a. Kế toán giai đoạn thu lãi
2.4.2- Những tồn tại và nguyên nhân chủ yếu
a. Những tồn tại
Sau hơn 1 năm chính thức đi vào hoạt động, đợc sự quan tâm chỉ đạo sát sao của cấp trên, hoạt động của phòng giao dịch đã dần đi vào nề nếp. Tuy nhiên, phòng cũng không tránh khỏi sự bỡ ngỡ của mình cùng với sự cạnh tranh giữa các ngân hàng trên địa bàn nên nhiều chỉ tiêu không đạt đợc mục tiêu, kế hoạch đề ra. Đối với hoạt động kế toán cho vay của phòng, mặc dù đã có nhiều tiến bộ song vẫn còn tồn tại một số hạn chế cha giải quyết đợc. Đó là:
- Việc phân cấp chức năng, nhiệm vụ của cán bộ kế toán cho vay cha rõ ràng. Tại phòng giao dịch số 6 hiện đang áp dụng mô hình giao dịch một cửa. Điều đó giúp cho các giao dịch của khách hàng diễn ra nhanh chóng thuận tiện hơn. Điều đó đem đến cho các giao dịch viên một khối lợng công việc khá lớn. Tuy nhiên, hiện nay tại phòng giao dịch số 6 chỉ có 1 cán bộ phụ trách kế toán cho vay nhng đôi khi kiêm luôn công việc của một giao dịch viên.
- Công việc của kế toán viên phụ trách cho vay còn đơn điệu. Công việc chủ yếu của kế toán viên phụ trách kế toán cho vay tại phòng là việc hạch toán giải ngân, thu nợ, thu lãi căn cứ vào những chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Ngoài ra những công việc khác sẽ do cán bộ tín dụng có trách nhiệm làm nh việc phân loại nợ, trích lập dự phòng rủi ro.
- Sắp xếp phòng ban cha hợp lý nên đôi khi còn làm mất nhiều thời gian của khách hàng. Cụ thể, khi khách hàng có nhu cầu vay vốn sẽ phải gặp gỡ cán bộ tín dụng trên tầng 3. Sau khi hồ sơ vay vốn đợc phê duyệt, để có thể đợc giải ngân, khách hàng sẽ phải xuống tầng 1 để kế toán viên hạch toán giải ngân. Phòng giao dịch 6 mới đi vào hoạt động nên cha có hớng dẫn cho khách hàng.
- Vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin: Việc ứng dụng công nghệ trong hoạt động ngân hàng là rất cần thiết. Nó không chỉ giúp cho thao tác của cán bộ ngân hàng diễn ra nhanh chóng, chính xác, mà còn giúp cho cán bộ nhiều về nghiệp vụ. Tuy nhiên, hệ thống máy tính truyền tải số liệu nhiều khi còn trục trặc, nhất là trong thời gian những tháng cuối năm, dẫn đến các giao dịch phục vụ khách hàng bị chậm trễ.
- Vấn đề lu trữ hồ sơ khách hàng: Do quy mô hoạt động còn nhỏ, nên phòng giao dịch 6 cha có bộ phận riêng biệt phụ trách quản lý, lu trữ hồ sơ khách hàng. Toàn bộ hồ sơ gốc của khách hàng vay vốn đợc lu trữ trong tủ hồ sơ của kế toán viên cho vay. Khi cần lấy hồ sơ, kế toán viên phải dừng các công việc khác để tìm lấy hồ sơ. Việc làm này không chỉ làm mất thời gian
chờ đợi của cán bộ tín dụng mà còn ảnh hởng đến công việc chung của phòng.
- Các phơng thức cho vay của ngân hàng còn đơn giản, chủ yếu là các phơng thức cho vay truyền thống nh là cho vay từng lần, cho vay theo hạn mức... Các hình thức cho vay khác manh nha xuất hiện nhng phòng cha có biện pháp tuyên truyền đến với khách hàng nh: cho vay thấu chi, cho vay trả góp...
b. Nguyên nhân chủ yếu của những tồn tại
* Nguyên nhân khách quan:
- Cơ sở pháp lý: Trong những năm qua, mặc dù đã nhận thức đợc sự cần thiết về việc đa chế độ kế toán của Việt Nam tiến đến với các chuẩn mực của thế giới. Song sự thay đổi trong chế độ cha đáng kể. Những văn bản hớng dẫn thi hành còn thiếu, cha đầy đủ gây khó khăn trong việc thực hiện của cán bộ.
