- Phân xởng Dệt: Sản xuất chủ yếu các loại vải phục bụ cho ngành công
b. Đánh giá nguyên vật liệu.
2.3.3.3. Chứng từ xuất kho
Tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội, nguyên vật liệu đợc xuất dùng chủ yếu cho các mục đích sau: xuất kho phục vụ sản xuất sản phẩm, xuất kho để bán và xuất kho nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.
* Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh:
Hàng tháng căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao nguyên vật liệu, nhu cầu sửa chữa trong tháng đã đ… ợc PGĐ kỹ thuật và GĐ duyệt, phòng vật t viết phiếu xuất kho nguyên vật liệu. Phiếu xuất kho đợc viết làm ba liên:
Liên 1: Lu tại phòng vật t.
Liên 2: Thủ kho sử dụng để ghi vào thẻ kho, định kỳ chuyển cho kế toán nguyên vật liệu.
Liên 3: Giao cho ngời nhận nguyên vật liệu.
Ví dụ: Ngày 30/12, sau khi xác định đợc giá bông thực tế xuất dùng cho sản xuất ở phân xởng sợi = 2.873.173.765đ, kế toán viết phiếu xuất kho số 4/12
Biểu số 12
Công ty Dệt 19-5 Hà Nội Mẫu số: 02- VT (QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1-11-1995 của BTC)
Phiếu Xuất kho số 4/12
Ngày 30 tháng 12 năm 2004 Nợ TK6216
Có TK1521 Họ, tên ngời nhận hàng: Chị Yến
Địa chỉ ( bộ phận): Phân xởng sợi
Lý do xuất kho: Kế hoạch sản xuất T12/04 Xuất tại kho nguyên liệu chính
Tên nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vật t
Mã
số ĐVT Số lợng
Yêu cầu Thực xuất Bông thiên nhiên cấp I + II Kg 143.874,
5 143.874, 143.874, 5 19970 2.873.173.765 úc Nga Mỹ Kiện 643 Trong đó: Bông úc I 8.504,5Kg Kiện 37 37
Bông Nga I 13.167,3KG Kiện 63 63
Bông Mỹ II 122.202,7 Kg Kiện 543 543
Cộng 2.873.173.765
Ngày 30 tháng 12 năm 2004
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho
Trong quá trình sản xuất, nếu phát sinh thêm nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu (thờng là nguyên vật liệu phụ), các phân xởng viết giấy đề nghị xuất nguyên vật liệu bổ sung. Khi đợc PGĐ kỹ thuật duyệt, phòng vật t sẽ viết phiếu xuất kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho đã đợc duyệt, bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất nguyên vật liệu.
Ví dụ: Ngày 24/12, phân xởng sợi phát sinh nhu cầu sử dụng một số phụ tùng cha có mức tháng 12/2004. Vì vậy, anh Bình – PX Sợi viết giấy đề nghị xuất NVL bổ sung, đơn giá Nguyên vật liệu đợc tính theo phơng pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ. Sau khi đợc PGĐ duyệt, phòng vật t viết phiếu xuất kho số 68/12.
Biểu số 13
Công ty Dệt 19-5 Hà Nội Mẫu số: 02- VT
(QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1-11-1995 của BTC)
Phiếu Xuất kho số 68/12
Ngày24 tháng12 năm 2004 Nợ TK6216
Có TK1522 Họ, tên ngời nhận hàng: Anh Bình
Địa chỉ ( bộ phận): Phân xởng sợi
Lý do xuất kho: Nguyên vật liệu cha có mức T12/2004
Xuất tại kho: Phụ tùng PGĐ Quảng + Vinh duyệt
TT Tên nhãn hiệu, qui cáchphẩm chất vật t Mã số ĐVT Số lợng Yêu cầu Thực xuất 1 Trục máy con FA 506- 0238 Cái 1 1
2 Nối máy con PG 4554 Cái 10 10
3 Vòng bi 1205- SKF Vòng 1 1
4 Vòng bi 6005- 2Z- SKF Vòng 1 1
5 Dây đai dẹt 4x25x5200 Cái 1 1
Thu cũ 1: 5 Cộng
Ngày 24 tháng 12 năm 2004 Thủ trởng đơn vị kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận thủ kho
* Xuất kho bán nguyên vật liệu, phế liệu.
Trong năm 2001, dây chuyền máy kéo sợi của công ty đi vào hoạt động, góp phần đáp ứng nhu cầu của phân xởng dệt và cung cấp cho thị trờng một l- ợng lớn sợi cotton chất lợng cao. Công ty có nhiều khách hàng lớn trải dài từ Bắc tới Nam nh: Công ty dệt 8/3, Công ty dệt Hà Nam, Công ty dệt Đại Phớc…
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua hàng đã ký với khách hàng, phòng kế hoạch thị trờng sẽ viết lệnh xuất rồi chuyển cho thủ kho để lấy xác nhận về số lợng thực nhập. Bằng việc sử dụng lệnh xuất, Công ty đã hạn chế đợc những sai sót khi viết hoá đơn, giảm số hoá đơn bị huỷ, từ đó góp phần làm cho công tác quản lý hoá đơn chặt chẽ và có hiệu quả hơn. Sau đó lệnh xuất đợc chuyển cho phòng vật t để viết hoá đơn GTGT, gồm 3 liên:
Liên 1: Lu tại quyển.
