II/ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY
1/ Chứng từ sử dụng:
* Kế toán tiền mặt tại quỹ:
Sử dụng: Phiếu Thu, phiếu Chi, Sổ quỹ, sổ chi tiết Tiền Mặt, sổ tổng hợp TK 1111.
Kế toán thanh toán nghiệp vụ quỹ tiền mặt tại công ty sử dụng chứng từ ban đầu hay còn gọi là chứng từ gốc gồm phiếu thu, phiếu chi được Kế toán trưởng và Giám đốc phê duyệt, đồng thời kế toán tiền mặt phản ánh thu chi tiền mặt hàng ngày vào số tiền mặt, thũ quỹ dựa vào phiếu thu và phiếu chi hàng ngày để lập báo cáo quỹ vào kế toán tiền mặt kiểm tra đối chiếu với tiền mặt.
a) Kế toán thu tiền mặt: kế toán sử dụng phiếu thu Mẫu phiếu thu tiền mặt
. . . .
Mục đích: Để làm chứng từ quỹ nhằm quản lý chặt chẽ số tiền thu vào và phản ánh tình hình thu chính xác.
Cách lập:
Đơn vị: Cty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng Mẫu sổ: C21 – H Địa chỉ: 371 Trần cao Vân -Đà Nẵng (Ban hành theo QĐ số :999-TC/QĐ
Liên số: .. /CĐKT ngày 2.11.1996 của BTC)
PHIẾU THU
Số:...
Ngày…..tháng…..năm ….
Nợ TK ...
Có TK...
Họ , tên người nộp tiền :………....
Địa chỉ :………
Lý do nộp :………
Số tiền :……….Viết bằng chữ :…………... ……… Kèm theo………Chứng từ gốc………...
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp
( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên )
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ ) :………
Ngày …tháng…năm….
Thủ quỹ
Hằng ngày khi nhận được chứng từ của người nộp tiền, kế toán căn cứ vào các chứng từ của người nộp tiền để lập phiếu thu. Phiếu thu gồm 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu Thu, sau đó trình lên cho kế toán trưởng soát xét và Giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.
Thủ quỹ giứ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu lại nơi lập phiếu.
Cuối ngày, toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
b) Kế toán chi tiền mặt: kế toán sử dụng phiếu chi Mẫu phiếu chi tiền mặt:
Mục đích: để làm chứng từ quỹ nhằm quản lý chặt chẽ các khoản chi tiêu tiền mặt phản ánh chính xác lượng tiền mặt chi tiêu hàng ngày.
Đơn vị: Cty Cổ phần Nhựa Đà Nẵng Mẫu số: C22 – H Địa chỉ: 371 Trần cao Vân -Đà Nẵng (Ban hành theo QĐ số: 999-TC/QĐ
Liên số:.. /CĐKT ngày 2.11.1996 của BTC)
PHIẾU CHI
Số:...
Ngày…..tháng…..năm …. Nợ TK ... Có TK...
Họ , tên người nhận tiền :………....
Địa chỉ :………
Lý do chi :………
Số tiền :……….Viết bằng chữ :…………... ……… Kèm theo………Chứng từ gốc………...
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ
( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên ) ( ký , họ tên )
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ ):………
Ngày …tháng…năm….
Người nhận tiền
Cách lập: Khi có chứng từ phát sinh chi tiêu tiền mặt căn cứ chứng từ gốc, kế toán lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký (Ký theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ, tên vào Phiếu chi.
+ Liên 1: lưu ở nơi lập phiếu
+ Liên 2: thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán.
+ Liên 3: giao cho người nhận tiền
Khi có chi thủ quỹ mới được xuất tiền ra khỏi quỹ, trong liên có kèm theo chứng từ gốc, thủ quỹ giữ để ghi giảm vào số tiền mặt. Cuối ngày thủ quỹ phải kiểm tra tồn quỹ giữ thực tế vào sổ sách, nếu thấy chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân.
Ngoài ra kế toán thanh toán và thủ quỹ phải thường xuyên đối chiếu sổ sách với nhau để đảm bảo chính xác giữa sổ sách và thực tế, yêu cầu lãnh đạo chi tiêu kịp thời.
* Kế toán tiền gửi ngân hàng:
Chứng từ sử dụng: để theo dõi thu, chi tiền gửi ở công ty sử dụng các loại chứng từ sau:
- Uỷ nhiệm chi - Ủy nhiệm thu
- Giấy nộp tiền bằng chuyển khoản - Giấy báo Nợ
- Giấy báo Có
Cùng với một số chứng từ gốc liên quan như: giấy báo nộp thuế, nộp tiền điện, nước…
a. Uỷ nhiệm chi:
Thực chất là lệnh của chủ tài khoản bên mua yêu cầu Ngân hàng phục vụ trích tiền từ tài khoản của đơn vị được hưởng (bên bán). Uỷ nhiệm chi dùng thanh toán
tiền hàng, lao vụ, dịch vụ…giữa hai đơn vị có sự tín nhiệm lẫn nhau trên cơ sở hợp đồng kinh tế, được áp dụng cho hai đơn vị ngoài hoặc cùng một địa phương.
Uỷ nhiệm chi do bên mua lập thành 4 liên: Liên màu đỏ do bên mua giữ, 3 liên còn lại giao cho Ngân hàng, Ngân hàng chuyển đến cho bên bán 1 liên màu đen .Bên mua phải chịu cước phí bưu điện.
Mẫu Uỷ nhiệm chi:
b. Uỷ nhiệm thu:
Đây cũng là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt giữa hai đơn vị có mối quan hệ lâu năm, có sự trở nhiệm lẫn nhau. Bên mua có thể chấp nhận hoặc không chấp nhận Giấy đòi nợ trước khi trả tiền gọi là chấp nhận trước, chấp nhận trước có nghĩa là đơn vị mua khi nhận giấy được nhờ thu, trong thời gian quy định phải gửi giấy báo chấp nhận nợ hay từ chối, nếu không gửi giấy báo thì sau thời gian quy định Ngân hàng coi như bên mua đã đồng ý tiến hành chuyển trả tiền cho bên bán hàng.
Trường hợp Ngân hàng bên mua khi nhận được Giấy uỷ nhiệm thu lập tức chuyển trả tiền cho bên bán, rồi gửi giấy báo cho bên mua, gọi là chấp nhận trả. Nếu bên mua xét thấy không phù hợp ở điểm nào trong hợp đồng, thì có quyền trừ một phần hoặc toàn bộ số tiền hàng, nhưng phải báo cho Ngân hàng phục vụ mình trong
Số:
Lập ngày… tháng…năm…
UỶ NHIỆM CHI
CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIỀN THƯ, BƯU ĐIỆN
Tên đơn vị trả tiền: MST:
Số Tài khoản:
Tại Ngân hàng: Tỉnh, TP:
Tên đơn vị nhận tiền:
Tại Ngân hàng: Số Tài khoản:
Tỉnh, TP: Số tiền bằng chữ:………... Nội dung thanh toán: ………
Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B
Kế toán Chủ tài khoản Ghi sổ ngày:…… Ghi sổ ngày: …...
Kế toán Trưởng phòng kế toán Kế toán Trưởng phòng kế toán PHẦN DO NH GHI TK NỢ TK CÓ Số tiền bằng số
thời gian quy định. Uỷ nhiệm thu cho bên mua lập thành 4 liên: Trong đó 1 liên được lưu lại phòng kế toán, 3 liên còn lại giao cho Ngân hàng và Ngân hàng sẽ gửi cho bên bán một liên.
Mẫu Uỷ nhiệm thu: