Vì là một đơn vị sản xuất cơ khí nên máy móc thiết bị chiếm tỉ trọng rất lớn trong TSCĐ, tập trung ở các phân xởng sản xuất. Tuy nhiên do có nhiều máy móc đã đợc sử dụng từ rất lâu rồi nên tình trạng xuống cấp hỏng hóc thờng xuyên xảy ra. Xí nghiệp phải thờng xuyên sữa chữa bảo dỡng nhằm phục hồi chức năng hoạt động của máy móc, đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hiện nay, phơng pháp kế toán chi phí sửa chữa TSCĐ tại xí nghiệp là: Nếu chi phí sửa chữa phát sinh nhỏ thì phản ánh trực tiếp vào chi phí sản kinh doanh của kì, nếu chi phí sửa chữa lớn thì cho vào chi phí chờ phân bổ (TK142). Việc tập hợp chi phí sửa chữa vào TK142 là do doanh nghiệp không biết đợc khi nào thì máy móc thiết bị sẽ hỏng hóc, và việc phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì sẽ làm cho cho phí của kì phát sinh chi phí không bị tăng lên đột ngột đẩy giá thành tăng cao. Tuy nhiên biện pháp này chỉ thích hợp trong trờng hợp chi phí sửa chữa nhỏ xí nghiệp có thể đáp ứng ngay đợc hoặc máy móc còn sử dụng tốt, phần lớn là máy mới ít xảy
TK153 TK627,641,642 (1) 0 (2) 0 (3) 0 TK142
ra sự cố, còn trong tình hình hiện nay của xí nghiệp thì biện pháp này trở nên rất bị động và gây nhiều khó khăn cho sản xuất. Bởi lẽ khi máy móc bị hỏng nặng, chi phí sửa chữa mà lớn thì ngay lúc đó xí nghiệp khó có thể đáp ứng kịp thời đợc, máy móc cha đợc sửa chữa nằm chết tại phân xởng. Dẫn đến phân xởng có thể sẽ không theo kịp tiến độ đã định. Tình trạng này không phải là không có mà xảy ra khá nhiều vì phần lớn máy móc của nhà máy đã đợc sử dụng từ lâu, vì vậy gây ảnh hởng không nhỏ đến tiến độ công việc mà còn làm tăng chi phí khấu hao trên một đơn vị sản phẩm bởi lẽ phòng kế toán vẫn tiến hành trích khấu hao cho máy móc bị hỏng đó.
Nh vậy để đảm bảo cho quá trình sản xuât đợc diễn ra liên tục, máy nóc phát huy công suất cao thì xí nghiệp nên tiến hành lập kế hoạch định kì sửa chữa TSCĐ đối với những TSCĐ đã sử dụng lâu năm, thờng hỏng hóc chi phí sửa chữa lớn. Việc trích trớc chi phí sửa chữa sẽ giúp cho xí nghiệp tránh đợc tình trạng bị động kịp thời phục hồi chức năng cho máy móc thiết bị nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Mặt khác cũng gây ảnh hởng đến chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong một kì.
Hàng tháng, căn cứ vào dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, kế toán trích trớc chi phí sửa chữa vào các đối tợng sử dụng tài sản và khi công trình sửa chữa hoàn thành, giá thành thực tế của nó đợc kết chuyển vào TK335.
Đến cuối năm kế toán căn cứ vào chi phí đã trích theo kế hạch và khoản thực tế đã phát sinh để tiến hành điều chỉnh:
— Nếu chi phí sửa chữa thực tế lớn hơn tổng chi phí trích trớc theo kế hoạch và các khoản thực tế phát sinh để tiến hành điều chỉnh:
Nợ TK627,641,642 Có TK335
— Nếu chi phí sửa chữa thực tế nhỏ hơn tổng chi phí trích trớc thì khoản chênh lệch đợc ghi tăng chi phí khác
Có TK711
Phơng pháp kế toán cụ thể đợc thể hiện cụ thể qua sơ đồ sau: (1)Trích trớc chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào sản xuất kinh doanh.
Chênh lệch thực tế lớn hơn chi phí đã trích
(2)Gía thành thực tế công trình sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành (3)Kết chuyển chênh lệch chi phí thực tế < chi phí trả trớc
Ví dụ: Máy búa 250 MB-4134 , nguyên giá ban đầu là 254.259.000 VNĐ, thời hạn sử dụng là 15 năm. Doanh nghiệp đã sử dụng đợc 6 năm, đã khấu hao luỹ kế đợc 78.120.400VNĐ, nhng hiện nay máy rất hay hỏng và rất hay phải sửa chữa. Chí phí sửa chữa thờng rất lớn nh tháng 2/2005 là hơn 20 triệu, tháng 3/2005 lên đến gần 40 triệu do phải thay thế một số phụ tùng. Chi phí sửa chữa lớn nh vậy nên đơn vị cha thể đáp ứng ngay đợc khiến máy bị nằm lại phân xởng mất hơn 1tháng liền làm cho trong tháng đó năng suất sản xuất của phân xởng giảm mất 25%, làm doanh thu của xí nghiệp giảm mất khoảng hơn 60 triệu, đó là cha kể còn nhiều máy khác cũng có tình trạng tơng tự làm doanh thu của xí nghiệp trong 3 tháng đầu năm giảm đi rõ rệt (khoảng hơn 500 triệu trong khi doanh thu quí 1 là 12.530.179.365VNĐ so với quí 4 là 13.530.179.365VNĐ).
Gỉa sử trong từng tháng 1,2,3/2005 xí nghiệp dựa vào dự toán chi phí sửa chữa trích trớc là 200 triệu vào chi phí (cho các đối tợng sử dụng)
Nợ TK627,641,642 : 200.000.000 Có TK335 : 200.000.000
Khi phát sinh chi phí thực tế là 158.420.800 thì xí nghiệp lại hạch toán ghi tăng chi phí khác là :41.579.200. Nh thế thực chất xí nghiệp chỉ bị mất một khoản là 158.420.800 so với số doanh thu bị giảm hơn 500 triệu số chênh lệch là rất lớn. Nếu làm theo cách này sẽ có lợi hơn cho xí nghiệp rất nhiều.
Dự toán chi phí sửa chữa máy móc thiết bị do phòng kĩ thuật lập vào cuối tháng.
Nếu có thể xí nghiệp nên xem xét đến việc thanh lý những máy móc hiệu quả sản xuất kém, hay xảy ra sự cố, thay thế chúng bằng những máy móc hiện đại hơn cho hiệu quả sử dụng cao hơn.