- Sự tăng trởng của nền kinh tế: trong những năm gần đây, tốc độ tăng trởng kinh tế của nớc ta luôn ở mức cao, đặc biệt năm 2007 là 8.5%, đã làm hấp dẫn các nhà đầu t đặc biệt trong lĩnh vực ngân hàng. Hàng loạt các ngân hàng cổ phần mọc lên đã làm tăng sự cạnh tranh giữa các ngân hàng với nhau.
- Công nghệ phát triển nhng những công nghệ ứng dụng trong lĩnh vực ngân hàng nói chung và trong lĩnh vực kế toán cho vay nói riêng còn cha nhiều. Hiện nay, các ngân hàng còn đang sử dụng các phần mềm đã quá cũ, không còn phù hợp với thực tiễn phát triển ngày nay. Với những phần mềm này, thật khó để ngân hàng có thể triển khai các phơng thức cho vay mới hiện đại hơn.
* Nguyên nhân chủ quan:
-Về đội ngũ cán bộ:
+ Số lợng cán bộ của phòng còn mỏng. Biên chế của Phòng giao dịch số 6 chỉ gồm 15 ngời trong đó có 1 trởng phòng. Bộ phận quan hệ khách
hàng gồm 3 cán bộ, bộ phận kế toán cho vay chỉ có 1 ngời. Trong khi đó, địa bàn hoạt động rộng, số lợng doanh nghiệp khá nhiều, lại đối mặt với sự cạnh tranh của các ngân hàng khác cùng hoạt động trên địa bàn hoạt động quận Thanh Xuân. Vì vậy với số lợng cán bộ mỏng nh vậy thì không thể đáp ứng đợc yêu cầu đạt ra.
+ Về chất lợng cán bộ, đa số cán bộ công tác tại phòng là cán bộ trẻ, ít kinh nghiệm công tác, nhất là trong hoạt động tín dụng. Vì vậy, không thể tránh khỏi những sai sót trong hoạt động. Bên cạnh đó, cán bộ phụ trách kế toán cho vay cha đợc đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ kế toán cho vay nên đôi khi còn nhiều lúng túng khi xử lý nghiệp vụ.
+ Về cơ cấu cán bộ, đa số cán bộ của phòng là nữ giới. Trong tổ quan hệ khách hàng chỉ có 1 cán bộ là nam giới. Bộ phận kế toán chỉ có 1 ngời cũng là nữ nên công việc ở cơ quan đôi khi bị chi phối bởi công việc gia đình.
- Về công nghệ: hệ thống máy tính truyền tải số liệu đôi lúc còn gặp trục trặc, nhất là trong thời gian gần những tháng cuối năm, dẫn đến các giao dịch phục vụ khách hàng bị chậm trễ.
- Bố trí vị trí cha hợp lý, cán bộ phụ trách kế toán cho vay đợc xếp ngồi chung với những giao dịch viên khác. Do đó, ít khách hàng có thể biết đó là kế toán viên phụ trách kế toán cho vay để giao dịch.
- Cán bộ tại phòng còn kiêm nhiệm quá nhiều nhiệm vụ. Tại phòng giao dịch số 6, kế toán viên phụ trách kế toán cho vay bên cạnh việc chịu trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ kế toán liên quan đến tiền vay nh giải ngân, thu nợ, thu lãi. Họ còn phải kiêm cả việc quản lý hồ sơ khách hàng là doanh nghiệp. Đó là những doanh nghiệp có quan hệ tài khoản với phòng. Thông qua đó, kế toán viên phụ trách kế toán cho vay phải thực hiện cả việc trả lơng hộ doanh nghiệp đó, in sao kê...Ngoài ra, do số lợng cán bộ còn mỏng, ít giao dịch viên nên đôi khi, kế toán viên phụ trách tiền vay phải thực hiện công việc của một giao dịch viên.
- Thiếu phòng ban phụ trách chuyên môn. Thông thờng ở các chi nhánh khác của NHNT, hồ sơ vay vốn của khách hàng đợc lu ở ít nhất 3 nơi, đó là: Bộ phận kế toán, bộ phận tín dụng, và bộ phận quản lý lu trữ. Nhng hiện nay ở phòng giao dịch số 6, hồ sơ vay vốn của khách hàng chỉ đợc lu trữ ở 2 nơi là bộ phận tín dụng và bộ phận kế toán nên đôi khi còn gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý khách hàng vay vốn.
