- Phân xởng Dệt: Sản xuất chủ yếu các loại vải phục bụ cho ngành công
b. Đánh giá nguyên vật liệu.
2.3.3.2. Chứng từ nhập kho.
• Nguyên vật liệu mua ngoài.
Hàng tháng phòng KTSX tiến hành lập kế hoạch sản xuất sản phẩm trong tháng rồi trình duyệt giám đốc, khi đợc phê duyệt kế hoạch sản xuất sẽ đợc chuyển sang cho phòng vật t. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và mức dự trữ nguyên vật liệu phòng vật t lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu thích hợp. Khi nguyên vật liệu đợc mua về, trớc khi nhập kho sẽ đợc nhân viên tổ KCS kiểm tra về qui cách, phẩm chất. Việc nguyên vật liệu đó có đợc nhập kho hay không phụ thuộc vào yêu cầu về chất lợng nguyên vật liệu đã đợc thoả thuận giữa hai bên trong hợp đồng. Nếu đạt yêu cầu, thủ kho sẽ xác nhận số l- ợng thực nhập vào hoá đơn và tiến hành nhập kho. Lúc này, phòng vật t sẽ căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm tra chất lợng để viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành hai liên có đầy đủ chữ ký của những ngời có liên quan. Một liên lu tại phòng vật t, một liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho sau đó thủ kho chuyển lên cho kế toán nguyên vật liệu để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 14: qui trình luân chuyển chứng từ.
Ví dụ: Ngày 2/12 công ty nhận đợc hoá đơn 013345 của công ty Dệt Hà Nam về việc mua bông theo hợp đồng số 07/ HN, 19/5 ngày 15/11/2004. Ngày 18/12, NVL về đến kho, nhân viên KCS tiến hành kiểm tra chất lợng và đồng ý cho thủ kho nhập số NVL trên. Lúc này phòng vật t tiến hành viết phiếu nhập kho số 1/12.
Sinh viên thực hiện: Hoàng Hồng Mai - Lớp kế toán 43D
Phiếu nhập kho Hoá đơn GTGT Nhân viên tổ KCS Kế toán NVL Thủ kho Kế toán vật tư Trả lại hàng 7
Biểu số 4
Công ty dệt Hà Nam Hoá đơn GTGT Mẫu số:01 GTKT-3LL
Liên 2: Giao khách hàng Ký hiệu 02B
Ngày 02 tháng 12 năm 2004 Số 013345 Ngời bán hàng: Công ty Dệt Hà Nam
Địa chỉ: Châu sơn – Kim Bảng – Tỉnh Hà Nam Điện thoại: (0351)846149
Fax: (0351)846201 MST
0 7 0 0 1 0 1 2 6 8 1
Ngời mua hàng: Anh Liêm
Đơn vị: Công ty Dệt 19/5 Hà Nội
Địa chỉ: 203 Nguyễn Huy Tởng – Thanh xuân – Hà Nội MST
0 1 0 0 1 0 0 4 9 5 1
STT Tên hàng hoá Đơn vị
tính Số lợng Đơn giá Thành Tiền
A B C 1 2 3=1x2
Bông thiên nhiên Mỹ
cấp II Kg 37.838,76 19.502,3 737.942.092
……… Kiện
Cộng tiền hàng 737.942.092 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 73.794.209 Tổng cộng tiền thanh toán 811.736.301 Số tiền viết bằng chữ: Tám trăm mời một triệu bảy trăm ba sáu nghìn ba trăm linh một đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Biểu số 5
Công ty Dệt 19-5 Hà Nội Mẫu số: 01 - VT (QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1995 của BTC) Phiếu nhập kho Số1/12 Ngày 18/12/2004 Nợ TK1521, 1331 Có TK331 Họ, tên ngời giao hàng: Nguyễn Hồng Minh
Theo hoá đơn số 013345 ngày 02 tháng 12 năm 2004 của công ty Dệt HàNam MST 07 00101268 – 1 02 B
Nhập tại kho: Nguyên vật liệu (HĐ số 07/HN, 19-5 ngày 15/11/04)
STT Tên nhãn hiệu, qui cách phẩm
Mã
ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
Theo chứng từ
Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
Bông thiên nhiên
Mỹ cấp II Kg 37.838,76 37.838,76 19.502,28 737.942.092 Kiện 168 KCS: Huệ Tiền thuế GTGT 10% 73.794.209 Cộng 811.736.301
Cộng thành tiền (bằng chữ): Tám trăm mời một triệu bảy trăm ba sáu nghìn ba trăm linh một đồng.
Nhập, ngày 18 tháng 12 năm 2004 Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Lu ý: Giá thực tế NVL nhập kho ở trên không bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ.
Việc công ty viết phiếu nhập kho giống nh hoá đơn (trên phiếu nhập kho thể hiện phần thuế GTGT) đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra số thuế GTGT đầu vào, tránh trờng hợp bỏ sót, ghi sai.
