1. Giới thiệu về công ty
4.6.2. Hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng
Cuối tháng 12/2003, căn cứ vào số liệu tổng cộng trên” Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua” mở cho từng khách hàng, để kế toán ghi 1 lần vào 1 dòng lên Bảng kê số11 -Phải thu của khách hàng .
Sau khi khoá sổ bảng kê số 11, xác định số phát sinh bên Có TK 131, kế toán lấy số tổng cộng của bảng kê số 11 để ghi vào NKCT số 8 (Biểu số 04), cột ghi Có TK 131 đối ứng Nợ các TK liên quan theo định khoản:
Nợ TK 111: 410.949.500 Nợ TK 112: 1.275.450.000
Có TK 131: 1.686.399.500
Căn cứ vào NKCT số 8, kế toán xác định số tổng cộng phát sinh bên Có TK 131 để ghi vào Sổ cái TK 131 và số phát sinh Nợ TK 131 đợc phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng theo định khoản:
Nợ TK 131: 1.875.719.475
Có TK 511 : 1.786.399.500 Có TK 3331: 89.319.975
Sơ đồ 10: trình tự và phơng pháp ghi chép kế toán phảI thu của khách hàng
Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua
Bảng kê 11
NKCT số 8 ( ghi có TK 131)
Hoá đơn GTGT, giấy báo Có, phiếu thu...
Sổ cái TK 131
Báo cáo tài chính
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
5. Hạch toán chi phí bán hàng5.1. Hạch toán chi tiết chi phí bán hàng 5.1. Hạch toán chi tiết chi phí bán hàng
Khi thực hiện công tác tiêu thụ thành phẩm của mình Công ty đã phải bỏ ra một khoản chi phí phục vụ cho khâu bán hàng, gồm có: chi phí vận chuyển thành phẩm đi tiêu thụ, chi phí bao bì đóng gói, chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí tiền lơng và các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, các chi phí bằng tiền khác.
Trong kỳ kế toán không theo dõi riêng từng khoản chi phí bán hàng mà đến cuối kỳ kế toán mới tập hợp chi phí bán hàng, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Công ty cũng sử dụng sổ chi tiết chi phí bán hàng để ghi chép.
Căn cứ để ghi bao gồm: số liệu lấy từ nhật ký chứng từ 1, 2, bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng phân bổ tiền lơng.Cụ thể trong tháng 12/2003 có các nghiệp vụ phát sinh nh sau:
- Cuối tháng 12/2003, căn cứ vào nhật ký chứng từ số 1 để lấy cộng phát sinh của dòng ghi Nợ TK 641 ghi vào sổ theo định khoản:
Nợ TK 641 : 69.246.500 Có TK 111 : 69.246.500
- Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 2 lấy cộng phát sinh của dòng ghi Nợ TK 641 ghi vào sổ chi tiết theo định khoản:
Nợ TK 641 : 40.063.000 Có TK 112: 40.063.000
- Dựa vào bảng phân bổ1 ( bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội) xác định tiền lơng và các khoản phải trả phải nộp khác tính cho khoản bán hàng ghi vào sổ;
Nợ TK 641 : 33.915.000 Có TK 334: 28.500.000 Có TK 338: 5.415.000
- Căn cứ vào bảng phân bổ 2 ( bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ) lấy tổng số phát sinh Có TK 152, 153 dùng cho bán hàng để ghi vào sổ:
Nợ TK 641 : 26.200.100 Có TK 152 : 10.325.000 Có TK 153 : 15.875.100
5.2. Hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng
Cuối tháng 12/2003, căn cứ vào sổ chi tiết TK 641, kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 7, phần ghi Nợ TK 641 có các tài khoản liên quan theo định khoản trên.