Nh vậy, qua phân tích thực trạng kế toán cho vay tại Phòng giao dịch số 6- NHNT Hà Nội cho ta thấy: Bên cạnh những kết quả mà Phòng giao dịch số 6 đã đạt đợc thì vẫn còn rất nhiều những tồn tại nhiều hạn chế trong hoạt động kinh doanh của phòng cần phải đợc giải quyết, cả trong hoạt động kế toán cho vay. Từ việc phân tích thực trạng công tác kế toán cho vay của phòng giao dịch số 6. Chúng ta đã chỉ ra đợc một số nguyên nhân chủ yếu của những tồn tại đó. Đó là cả những nguyên nhân chủ quan của chính bản thân ngân hàng và cả những nguyên nhân khách quan. Đối với những nguyên nhân khách quan, ta cần phải có biện pháp để phòng ngừa bằng cách dự báo chính xác biến động của những nhân tố đó. Bên cạnh đó cũng cần có những kiến nghị đến cơ quan có chức năng để có phơng hớng giải quyết. Đối với những nguyên nhân chủ quan mà bản thân ngân hàng có thể khắc phục đợc thì cần có những biện pháp khắc phục trong thời gian sớm nhất. Đồng thời cũng cần có những kiến nghị đến cơ quan có thẩm quyền cao hơn để đợc giúp đỡ.
Chơng 3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán cho vay tại
phòng giao dịch số 6- NHNT hà nội 3.1- Định hớng hoạt động kinh doanh của Ngân Hàng
3.1.1- Mục tiêu phát triển
Do là một thành viên trong hệ thống của chi nhánh NHNT Hà Nội, mục tiêu phát triển của Phòng giao dịch số 6 phải phù hợp với mục tiêu phát triển của NHNT Hà Nội cũng nh toàn hệ thống NHNT. Vì vậy trớc hết ta hãy tìm hiểu định hớng phát triển của NHNT Hà Nội đến năm 2010. Đó là:
- Không ngừng tăng trởng về nguồn vốn, mở rộng và nâng cao chất l- ợng tín dụng, áp dụng nhiều biện pháp để kinh doanh hiệu quả với mục tiêu tăng lợi nhuận.
- Đi đầu ứng dụng và phát triển công nghệ trong quản lý và kinh doanh. Dần từng bớc vi lợng hoá và nâng cao chất lợng trong dịch vụ ngân hàng.
- Triển khai áp dụng mô thức quản trị mới trong ngân hàng theo tiêu chuẩn quốc tế, chuẩn mực hoá quy trình và không gian giao dịch, phát triển mạng lới hoạt động trên địa bàn Hà Nội, mở rộng hoạt động ngân hàng bán buôn và bán lẻ
- Phát huy vai trò chủ đạo trên thị trờng liên ngân hàng và hoạt động kinh doanh ngoại tệ.
- Thực hiện thắng lợi chủ trơng của Chính phủ và NHNN với mục tiêu nâng cao năng lực quản trị điều hành và năng lực tài chính của NHNT trong những năm tới.
Từ định hớng phát triển đến năm 2010 của chi nhánh NHNT Hà Nội, trong những năm tới Phòng giao dịch số 6 đặt cho mình từng bớc đi cụ thể để cùng NHNT Hà Nội hoàn thành mục tiêu đề ra. Cụ thể:
- Thực hiện các biện pháp thúc đẩy hoạt động kinh doanh theo định h- ớng của ban lãnh đạo NHNT Hà Nội nói riêng và toàn hệ thống NHNT Việt Nam nói chung đã đề ra, về việc tăng cờng cung cấp các sản phẩm dịch vụ bán lẻ đến với khách hàng. Trong đó vẫn chú trọng đến hoạt động cho vay đối với khách hàng thể nhân.
- Phấn đấu hoàn thành mục tiêu kinh doanh theo nh kế hoạch.
- Nghiên cứu đề xuất với ban giám đốc về cho phép thực hiện các nghiệp vụ bán lẻ phù hợp với quy mô hoạt động của phòng và tiềm năng của địa bàn.
- Tích cực thực hiện các biện pháp để khai thác tốt nhất tiềm năng kinh tế của địa bàn cho hoạt động ngân hàng.
3.1.2- Phơng hớng thực hiện
- Công tác khách hàng:
Để thu hút khách hàng mới và duy trì tốt mối quan hệ tín dụng với khách hàng truyền thống, đồng thời tăng cờng tính linh hoạt và chủ động trong kinh doanh. Ngân hàng sẽ tiếp tục có những chính sách u đãi phù hợp với những khách hàng có phơng án sản xuất kinh doanh khả thi, tình hình tài chính tốt, trả nợ đầy đủ và đúng hạn, không có nợ quá hạn.
