Phần này trình bày việc tạo báo cáo bằng cách sử dụng Report Wizard.
Ví dụ: tạo một báo cáo cho bảng Khoa.
Bước 1: Trong cửa sổ CSDL đang sử dụng,
2
Bước 2: Tại mục Tables/Queries chọn Khoa
Việc chọn table Khoa có nghĩa là giá trị của các cột trong bảng Khoa sẽ được sử dụng để hiển thị trên báo cáo.
Tương tự như khi tạo Form, Available Fields hiển thị các trường của bảng Khoa, Selected Fields hiển thị các cột được chọn hiển thị trong báo cáo. Nút (>) để chọn trường, nút (>>) để chọn tất cả các trường, nút (<) để loại bỏ trường và nút (<<) để loại bỏ tất cả các trường.
Trong giao diện Grouping muốn hiển thị dữ liệu theo nhóm giá trị của trường nào thì
Add trường đó từ danh sách bên trái hộp thoại sang hộp preview bên phải hộp thoại.
Ví dụ: nếu tiến hành grouping sinh viên theo MaKhoa thì dữ liệu hiển thị trên báo cáo có dạng như sau:
MaSV HoSV TenSV NgaySinh GioiTinh HocBong
KT
5202 Lê Cường 21/5/1 1 Nam 200 5207 Nguyễn Sơn 17/7/1 0 Nữ 800 CN
520 Ngô Hòa 16/8/1 0 Nam 200 5306 Huỳnh Nga 22/3/1 2 Nữ 400 5308 Phạm Trang 12/7/1 0 Nữ 800
Bước 4: Trong ví dụ này chỉ cần hiển thị một danh sách chung nên không cần thiết lập nhóm ở bước này. Click Next
Giao diện này cho phép chọn trường để sắp xếp kết quả hiện thị trên báo cáo (các dòng dữ liệu trên báo cáo sắp xếp theo trường được chọn).
Report wizard cho phép tối đa mức ưu tiên sắp xếp dữ liệu được đánh số từ đến 4. Trường nào thiết lập trước, sẽ được ưu tiên sắp xếp trước.Trong trường hợp các giá trị trường đó trùng nhau, Access sẽ chuyển đến các mức tiếp theo để sắp xếp. Kiểu sắp xếp (theo chiều tăng hoặc giảm) có thể thiết lập khi nhấn nút Ascending hoặc Descending bên cạnh trường được chọn.
Bước 5: Chọn TenKhoa và click Next.
Giao diện này cung cấp 3 lựa chọn bố cục báo cáo (Layout) là: Columnar, Tabular, Justified và 2 cách bố trí hướng trang giấy (Orentation) là: Portrait và Landscape. Mỗi tùy chọn trên Access đều cung cấp hình ảnh xem trước (Preview).
Bước 6: Giữ nguyên tùy chọn mặc định và click Next
Bước 7: Chọn Formal và click Next.
- Đặt tiêu đề hiển thị cho Report, tiêu đề này cũng sẽ là tên của Report (tuy nhiên tên Report có thể được thay đổi ở cửa sổ các đối tượng CSDL mà không ảnh hưởng đến tiêu đề Report).
- Lựa chọn Preview the report: hiển thị Report sau khi click Finish
- Lựa chọn Modify the report’s design: mở giao diện Report Design để chỉnh sửa Nếu lựa chọn hiển thị Report thì
Xem 4 trang cùng lúc
Chuyển đổi chế độ xem/sửa báo cáo
Hiển thị trang cuối cùng Hiển thị trang đầu tiên
Bước : Chỉnh sửa báo cáo Click Report Design. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chỉnh sửa nội dung báo cáo như sau:
8.3.Tạo báo cáo có phân nhóm
Trong thực tế có rất nhiều báo cáo hiển thị dữ liệu theo từng nhóm. Ví dụ: Hiển thị danh sách sinh viên theo từng khoa, hiển thị danh sách hàng được mua theo từng đơn đặt hàng... Microsoft Access cũng hỗ trợ việc tạo ra các báo cáo có phân nhóm một cách đơn giản thông qua Report Wizard.
Phần này minh họa việc tạo báo cáo hiển thị danh sách sinh viên theo từng khoa.
Bước 1: Trong cửa sổ CSDL đang sử dụng,
click chọn Reports → Create report by using wizard. Chọn table Khoa và sau đó chọn cột TenKhoa.
