III. KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
3. Những yêu cầu về bố cục và thể thức văn bản
Theo quy định, về tổng thể văn bản bố cục các yếu tố thể thức sau đây :
3.1. Phần mở đầu
1) Quốc hiệu
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
2) Tên cơ quan ban hành văn bản: Tên cơ quan ban hành văn bản cho biết vị trí của cơ quan ban hành trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước.
3) Số và ký hiệu: Số văn bản được đánh từ 01 và bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 mỗi năm; các số dưới 10 phải viết thêm số 0 ở đằng trước. Ký hiệu là chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản. Cần lưu ý:
Số:.../năm ban hành/viết tắt tên loại văn bản - viết tắt tên cơ quan ban hành
- Số và ký hiệu của văn bản cá biệt:
Số:.../viết tắt tên loại văn bản - viết tắt tên cơ quan ban hành
- Số và ký hiệu của văn bản hành chính: + Văn bản có tên loại :
Số :.../ Viết tắt tên loại văn bản - viết tắt tên cơ quan ban hành
+ Văn bản không có tên loại (công văn) :
Số:.../ viết tắt tên cơ quan ban hành - viết tắt tên đơn vị soạn thảo
4) Địa danh, ngày tháng : Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đĩng trụ sở; Ngày tháng được viết ngay dưới quốc hiệu, đầy đủ các chữ “...ngày...tháng...năm...”, những số chỉ ngày dưới 10 và chỉ tháng dưới 3 phải viết thêm số 0 ở đằng trước.
5) Tên loại văn bản: Trừ công văn, tất cả các văn bản đều có tên loại. Không dùng những tên loại văn bản mà pháp luật không quy định.
6) Trích yếu văn bản : Là một mệnh đề ngắn gọn thể hiện tổng quát nội dung chủ yếu của văn bản.
7) Căn cứ ban hành văn bản : Đây là yếu tố thông dụng đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản cá biệt.
3.2. Phần triển khai
8) Loại hình quyết định: Đây là yếu tố đặc trưng của văn bản quy phạm pháp luật và văn bản cá biệt. Loại hình quyết định phù hợp với nội dung văn bản, phù hợp với loại hình văn bản.
9) Nội dung điều chỉnh đây là phần trọng tâm của văn bản. Tùy theo nội dung của từng lọai văn bản mà phần này có thể được trình bày theo “văn điều khoản” hoặc “văn xuôi pháp luật”. Nội dung của văn bản quy phạm pháp luật phải được trình bày dưới dạng các quy phạm pháp luật.
10) Điều khoản thi hành : Thông thường đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản cá biệt phần điều khoản thi hành bao gồm :
- Hiệu lực của văn bản; - Chủ thể thi hành; - Xử lý văn bản cũ.
11) Thẩm quyền ký : Thẩm quyền ký bao gồm : Chức vụ, chữ ký và họ tên đầy đủ của người có thẩm quyền ký.
12) Con dấu hợp pháp.
13) Nơi nhận. Các yếu tố phụ khác (nếu có); 14) Dấu độ mật, độ khẩn.
15) Tên viết tắt người đánh máy và số lượng bản đánh máy hoặc sao chụp.
16) Các phụ chú như “xem tại chỗ”, “xem xong xin trả lại”, v.v...
Cần lưu ý các văn bản phụ chỉ bao gồm các yếu tố (1), (2), (5), (6), (9), (11) và (12).