khẩu và xỏc định kết quả tiờu thụ hàng nhập khẩu tại cụng ty
1.1 Ưu điểm
Cụng tỏc tổ chức kế toỏn tại cụng ty đạt được một số ưu điểm nổi bật sau:
Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được tổ chức khỏ khoa học, phự hợp với điều kiện thực tế tại cụng ty. Phũng kế toỏn tài chớnh cú 12 nhõn viờn cú trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ cao, cú tinh thần trỏch nhiệm trong cụng việc. Mỗi nhõn viờn được phõn cụng từng phần hành đảm bảo tớnh chuyờn mụn húa cụng việc nờn đạt hiệu quả và tớnh chớnh xỏc cao.
Phần hành kế toỏn nhập khẩu do 3 kế toỏn theo dừi. Mỗi kế toỏn theo dừi tiến trỡnh nhập khẩu hàng húa theo hợp đồng của từng phũng nghiệp vụ:
Cụ Tuyết theo dừi tỡnh hỡnh nhập khẩu, cỏc hợp đồng kinh tế của phũng nghiệp vụ 2
A. Tuấn theo dừi tỡnh hỡnh nhập khẩu hàng húa bỏn lẻ và phũng nghiệp vụ 3 A. Giang theo dừi cỏc hợp đồng nhập khẩu của phũng nghiệp vụ 1
Hệ thống chứng từ về cơ bản đỳng theo mẫu biểu quy định của Bộ Tài chớnh, sử dụng nhất quỏn và đồng bộ trong toàn cụng ty.
Cỏc chứng từ về nghiệp vụ nhập khẩu hàng húa được xõy dựng chương trỡnh luõn chuyển khoa học, hợp lý từ thu thập, phõn loại, ghi sổ, lưu trữ, bảo quản chứng từ. Đú là cơ sở cho cỏc nghiệp vụ phỏt sinh được phản ỏnh, ghi chộp một cỏch trung thực và thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.
Hệ thống tài khoản sử dụng trong cụng ty là hệ thống TK doanh nghiệp ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài
chớnh. Theo đú cỏc tài khoản cấp 1 cú nội dung kết cấu theo quy định, ngoài ra đối với nghiệp vụ nhập khẩu hàng húa và tiờu thụ hàng nhập khẩu cụng ty cũn sử dụng hệ thống tài khoản chi tiết đến cấp 3 để tiện theo dừi và ghi chộp. Cỏc TK 157, 131, 331, 632… được chi tiết theo cỏc phũng nghiệp vụ và chi tiết đến hợp đồng kinh tế.
Vớ dụ: TK 3312- NAS: phải trả người bỏn của phũng XNK2 theo hợp đồng ngoại với nhà cung cấp NAS.
Hệ thống sổ sỏch kế toỏn: cụng ty đang sử dụng hỡnh thức kế toỏn “Chứng từ ghi sổ” phự hợp với khối lượng chứng từ phỏt sinh liờn tục, thuận tiện cho vận dụng tin học vào theo dừi. Với hệ thống sổ kế toỏn chi tiết và hệ thống sổ kế toỏn tổng hợp đảm bảo cung cấp thụng tin chớnh xỏc và đầy đủ cho ban giỏm đốc cũng như những đối tượng quan tõm.
Việc sử dụng phần mềm kế toỏn EFECT 3.0 là một ưu điểm lớn, giỳp cho cụng tỏc ghi chộp giảm, hạn chế sai sút, nhanh chúng, dễ kiểm tra.
Nhỡn chung cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty núi chung và cụng tỏc kế toỏn lưu chuyển hàng húa và xỏc định kết quả tiờu thụ hàng nhập khẩu của cụng ty núi riờng đó đạt được cỏc thành tựu nhất định, đảm bảo tuõn thủ chế độ kế toỏn hiện hành.
1.2 Tồn tại
Thứ nhất, về tài khoản sử dụng
Cụng ty sử dụng hệ thống Tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC tuy nhiờn một số tài khoản cũn chưa sử dụng trong nghiệp vụ nhập khẩu làm cho chức năng phản ỏnh của kế toỏn chưa được thực hiện đầy đủ.
Chẳng hạn đối với nghiệp vụ nhập khẩu hàng húa, khi tiến hành NK theo phương thức thanh toỏn cho nhà cung cấp là thư tớn dụng L/C, cụng ty phải ký quỹ ở ngõn hàng theo trị giỏ đó thỏa thuận ở hợp đồng để thanh toỏn cho bờn bỏn. Thực tế cụng ty khụng sử dụng TK 1122 chi tiết cho mở thư tớn dụng, thờm vào đú nếu cụng ty khụng đủ ngoại tệ để thanh toỏn, phải vay ngoại tệ của ngõn hàng cụng ty cũng khụng sử dụng tài khoản 144- cầm cố, ký quỹ ngõn hàng để phản ỏnh nghiệp vụ này mà vẫn theo dừi trờn tài khoản 1122.
