Tại đơn vị máy móc thiết bị chiếm tỉ trọng rất lớn trong TSCĐ, tập trung ở các phân xởng sản xuất. Vì việc sử dụng từ rất lâu,có nhiều máy trong tình trạng xuống cấp, hỏng hóc thờng xuyên xảy ra. Thực tế này đòi hỏi phải sửa chữa thay thế để phục hồi năng lực hoạt động. Hiện nay phơng pháp kế toán chi phí sửa chữa TSCĐ tại xí nghiệp là: nếu chi phí sữa chữa
phát sinh là nhỏ thì phản ánh trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh của kì, nếu chi phí sửa chữa lớn thì cho vào chi phí chờ phân bổ (TK142). Biện pháp bị động này gây khó khăn cho sản xuất nhất là khi máy móc bị hỏng nặng, cần phải có một khoản chi phí sửa chữa lớn mà chi phí chờ phân bổ không thể đáp ứng ngay đợc, máy móc nằm chết tại phân xởng. Tình trạng này không những ảnh hởng xấu đến tiến độ công việc mà còn làm tăng chi phí khấu hao trên một đơn vị sản phẩm bởi lẽ phòng kế toán vẫn tiến hành trích khấu hao cho máy móc bị hỏng đó.
Nh vậy, để đảm bảo quá trình sản xuất đợc diễn ra liên tục, máy móc phát huy công suất cao thì xí nghiệp cần tiến hành lập kế hoạch định kì sửa chữa TSCĐ. Chi phí cho sửa chữa sẽ đợc trích trớc để không ảnh hởng đến chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của một kì.
Hàng tháng, căn cứ vào dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, kế toán trích trớc chi phí sửa chữa vào các đối tợng sử dụng Tài sản và khi công trình sửa chữa lớn hoàn thành, giá thành thực tế của nó đợc kết chuyển vào TK335.
Đến cuối năm, kế toán phải căn cứ vào chi phí đã trích theo kế hoạch và các khoản thực tế phát sinh để tiến hành điều chỉnh:
- Nếu chi phí sửa chữa thực tế lớn hơn tổng chi phí trích trớc thì khoản chênh lệch đợc ghi tăng chi phí kinh doanh:
Nợ TK 627,641,642 Có TK335
- Nếu chi phí sửa chữa thực tế nhỏ hơn tổng chi phí trích trớc thì khoản chênh lệch đợc ghi tăng chi phí khác
Nợ TK335 Có TK711
Phơng pháp kế toán cụ thể đợc thể hiện qua sơ đồ sau: (1)Trích trớc chi phí sửa chứa lớn TSCĐ vào chi phí kinh doanh
chênh lệch do chi phí thực tế > chi phí trả trớc
(2)Giá thành thực tế công trình sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành (3)Kết chuyển chênh lệch do Chi phí thực tế< chi phí trả trớc