golf, thẻ các câu lạc bộ; tổ chức các tour du lịch nội địa, quốc tế và kinh doanh các hoạt động đi kèm: phòng vé máy bay, cho thuê xe du lịch, vận chuyển hành khách…Các hoạt động kinh doanh này nhằm đảm bảo cân đối tài chính, duy trì sự ổn định và phát triển của Công ty.
2.2. Thực trạng công tác phân tích công việc tại Công ty PV-INCONESS PV-INCONESS
Công tác phân tích công việc tại Công ty PV-INCONESS đã được triển khai thực hiện nhưng chưa hoàn thiện. Việc tổ chức thực hiện phân tích công việc chưa bài bản, hệ thống văn bản phân tích công việc Công ty chưa xây dựng đầy đủ, việc ứng dụng kết quả của phân tích công việc vào các hoạt động quản lý nhân sự khác còn rất hạn chế. Thực tế này đang gây ra cho Công ty những khó khăn nhất định trong công tác nhân sự.
2.2.1. Trình tự tiến hành phân tích công việc tại Công ty PV-INCONESS PV-INCONESS
Công tác phân tích công việc tại Công ty PV-INCONESS được thực hiện theo trình tự các bước như sau:
Báo cáo thực tập chuyên đề
Công ty PV-INCONESS mới chính thức thành lập, công tác phân tích công việc lần đầu tiên được thực hiện. Mặc dù trên cơ sở kế thừa Công ty INCONESS nhưng trước đây phân tích công việc tại Công ty INCONESS không được thực hịên đầy đủ và Công ty PV-INCONESS đã có những sự đổi thay cho phù hợp với hoàn cảnh mới nên dẫn đến các công việc cũng có những đổi mới. Chính vì vậy Công ty PV-INCONESS xác định công tác phân tích công việc được thực hiện cho tất cả các công việc để làm cơ sở phục vụ cho các công tác khác của quản lý nhân sự.
Những người lao động làm công việc giống nhau được gộp thành một tổ. Ví dụ: Văn phòng tổng hợp có 9 người lao động cùng làm công việc tạp vụ thì được gộp thành tổ tạp vụ. Như vậy mỗi một tổ tương ứng với một công việc nhất định. Phân tích công việc được tiến hành cho từng tổ (từng công việc cụ thể), chứ không phân tích công việc cho từng người lao động.
Một tổ gồm những người lao động làm công việc giống nhau, tức là có cùng nhiệm vụ, yêu cầu, tiêu chuẩn thực hiện công việc, phân tích công việc được tiến hành cho tổ là hợp lý, việc này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí. Nhưng Công ty không thực hiện việc đặt mã số cho từng tổ.
Xác định người thực hiện công tác phân tích công việc và phương pháp thu thập thông tin
Trưởng phòng, ban là người giám sát, quản lý trực tiếp người lao động của phòng mình, phân công công việc, nhiệm vụ cho từng người đó, yêu cầu họ thực hiện công việc như thế nào và kết quả ra sao, Trưởng phòng, ban có thể dễ dàng quan sát quá trình làm việc, tiếp xúc trực tiếp với họ hơn. Vì vậy Trưởng phòng, ban là người hiểu rõ từng chức danh công việc phải làm những gì, làm như thế nào, người thực hiện công việc cần phải đáp ứng những yêu cầu gì, tiêu chuẩn thực hiện cần đạt được; kết hợp với có kiến thức sâu sắc, kinh nghiệm làm việc nên Công ty giao cho các Trưởng phòng, ban là người
Báo cáo thực tập chuyên đề
chịu trách nhiệm phân tích công việc để đảm bảo sự chính xác, đầy đủ của các văn bản phân tích công việc. Hơn nữa như thế còn tiết kiệm thời gian, do cùng một thời điểm các phòng, ban khác nhau có thể cùng tiến hành thu thập thông tin và viết văn bản cho phòng mình.
Trưởng phòng, ban bằng sự hiểu biết về các công việc, kinh nghiệm của mình, thông qua hàng ngày làm việc cùng người lao động nên có thể quan sát người lao động trong phòng, ban mình và có những trao đổi, thảo luận ngắn, không mang tính chính thức với họ để thu thập thông tin cần thiết về từng chức danh công việc, gồm: những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện, thực hiện như thế nào, phạm vi quyền hạn ra sao...
Người thực hiện phân tích công việc tại Công ty là Trưởng phòng, ban, những người không thuộc chuyên môn về nhân sự, họ không có kiến thức về phân tích công việc, không có kỹ năng về lập các biểu mẫu thu thập thông tin và tiến hành thu thập thông tin. Công ty cũng không có sự đào tạo hay hướng dẫn chính thức nào về các vấn đề này cho họ.
Việc lựa chọn phương pháp thu thập thông tin tại Công ty không dựa trên những căn cứ rõ ràng. Phương pháp thu thập thông tin chưa được xây dựng bài bản, không thiết kế sẵn biểu mẫu thu thập thông tin. Áp dụng các phương pháp như nhau cho các loại công việc khác nhau.
Tiến hành thu thập thông tin
Trưởng phòng, ban tiến hành thu thập thông tin liên quan đến công việc từ chính người lao động mà mình quản lý. Sau đó Trưởng các phòng, ban sẽ tổng hợp, sắp xếp các thông tin đã thu thập được.
Xây dựng văn bản phân tích công việc
Sau khi thu thập thông tin, Trưởng phòng, ban trực tiếp viết văn bản phân tích công việc, cụ thể là bản phân công công việc/nhiệm vụ cho từng tổ công việc của phòng mình. Sau đó bản này được gửi tới những người lao
Báo cáo thực tập chuyên đề
động liên quan để họ đọc và đóng góp ý kiến; Trưởng phòng, ban sửa lại theo ý kiến đóng góp cho hợp lý (nếu cần). Phòng Tổ chức Nhân sự thu thập tất cả các bản của các phòng, ban trong Công ty và trình Tổng Giám đốc ký duyệt, cuối cùng các bản được gửi tới phòng, ban liên quan và lưu lại tại phòng Tổ chức Nhân sự.
Như vậy các Trưởng phòng, ban chứ không phải Phòng Tổ chức Nhân sự là người xây dựng bản phân công công việc/nhiệm vụ. Việc lấy ý kiến của người lao động trước khi trình Tổng Giám đốc ký duyệt văn bản mang tính chất hình thức nhiều hơn. Có những phòng, ban đưa cho người lao động đọc nhưng cũng có những phòng, ban thì không; phần lớn người lao động chỉ đọc qua và tán thành, không nhiều người dành thời gian đọc và suy nghĩ thực sự sâu sắc về văn bản này.
Trình tự thực hiện có một điểm chưa hợp lý, khi mà Ban lãnh đạo Công ty xác định công việc cần phân tích, tiếp theo là xác định người thực hiện công tác phân tích. Bước đầu tiên Công ty nên thực hiện là xác định cán bộ phân tích, sau đó cán bộ phân tích cùng với các phòng, ban, người lao động khác thực hiện các bước còn lại. Nói chung, việc tổ chức thực hiện phân tích công việc tại Công ty chưa được thực hiện một cách bài bản và không mang tính chính thức cao.