SỔ CÁI TÀI KHOẢN
3.1.1. Đỏnh giỏ chung
Bộ mỏy quản lý của Tổng cụng ty Thương mại Hà Nội được tổ chức theo mụ hỡnh trực tuyến chức năng. Mụ hỡnh này được tổ chức khỏ hợp lý, phự hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Tụng cụng ty. Giữa ban lónh đạo Tổng Cụng ty và cỏc phũng ban chức năng luụn cú mối quan hệ chặt chẽ tạo nờn sự thống nhất và kịp thời trong cụng việc. Bờn cạnh đú, đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn viờn cú độ tuổi trung bỡnh khỏ trẻ, cú năng lực và rất tõm huyết với nghề, nỗ lực
tới.
Tổng cụng ty Thương mại Hà Nội là doanh nghiệp hoạt động chuyờn về kinh doanh thương mại và XNK tổng hợp, sản phẩm hàng húa của Tổng cụng ty rất đa dạng và phong phỳ. Thờm vào đú, thị trường XNK của Tổng cụng ty rất ổn định, vững chắc và khụng ngừng được mở rộng. Tổng cụng ty ngày càng cú nhiều khỏch hàng truyền thống, uy tớn và vị thế của Tổng cụng ty ngày càng tăng cao ở thị trường trong nước và quốc tế. Tuy nhiờn hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng cụng ty rất đa dạng với nhiều lĩnh vực khỏc nhau, bờn cạnh những lĩnh vực kinh doanh đem lại hiệu quả cao vẫn cũn những lĩnh vực chưa phỏt huy được hiệu quả tối ưu do việc phõn bổ nguồn lực khụng đồng đều cho cỏc lĩnh vực kinh doanh.
Về cụng tỏc kế toỏn, bộ mỏy kế toỏn tại văn phũng Tổng cụng ty được phõn cụng hợp lý, rừ ràng và khoa học cho từng kế toỏn viờn. Mỗi kế toỏn viờn phụ trỏch một mảng riờng, từ đú nõng cao ý thức trỏch nhiệm của mỗi người. Đội ngũ nhõn viờn năng động, nhiệt tỡnh và đều cú trỡnh độ chuyờn mụn cao, sử dụng mỏy vi tớnh thành thạo. Lónh đạo phũng kế toỏn là người cú học vấn cao, cú trỏch nhiệm trong cụng việc và đặc biệt cú nhiều kinh nghiệm trong hoạt động ngoại thương. Do vậy, việc tổ chức chỉ đạo cỏc hoạt động kế toỏn luụn chớnh xỏc và đảm bảo yờu cầu quản lý của Ban lónh đạo Tổng cụng ty.
Cỏc chứng từ được sử dụng phự hợp với yờu cầu và là cơ sở phỏp lý của nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Chứng từ được sử dụng theo mẫu Bộ Tài chớnh ban hành. Chứng từ sau khi lập sẽ được chuyển tới phũng Kế toỏn tài chớnh Tổng cụng ty để đảm bảo theo dừi và phản ỏnh kịp thời tỡnh hỡnh biến động tăng giảm cỏc khoản mục Tài sản, Nguồn vốn, Thờm vào đú, cỏc chứng từ thường xuyờn được cỏc cỏn bộ kế toỏn kiểm tra, giỏm sỏt chặt chẽ. Kế hoạch lưu chuyển chứng từ được thực hiện tương đối tốt, cỏc chứng từ được phõn loại, hệ thống húa theo trỡnh tự thời gian trước khi lưu trữ.
Đụng thời cũn mở thờm cỏc tài khoản chi tiết thuận tiện cho việc ghi chộp, phản ỏnh cỏc nghiệp vụ phỏt sinh, cung cấp cỏc thụng tin kế toỏn một cỏch chớnh xỏc và kịp thời.