Phân nhóm (Group header)
Bước 2: Tiếp theo chọn table SinhVien và các trường MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh, GioiTinh, HocBong.
Bước 3: Trong giao diện Grouping, ta chọn nhóm “By Khoa” rồi click nút (>)
Trong khung Preview chúng ta thấy báo cáo sẽ hiển thị MaSV, HoSV và TenSV theo từng TenKhoa.
Bước 5: Chọn MaSV và click Next.
Giao diện này cung cấp 6 lựa chọn bố cục báo cáo (Layout) và 2 cách bố trí hướng trang giấy (Orentation). Mỗi tùy chọn trên Access đều cung cấp hình ảnh xem trước (Preview).
Bước : Nhập vào tên Report và nhấn Finish Chỉnh sửa báo cáo như sau:
Chuyển qua chế độ View để xem báo cáo
Report Header: Xuất hiện duy nhất trong trang đầu tiên của báo cáo. (Report footer xuất hiện duy nhất trong trang cuối của báo cáo)
Page Header: Xuất hiện trong mọi trang của báo cáo. (Page Footer cũng tương tự - Giống như header và footer trong Word) TenKhoa Header: Xuất
hiện lại khi dữ liệu trong nhóm đã hiện thị hết
Report Detail: hiển thị dữ liệu trong bảng
CHƯƠNG . BÀI TẬP THỰC HÀNH
9.1.Bài tập – Quản lý Sinh viên
Tạo Database với tên DaiHoc.mdb. Thực hiện lại bài tập đã học trong phần lý thuyết về cơ sở dữ liệu DaiHoc như sau:
1) Thiết kế cơ sở dữ liệu gồm các bảng sau:
(Chú ý thực hiện mối liên hệ giữa các bảng và thiết kế lookup cho các thuộc tính khóa ngoại)
Khoa(MaKhoa, TenKhoa) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Field Name Data Type Field Size Format Required
MaKhoa Text 2 > Yes TenKhoa Text 50 Yes
SinhVien(MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh, GioiTinh, HocBong, MaKH)
Field Name Data Type Field Size Format Required
MaSV Text 4 > Yes HoSV Text 50 Yes TenSV Text 0 Yes NgaySinh Date/Time Short Date Yes GioiTinh Yes/No Nam, Nữ Yes HocBong Number Long Integer Yes MaKh Text 2 Yes
MonHoc(MaMH, TenMH, SoTinChi)
Field Name Data Type Field Size Format Required
MaMH Text 3 > Yes TenMH Text 50 Yes SoTinChi Number byte Yes
LopHoc(MaLop, MaMH, HocKy, NamHoc, GiaoVien)
Field Name Data Type Field Size Format Required
MaLop Text 2 > Yes MaMH Text 3 Yes HocKy Number byte Yes NamHoc Number Long Integer Yes GiaoVien Text 50 Yes
KetQua(MaSV, MaLop, Diem)
Field Name Data Type Field Size Format Required
MaSV Text 4 > Yes MaLop Text 2 > Yes Diem Number Decimal
Mối liên hệ:
2) Nhập dữ liệu cho các bảng theo hình bên dưới
Khoa MonHoc
MaKhoa TenKhoa MaMH TenMH SoTinChi
CN Công nghệ Thông tin 02 Quản trị học 2
KT Kinh tế 207 Cấu trúc dữ liệu 3
NN Ngoại ngữ 306 Tin học cơ sở 2 403 Kế toán tài chính 3
SinhVien
MaSV HoSV TenSV NgaySinh GioiTinh HocBong MaKH
5202 Lê Cường 2 /5/ 99 Nam 200 KT
5207 Nguyễn Sơn 7/7/ 990 Nữ 800 KT
5209 Ngô Hòa 6/8/ 990 Nam 200 CN
5306 Huỳnh Thị Nga 22/3/ 992 Nữ 400 CN
5308 Phạm Thị Trang 2/7/ 990 Nữ 800 CN
LopHoc KetQua (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
MaLop MaMH HocKy NamHoc GiaoVien MaSV MaLop Diem
0 306 20 0 Tuấn 5202 0 4 02 403 20 0 Nga 5202 02 7 03 306 2 20 Sơn 5202 03 8 04 207 20 0 Nam 5202 04 9 5207 02 8 5207 03 7 5209 0 5 5306 02 6 5306 04 8 5308 0 3 5308 02 9 5308 03 9
3) Thực hiện các câu truy vấn sau:
Truy vấn chọn (Select Query)
1. Cho biết tên khoa của sinh viên có mã số ‘ 2 2’. Liệt kê các thông tin MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh, TenKhoa.