Trờng hợp nguyên vật liệu thừa so với hoá đơn, nếu công ty nhận giữ hộ ngời bán, kế toán sẽ viết phiếu nhập kho (nhập gửi) phản ánh nghiệp vụ này.
Ví dụ: Ngày 15/12, theo hợp đồng đã ký với Công ty Dệt Hà Nam, số bông kiện mua đã về nhập kho (Hoá đơn số 011269 ngày 2/12).Khi nhập kho phát hiện số bông thừa so với hoá đơn là 37838,76 Kg thành tiền là 737.560.678đ (đơn giá thc tế 19.492,2đ/Kg). Thủ kho báo cho phòng vật t. Phòng vật t kiểm tra, xác nhận và viết phiếu nhập kho (nhập gửi) số 4 /5 .
Biểu số 6
Công ty Dệt 19-5 Hà Nội Mẫu số: 01 - VT (QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1995 của BTC) Phiếu nhập kho Số4/5 Ngày 15 tháng 12 năm 2004 Nợ TK1521 Có TK331 Họ, tên ngời giao hàng: Nhập gửi
Theo hoá đơn số 012269 ngày 02 tháng 12 năm 2004 của công ty dệt Hà Nam Nhập tại kho: Nguyên liệu chính Giám đốc duyệt
STT Tên nhãn hiệu, qui cáchphẩm chất vật t(sản phẩm, hàng Mã số ĐVT Số lợng Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4
Bông thiên nhiên
Mỹ cấp I Kg 37.838,76 37.838,76 19.492,2 737.560.678
Cộng 737.560.678
Cộng thành tiền (bằng chữ): Bảy trăm ba bảy triệu năm trăm sáu mơi nghìn sáu trăm bảy tám đồng.
Nhập, ngày 25 tháng 11 năm 2004 Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Nguyên vật liệu trớc khi nhập kho cũng đợc bộ phân KCS kiểm tra chất l- ợng và làm các thủ tục nhập tơng tự nh đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho.
Ví dụ: Sau khi xác định giá thực tế của số phụ tùng gia công nhập kho, kế toán viết phiếu nhập kho số 20/12.
Biểu số 7
Công ty Dệt 19-5 Hà Nội Mẫu số: 01 - VT (QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1995 của BTC) Phiếu nhập kho Số20/12 Ngày 16/12/2004 Nợ TK1522 Có TK1544 Họ, tên ngời giao hàng: Nguyễn Phan Lê.
Theo số ngày tháng năm của xí nghiệp cơ khí Nam Định… … …
Nhập tại kho: Nguyên vật liệu phụ và phụ tùng.
STT Tên nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vật t Mã ĐVT Số lợng Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Bánh răng 1352 Cái 01 01 183.000 183.000
Trục máy con FA 512 Cái 01 01 206.000 206.000
KCS: Huệ
Cộng 389.000
Cộng thành tiền ( bằng chữ): Ba trăm tám chín nghìn đồng chẵn. Nhập, ngày 16 tháng 12 năm 2004. Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
* Phế liệu thu hồi nhập kho.
Trong quá trình sản xuất, khi phát sinh phế liệu, các bộ phận có liên quan cũng phải làm các thủ tục nhập kho (KCS kiểm tra - đạt yêu cầu – thủ kho làm thủ tục nhập kho – phòng vật t viết phiếu nhập kho).
Ví dụ: Đối với số phế liệu thu hồi ngày 23/12, kế toán xác định giá thực tế nhập kho và viết phiếu nhập kho số 20/12.
Biểu số 8
Công ty Dệt 19-5 Hà Nội Mẫu số: 01 - VT
(QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1995 của BTC) Phiếu nhập kho Số20/12 Ngày 23/12/2004 Nợ TK1523 Có TK1541 Họ, tên ngời giao hàng: Hải – PX Dệt
Theo số ngày11 tháng 12 năm 2004…
Nhập tại kho: Phế liệu STT Tên nhãn hiệu, qui cách
phẩm chất vật t Mã số ĐVT Số lợng Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4
1 Bóng đèn tuýp cháy Cái 52 52 1 52
2 chải phế liệu Cái 20 20 500 10.000
3 Nhựa phế liệu Kg 0,1 0,1 1.000 100
4 Bóng đèn tròn Cái 6 6 1 6
KCS: Hảo
Cộng 10.158
Cộng thành tiền (bằng chữ): Mời nghìn một trăm năm tám đồng.
Nhập, ngày 23 tháng12 năm 2004 Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Trờng hợp nguyên vật liệu mua về cha có đủ điều kiện nhập kho chính thức (cha có hoá đơn hoặc các chứng từ đi mua): Trong trờng hợp này, ngời đi mua phải viết giấy đề nghị tạm nhập rồi chuyển cho tổ KCS để tiến hành kiểm tra. Các bớc tiếp theo đợc thực hiện giống nh trờng hợp NVL mua về đã có hoá đơn.