Việc trang bị mỏy tớnh với sự hỗ trợ của phần mềm kế toỏn Fast Accounting 2006 đảm bảo tớnh khoa học, kịp thời và đơn giản húa cụng tỏc kế toỏn. Điều này cũn giỳp cỏc cỏn bộ kế toỏn hạn chế được việc ghi chộp trựng lặp do cỏc số liệu chỉ cần nhập một lần vào mỏy tớnh từ chứng từ gốc. Hơn nữa, cỏc mỏy tớnh trong phũng kế toỏn nối nội bộ với nhau nờn việc kiểm tra, theo dừi cụng tỏc kế toỏn được thực hiện thường xuyờn, tiết kiệm được nhiều thời gian. Việc ứng dụng kế toỏn mỏy trong lưu trữ số liệu kế toỏn cũn giỳp ớch rất nhiều cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu trờn cỏc sổ kế toỏn.
Tuy nhiờn, do thực hiện kế toỏn mỏy mỗi nhõn viờn kế toỏn chỉ đảm nhận một phần hành kế toỏn của mỡnh mà khụng biết đến quy trỡnh cập nhật số liệu ở cỏc phần hành khỏc, vụ tỡnh đó làm ảnh hưởng chung đến tiến độ kế toỏn của Tổng cụng ty. Thờm vào đú, số nhõn viờn kế toỏn thành thạo trỡnh độ ngoại ngữ chưa nhiều làm hạn chế hiệu quả hoạt động của cụng tỏc kế toỏn tại Tổng cụng ty.
Việc lập cỏc húa đơn bỏn hàng tại Tổng cụng ty cũn vi phạm chế độ kế toỏn về tớnh kịp thời. Đối với một số khỏch quen kế toỏn khụng tiến hành lập húa đơn ngay tại thời điểm phỏt sinh nghiệp vụ mà thường bỏ cỏch húa đơn đến khi thanh lý hợp đồng kinh tế mới lập. Điều này là do Tổng cụng ty ỏp dụng chớnh sỏch trả chậm với cỏc khỏch hàng lõu năm, nếu thanh toỏn trong thời gian thỏa thuận khỏch hàng khụng phải trả lói nhưng nếu thanh toỏn ngoài thời hạn đú thỡ phải chịu một số tiền lói trờn tổng giỏ thanh toỏn, do đú kế toỏn thường đợi đến khi hợp đồng kinh tế được thanh lý thỡ mới tiến hành lập húa đơn GTGT và hạch toỏn lói trả chậm một thể.
phỏt huy tuy nhiờn bờn cạnh đú cũn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục.
Ưu điểm
Cụng tỏc kế toỏn lưu chuyển hàng húa tại Tổng cụng ty Thương mại Hà Nội được tiến hành tương đối hoàn chỉnh, từ khõu kế toỏn mua hàng, kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng đều cú sự phận cụng khoa học rừ ràng cho từng kế toỏn viờn. Cỏc chứng từ được sử dụng phự hợp với yờu cầu thực tế và đảm bảo là cở sở phỏp lý cho việc tiến hành ghi sổ cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Tổ chức luõn chuyển chứng từ được thực hiện khoa học và nghiờm tỳc dưới sự kiểm tra giỏm sỏt chặt chẽ. Cỏc chứng từ sổ sỏch đều được sắp xếp theo trỡnh tự thời gian trước khi đưa vào lưu trữ.
Ngoài việc sử dụng cỏc tài khoản ban hành kốm theo quyết định 15 của Bộ tài chớnh, Tổng cụng ty cũn mở thờm một số tài khoản cấp 2, 3, 4 để theo dừi hạch toỏn chi tiết cỏc đối tượng kế toỏn, cung cấp thụng tin chi tiết cho việc quản lý và ra cỏc quyết định.
