c. Dịch vụ giai đoạn sau khi mua
3.2.3.1. Thời gian thực hiện
Để mang lại tính hiệu quả và thuận lợi trong việc đánh giá hiệu quả của các hoạt động PR đó thì phải lập một bảng hệ thống phân chia thời gian cho phù hợp với mỗi công cụng mà đã chọn. Đối với các công cụ PR mà đã lựa chọn trên để thực hiện hoạt động thì có thể lập ra các bảng xách định thời gian như sau:
STT Các công cụ PR Tần suất thực hiện Thời gian thực hiện 1 Báo cáo, sổ sách Chia thành 3 quỹ một năm, một
quỹ in ra một sổ Cả năm
2 Đĩa CD, Túi dựng
đồ Hàng ngày
3 Tháng trọng điểm
3 Tài trợ 3 lần/năm Tuỳ theo các
chương trình
4 Tin tức, viết báo 2 tháng một lần Cả năm
5 Ủng hộ 3 lần/năm Tuỳ theo các
chương trình 6 Đồng phục Hàng ngày trong giờ làm việc Cả năm
7 E-marketing 2 tuần một lần Cả năm
8 Hệ thông dịch vụ
khách hàng Hàng ngày trừ ngày nghỉ Cả năm
3.2.3.2. Nhân sự
Sau khi đã lập bảng về thời gian thực hiện chiến lược xong thì bước tiếp theo là phân bổ các nguồn nhân lực cho phù hợp với công việc. Bước này rất quan trọng vì hiệu quả của hoạt động PR cũng phụ thuộc và khả năng thực hiện chiến lược của nhiên viện mà được giao nhiệm vụ, thứ 2 nếu phân chia công việc không phù hợp thì sẽ làm cho công việc đó kéo dài thời gian và không đạt được hiệu quả về mặt kế hoạch thời gian. Ở đây nhà quản trị phải giữ vai trò là người lãnh đạo để giao các công việc, giao các nhiệm vụ cho từng bộ phận thực hiện cho đúng công việc mà đảm bảo về mặt thời gian kế hoạch đã lập ra. Nhân viên marketing phải làm việc phối hợp với nhau để tạo động lực trong quá trình thực hiện hoạt động PR đó, ngoài ra nhân viên marketing còn phải làm việc phối hợp với tiếp cận trực
tiếp với các chương trình đó để hướng dẫn, chỉ đạo đứng phương pháp và cách thức thực hiện hơn.
Sau khi thiết lập chiến lược về hoạt động PR xong, nhà lãnh đạo cấp trên thông báo cho các đội ngũ nhân viên biết thông qua bảng tin của công ty hoặc thông báo trực tiếp cho các nhân viên làm marketing biết để họp và triển khai về kế hoạch thực hiện chiến lược này. Đối với nhân viên marketing phụ trách miền Trung và phụ trách miền Nam sẽ thể được triển khai qua điện thoại hoặc e-mail. Tiếp theo phân chia các công việc cho các nhân viên đó thực hiện hoạt động PR theo mức độ ưu tiên là hoạt động nào nên được thực hiện trước, hoạt động nào nên được thực hiện sau và hoạt động nào nên được thực hiện đi song song
3.2.3.3.Cơ sở vật chất
Để thực hiện được hoạt động này thì công ty phải chuẩn bị đầy đủ những cơ sở vật như: Đĩa CD khuyến mại, túi khuyến mại, áo đồng phục, báo cáo, sỏ sách, máy tính, điện thoại dành cho hệ thống chăm sóc khách hàng, các phương tiện đi lại. Các yếu tố cơ sở vật chất này đôi khi cũng có sẵn trong công ty nhưng đôi khí phải đầu tư mới cho nó cho nên công ty nên tận dụng hét những gì mình đang có đã mới làm ra những cái mới để tiết kiệm về mặt chi phí hoạt động PR này. Đối với sản phẩm để khuyến mại thì công ty cũng nên sản xuất ra theo mùa vụ nhất là mùa vụ tập trung vào thời trọng điểm đó để tranh hàng lỗi thời, tránh sự bắt chước của đối thủ cạnh tranh khác. Còn đối với áo đồng phục có cũng nên phải được cấp cho bộ mới hàng năm hoặc 2 lần một năm, phụ thuộc vào khả năng tài chính của công ty.
3.2.3.4.Bộ phận tài chính
Kế hoạch hoạt động PR được lập nên phải được tính toán rõ ràng về mặt tổng chi phí sử dụng, các chi phí của từng bộ phận như thế nào, chi phí cho hoạt động nào nên tăng và chi phí cho hoạt động nào nên giảm. Trong thời gian vừa qua công ty chỉ áp dụng 2 công cụ PR nên tổng chi phí dành
cho PR cả năm chỉ là 1 tỷ. Còn đối với các hoạt động PR đã tạo thêm một số lại công cụ của PR thì chi phí sẽ tăng lên nhiều lần hơn, nhưng đối vơi một số hoạt động thì chi phí cũng khá thấp như: viết bài lên blog, các diễn đàn để giới thiệu chiến dịch mới và tiếp nhận ý kiến của công ty. Còn một số công cụ thì lại tăng thêm rất nhiều chi phí như: áo đồng phục, hệ thống dịch vụ khách hàng vì phải lập nên một đội ngũ nhiên viên riêng cho phòng ban này.
Theo dự đoán và tính toán thì công các cụ PR ở trên này cần phải bỏ ra chi phí 2 tỷ/ năm trong đó phân bổ cho cách hoạt động như sau:
- Báo cáo, sổ sách : 150 triệu
- CD, túi dành cho khuyến mại : 150 triệu
- Tin tức, viết báo : 150 triệu
- Hủng hộ : 400 triệu - Định dạng : 200 triệu - E – marketing : 150 triệu - Hệ thống dich vụ khách hàng : 400 triệu - Tài trợ : 400 triệu Tổng chi phí : 2 tỷ