2. Cho biết thông tin môn học của lớp có mã lớp ‘ 2’. Liệt kê các thông tin MaLop, MaMH, TenMH, SoTinChi, HocKy, NamHoc, GiaoVien.
3. Liệt kê các sinh viên sinh năm và có học bổng trên 500. 4. Liệt kê các sinh viên đạt mức học bổng từ đến 500
5. Liệt kê các sinh viên có ngày sinh vào tháng . 6. Liệt kê các sinh viên có tên bắt đầu là ‘T’ hoặc là ‘K’
7. Liệt kê những sinh Nữ mà họ có chứa chữ ‘Thị’ gồm các thông tin: MaSV, HoSV, TenSV
8. Cho biết những SV có ngày sinh từ ngày đến ngày gồm các thông tin: MaSV, HoSV, TenSV, NgaySinh, HocBong.
9. Tương tự như câu nhưng tạo cột HoTenSV thay cho hai cột HoSV và TenSV. 10. Hiển thị danh sách SV gồm các thông tin: MaSV, HoSV, TenSV, NamSinh, Tuoi
và Tuoi được sắp xếp giảm dần. Biết rằng Tuoi được tính như sau: Tuoi = năm hiện hành – năm sinh.
11. Hiển thị bảng điểm các sinh viên gồm các thông tin: MaSV, HoTenSV, TenMH, Diem, KetQua. Biết rằng nếu Diem < 5 thì KetQua = “Rớt”, ngược lại thì KetQua = “Đậu”.
12. Hiển thị danh sách SV có tuổi từ 2 đến 2 , thông tin gồm: HoTenSV, Tuoi, TenKhoa.
13. Cho biết hai sinh viên đạt mức học bổng cao nhất.
14. Cho biết hai kết quả thi cao nhất. Gồm các thông tin: HoSV, TenSV, TenMH, NamHoc, HocKy, Diem.
15. Cho biết tên các môn học chưa mở lớp 16. Cho biết tên của các khoa chưa có sinh viên.
17. Liệt kê các kết quả học tập và cho biết thông tin sinh viên tương ứng. Gồm MaSV, HoTenSV, MaLop, Diem.
Truy vấn trên từng nhóm (Group By Select Query)
18. Tính số lượng sinh viên và tổng học bổng của từng khoa. Gồm MaKhoa, TenKhoa, SoSV, TongHB.
19. Tính số lượng sinh viên nữ của từng khoa.
20. Cho biết sĩ số của từng lớp học: gồm MaLop, NamHoc, HocKy, TenMH, SiSo. 21. Tính tổng số tín chỉ và điểm trung bình học kỳ năm 2 của các sinh viên.
22. Cho biết họ tên của hai sinh viên có điểm trung bình học kỳ năm 2 cao nhất. 23. Cho biết họ tên của sinh viên nữ xuất sắc nhất học kỳ năm 2 .
24. Cho biết bảng điểm tất cả các môn học của sinh viên có mã số ‘ 2 2’. (nếu một môn học 2 lần thì chọn điểm số cao nhất). Gồm: MaSV, HoSV, TenSV, TenMH, SoTinChi, Diem.
25. Cho biết điểm cao nhất của môn học ‘Tin học cơ sở’
Truy vấn chéo ( Crosstab query)
26. Cho biết số lượng sinh viên của từng Khoa theo từng giới tính nam, nữ. Gồm: MaKhoa, TenKhoa, SoSVNu, SoSVNam.
27. Cho biết số lượng sinh viên của từng Khoa theo từng giới tính nam, nữ. Gồm: MaKhoa, TenKhoa, SoSVNu, SoSVNam, TongSoSV. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
28. Cho biết bảng thống kê điểm cuối cùng của từng sinh viên theo từng môn học như hình bên dưới.
MaSV HoTen Cấu trúc dữ liệu Kế toán tài chính Tin học cơ sở
5202 Lê Cường
5308 Phạm Trang
Truy vấn thêm xóa sửa
29. Từ bảng SinhVien, KetQua, LopHoc, MonHoc hãy tạo ra bảng sau có tên BangDiem_SV gồm các thông tin: MaSV, HoTenSV, TenMH, SoTinChi, Diem, KetQua. Trong đó KetQua sẽ là “Đậu” nếu Diem>= ngược lại là “Rớt”, và có sắp xếp theo thứ tự MaSV tăng dần.
