- Kết thúc hồ sơ
+ Khi công việc được giải quyết xong
+ Khi công việc được giải quyết xong
+ Đối loại hồ sơ hết năm dương lịch thì kết thúc, thì lập hồ
+ Đối loại hồ sơ hết năm dương lịch thì kết thúc, thì lập hồ
sơ ngay.
sơ ngay.
+ Hết năm mà hồ sơ chưa kết thúc được thì thì phải để lại
+ Hết năm mà hồ sơ chưa kết thúc được thì thì phải để lại
năm sau và ghi tên hồ sơ vào danh mục hồ sơ năm sau.
năm sau và ghi tên hồ sơ vào danh mục hồ sơ năm sau.
Trước khi kết thúc hồ sơ cán bộ công chức cần xem xét lại
Trước khi kết thúc hồ sơ cán bộ công chức cần xem xét lại
hồ sơ để:
hồ sơ để:
Bổ sung những văn bản thiếu, loại ra văn bản thừa, không
Bổ sung những văn bản thiếu, loại ra văn bản thừa, không
còn giá trị thực tiến và nghiêm cứu.
còn giá trị thực tiến và nghiêm cứu.
Sắp xếp lại văn bản cho thực sự chính xác.
Sắp xếp lại văn bản cho thực sự chính xác.
Đánh số tờ, nghi mục lục văn bản trong hồ sơ.
Đánh số tờ, nghi mục lục văn bản trong hồ sơ.
Những hồ sơ quan trọng thì viết tờ kết thúc hồ sơ ở cuối hồ
d, Trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ
d, Trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ (NĐ 110/2004)(NĐ 110/2004)
Điều 23. Trỏch nhiệm đối với cụng tỏc lập hồ sơ và giao nộp Điều 23. Trỏch nhiệm đối với cụng tỏc lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành
tài liệu vào lưu trữ hiện hành
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cú trỏch nhiệm chỉ đạo 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cú trỏch nhiệm chỉ đạo 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cú trỏch nhiệm chỉ đạo cụng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện cụng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với cỏc cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của hành đối với cỏc cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mỡnh.
mỡnh.
2. Chỏnh Văn phũng, Trưởng phũng Hành chớnh, người được 2. Chỏnh Văn phũng, Trưởng phũng Hành chớnh, người được 2. Chỏnh Văn phũng, Trưởng phũng Hành chớnh, người được giao trỏch nhiệm cú nhiệm vụ:
giao trỏch nhiệm cú nhiệm vụ:
a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với cỏc cơ quan, tổ chức cấp dưới; liệu vào lưu trữ hiện hành đối với cỏc cơ quan, tổ chức cấp dưới;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mỡnh.
vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mỡnh.
3. Thủ trưởng cỏc đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trỏch 3. Thủ trưởng cỏc đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trỏch 3. Thủ trưởng cỏc đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trỏch nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.
hành của cơ quan, tổ chức.
4. Trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc, mỗi cỏ nhõn 4. Trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc, mỗi cỏ nhõn 4. Trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc, mỗi cỏ nhõn
đ, Giao nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của đ, Giao nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan
cơ quan
Cá nhân, đơn vị có trách nhiệm giao nộp những hồ sơ, tài
Cá nhân, đơn vị có trách nhiệm giao nộp những hồ sơ, tài
liệu lưu trữ vào lưu trữ hiện hành cơ quan theo đúng quy định.
liệu lưu trữ vào lưu trữ hiện hành cơ quan theo đúng quy định.
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài
liệu lưu nộp” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơ vị,
liệu lưu nộp” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơ vị,
các nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ
các nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ
mỗi loại mỗi bản.
mỗi loại mỗi bản.
Sau khi nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan, những đơ vị
Sau khi nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan, những đơ vị
nào cần nghiên cứu khai thác thì làm thủ tục mượn tài liệu tại
nào cần nghiên cứu khai thác thì làm thủ tục mượn tài liệu tại
lưu trữ cơ quan.
* Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành * Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
được quy định như sau:
a) Tài liệu hành chớnh: sau một năm kể từ năm cụng
a) Tài liệu hành chớnh: sau một năm kể từ năm cụng
việc kết thỳc;
việc kết thỳc;
b) Tài liệu nghiờn cứu khoa học, ứng dụng khoa học
b) Tài liệu nghiờn cứu khoa học, ứng dụng khoa học
và cụng nghệ: sau một năm kể từ năm cụng trỡnh được
và cụng nghệ: sau một năm kể từ năm cụng trỡnh được
nghiệm thu chớnh thức;
nghiệm thu chớnh thức;
c) Tài liệu xõy dựng cơ bản: sau ba thỏng kể từ khi
c) Tài liệu xõy dựng cơ bản: sau ba thỏng kể từ khi
cụng trỡnh được quyết toỏn;
cụng trỡnh được quyết toỏn;
d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crụ-phim; tài liệu
d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crụ-phim; tài liệu
ghi õm, ghi hỡnh và tài liệu khỏc: sau ba thỏng kể từ khi
ghi õm, ghi hỡnh và tài liệu khỏc: sau ba thỏng kể từ khi
cụng việc kết thỳc