Số liệu từ sổ chi tiết cũng đồng thời đợc ghi vào NKCT 8 cột ghi Có TK 641. Sau đó căn cứ vào NKCT số 8 để ghi vào Sổ cái TK 641. (biểu số 15)
Biểu số 23
công ty cơ khí quang trung
sổ cái tài khoản 641 chi phí bán hàng
Năm 2003 Số d đầu năm Nợ Có Đơn vị: đồng Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK này 111 69,246,500 112 40,063,000 152 10,325,000 153 15,875,100 334 28,500,000 338 5,415,000 Cộng số phát sinh Nợ 169,424,600 Tổng số phát sinh Có 169,424,600 Số d cuối tháng Nợ Có Ngày 31 tháng 12 năm 2003
Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
Sơ đồ 10: Hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng
Tháng 12/2003
Đơn vị: Triệu đồng
6. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp6.1. Hạch toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp 6.1. Hạch toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp
Các khoản chi phí doanh nghiệp tại Công ty Cơ khí Quang Trung bao gồm: Lơng nhân viên khối quản lý doanh nghiệp, chi phí nguyên vật liệu, công
Nợ TK 911 Có Nợ TK 152 Có Nợ TK 641 Có
Vật liệu xuất dùng cho bán hàng
10,325 10,325 Nợ TK 153 Có 15,8751 Xuất dùng công cụ dụng cụ 15,8751 Nợ TK 334 Có 28,5
Lương nhân viên bán hàng 28,5 Nợ TK 338 Có 5,415 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ 5,415 Nợ TK 112 Có 40,063 Chi bằng tiền khác 40,063 PS: 169,424.6 169,424.6 169,4246 Kết chuyển chi phí bán hàng 169,4246
cụ dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ bộ phận quản lý, chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, điện thoại, nớc,fax, internet...) và các chi phí bằng tiền khác.
Trong kỳ kế toán không theo dõi riêng từng khoản mục chi phí mà đến cuối kỳ hạch toán kế toán mới tiến hành tập hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp thông qua các chứng từ có liên quan nh bảng phân bổ(VL-CCDC, tiền l- ơng, khấu hao TSCĐ) NKCT số 1, số 2.
Cuối kỳ hạch toán kế toán căn cứ chứng từ, sổ sách liên quan đến các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp do bộ phận kế toán khác cung cấp kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 642. Cụ thể trong tháng 12/2003 có các nghiệp vụ phát sinh nh sau:
- Cuối tháng 12/2003, căn cứ vào nhật ký chứng từ số 1 để lấy cộng phát sinh của dòng ghi Nợ TK 642 ghi vào sổ theo định khoản:
Nợ TK 642 : 35.000.000 Có TK 111 : 35.000.000
- Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 2 lấy cộng phát sinh của dòng ghi Nợ TK 642 ghi vào sổ chi tiết theo định khoản:
Nợ TK 642 : 11.770.500 Có TK 112: 11.770.500
-Dựa vào bảng phân bổ1 ( bảng phân bổ tiền lơng và bảo hiểm xã hội) xác định tiền lơng và các khoản phải trả phải nộp khác tính cho khoản quản lý ghi vào sổ;
Nợ TK 642 : 40.043.500 Có TK 334: 33.650.000 Có TK 338: 6.393.500
- Căn cứ vào bảng phân bổ 2 ( bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ) lấy tổng số phát sinh Có TK 152, 153 dùng cho quản lý để ghi vào sổ:
Nợ TK 642 :
Có TK 152 : 4.575.000 Có TK 153 : 7.423.000
- Dựa vào bảng phân bổ số 3 ( bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định), kế toán lấy số liệu ghi vào sổ:
Nợ TK 642 : 20.500.400 Có TK 214 : 20.500.400
6.2. Hạch toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp
Cuối tháng 12/2003, căn cứ vào sổ chi tiết TK 641, kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 7, phần ghi Nợ TK 642 có các tài khoản liên quan theo định khoản trên.
Số liệu từ sổ chi tiết cũng đồng thời đợc ghi vào NKCT 8 cột ghi Có TK 641. Sau đó căn cứ vào NKCT số 8 để ghi vào Sổ cái TK 642. (biểu số 15)
Biểu số 25
công ty cơ khí quang trung
sổ cái tài khoản 642 chi phí quản lý doanh nghiệp
Năm 2003 Số d đầu năm Nợ Có Đơn vị: đồng Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK này 111 35,000,000 112 11,770,500 152 4,575,000 153 7,423,000 214 20,500,400 334 33,650,000 338 6,393,500 Cộng số phát sinh Nợ 119,312,400 Tổng số phát sinh Có 119,312,400 Số d cuối tháng Nợ Có Ngày 31 tháng 12 năm 2003
Kế toán ghi sổ Kế toán trởng
Sơ đồ 11: Hạch toán tổng hợp chi phí quản lý
Tháng 12/2003
Đơn vị: Triệu đồng
Nợ TK 152 Có Nợ TK 641 Có Vật liệu xuất dùng cho quản lý
4,575 Nợ TK 153 Có 7,423 Xuất dùng công cụ dụng cụ Nợ TK 334 Có 33,65
Lơng nhân viên quản lý
Nợ TK 338 Có 6,3935 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ 6,3935 Nợ TK 112 Có 11,7705 Dịch vụ mua ngoài 11,7705 PS: 119,3124 119,3124 119,3124
Kết chuyển chi phí quản lý 119,3124 Nợ TK 911 Có 4,575 33,65 7,423 Nợ TK 111 Có 35 Chi bằng tiền khác 35 Nợ TK 214 Có 20,5004 Khấu hao TSCĐ 20,5004
7. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho và phải thu khó đòi thu khó đòi
Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho và phải thu khó đòi là yêu cầu không thể thiếu để đề phòng rủi ro có khả năng xảy ra với công ty. Tuy nhiên, kế toán đã không trích lập bất cứ khoản dự phòng nào.
Đây cũng là thực tế ở rất nhiều Công ty.Để lập dự phòng chính xác đòi hỏi kế toán phải có nhiều thủ tục. Ví dụ:
- Với hạch toán dự phòng phải thu khó đòi: Cần phải xác nhận Nợ, tìm hiểu khách hàng và khả năng thanh toán của khách hàng.Mức dự phòng chính xác không phải kế toán nào cũng có khả năng lập đợc. Vì vậy kế toán đã bỏ qua nghiệp vụ này;
- Với dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Kế toán cần so sánh giá trị vật t hàng hoá ghi trên sổ kế toán với giá thực tế. Chủng loại vật t hàng hoá của công ty khá nhiều cho nên kế toán không nắm bắt hết giá cả thị trờng cuối niên độ thêm vào đó là công tác kế toán vào thời điểm này khá bận rộn và quan niệm về hạch toán dự phòng cha đúng mực.
8. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm
Để hạch toán xác định kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán Công ty sử dụng tài khoản:
TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh; TK 421- Lợi nhuận cha phân phối.
Kết quả sản xuất kinh doanh trong tháng 12 năm 2003 đợc xác định nh sau: KQ tiêu thụ
TP = DT BH Thuần - Giá vốn HB - CPBH - CPQLDN
Lãi = 2.468.224.000 – 2.077.728.000 – 169.424.600 – 119.312.400 = 91.759.000
Cuối tháng 12/2003 kế toán tiến hành xác định kết quả sản xuất kinh doanh và ghi sổ chi tiết tài khoản 911 theo các định khoản nh sau:
+ Kết chuyển doanh thu thuần:
Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng - Các khoản giảm trừ = 2.525.824.000 - 59.500.000 - 8.100.000
= 2.458.224.000 Đồng Nợ TK 511: 2.458.224.000 Có TK 911: 2.458.224.000
+ Kết chuyển trị giá vốn hàng bán trong tháng= giá vốn hàng xuất trong tháng (-) giá vốn hàng nhập trong tháng.
Giá vốn hàng bán k/ c = 2.125.228.000 - 47.500.000 = 2.077.728.000 Đồng
Nợ TK 911: 2.077.728.000 Có TK 632: 2.077.728.000
+ Kết chuyển chi phí bán hàng trong tháng: Nợ TK 911: 169.424.600
Có TK 641: 169.424.600
+ Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng: Nợ TK 911: 119.312.400
Có TK 642: 119.312.400 + Kết chuyển lãi:
Nợ TK 911: 91.759.000 Có TK 421: 91.759.000
- Cuối tháng, dựa vào sổ chi tiết TK 911 để ghi vào nhật ký chứng từ 8, nhật ký chứng từ 10 ( ghi Có TK 421) sau đó lấy số tổng cộng của NKCT số 8, 10 để ghi vào sổ cái TK 911, TK 421.
Mẫu nhật ký chứng từ 8, 10.sổ cái 911.421 Công ty cơ khí quang trung
Nhật ký chứng từ số 10 Ghi Có tài khoản 421
Sơ đồ 14: Trình tự và phơng pháp ghi chép kế toán tiêu thụ thành phẩm và kết quả tiêu thụ
Chứng từ gốc bán hàng (HĐ GTGT)
Sổ chi tiết giá vốn
Nhật ký chứng từ số 8 (Ghi có TK 911, 511, 531… Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết TK 641, 642
Báo cáo kế toán Sổ cái TK 911, 511,
Phần III:
Phơng hớng hoàn thiện hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết
quả tiêu thụ
1. Đánh giá khái quát tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại công ty Cơ khí Quang Trung
1.1. Thành tựu đạt đợc
Trong nền kinh tế thị trờng, cùng với sự phát triển của đất nớc, công ty Cơ Khí Quang Trung đã không ngừng phấn đấu để đạt mục tiêu tăng trởng nhanh và bền vững.