30. Hãy tạo ra bảng có tên Diem_TB_HK1_2010 gồm các thông tin: MaSV, HoTenSV, SoTinChi, DiemTB. Bảng này lưu số tín chỉ và điểm trung bình của từng sinh viên trong học kỳ năm học 2 .
31. Tăng thêm học bổng cho các SV khoa ‘Công nghệ Thông tin’ mỗi người 2 32. Tăng học bổng cho các sinh viên nữ thêm 50%.
33. Cộng thêm . điểm thi môn “Tin học cơ sở” cho những SV đã thi có điểm thấp hơn .
34. Cộng thêm điểm cho môn “Kế toán tài chính” cho SV thuộc khoa ’Kinh tế’, điểm tối đa của môn này là .
35. Hãy chuyển các sinh viên đang học khoa ‘Kinh Tế’ sang khoa có mã là ‘CN’ 36. Xóa tất cả điểm thi của các sinh viên thuộc khoa ‘Công nghệ Thông tin’ đã thi
môn “Tin học cơ sở”.
37. Hủy bỏ kết quả của các lớp học trong học kỳ 2 năm 2 .
Truy vấn có tham số
Thực hiện các biểu mẫu (Form) : Hãy dùng công cụ Wizard để tạo biểu mẫu
1) Tạo Form cho phép nhập dữ liệu vào bảng Khoa, SinhVien, MonHoc
2) Tạo Form Main-Sub Form cho phép nhập dữ liệu vào bảng Lớp Học và nhập kết quả cho các sinh viên trong lớp học đó. Main-Form lấy dữ liệu từ bảng LopHoc và Sub-Form lấy dữ liệu từ Query 17
4) Dùng Report Wizard để tạo các báo cáo sau:
1) Lập báo cáo danh sách các môn học.
3) Cho biết bảng điểm của lớp học có mã số ‘ 2’: Dữ liệu lấy từ Query 2 và Query
4) Bảng điểm học tập theo của sinh viên có mã số ‘ 2 2’. Lấy dữ liệu từ bảng SinhVien và Query 24.
9.2.Bài tập – Quản lý Bán hàng
Tạo file CSDL có tên là QLBH.MDB (Quản lý bán hàng)
1) Thiết kế cơ sở dữ liệu gồm các bảng sau :
NhaCungCap(MaNhaCC, TenNhaCC)
Field Name Data Type Description Field Properties
MaNhaCC Text Mã nhà cung cấp Field size : 2 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Input Mask : 00 Required : Yes Indexed : Yes (No Duplicates) TenNhaCC Text Tên nhà cung cấp Field size : 50
NhanVien(MaNV, HoNV, TenNV, GioiTinh, DienThoai, Luong)
Field Name Data Type Description Field Properties
MaNV Text Mã số nhân viên Field size : 2
Input Mask : 00 Required : Yes Indexed : Yes (No Duplicates) HoNV Text Họ nhân viên Field size : 35
TenNV Text Tên nhân viên Field size : 10 GioiTinh Yes/No Format : ;”Nam”;”Nu”
Display control : TextBox DienThoai Text Sốđiện thoại nhân viên Field size : 15
Luong Curency Lương của nhân viên
KhachHang(MaKH, HoKH, TenKH, DiaChi, DienThoai)
Field Name Data Type Description Field Properties
MaKH Text Mã số khách hàng Field size : 5
Input Mask : LL000 Required : Yes Indexed : Yes (No Duplicates) HoKH Text Họ khách hàng Field size : 35
TenKH Text Tên khách hàng Field size : 0
DiaChi Text Địa chỉ khách hàng Field size : 50 DienThoai Text Điện thoại khách hàng Field size : 15
LoaiMH(MaLoaiMH, TenLoaiMH)
Field Name Data Type Description Field Properties
MaLoaiMH Text Mã loại mặt hàng Field size : 2
Input Mask : 00 Required : Yes Indexed : Yes (No Duplicates) TenLoaiMH Text Tên loại mặt hàng Field size : 30
MatHang(MaMH, TenMH, DVT, MaLoaiHH, MaNhaCC)
Field Name Data Type Description Field Properties
MaMH Text Mã mặt hàng Field size : 2 Input Mask : 00 Required : Yes
Indexed : Yes (No Duplicates ) TenMH Text Tên mặt hàng Field size : 30
Required : Yes DVT Text Đơn vị tính Field size : 5
MaLoaiMH Text Mã loại mặt hàng Dùng LOOKUP (làm tương tự) Row Source : LOAIMH
MaNhaCC Text Mã nhà cung cấp Dùng LOOKUP (làm tương tự) Row Source : NHACUNGCAP
HoaDonBan(SoHDB, NgayBan, MaKH, MaNV)
Field Name Data Type Description Field Properties
SoHDB Text Sốhóa đơn bán Field size : 4
Input Mask : L000 Required : Yes Indexed : Yes (No Duplicates) NgayBan Date/Time Ngày bán Format : dd/mm/yy (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Input Mask : 00/00/00 MaKH Text Mã khách hàng Thẻ Lookup :
Display Control : Combo Box Row Source Type : Table/Query Row Source : KHACHHANG MaNV Text Mã nhân viên Dùng LOOKUP (làm tương tự )
Row Source : NHANVIEN
CTHDB(SoHDB, MaMH, SoLuong, DonGiaBan)
Field Name Data Type Description Field Properties
SoHDB Text Sốhóa đơn bán Dùng LOOKUP (làm tương tự) Row Source : HOADONBAN MaMH Text Mã mặt hàng Dùng LOOKUP (làm tương tự)
Row Source : MATHANG SoLuong Number Sốlượng bán Field size : Long Integer DonGiaBan Number Đơn giá bán Field size : Long integer
2
MaNhaCC TenNhaCC
0 Cty trà Thái Nguyên
02 Văn phòng đại diện sữa Hà Lan
03 Cty sữa VinaMilk
04 Cty sữa đường Khánh Hòa
05 Cty nước giải khát Bến Thành
06 Công ty rượu Bình Tây
07 Cửa hàng bánh ngọt Nha Trang
08 Công ty Bia Bến Thành
09 ChợĐầm
3) Nhập dữ liệu (tham khảo)
NhanVien
MaNV HoNV TenNV GioiTinh DienThoai Luong
0 Nguyễn Thị Anh Nữ 600 000
02 Lê Thị Anh Nữ 09 4 23456 700 000
03 Nguyễn Văn Hùng Nam 800 000
04 ĐỗVăn Hoàng Nam 700 000 05 Lê Thị Minh Nữ 700 000 06 Nguyễn Văn Lợi Nam 09 2456789 800 000 07 Hoàng Thị Liên Nữ 500 000
KhachHang
MaKH HoKH TenKH DiaChi DienThoai
KH001 Nguyễn Thị Minh Trang 12 Trần Phú, Nha Trang KH002 Lê Công Thành Trí 34 Bắc Sơn, Nha Trang
KH003 Nguyễn Văn Nghĩa 78 HồVăn Huê, TpHCM 09 4235688
KH004 ĐỗVăn Bá Hòa 56 Võ Văn Tần, Đà Nẵng 09 4246899 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
KH005 Lê Anh Đoàn Trần Nghiệp KH006 Nguyễn Bình Nguyễn Đình Chiểu
LoaiMH NhaCungCap MaLoaiMH TenLoaiMH 0 Thức uống 02 Gia vị 03 Đồ làm sẵn 04 Bơ sữa
05 Trái cây khô
MatHang
MaMH TenMH DVT MaLoaiMH MaNhaCC
0 Trà Lipton Gói 0 0 02 Nước khoáng Thanh Da Chai 0 05 03 Xúc xích Cây 03 09
04 Lạp xưởng Kg 03 09
05 Sữa Lon 04 03
CTHDB HoaDonBan
SoHDB MaMH SoLuong DonGiaBan SoHDB MaKH MaNV NgayBan
B001 0 0 0000 B001 KH001 0 0 /0 /20 0 B002 02 200 3000 B002 KH002 02 08/03/20 0 B003 0 20 20000 B003 KH00 02 4/06/20 0 B003 03 70 7000 B004 KH003 03 2 /06/20 0 B001 04 30 5000 B005 KH001 04 3 /07/20 0 B004 05 70 7000 B006 KH003 04 / 0/20 0 B002 04 30 5000 B007 KH004 04 2 / 2/20 0
4) Thực hiện các truy vấn sau :