Tổng cụng ty cú qui mụ lớn, số lượng cỏc nghiệp vụ phỏt sinh nhiều, bờn cạnh đú đội ngũ kế toỏn cú trỡnh độ chuyờn mụn cao nờn việc lựa chọn hỡnh thức ghi sổ Nhật ký chứng từ và thực hiện trờn mỏy tớnh hoàn toàn phự hợp với cụng tỏc kế toỏn ở Tổng cụng ty.
Việc ỏp dụng linh hoạt cỏc hỡnh thức thanh toỏn trong quỏ trỡnh tiờu thụ hàng húa gúp phần khụng nhỏ vào việc đẩy nhanh tốc độ tiờu thụ. Cụng tỏc kế toỏn thanh toỏn với khỏch hàng cũng được thưc hiện đầy đủ và chi tiết tới từng đối tượng khỏch hàng, đảm bảo sự chặt chẽ trong việc quản lý cụng nợ.
Nhỡn một cỏch tổng quan, tỡnh hỡnh thực hiện kế toỏn lưu chuyển hàng húa tại Tổng cụng ty đó thể hiện tốt vai trũ là một trong những phần hành kế toỏn quan trọng nhất của một cụng ty kinh doanh thương mại. Tuy nhiờn cũn một số tồn tại trong cụng tỏc kế toỏn lưu chuyển hàng húa cú thể khắc phục, hoàn thiện tốt hơn nữa.
Tồn tại
Thứ nhất, phần mềm kế toỏn Fast 2006 do cụng ty sử dụng khụng cho phộp kế toỏn theo dừi tỡnh hỡnh tiờu thụ theo từng nhúm mặt hàng. Do vậy, việc
Thứ hai, do thời gian lưu kho của hàng húa thường khụng dài và giỏ trị của hàng húa giảm khụng nhiều nờn kế toỏn khụng tiến hành trớch lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho.
Thứ ba, thực tế một số hàng húa mua khụng nhập kho mà vận chuyển thẳng cho khỏch hàng nhưng kế toỏn vẫn hạch toỏn vào TK 156. Điều này làm sai lệch số liệu giữa sổ chi tiết hàng húa và Thẻ kho.
Thứ tư, việc lập cỏc húa đơn bỏn hàng tại Tổng cụng ty cũn vi phạm chế độ kế toỏn về tớnh kịp thời. Đối với một số khỏch quen kế toỏn khụng tiến hành lập húa đơn ngay tại thời điểm phỏt sinh nghiệp vụ mà thường bỏ cỏch húa đơn đến khi thanh lý hợp đồng kinh tế mới lập. Điều này là do Tổng cụng ty ỏp dụng chớnh sỏch trả chậm với cỏc khỏch hàng lõu năm, nếu thanh toỏn trong thời gian thỏa thuận khỏch hàng khụng phải trả lói nhưng nếu thanh toỏn ngoài thời hạn đú thỡ phải chịu một số tiền lói trờn tổng giỏ thanh toỏn, do đú kế toỏn thường đợi đến khi hợp đồng kinh tế được thanh lý thỡ mới tiến hành lập húa đơn GTGT và hạch toỏn lói trả chậm (nếu cú) một thể.
Thứ năm, do ỏp dụng phương phỏp tớnh giỏ hàng tồn kho theo giỏ đơn vị bỡnh quõn cả kỳ dự trữ nờn GVHB chỉ xỏc định được vào cuối mỗi kỳ kế toỏn, ngoài ra khi lập phiếu xuất kho do khụng tớnh được giỏ vốn của số hàng xuất bỏn nờn kế toỏn phải ghi đơn giỏ bỏn trờn húa đơn vào cột đơn giỏ.
Thứ sỏu, Tổng cụng ty khụng sử dụng cỏc tài khoản 521, 531, 532 để phản ỏnh cỏc khoản giảm trừ doanh thu mà điều chỉnh trực tiếp qua tài khoản 511 gõy khú khăn cho việc quản lý chi tiết cỏc khoản giảm trừ doanh thu.