a. Kế toán giai đoạn thu lãi
2.3.9- Vấn đề lu giữ và bảo quản hồ sơ
Khi có nhu cầu vay vốn, khách hàng sẽ đến ngân hàng đề nghị đợc vay vốn. Khi đến yêu cầu vay vốn, khách hàng cần giải trình cho ngân hàng ph- ơng án vay vốn, sử dụng vốn và trả nợ của mình. Cán bộ tín dụng sẽ căn cứ vào hồ sơ vay vốn của khách hàng để quyết định có cho vay hay không. Khi quyết định cho khách hàng vay, ngân hàng sẽ ký với khách hàng một hợp đồng tín dụng. Nếu có tài sản cầm cố, thế chấp thì ngân hàng và khách hàng sẽ phải ký hợp đồng thế chấp tài sản…
Một bộ hồ sơ tín dụng của khách hàng thờng gồm có những giấy tờ sau:
- Hợp đồng tín dụng giữa ngân hàng với khách hàng vay vốn. Hợp đồng tín dụng phải có đầy đủ những chữ ký của khách hàng, cán bộ tín dụng, trởng phòng.
- Giấy theo dõi nhận nợ và trả nợ. Đây là giấy do ngân hàng lập để tiện theo dõi quá trình vay vốn của khách hàng. Trên đó, ngân hàng có thể theo dõi đợc việc nhận nợ, trả nợ, gia hạn nợ, số nợ quá hạn của khách hàng.
- Tờ trình thẩm định cho vay vốn của cán bộ tín dụng. Trên tờ trình này có đầy đủ chữ ký của cán bộ tín dụng và trởng phòng.
- Giấy đề nghị vay vốn kiêm phơng án trả nợ do khách hàng lập.
- Giấy tờ liên quan đến khách hàng nh chứng minh nhân dân, hộ khẩu…( bản phô tô)
- Hợp đồng thế chấp tài sản giữa ngân hàng với khách hàng. Trên đó có chữ ký của khách hàng và trởng phòng.
- Biên bản định giá tài sản do khách hàng, trởng phòng và cán bộ tín dụng xác nhận
- Giấy tờ có liên quan chứng minh quyền sở hữu hợp pháp của khách hàng với tài sản cầm cố thế chấp nh: chứng nhận của cơ quan đăng ký về quyền sử dụng đất, phiếu xác nhận giấy tờ có giá của nơi phát hành…
…
Sau khi hoàn tất hồ sơ vay vốn, cán bộ tín dụng sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ gốc để lu giữ tại bộ phận kế toán. Kế toán viên phụ trách công tác kế toán tiền vay sẽ có trách nhiệm lu giữ hồ sơ của khách hàng để tiện theo dõi quá trình vay vốn của khách hành cho đến khi tất toán khoản vay. Ngoài ra, hồ sơ vay vốn của khách hàng sẽ đợc phô tô ra làm hai bản để lu gi tại bộ phận tín dụng và bộ phận quản lý nợ .
Hồ sơ tín dụng đợc lu giữ, sắp xếp một cách khoa học, hợp lý cho từng loại khách hàng, từng loại kỳ hạn để thuận tiện cho việc kiểm tra, theo dõi nợ.
Toàn bộ các tài liệu, chứng từ kế toán đợc lu trữ trong két an toàn và đ- ợc ghi vào sổ đăng ký lu giữ kèm theo phiếu giao nhận hồ sơ. Trong trờng hợp giải quyết các yêu cầu tạm thời mợn tài liệu ra khỏi két phải có sự chấp
nhận bằng văn bản của trởng phòng và phải hoàn trả ngay trong ngày. Không đợc cho khách hàng mợn vì bất cứ lý do nào.