Khi phát sinh nghiệp vụ mua bán hàng hóa, công ty phải lập hợp đồng kinh doanh. Một hợp đồng mua bán phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và phòng Tài chính - Kế toán, thủ tục ban đầu liên quan đến các điều khoản thoả thuận giữa hai bên do phòng Kinh doanh đảm nhận, phòng Tài chính - Kế toán sẽ thực hiện các bước tiếp theo như thu tiền bán hàng, hạch toán vào sổ sách kế toán. Việc giao hàng do phòng Kinh doanh và thủ kho thực hiện. Hợp đồng mua bán được lập thành 3 bản:
- Một bản phòng kinh doanh giữ lại
- Một bản gửi tới phòng kế toán làm căn cứ viết hoá đơn bán hàng
- Một bản khách hàng giữ
Khách hàng có thể thanh toán ngay cho công ty khi nhận hàng, hoặc ứng trước một phần tiền khi ký hợp đồng và công ty sẽ thực hiện hợp đồng sản xuất theo yêu cầu.
Ngoài ra công ty còn áp dụng hình thức thanh toán chậm:
- Căn cứ quy định trên hợp đồng và khả năng thanh toán của khách hàng, lập văn bản đề nghị mức thế chấp của khách hàng trình Giám đốc phê duyệt. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, mức nợ có thể được điều chỉnh
- Lập hồ sơ xin thế chấp, Có đầy đủ quy định về thế chấp đã được lãnh đạo Công ty duyệt như: Hợp đồng, giấy tờ hợp pháp có giá trị bằng tiền (thẻ tài sản, kỳ phiếu, trái phiếu), đơn xin cầm cố tài sản, thế chấp tài sản...
- Phòng Tài chính - Kế toán tổ chức tiến hành xác minh, định giá tài sản thế chấp, bảo lãnh và lập thành biên bản trình Giám đốc
được ký kết phải có chứng nhận của phòng công chứng các tỉnh hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố, quận, huyện
- Xác định mức nợ:
+ Tài sản ký quỹ, cầm cố: Mức nợ tối đa bằng 100% trên tổng giá trị tài sản
+ Tài sản dùng thế chấp là bất động sản: Mức độ nợ tối đa bằng 70% tổng giá trị tài sản
+ Bảo lãnh Ngân hàng: Mức độ nợ tối đa bằng 100% tổng giá trị bảo lãnh, thời gian được ghi nhận nợ trước 15 ngày tính từ thời gian ghi trên văn bản bảo hành Ngân hàng hết hiệu lực.