III. KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
2. Những yêu cầu về nội dung
2.1. Văn bản phải có tính mục đích rõ ràng
Trước khi soạn thảo văn bản cần xác định mục tiêu và giới hạn điều chỉnh của nó. Tính mục đích của văn bản còn thể hiện ở mức độ phản ánh các mục tiêu trong đường lối, chính sách của Đảng, nghị quyết của các cơ quan quyền lực cùng cấp và các văn bản của cơ quan quản lý hành chính nhà nước cấp trên, áp dụng vào giải quyết những công việc cụ thể ở một ngành, một cấp nhất định nhằm đảm bảo triển khai được sự lãnh đạo của Đảng, của chính quyền các cấp và nguyện vọng của nhân dân vào thực tiễn hoạt động của ngành, cấp mình một cách kịp thời và sáng tạo.
Căn cứ vào tính mục đích của nội dung văn bản có thể xác định tính thích hợp của nó với mục đích sử dụng. Tính thích hợp thể hiện ở sự đồng nhất nội dung và hình thức văn bản. Về nội dung, văn bản được chuẩn bị ban hành phải hết sức thiết thực, đáp ứng được tối đa những yêu cầu thực tế đòi hỏi, phù hợp với pháp luật hiện hành. Về hình thức, văn bản phải được thể hiện trong những văn bản thích hợp, thí dụ : không dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại, hoặc công văn thay cho thông tin và ngược lại...
2.2. Văn bản phải có tính khoa học
Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo:
- Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết, thông tin được xử lý và đảm bảo chính xác: sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực tế và còn hiện thời.
- Lô gích về nội dung : sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ. - Thể thức văn bản theo quy định.
2.4. Văn bản phải có tính khả thi
Tính khả thi là hệ quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu tính mục đích, tính phổ thông đại chúng, tính khoa học, tính bắt buộc thực hiện. Ngoài ra, để các nội dung của văn bản được thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn phải tính tới sự phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành. Nếu đặt ra các quy định, mệnh lệnh vượt quá khả năng kinh tế thì không có cơ sở, điều kiện vật chất để thực hiện, tức là văn bản “không có tính khả thi”, làm tổn hại tới uy tín của cơ quan ban hành và tạo điều kiện thuận lợi cho việc vi phạm pháp luật. Ngược lại, nếu văn bản chứa đựng các nội dung lạc hậu sẽ không kích thích sự năng động, sáng tạo của các chủ thể làm lãng phí thời gian và tài sản của Nhà nước. Do đó, khi quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền đó. Đồng thời, phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể.
2.5. Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ quy phạm
Văn bản quản lý hành chính nhà nước được viết theo văn phong hành chính. Văn phong hành chính là dạng ngôn ngữ tiếng Việt văn học tạo thành hệ thống tương đối khép kín, hoàn chỉnh các phương tiện ngôn ngữ viết đặc thù nhằm phục vụ cho các mục đích giao tiếp bằng văn bản trong lĩnh vực hoạt động pháp luật và hành chính.
Văn phong hành chính được sử dụng trong giao tiếp bằng văn bản tại các cơ quan nhà nước.
Văn phong hành chính có những đặc điểm là :
1) Tính chính xác, rõ ràng: Văn bản phải được viết sao cho mọi người có thể hiểu một cách rõ ràng, chính xác, đúng như nội dung văn bản muốn truyền đạt. Tính thiếu chính xác và không rõ ràng, mơ hồ của những văn bản không chuẩn mực về văn phong sẽ gây những hậu quả nghiêm trọng; những nội dung bị bóp méo, xuyên tạc trong lĩnh vực này ảnh hưởng to lớn đến số phận con người, đến đời sống xã hội. Để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, cần viết câu gọn ghẽ, mạch lạc, diễn tả ý tưởng dứt khoát, sử dụng từ ngữ một cách chính xác.
2) Tính phổ thông, đại chúng: Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tức là bằng những từ ngữ phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài đã được Việt hóa tối ưu. Muốn văn bản dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu, nhất là trong điều kiện dân trí còn thấp, ý thức pháp luật chưa cao, thì cần phải viết ngắn gọn, không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn, hành văn viện dẫn lối bác học.
3) Tính khách quan, phi cá tính: Nội dung của văn bản phải được trình bày trực tiếp, không thiên vị, bởi lẽ loại văn bản này là tiếng nói của quyền lực nhà nước, chứ không phải là tiếng nói riêng của một cá nhân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân soạn thảo. Là người phát ngôn thay cho cơ quan, tổ chức công quyền, các cá nhân không được tự ý đưa những quan điểm riêng của mình vào nội dung văn bản, mà phải nhân danh cơ quan trình bày ý chí của nhà nước, ý đồ lãnh đạo. Tính khách quan, phi cá tính của văn bản gắn liền với chuẩn mực, kỷ cương, vị thế mang tính hệ thống của cơ quan nhà nước, có nghĩa là tính chất này được quy định bởi các chuẩn mực pháp lý.
4) Tính trang trọng, lịch sự : Văn bản là tiếng nói của chính quyền, nên phải thể hiện tính trang trọng, uy nghiêm. Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng đối với chủ thể thi hành, là tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản. Tính trang trọng, lịch sự của văn bản phản ánh trình độ giao tiếp “văn minh hành chính” của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền hiện đại.
5) Tính khuôn mẫu: Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu, thể thức quy định và trong nhiều trường hợp theo các bản mẫu có sẵn chỉ cần điền nội dung cần thiết vào. Tính khuôn mẫu bảo đảm cho sự thống nhất, tính khoa học và tính văn hóa của công văn giấy tờ. Tính khuôn mẫu còn thể hiện trong việc sử dụng từ ngữ pháp luật - hành chính, các quán ngữ kiểu: “Căn cứ vào...”, "Theo đề nghị của...”, “Các... chịu trách nhiệm thi hành... này”..., hoặc thông qua việc lặp lại những từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp, dàn bài có sẵn, v.v...
Ngôn ngữ văn bản quản lý hành chính nhà nước đòi hỏi việc sử dụng từ ngữ theo những chuẩn mực nhất định:
- Lựa chọn và sử dụng từ đúng ngữ nghĩa. - Sử dụng từ đúng nghĩa ngữ pháp.
- Sử dụng từ đúng văn phong hành chính :
+ Tránh sử dụng từ cổ khó hiểu, thận trọng trong dùng từ mới. + Không dùng từ ngữ địa phương.
+ Không dùng tiếng lóng từ thông tục
+ Sử dụng đúng và hợp lý các thuật ngữ chuyên ngành.
+ Sử dụng hợp lý và chính xác các từ Hán - Việt và các từ gốc nước ngoài khác.
- Sử dụng từ đúng chính tả tiếng Việt. - Dùng từ đúng quan hệ kết hợp.
- Câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt.
- Câu tường thuật hầu như chiếm vị trí độc tôn trong văn bản quản lý hành chính nhà nước. Các loại câu khác như câu cầu khiến, câu nghi vấn, câu biểu cảm rất ít được sử dụng.
- Câu phải có quan hệ ngữ nghĩa phù hợp với tư duy người Việt.
- Câu phải được đánh dấu câu cho phù hợp với chính tả tiếng Việt và nội dung của câu.
- Câu cần có sự nhất quán về chủ đề. Đó là cơ sở để tạo tính trọn vẹn về nội dung. Câu cần phải được hoàn chỉnh về mặt hình thức.
- Câu cần được liên kết với nhau hài hòa.
- Khi viết đoạn văn cần lưu ý sao cho các câu trong đoạn văn tập trung cùng vào một chủ đề, không bị phân tán hoặc đột ngột chuyển sang một phạm vi khác, tức là tránh bị lạc chủ đề. Mặc khác, cũng cần khai triển đầy đủ chủ đề đã nêu, không được bỏ qua những phương diện đã nêu trong chủ đề, hoặc trình bày nội dung chủ đề lặp đi, lặp lại, luẩn quẩn. Để đảm bảo mạch lạc cần có (các) câu chuyển ý, làm cho các câu không bị đứt quãng, hoặc mâu thuẫn về ý, nhờ đó tạo nên đoạn văn với các câu có liên kết chặt chẽ về cả nội dung lẫn hình thức.