Đơn giá trong giấy đề nghị tạm nhập đợc lấy từ hợp đồng đã ký giữa hai bên hoặc từ giấy báo (đã đợc giám đốc duyệt) do nhà cung cấp chuyển đến.
Ví dụ: Ngày 06/12/04, Số phụ tùng mua của công ty ánh Sao đã về đến kho nhng công ty cha nhận đợc hoá đơn. Lúc này ngời đi mua viết giấy đề nghị tạm nhập rồi làm các thủ tục nhập kho nh bình thờng.
Biểu số 9
Giấy đề nghị tạm nhập
Phục vụ nhu cầu tháng 12 năm 2004
STT Tên nguyên vật liệu Số lợng Đơn giá Nơi mua KCS 1 Vòng bi 1205K - SKF 6 81.500 Công ty ánh sao 2 Vòng bi 1209K - SKF 6 145.000 Công ty ánh sao 3 Vòng bi 1309K - SKF 3 26.500 Công ty ánh sao 4 Vòng bi 608 -2Z- SKF 30 16.500 Công ty ánh sao 5 Măng sông H207 - SKF 2 67.900 Công ty ánh sao Ngày 06 tháng 12 năm 2004 Ngời đề nghị Thủ kho
Biểu số 10
Công ty Dệt 19-5 Hà Nội Mẫu số: 01 - VT
(QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1995 của BTC) Phiếu nhập kho (tạm nhập) Ngày06/12/2004 Nợ TK 1522 Có TK 331
Họ, tên ngời giao hàng: Trần Văn Quyết – Công ty ánh sao Theo số ngày 04 tháng 12 năm 2004 của …
Nhập tại kho: Phụ tùng STT Tên, nhãn hiệu qui
cách, phẩm chất vật t Mã số ĐVT Số lợng Theo chứng từ Thực nhập 1 Vòng bi 1205K - SKF V 6 6 81.500 489.000 2 Vòng bi 1209K - SKF V 6 6 145.000 870.000 3 Vòng bi 1309K - SKF V 3 3 265.000 795.000 4 Vòng bi 608 -2Z- SKF V 30 30 16.500 495.000 5 Măng sông H207 - SKF Cái 2 2 67.900 135.800 KCS: Sơn Cộng 47 2.784.800 Nhập, ngày 06 tháng 12 năm 2004 Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho
Nguyên vật liệu nhập dôi.
Do đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty đặc biệt là nguyên vật liệu chính (bông, sợi) thờng hút ẩm rất cao. Vì vậy để phản ánh đúng trọng lợng thực tế của nguyên vật liệu trong kho, kế toán sẽ lập phiếu nhập kho (nhập dôi) để thể hiện số lợng nguyên vật liệu tăng lên do hút ẩm.
Đơn giá ở phiếu nhập kho đợc tính dựa vào tỷ lệ hồi ẩm theo dõi qua các năm do phòng kỹ thuật sản xuất đa ra.
Ví dụ: trong tháng 12/2004 Công ty nhập 141 kiện bông thiên nhiên Mỹ với trọng lợng là 35678,63Kg. Cuối tháng 12, sau khi xuất hết 141 kiện bông này, kiểm tra sổ sách thủ kho phát hiện trọng lợng bông thực xuất là 36339,58Kg. Nh vậy số dôi ra là 660,95Kg sẽ là trọng lợng bông hồi ẩm. Cũng trong tháng 12, khi kiểm kê kho 6 tháng cuối năm, thủ kho phát hiện số sợi Ne 20/1 PC 83/17 hồi ẩm 92,2Kg. Vì vậy khi nhận đợc báo cáo của thủ kho, kế toán tiến hành kiểm tra và viết phiếu nhập kho số 14/12 ngày 30/12 để phản ánh số bông và sợi hồi ẩm nói trên.
Biểu số 11
Công ty Dệt 19-5 Hà Nội Mẫu số: 01 - VT (QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1995 của BTC) Phiếu nhập kho Số14/12 Ngày 30/12/2004 Nợ TK1521 Có TK642 Họ, tên ngời giao hàng: Nhập dôi (Hồi ẩm)
Theo GĐN số ngày 30 tháng 12 năm 2004 của …
Nhập tại kho: Nguyên vật liệu chính PGĐ Quảng duyệt Tên nhãn hiệu, qui cách
phẩm chất vật t Mã ĐVT Số lợng Theo chứng từ Thực nhập B C D 1 2 3 4 Sợi Ne 20/1 PC 83/17 Kg 92,2 92,2 5.000 461.000
Bông thiên nhiên Mỹ cấp
II Kg 01 660,95 10.000 6.609.500
Cộng 7.070.500
Nhập, ngày 30 tháng 12 năm 2004 Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho