Tab Tables Create Table in Design View hoặc Tab Tables
Sau đó ta được bảng thiết kế như sau:
Tên trường
Lựa chọn kiểu dữ liệu
Bảng thiết kế sau khi đã được nhập giá trị:
a) Tên trường
Tên trường có thể đặt tùy ý, tuy nhiên để dễ quản lý nên đặt ngắn gọn, dễ gợi nhớ, không chứa ký tự trắng và không dùng chữ tiếng Việt có dấu.
b) Kiểu dữ liệu (Data Type)
MS Access cung cấp một số kiểu dữ liệu cơ bản sau:
Text: kiểu chuỗi có độ dài tối đa 2 ký tự
Memo: kiểu chuỗi có độ dài tối đa . ký tự
Number: kiểu số
Date/Time: kiểu ngày (nếu cần có thể lưu thêm thông tin về giờ)
Currency: kiểu số có định dạng theo loại tiền tệ
AutoNumber: kiểu số nhưng tự động tăng do Microsoft Access cung cấp và quản lý, người dùng không thể cập nhật
Yes/No: kiểu Logic
OLE Object: kiểu đối tượng kết nhúng: Word, Excel,..
Hyperlink: kiểu chuỗi chỉ đường dẫn của một tập tin trên ổ cứng hay trên máy chủ của mạng hay một địa chỉ URL trên mạng.
Lookup Wizard: tạo một cột để chọn giá trị và tìm kiếm từ một bảng khác
Khóa
chính Kích thước của trường
Quy định dạng hiển thị dữ liệu Quy định dạng thức dữ liệu
phải nhập Tiêu đề cột mà
trường hiển thị
Giá trị mặc định của trường khi
nhập dữ liệu
Các quy tắc hợp lệ của dữ liệu nhập
Cho phép nhập chuỗi rỗng
Thông báo khi nhập dữ liệu sai quy tắc
Bắt buộc phải nhập dữ liệu hay không Tạo chỉ mục
2
Khai báo thuộc tính cho trường ở thẻ General:
c) Field Size
Xác định kích thước tối đa cho dữ liệu kiểu Number hay Text của trường. Đối với kiểu số (number) thì Access cung cấp các kiểu sau
Loại số Độ lớn
Byte số nguyên byte
Integer số nguyên 2 byte
Long Integer số nguyên byte
Single số thực byte
Double số thực 2 byte
Decimal số thực byte
d) Format
Định dạng cách thể hiện của dữ liệu khi hiển thị hoặc khi in ấn.
Kiểu chuỗi: gồm 3 phần
[Phần 1];[Phần 2];[Phần 3]
Trong đó:
- Phần 1: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp có chứa văn bản. - Phần 2: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp không chứa văn bản. - Phần 3: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp null
Các ký tự dùng để định dạng chuỗi
Ký tự Tác dụng
@ Chuỗi ký tự
"123ABC" Hiển thị những gì trong ngoặc kép như ký tự > Đổi tất cả ký tự nhập vào thành in hoa
< Đổi tất cả ký tự nhập vào thành in thường
\ Hiển thị ký tự kế tiếp như ký tự bình thường
Ví dụ
Cách định dạng Dữ liệu nhập vào Hiển thị
@@@-@@@ 2 abcdef 2 - abc-def > Tinhoc TINHOC < TinHoc tinhoc @; "Không có"; "Chưa nhập" ABC Null ABC Không có Chưa nhập
Kiểu số (Number) và kiểu số tiền tệ (Currency)
Định dạng do ACCESS cung cấp
Loại số Dữ liệu nhập vào Hiển thị
General Number 2 . 2 . Currency 2 . ,2 . Euro 2 . € ,2 . Fixed 2 . 2 Standard 2 . ,2 . Pecent . 2 2. Scientific 2 . 1.23E+0 Định dạng do người sử dụng: [Phần 1];[Phần 2];[Phần 3];[Phần 4] Trong đó:
- Phần 1: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số dương. - Phần 2: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số âm. - Phần 3: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp số bằng zero. - Phần 4: Chuỗi định dạng tương ứng trong trường hợp null.
Ví dụ
Định dạng Hiển thị
0;(0);;"Null"
Số dương hiển thị bình thường Số âm được bao giữa 2 dấu ngoặc ( ) Số bị bỏ trống
Null hiện chữ Null
. - . .
Hiển thị dấu + phía trước nếu số dương Hiển thị dấu - phía trước nếu số âm Hiển thị . nếu âm hoặc Null
Kiểu Date/Time
Định dạng do ACCESS cung cấp
Định dạng Hiển thị
Long date Friday, may 30 , 1999
Medium date 30-jul-
Short date Long time 6:20:00 PM Medium time 6:20 PM Short time :2 Kiểu Yes/No Định dạng do ACCESS cung cấp Định dạng Tác dụng Yes / No Đúng Sai
True / False Đúng Sai
On / Off Đúng Sai
Định dạng do người sử dụng: Gồm 3 phần
;[Phần 1];[Phần 2]
Trong đó:
- Phần : Trường hợp giá trị trường đúng - Phần 2: Trường hợp giá trị trường sai
Ví dụ
Định dạng Hiển thị
Trường hợp True Trường hợp False
"Nam" "Nữ" Nam Nữ
;"Có";"Không" Có Không
Chú ý: Để xem được hiển thị của kiểu Yes/No ta phải thay đổi thuộc tính Display Control ở thẻ Lookup thành Text Box
e) Input Mask
Mặt nạ định dạng dữ liệu, người sử dụng bắt buộc phải nhập dữ liệu cho trường đúng theo quy định đã cài đặt ở thuộc tính này.
Ký tự Tác dụng
Bắt buộc nhập ký tự số
Không bắt buộc nhập, ký tự số
# Không bắt buộc nhập, số 0-9, khoảng trắng, dấu + và -
L Bắt buộc nhập, ký tự chữ
? Không bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc khoảng trắng
a Bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc số
A Không bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc số
& Bắt buộc nhập, ký tự bất kỳ
C Không bắt buộc nhập ký tự bất kỳ
< Các ký tự bên phải được đổi thành chữ thường
> Các ký tự bên phải được đổi thành chữ hoa
! Dữ liệu được ghi từ phải sang trái
Ví dụ:
Input Mask Dữ liệu nhập vào
( ) - ( ) 2 - 2 2
(000)AAA-A ( 23)124-E
Ngoài ra ta có thể sử dụng những Input Mask có sẵn do Access cung cấp
f) Caption
Dùng làm tiêu đề cho các trường trong chế độ Datasheet của bảng, có thể dùng tiếng Việt. Chuỗi ký tự này cũng xuất hiện tại nhãn các của các điều khiển trong các biểu mẫu hoặc báo cáo.
Nếu không xác định Caption thì Access sẽ lấy tên trường để làm tiêu đề.
g) Default Value
Quy định giá trị mặc định cho trường trừ Auto number và OEL Object. Có thể là một biểu thức, hằng, các hàm mẫu và các phép toán.
h) Validation rule và Validation Text
Quy định quy tắc hợp lệ dữ liệu (Validation rule) để giới hạn giá trị nhập vào cho một trường. Khi giới hạn này bị vi phạm sẽ có câu thông báo ở Validation text.
Ví dụ:
Validation rule Tác dụng
0 Khác số không
Like "*HUE*" Trong chuỗi phải chứa HUE
>= #10/10/99# and <= #12/11/99# Trong khoảng từ đến 12/12/99
i) Required (tương tự ràng buộc toàn vẹn NOT NULL)
Dùng để quy định dữ liệu cần phải nhập hay không. Nếu chọn Yes thì phải nhập giá trị cho cột đó mỗi khi thêm dòng mới, ngược lại nếu cho đưa giá trị Null vào thì chọn No.
Thuộc tính này có giá trị mặc định là No
j) AllowZeroLength
Cho phép quy định một trường có kiểu Text hay memo có thể hoặc không có thể có chuỗi có độ dài bằng 0.
Thuộc tính này có giá trị mặc định là No
Chú ý: Cần phân biệt một trường chứa giá trị null (chưa có dữ liệu) và một trường chứa chuỗi có độ dài bằng 0 (có dữ liệu nhưng chuỗi rỗng "").
k) Index
Tạo chỉ mục trên một trường, giúp việc tìm kiếm dữ liệu nhanh hơn.
Yes(Dupplicate OK) : Tạo chỉ mục có trùng lặp
Yes(No Dupplicate) : Tạo chỉ mục không trùng lặp
No : Không tạo chỉ mục