III. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán chiphí bán hang, chiphí quản lý doanh nghiệp.
2. Nội dung hoàn thiện
2.1. Về hạch toán ban đầu
Hạch toán ban đầu là việc ghi chép, phản ánh và giám đốc toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp, làm cơ sở cho việc hạch toán cổng hợp và hạch toán chi tiết. Hoàn thiện quá trình hạch toán ban đầu la sự hoàn thiện về hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển cua chứng từ.
Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán và báo cáo kế toán phải có chứng từ kế toán để chứng minh. Chứng từ kế toán tài chính là bằng chứng bằng giấy từ chứng minh hoạt động kinh tế tài chính đã diễn ra, đã kết thúc và hoàn thành. Để chứng từ kế toán là bằng chứng tin cậy, đầy đủ cho thông tin kế toán, đòi hỏi "các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ. Chứng từ kế toán đợc lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính". Đồng thời chứng từ kế toán có giá trị đợc dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán phải là chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Chứng từ kế toán hợp pháp là chứng từ có đầy đủ các nội dung quy định: tên gọi của chứng từ; số hiệu, ngày tháng và nơi lập chứng từ; tên và điạ chỉ của các bên liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, nội dung cơ bản của nghiệp vụ kinh tế, quy mô của nghiệp vụ kinh tế và các đơn vị đo lờng cần thiết, đồng thời phải có đủ chữ ký, họ và tên của ngời lập, ngời duyệt và những ngời có trách nhiệm, có quyền liên quan đến nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ kế toán hợp lệ là chứng từ "đợc lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác, không tẩy xoá, không đợc
viết tắt mà phải viết bằng bút mực và chữ phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo...."(khoản 2 và khoản 3 điều 19)
Chức năng chứng từ có ý nghĩa to lơn nh vậy trong công tác quản lý, do đó phải thờng xuyên hàon thiện chế độ ghi chép ban đầu sao cho phù hợp để đáp ứng các yêu câu cả về nội dung lẫn hình thức. Vấn đề cơ bản cua hoàn thiện chứng từ là phải tiến hành đồng thời hai quá trình: tiêu chuẩn hoá và quy cách hoá các bản chứng từ. Các chỉ tiêu trong chứng từ cần rõ ràng, phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, số phatsinh các nghiệp vụ kinh tế phải cụ thể, chính xác trong chứng từ cần rõ ràng. Đơn giản hoá trong mẫu chứng từ, sắp xếp, bố trí lại cơ cấu, nội dung các chỉ tiêu thuận lợi cho việc ghi chép phù hợp với hiện nay cần cónhững kế hoạch cho việc tổ chức, chỉ đạo hớng dẫn thực hiện chế độ ghi chép ban đầu cho tng cá nhân, từng bọ phận giúp cho họ có kế hoạch cho việc tổ chức, chỉ đạo hớng dẫn thực hiện chế độ ghi chép ban đâu cho từng cá nhân, từng bộ phận giúp cho họ có kế hoạch chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, góp phần tăng năng suất lao động của cán bộ kế toán. Và cần áp dụng rộng rãi chứng từ nhiều lần và chứng từ tổng hợp giúp cho việc ghi chép, sử dụng đơn giản, giảm nhẹ công việc kế toán mà vẫn đảm bảo đợc quá trình cung cấp thông tin kịp thời và liên tục.
Luân chuyển chứng từ kế toán là việc chuyên chứng từ từ bộ phân này đến bộ phận khác đê hoàn thiện và ghi sổ kế toán. Luân chuyển chứng từ bắt đầu từ khâu đầu tiên là lập chứng từ (tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài) cho đến khâu cuối cùng là chuyển chứng từ vào lu trữ.
Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trởng đơn vị quy định. Chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào các bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra và các minh là đúng thi mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao gồm các bớc sau.
- Lập ra chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính vào chứng từ.
- Kiểm tra, soát xét chứng từ, phê duyệt nội dung nghiệp vụ. - Căn cứ vào chứng từ để ghi sổ kế toán.
- Bảo quản, lu trữ chứng từ kế toán.
Hoàn thiện quá trình luân chuyển chứng từ là việc xác định đờng vận động cho các chứng từ sao cho giảm thấp nhất việc ghi chép kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và tiện lợi đối chiếu kiểm tra. Tuy theo đặc điểm của mỗi loại chứng từ, quy mô hoạt động, quá trình tổ chức kinh doanh, tổ chức quản lý và hình thức kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng, kế toán xây dựng kế hoạch luân chuyên chứng từ cho phù hợp.
2.2. Về vận dụng hợp lý hệ thống tài khoản kế toán
Phơng pháp tài khoản kế toán là phơng pháp của kế toán nhằm phân loại các đối tợng kế toán, để phản ánh và kiểm tra một cách thờng xuyên, liên tục, có hệ thống số hiệu có và tình hình biến động của từng đối tợng kế toán.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý phù hợp với từng giai đoạn, từng thời kỳ trong việc cung cấp thông tin tổng hợp theo các chỉ tiêu, kế toán không chi dừng lại ở khâu hoàn thiện hạch toán ban đầu mà phải tiến hành vận dụng hệ thống tài khoản sao cho phù hợp mà vẫn đảm bảo tính hợp lý.
Tuy nhiên sự vận dụng này phải đợc thể hiện đúng các quy định đang hiện hành.
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là bộ phận chi phí gián tiếp trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó để quản lý chặt chẽ các chi phí này cần quản lý theo từng khoản mục chi phí. Kế toán tập hợp chi phí phải xuất phát từ nội dung, đặc điểm của đối tợng hạch toán và số lợng tài khoản giảm tối đa những vẫn đảm bảo nhu cầu thông tin đầu đủ cho các nhà quản lý một cách chi tiết và tổng hợp.
+ Tuy theo đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp mà kế toán có thể mở chi tiết thêm một số nội dung chi phí.
+ Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên nợ của tài khoản TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
+ Tuy theo yêu cầu quản trị, các khoản chi phí đợc hạch toán theo các mục trên sổ, thẻo kế toán chi tiết.
2.3. Về vận dụng hợp lý sổ kế toán
Sổ kế toán là những tờ sổ theo mẫu in sẵn có mối liên hệ mật thiết với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phơng pháp kế toán trên cơ sở số liệu từ chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp.
Sổ kế toán là khâu cuối cùng của công tác kế toán, là căn cứ để đa ra các quyết định quản lý. Vì vậy, việc vận dụng hợp lý hệ thống sổ sao cho phù hợp với chế độ kế toán, với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, doanh nghiệp lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp. Vận dụng hợp lý hệ thống sổ kế toán bao gồm những công việc: xác định các loại sổ, kết cấu, cơ sở và phơng pháp ghi chép, từ đó đảm bảo hệ thống thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời, việc ghi chép đợc rõ ràng, tránh trùng lặp điều kiện thuận lợi co việc kiểm tra, tổng hợp, đối chiếu số liệu.
Để quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán sử dụng, kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ kế toán chi tiết chi phí theo từng khoản mục, từng yếu tố chi phí theo từng địa điểm phát sinh.