ro không đáng có và đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế toán. Khi có nghiệp vụ nợ phải thu khó đòi phát sinh, doanh nghiệp chủ động điều tiết chi phí làm cho chi phí kinh doanh của kỳ đó không bị tăng lên một cách đột biến và nh vậy sẽ không ảnh hởng lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ đó.
+ Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi:
Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thát do không đòi đợc các khoản nợ của khách hàng có tình hình trạng tài chính khó khăn.
Cuối năm tài chính, căn cứ vào tình hình tài chính của từng con nợ, kế toán xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cho từng khoản nợ. Tổng mức dự phòng
các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa bằng 20% tổng số d nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm. Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp phải tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết làm căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý.
Các khoản dự phòng phải thu khó đòi đợc theo dõi trên tài khoản TK 139 - dự phòng phải thu khó đòi. Tài khoản này dùng để phản ảnh việc lập và xử lý các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi vào cuối niên độ hạch toán. Nội dung phản ánh trên tài khoản TK 139 - dự phòng phải thu khó đòi nh sau:
Bên nợ: Hoàn nhập số dự phòng phải thu khó đòi.
Bên có: Trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
D có: Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi còn lại cuối kỳ.
Can cứ vào số dự phòng còn lại trên số d của TK 139 so với số dự phòng còn phải trích lập cho năm tiếp theo.
Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dự khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập năm trớc, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch giữa số phải trích lập cho năm sau với số d dự phòng và trích lập năm trớc. Bút toán ghi sổ:
Nợ TK 642 Số trích lập dự phòng cho năm tới Có TK 139
Ngợc lại, nếu số dự phòng phải trích lập cho năm sau thấp hơn số d khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập vào thu nhập khác chênh lệch giữa số d khoản dự phòng đã trích lập năm trớc so với số dự phòng phải trích lập cho năm sau:
Nợ TK 139 Số dự phòng đợc hoàn nhập
Có TK 642
- Giá trị tổn thất thực tế của các khoản nợ không thu hồi đợc cho phép xóa nợ doanh nghiệp hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Nợ TK 139 : Số nợ xóa sỏ đã đợc lập dự phòng Nợ TK 642 : Số nợ xóa sổ cha đợc lập dự phòng.
Có TK 131 : Số nợ phải thu của khách hàng đợc xóa. Có TK 138 : Số nợ phải thu khác đợc xóa.
Đồng thời ghi Nợ TK 004: Số nợ khó đòi đã xử lý.
- Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xóa nợ, doanh nghiệp vẫn phải theo dõi riêng trên TK 004 - nợ khó đòi đã xử lý trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ. Nếu thu hồi đợc nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ đi các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập khác.
Nợ TK 111, 112 Số nợ đã xóa sổ thu hồi đợc Có TK 711
Đồng thời ghi: Có TK 004: Số nợ đã thu hồi.
Thứ ba là việc hạch toán chi phí về các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn.
Hàng tháng, Công ty tiến hành tính lơng cho nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý doanh nghiệp và thanh toán lơng thông qua ngân hàng mà Công ty quyết định. Nhng việc tính các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn không thống nhất trên một loại hình tính lơng cụ thể. Các khoản bảo hiểm thì tính trên tiền lơng cơ bản còn kinh phí công đoàn tính trên tiền lơng thực tế. Làm nh vậy sẽ khiến cho chi phí tăng và ảnh hởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Vì vậy Công ty nên hạch toán các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn trên tiền lơng cơ bản và hàng tháng phải trích lập các khoản này.
Khi tính trích các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn cho nhân viên bán hàng theo tỷ lệ quy định trên tiền lơng cơ bản:
Có TK 3382
Bảo hiểm xã hội: Nợ TK 641 (6411)
Có TK 3383
Bảo hiểm y tế: Nợ TK 641 (6411)
Có TK 3384
Khi tình hình các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn cho nhân viên quản lý doanh nghiệp, kế toán tiến hành hạch toán tơng tự nh trên.
Thứ t là:
Chi phí là một trong những yếu tố trung tâm trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà quản trị. Chi phí ảnh hởng trực tiếp đến nguồn lợi nhuận, tài sản, sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nhận thức, tiên liệu một cách đúng đắn, khoa học về chi phí là tiền đề để các nhà quản trị đi đến các quyết định hợp lý. Hiện tại, Công ty chỉ tiến hành phân loại chi phí theo nội dung kinh tế. Theo cách phân loại này, doanh nghiệp dễ dàng chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bằng những chứng cứ cụ thể và các đối tác bên ngoài cũng kiểm tra tình hình chính xác, tính trung thực thông tin công khai, phù hợp với lĩnh vực của báo cáo chi phí của kế toán tài chính. Tuy nhiên vấn đề đặt ra là khi gia tăng doanh thu, nhà quản trị doanh nghiệp sẽ không biết đợc dòng chi phí sẽ biến động nh thế nào, lợi nhuận sẽ thay đổi nh thế nào, những dòng chi phí nào liên quan trực tiếp đến sự biến động doanh thu để có những giải pháp điều chỉnh, dự báo chi phí thích hợp.
Theo em, Công ty nên phân loại chi phí theo mối quan hệ với khối lợng hoạt động. Những thông tin thu nhận từ cách phân loại này sẽ giúp cho nhà quản trị lập kế hoạch, kiểm tra và chủ động điều tiết chi phí cho phù hợp. Nhà quản trị biết đợc khi mức độ hoạt động biến động thì chi phí sẽ biến động nh thế nào. Từ đó doanh nghiệp xây dựng kế hoạch về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nhằm quản lý tốt chi phí. Đồng thời nhà quản trị dễ dàng nhận biết mối quan hệ chi phí - khối lợng - doanh thu - lợi nhuận từ đó tạo điều kiện tốt hơn cho việc hoạch định các mức độ chi phí, khối lợng, doanh thu để đạt đợc lợi nhuận mong muốn.
Hình thức phân loại chi phí theo cách này giúp cho nhà quản trị hoạch định cơ cấu chi phí - biến phí - định phí thích hợp trong cách môi trờng kinh doanh khác nhau để đạt đợc mục tiêu kinh doanh tốt hơn. Khi doanh nghiệp đặt mục tiêu kinh doanh cho kỳ tới là gia tăng lợi nhuận, doanh nghiệp sẽ đa ra giải pháp gia tăng doanh thu, dòng biến phí gia tăng tỷ lệ theo doanh thu và dòng định phí không thay đổi. Đây chính là những hu ích của cách phân loại này đối với nhà quản trị khi ra quyết định điều hành kinh doanh mà cách phân loại chi phí nội dung kinh tế không giải quyết đ- ợc những thông tin cho nhà quản trị.
Thứ năm là:
Trong quá trình tiến hành hoạt động kinh doanh (mua, bán hàng hóa), tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT) thờng xuyên phát sinh các nghiệp vụ thanh toán công nợ bằng ngoại tệ. Vào cuối năm tài chính, Công ty tiến hành đánh giá lại các số d nợ phải trả và d nợ phải thu có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàngNhà nớc Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính. Công ty hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại số d các khoản nợ có gốc ngoại tệ vào TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc hạch toán nh vậy không đúng với chế độ kế toán hiện hành.
Theo em Công ty nên hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái từ việc đánh giá lại số d các khoản nợ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính vào chi phí tài chính hoặc doanh thu hoạt động tại chính. Điều này sẽ đảm bảo cho Công ty hạch toán đúng theo chế độ kế toán hiện hành.
Sau khi việc đề xuất đợc thực hiện, trình tự kế toán chi phí bán hàng và chi