Cỏc húa đơn, chứng từ sử dụng để hạch toỏn vốn bằng tiền:
• Phiếu thu – Mẫu 01-TT • Phiếu chi – Mẫu 03 –TT • Giấy nộp tiền
• Giấy thanh toỏn tiền
• Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng • Giấy đề nghị thanh toỏn
• Sổ quỹ tiền mặt kiờm bỏo cỏo quỹ • Sổ tiền gửi ngõn hàng
• Giấy bỏo nợ, giấy bỏo cú • Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi
Sơ đụ II. 8 : Sơ đồ luõn chuyển chứng từ nghiệp vụ nghiệp vụ hạch toỏn vốn bằng tiền tại cụng ty TNHH Quế Phương
Giải thớch sơ dồ :
(1) Kế toỏn vốn bằng tiền nhận cỏc chứng từ đầu vào từ đối tượng nhận/nộp tiền để kiểm tra đối chiếu tớnh hợp lệ, hợp lý. Nếu chứng từ đạt tiờu chuẩn, kế toỏn viờn lập phiếu thu - chi thành 3 liờn, 1 liờn được giữ lại để lưu trữ, 2 liờn cũn lại được chuyển sang cho kế toỏn trưởng. Trong trường hợp thanh toỏn diễn ra thụng qua ngõn hàng, kế toỏn viờn chỉ cần nhận giấy bỏo Nợ, giấy bỏo Cú từ ngõn hàng để kiểm tra đối chiếu với chứng từ đầu vào rồi lưu lại.
(2) Kế toỏn trưởng duyệt phiếu thu, phiếu chi. Đối với phiếu chi, sau khi xột duyệt, kế toỏn trưởng trỡnh phiếu chi lờn Tổng giỏm đốc xột duyệt
(3) Tổng giỏm đốc ký duyệt phiếu chi.
(4) Thủ quỹ nhận 2 liờn sau khi đó cú sự phờ chuẩn của Kế toỏn trưởng (phiếu thu), của Giỏm đốc (phiếu chi). Thủ quỹ thu/chi tiền với đối tượng nộp/nhận tiền đồng thời chuyển cho đối tượng 1 liờn của phiếu thu/chi.
Đối tượng nhận \ nộp tiền Bảng cõn đối số phỏt sinh Đối tượng nhận \ nộp tiền Bảng cõn đối số phỏt sinh Phũng kế toỏn Phũng kế toỏn Giảm đốc Giảm đốc Thủ quỹ Thủ quỹ Ngõn hàng Ngõn hàng (1) (1) (2) (3) (4) (5) (4)
(5) Thủ quỹ ghi sổ quỹ, nộp sỏ quỹ kiờm bỏo cỏo quỹ và liờn cũn lại của phiếu thu, phiếu chi cho phũng kế toỏn. Kế toỏn vốn bằng tiền phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh vào sổ chi tiết.
Tài khoản sử dụng hạch toỏn vốn bằng tiền:
* Tài khoản 111 – Tiền mặt Tài khoản này cú 3 TK cấp 3 :
TK 1111 – Tiền Việt Nam TK 1112 – Ngoại tệ
TK 1113 – Vàng , bạc, kim khớ quý, đỏ quý * Tài khoản 112 – Tiền gửi ngõn hàng
Tài khoản này cú 3 TK cấp 3 : TK 1121 – Tiền Việt Nam TK 1122 – Ngoại tệ
TK 1123 – Vàng , bạc, kim khớ quý, đỏ quý
Tài khoản 112 – Tiền gửi được mở đến tài khoản cấp 3, chi tiết cho từng ngõn hàng
Vớ dụ : - TK 1121CTB – Tiền gửi Việt Nam Đồng tại ngõn hàng Citibank. - TK 1121AGRB – Tiền gửi Việt Nam Đồng tại ngõn hàng Argribank.
Ngoài ra trong quỏ trỡnh hạch toỏn vốn bằng tiền cũn sử dụng một số TK khỏc như :
- Tk 511, 3331 : Thu tiền bỏn hàng - TK 131 – Thanh toỏn với khỏch hàng - TK 331 – Thanh toỏn với nhà cung cấp - TK 413 – Chờnh lệch tỷ giỏ hối đoỏi - TK 138 – Phải thu khỏc