Bộ máy quản lý nói chung và bộ phận kế toán nói riêng, đặc biệt là khâu kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành không ngừng đợc hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu SXKD
Tình hình thực tế ở công ty cho thấy, công ty áp dụng hình thức NKCT là hoàn toàn phù hợp, qui định mở và ghi chép trên các bản kê, NKCT, sổ chi tiết... tơng đối chặt chẽ và khoa học, đã kết hợp rộng rãi việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế kết hợp việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
Công ty luôn chấp hành đúng các chính sách, chế độ kế toán tài chính của nhà nớc, các chính sách giá, thuế, tổ chức mở sổ kế toán một cách phù hợp để phản ánh, giám đốc tình hình biến động của thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, do vậy kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đã góp phần bảo vệ tài sản của công ty.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty gọn nhẹ, trong đó qui định rõ ràng, cụ thể chức năng nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán, đảm bảo sự kiểm tra đối chiếu lẫn nhau giữa các phần hành kế toán. Đội ngũ nhân viên kế toán
tại công ty là những ngời có kinh nghiệm, thông thạo chuyên môn, nhiệt tình và sáng tạo trong công việc.
Đối với công tác kế toán thành phẩm:Kế toán đã phản ánh một cách đầy đủ các hoạt động kinh tế diễn ra liên quan đến khâu công tác kế toán này. Mọi hoạt động nhập xuất kho thành phẩm đều đợc phản ánh đầy đủ trên sổ sách chứng từ kế toán theo qui định hiện hành và qui định của công ty, từ việc lập các chứng từ gốc ban đầu đến công tác kế toán chi tiết, tổng hợp. Đồng thời phản ánh kịp thời các hoạt động kinh tế diễn ra, qua đó theo dõi chi tiết tình hình SXKD từng tháng, từng quý, từng năm.
Đối với công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm: đây là nội dung quan trọng trong công tác kế toán của công ty vì nó liên quan tới việc xác định kết quả, các khoản thu nhập thực tế và phần phải nộp nhà nớc và nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của công ty trong lu thông. Do đặc điểm của công ty có khối lợng thành phẩm lớn có giá trị cao nên việc tiêu thụ thành phẩm không dễ dàng. Công ty Cơ Khí Quang Trung đã tổ chức hạch toán tiêu thụ một cách linh hoạt vừa hợp lý vừa đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty.
Bên cạnh đó công ty đã thực hiện việc cơ giới hoá công tác kế toán, đa máy vi tính vào sử dụng trong công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, do đó đã cung cấp đầy đủ kịp thời và chính xác những thông tin kinh tế cần thiết cho quản lý, đánh giá hiệu quả SXKD của công ty.
Tuy nhiên, bên cạnh những u điểm của công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm mà công ty Cơ Khí Quang Trung đạt đợc còn có những tồn tại mà công ty có khả năng cải tiến và hoàn thiện nhằm đáp ứng hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của công ty.
1.2. Những tồn tại
Thứ nhất: Về tổ chức bộ máy kế toán tuy gọn nhẹ nhng một kế toán còn kiêm quá nhiều công việc. Cần phải bố trí thêm cán bộ kế toán nhằm giảm công sức cho những ngời làm kế toán trong công ty để đảm bảo độ chính xác cao trong công việc;
Thứ hai,về việc cơ giới hoá trong kế toán: Hệ thống hoá tin học thông tin trong công tác kế toán thành phẩm, xác định kết quả lợi nhuận mặc dù đã đa vào nhng cha đợc tận dụng hết khả năng mà chỉ đợc sử dụng khi lập báo cáo trên bảng tổng kết tài sản,...Đây là một hạn chế cần xử lý kịp thời. Việc này sẽ làm ảnh hởng đến sự chậm trễ cho việc đa ra các quyết định của quản lý.
Thứ ba, tính giá nhập kho theo đơn đặt hàng:
Hiện nay việc tính giá trị giao khoán sản phẩm cho các phân xởng trong