Tăng cờng công tác khách hàng trên cơ sở áp dụng mô hình quan hệ khách hàng mới, sắp xếp, phân loại đội ngũ khách hàng theo hệ thống chấm điểm của NHNT Việt Nam, củng cố đội ngũ khách hàng truyền thống, mở rộng tìm kiếm khách hàng mới, chú trọng đặc biệt đến các khách hàng thuộc loại hình doanh nghiệp nhỏ và vừa, khu vực kinh tế t nhân. Bên cạnh đó, ngân hàng chủ động tiếp cận phơng án, dự án khả thi phù hợp với cơ chế, chủ tr- ơng phát triển của ngành và địa bàn .
Tích cực tìm kiếm khách hàng mới, khách hàng có tình hình tài chính lành mạnh, phơng án sản xuất khả thi, có tài sản đảm bảo. Cơ cấu khách hàng theo hớng u tiên nhóm khách hàng FDI, SMEs, cá nhân làm ăn năng động và
có hiệu quả thay vì chú trọng đến nhóm khách hàng doanh nghiệp Nhà nớc có tình hình tài chính yếu và có nhiều nợ xấu.
Với định hớng phát triển và mở rộng cho vay khách hàng bán lẻ, dự kiến đến cuối năm 2008, d nợ nhóm khách hàng thể nhân chiếm 12% tổng d nợ.
- Công tác hành chính- nhân sự:
Công tác Hành chính Nhân sự luôn đảm bảo cho các bộ phận nghiệp vụ có đầy đủ điều kiện vật chất và con ngời thực hiện tốt nhiệm vụ kinh doanh. Năm 2007 đã làm các thủ tục mua BHXH, BHYT năm 2007 cho CBNV, giải quyết nâng lơng Quý 1, 2, 3, 4/2007 cho CBNV của ngân hàng
Tiếp nhận một số cán bộ mới bổ sung nhân sự cho phòng.
- Công tác kiểm tra nội bộ:
Hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ đợc duy trì thờng xuyên và liên tục tại phòng nhằm đôn đốc các tổ nghiệp vụ thực hiện và tuân thủ đúng các quy trình nghiệp vụ, các chế độ quản lý của ngành và của Nhà nớc. Qua kiểm tra, kiểm soát, ý thức trách nhiệm của các cán bộ đối với công việc đợc giao đã đợc nâng cao.
3.2- Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán cho vay tại Phòng giao dịch số 6- NHNT Hà Nội
3.2.1- Về công tác cán bộ
- Bổ sung nhân sự : Hiện nay, ở Phòng giao dịch số 6- NHNT Hà Nội
đang áp dụng mô hình giao dịch 1 cửa. Mô hình nay giúp cho ngân hàng thuận tiện hơn trong hoạt động giao dịch của mình với ngân hàng. Tuy nhiên đối với các giao dịch viên, việc áp dụng mô hình giao dịch 1 cửa đòi hỏi ở họ phải có kiến thức toàn diện, đồng thời khối lợng công việc cũng lớn hơn.
Công việc nhiều song số lợng cán bộ ở Phòng giao dịch số 6 rất mỏng. Nhất là đối với hoạt động kế toán cho vay, chỉ có 1 nhân viên phụ trách toàn bộ tất cả các khâu trong nghiệp vụ kế toán cho vay, từ việc hạch toán giải ngân, thu nợ, thu lãi đến việc lu trữ, quản lý hồ sơ khách hàng…
Bàn làm việc của cán bộ phụ trách kế toán cho vay lại đợc đặt cùng với những giao dịch viên khác. Vì vậy, bên cạnh công việc của một kế toán viên phụ trách công việc kế toán cho vay, họ còn phải làm công việc của 1 giao dịch viên.
Tại phòng giao dịch số 6, cán bộ phụ trách kế toán cho vay còn quản lý hồ sơ khách hàng là doanh nghiệp. Đó là các công việc liên quan đến việc chi trả lơng cho cán bộ công nhân viên. Hàng tháng, kế toán viên phải hạch toán chi trả lơng và tài khoản cho cán bộ công nhân viên.
Công việc của cán bộ kế toán viên tiền vay đôi khi chồng chéo nhau, nhất là vào thời điểm cuối tháng khi mà họ vừa phải chạy lãi tiền vay, vừa đến kỳ hạn trả lơng và tài khoản cho cán bộ công nhân viên, lại vừa là thời điểm khách hàng đến giao dịch rất đông. Khối lợng công việc quá lớn đối với một nữ kế toán phụ trách kế toán tiền vay, nên họ không thể hoàn toàn tập trung cho công việc chính của mình là kế toán tiên vay. Vì vậy cần phải bổ sung thêm một số cán bộ cho phòng nhất là bộ phận kế toán và tín dụng.