Liên 2: Giao cho khách hàng.
Liên 3: Nội bộ (dùng để thanh toán).
Ví dụ: Ngày 25/12, phòng kế hoạch thị trờng viết lệnh xuất kho bán sợi Ne 20/1 Cotton cho anh Hà - Công ty Dệt 8/3.
Biểu số 14
Lệnh Xuất
Ngày 25 tháng 12 năm 2004
STT Tên đơn vị mua hàng Tên vật t Số lợng
Yêu
cầu Thực xuất Anh Hà- Công ty dệt 8/3 Sợi Ne 20/1 Cot 10500 10600
MST 01 00100086 - 1 (vét hết)
Giao hàng 10h 25/12/04
Căn cứ vào lệnh xuất đã đợc các bộ phận có liên quan kiểm tra, phòng vật t viết hoá đơn GTGT.
Biểu số 15
HATEXCO Hoá đơn GTGT Mẫu số: 01 GTKT- 3LL
Hanoi may19textile Liên 2: Giao khách hàng Ký hiệu AA/02
Company Ngày 25 tháng 12 năm 2004 Số 002010 Ngời bán hàng: Công ty Dệt 19/5 Hà Nội
Địa chỉ: 203 Nguyễn Huy Tởng, Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại: ( 04) 8584616 – 8585375
Fax: ( 04) 8585392 TK 0021 000 000 738 MST
0 1 0 0 1 0 0 4 9 5 1
Ngời mua hàng: Anh Hà Đơn vị: Công ty dệt 8/3
Địa chỉ: 460 Minh Khai, Hai Bà trng, Hà Nội MST
0 1 0 0 1 0 0 0 8 6 1
Phơng thức thanh toán: CK/TM Lệnh xuất 25/12/04 STT Tên hàng hoá Đơn vị
tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1x2
Sợi Ne 20/1 Cotton Kg 10.6 26.818 284.270.800
Cộng tiền hàng 284.270.800
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 28.427.080 Tổng cộng tiền thanh toán 312.697.880 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm mời hai triệu sáu trăm chín bảy nghìn tám trăm tám mơi đồng.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng séc thì phải gặp thủ qũi để làm thủ tục trả tiền và lấy dấu xác nhận đã thu tiền vào hoá đơn. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn để xuất nguyên vật liệu cho ngời mua.
Trờng hợp xuất kho bán phế liệu cũng đợc tiến hành tơng tự. Riêng đối với trờng hợp xuất phế liệu dùng cho sản xuất, thủ tục giống nh khi xuất dùng nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm.
* Xuất kho vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.
Hiện nay tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội, nguyên vật liệu đợc xuất đi gia công chủ yếu là các loại phụ tùng. Khi phát sinh nghiệp vụ này, các phòng ban liên quan sẽ làm các thủ tục giống nh trờng hợp xuất dùng nguyên vật liệu cho sản xuất.
Ví dụ: Ngày 15/12, kế toán viết phiếu xuất kho số 45/12 về việc công ty xuất một số phụ tùng thuê xởng cơ khí Bách Khoa gia công.
Biểu số 16
Công ty Dệt 19-5 Hà Nội Mẫu số: 02- VT (QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1-11-1995 của BTC)
Phiếu Xuất kho số 45/12
Ngày15 tháng 12 năm 2004 Nợ TK1544
Có TK1522 Họ, tên ngời nhận hàng: Anh Sơn
Địa chỉ ( bộ phận): Phân xởng sợi
Lý do xuất kho: Gia công phụ tùng ( tại xởng cơ khí Bách Khoa) Xuất tại kho: Phụ tùng PGĐ Quảng duyệt
STT Tên nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vật t Mã số ĐVT Số lợng Yêu cầu Thực xuất
1 Tay đập ngang Cái 2 2 125000 250000
2 Trục máy con Cái 1 1 160000 160000
Cộng 410000
Ngày 15 tháng 12 năm 2004 Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho
* Nguyên vật liệu xuất trả.
Nh đã đề cập ở phần nguyên vật liệu tạm nhập, khi nhận đợc hoá đơn, phòng vật t sẽ viết phiếu xuất kho (xuất trả) và viết phiếu tạm nhập chính thức.
Biểu số 17
Công ty Dệt 19-5 Hà Nội Mẫu số: 01 - VT (QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1-11-1995 của BTC)
Phiếu xuất kho xuất trả số 11/12 Ngày18 tháng 12 năm 2004
Nợ TK1388 Có TK1522 Họ, tên ngời nhận hàng: Trần Văn Quyết Địa chỉ: Công ty ánh Sao
Lý do xuất kho: Xuất trả theo phiếu tạm nhập số 2/12 ngày 06/12/04 Xuất tại kho: Phụ tùng
STT Tên, nhãn hiệu qui cách, phẩm chất vật t Mã số ĐVT Số lợng Theo chứng từ Thực nhập 1 Vòng bi 1205K - SKF V 6 6 81.500 489.000 2 Vòng bi 1209K - SKF V 6 6 145.000 870.000 3 Vòng bi 1309K - SKF V 3 3 265.000 795.000 4 Vòng bi 608 -2Z- SKF V 30 30 16.500 495.000
5 Măng sông H207 - SKF Cái 2 2 67.900 135.800
Cộng 47 2.784.800
Nhập, ngày 18 tháng 12 năm 2004 Thủ trởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