Thực chất nghiệp vụ này khụng làm thay đổi tiền gửi ngõn hàng của cụng ty nhưng về bản chất khi ký quỹ tại ngõn hàng thỡ tài khoản của cụng ty tại ngõn hàng bị phong tỏa đỳng bằng số tiền ký quỹ. Kế toỏn khụng theo dừi trờn tài khoản 144, khụng phản ỏnh nghiệp vụ này cú nghĩa là đó làm sai lệch thụng tin tài chớnh.
Thứ nữa, do đặc điểm kinh doanh của cụng ty là xuất nhập khẩu hàng húa, cú mối quan hệ hợp tỏc kinh doanh với nhiều đối tỏc nước ngoài, đồng tiền thanh toỏn chủ yếu là ngoại tệ nhưng hiện ở cụng ty cỏc nghiệp vụ liờn quan đến ngoại tệ chưa được phản ỏnh trờn tài khoản 007 để theo dừi ngoại tệ. Do vậy tỡnh hỡnh biến động tăng giảm ngoại tệ, số dư ngoại tệ trong cụng ty khụng được phản ỏnh kịp thời, thiếu thụng tin trong quản lý.
Thứ hai, về hạch toỏn nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp hàng húa
Theo quy định của chế độ kế toỏn hiện hành, tỏt cả cỏc khoản chi phớ thu mua liờn quan đến nhập khẩu hàng húa trước khi tiờu thụ (trừ trị giỏ hàng nhạp khẩu và thuế NK, thuế TTĐB) phải được phản ỏnh vào tài khoản chi phớ thu mua 1562. Cụng ty AIRIMEX nhập khẩu hàng húa khụng nhập kho mà đưa đi gửi bỏn cho khỏch hàng luụn nờn phải theo dừi trờn tài khoản 157 để kết chuyển vào giỏ vốn của lụ hàng. Nhưng trờn thực tế, cụng ty hạch toỏn toàn bộ chi phớ thu mua, phỏt sinh trước khi tiờu thụ (chi phớ mở L/C, chi phớ vận chuyển, bỏa quản lưu kho, lao vụ, lệ phớ hải quan…) được hạch toỏn vào TK 6427- chi phớ quản lý doanh nghiệp mua ngoài của lụ hàng nhập khẩu. Mặc dự kết quả tớnh toỏn về lợi nhuận thuần đối với hàng nhập khẩu nờu trờn là khụng thay đổi nhưng về bản chất kế toỏn là hạch toỏn sai chế độ, cung cấp sai thụng tin kế toỏn, cú thể ảnh hưởng khụng tốt tới quyết định quản lý.
Thứ ba, xỏc định chi phớ bỏn hàng & chi phớ QLDN của hàng nhập khẩu đó tiờu thụ
Theo cỏch tớnh kết quả tiờu thụ của hàng nhập khẩu, cụng ty chỉ mới xỏc định chi phớ bỏn hàng & QLDN liờn quan trực tiếp đến lụ hàng, cũn những chi phớ BH & QLDN khỏc liờn quan đến nhiều hợp đồng cuối năm mới được tập hợp và chưa phõn bổ vào chi phớ của từng hợp đồng, điều này làm việc xỏc
định kết quả tiờu thụ của hàng nhập khẩu khụng chớnh xỏc. Điều này cú tỏc động tiờu cực, làm giảm khả năng phản ỏnh của thụng tin kế toỏn.
Thứ tư, về ghi sổ kế toỏn
Với hỡnh thức ghi sổ “chứng từ ghi sổ” trờn cơ sở ứng dụng cụng nghệ thụng tin thụng qua phần mềm kế toỏn EFFECT 3.0 cỏc loại sổ tổng hợp theo quy định là:
- Sổ cỏi
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi sổ cỏi, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được sử dụng với mục đớch quản lý chứng từ ghi sổ và đối chiếu với bảng cõn đối số phỏt sinh.
Tuy nhiờn thực tế ở cụng ty, chỉ sử dụng chứng từ ghi sổ đối với những nghiệp vụ phỏt sinh khụng thường xuyờn (như kết chuyờn giỏ vốn, thuế nhập khẩu, chờnh lệch tỷ giỏ hối đoỏi…) cũn với cỏc nghiệp vụ kế toỏn thụng thường, kế toỏn vào phõn hệ kế toỏn liờn quan để cập nhật chứng từ sau đú chương trỡnh tự động kết chuyờn lờn sổ cỏi. Theo cỏch ghi chộp này, khụng cú sự xuất hiện của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cũng như chứng từ ghi sổ chỉ là một phần rõt nhỏ trong hệ thống sổ tổng hợp của cụng ty. Như vậy với cỏch ghi chộp này cụng việc kế toỏn đơn giản hơn nhưng lại khụng thể hiện đỳng hỡnh thức sổ kế toỏn sử dụng là “chứng từ ghi sổ”.