Tình hình cấp phát vật tư

3. Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu đề tài

2.2.5 Tình hình cấp phát vật tư

Lập hạn mức cấp phát vật tư:

Công tác lập hạn mức vật tư do phòng kế hoạch kỹ thuật đảm nhiệm. Dựa vào tình hình sử dụng vật tư thực tế của các đội thi công trong năm báo cáo, cán bộ phòng kế hoạch kỹ thuật lập hạn mức cấp phát vật tư cho từng đội sản xuất. Công ty thực hiện cấp phát vật tư tại kho công ty, tức là cán bộ vật tư của các đội sản xuất trực tiếp lên phòng kỹ thuật viết hóa đơn rồi dùng hóa đơn đã được ký nhận đó trực tiếp xuống kho để lĩnh vật tư. Thủ kho có trách nhiệm cấp vật tư theo đúng số lượng, chất lượng quy cách đã ghi trong hóa

đơn. Thông thường, trong từng kỳ sản xuất, ngoài kế hoạch sản xuất đã được lập từ đầu kỳ, công ty còn có rất nhiều kế hoạch sản xuất bổ xung, dựa vào các hợp đồng phát sinh của khách hàng. Khi đó, giám đốc ký lệnh sản xuất rồi chuyển đến phòng kế hoạch kỹ thuật yêu cầu thực hiện. Thông qua lệnh sản xuất, phòng kế hoạch tính toán lượng vật tư bổ xung cho các đội sản xuất rồi chuyển xuống cho các đội. Các đội thực hiện các thủ tục lĩnh vật tư tại kho theo quy định rồi tiến hành sản xuất đúng theo tiến độ sản xuất đã đề ra.

2.2.6 Thanh quyết toán vật tư

Tại Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh, công tác thanh quyết toán vật tư được tiến hành thường xuyên và liên tục. Vật tư cấp cho đội thi công để trực tiếp sản xuất sản phẩm đã kết thúc toàn bộ quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Nếu ở đây sử dụng không đúng mục đích, nghĩa là quy định cho việc này, cho sản xuất sản phẩm này đem dùng vào việc khác, cho sản xuất sản phẩm khác, không tuân thủ kỷ luật công nghệ, không tận dụng phế liệu phế phẩm, tăng mức tiêu dùng vật tư đã quy định thì tất yếu dẫn đến chi vật tư và ảnh hưởng xấu đến kinh tế của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu các đội thi công sử dụng vật tư đúng mục đích, phấn đấu giảm mức tiêu dùng vật tư, tận dụng cao độ phế liệu và giảm phế phẩm thì ảnh hưởng tốt đến công ty.

Chính vì nhận thức được điều đó nên các cán bộ vật tư tại Công ty cổ phần xây dựng và du lịch Quang Minh

Liên tục tiến hành thanh quyết toán vật tư các đội sản xuất để từ đó tìm ra hạn chế va nguyên nhân gây ra tình trạng lãng phí vật tư, sử dụng vật tư không đúng mục đích. Phấn đấu tiêu dùng hợp lý và tiết kiệm vật tư là trách nhiệm của phân xưởng, tổ đội sản xuất, của công nhân, của các phòng và tóm lại là của cả công ty. Phòng kế hoạch kỹ thuật, là người chịu trách nhiệm quản lý vật tư, không chỉ lo mua vật tư và cấp phát đủ số lượng, chất lượng cho các

đội sản xuất mà còn có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra việc tiêu dùng vật tư trong toàn công ty.

Khi vật tư đến từng đội sản xuất quản đốc chịu trách nhiệm bảo quản và sử dụng khi đưa vào sản xuất. Trong phân xưởng mỗi đội nhận vật tư sản xuất phải chịu trách nhiệm về mọi vấn đề liên quan đến việc mất mát thiếu hụt vật tư. Trường hợp công nhân phát hiện thiếu hay thừa vật tư đều phải báo cáo ngay với quản đốc. Nếu cán bộ vật tư của công ty kiểm tra, phát hiện có vấn đề gian lận thì lập biên bản kỷ luật, tùy theo mức độ từ nhắc nhở đến đuổi việc. Còn nếu phân xưởng hay cá nhân nào thực hiện sản xuất tiết kiệm được nhiều vật tư thì cán bộ vật tư có quyết định khen thưởng.

Cán bộ vật tư trong công ty không chỉ kiểm tra tình hình sử dụng vật tư trên cơ sỏ các tài liệu hạn mức cấp phát, số liệu hạch toán xuất kho của công ty cho các đội sản xuất sử dụng, báo cáo của các đội về tình hình sử dụng vật tư mà còn tiến hành kiểm tra thực tế việc tiêu dùng vật tư ở các đội và từng công nhân sử dụng để xác minh được sự đúng đắn của các tài liệu báo cáo, từ đó tìm ra các biện pháp giải quyết phù hợp với tình hình thực tế.

Bảng 8: Bảng thanh quyết toán vật tư năm 2007

stt Tên vật tư Đv

t Tồn ĐK

Thực

xuất Sử dụng Tồn CK 1 Bê tông thương phẩm mác

250

m3

13 358 354 6

2 Bê tông thương phẩm mác 350 m3 1 26 25 1 3 Cát xây m3 7 199 187 5 4 Cốp pha m3 63 1751 1661 58 5 Thép các loại kg 11947 127860 127440 11207 6 Ván gỗ m3 154 4263 4193 106

7 Xi măng tấn 6 175 172 3

( Nguồn: phòng kỹ thuật )

Nhìn vào bảng trên ta thấy lượng vật tư thực xuất và lượng vật tư sử dụng gần bằng nhau, điều này cho thấy tình hình sử dụng vật tư của công ty là khá tốt, sự hao hụt trong sản xuất là điều khó tránh khỏi, tuy nhiên với sự cố gắng của các đội sản xuất và những người làm công tác hậu cần vật tư thì sự hao hụt là không đáng kể, đây là sự cố gắng của toàn bộ công nhân viên của công ty.

Chương III: Những biện pháp hoàn thiện công tác hậu cần ở Công ty Cổ phần Xây dựng và du lịch Quang Minh

Những biện pháp chủ yếu được sử dụng: