Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình dự kiến cầu nhân lực, cung nhân lực, từ đó lập kế hoạch để cân đối giữa cung và cầu nhân lực. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng, giúp Công ty chủ động hơn, có biện pháp đảm bảo không thừa, không thiếu lao động. Công ty PV-INCONESS cần xây dựng kế hoạch nhân lực cụ thể cho từng giai đoạn dài, trung, ngắn hạn, chứ không phải là những kế hoạch chung chung, không rõ ràng như hiện nay.
Từ kế hoạch sản xuất, kinh doanh Công ty xác định khối lượng công việc cần thực hiện. Thông tin trong văn bản phân tích giúp xác định bản chất các công việc cần kế hoạch, yêu cầu đối với người thực hiện để họ hoàn thành công việc đó và tiêu chuẩn hoàn thành công việc. Đó là cơ sở để Công ty dự đoán cầu nhân lực: số lượng, chất lượng lao động cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất, kinh doanh.
3.3.2. Ứng dụng vào tuyển mộ, tuyển chọn nhân sự
Tuyển dụng lao động có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng lao động của tổ chức, bất kỳ một tổ chức nào cũng đều muốn tuyển dụng đúng người. Muốn vậy, tuyển dụng phải được thực hiện tốt từ quá trình tuyển mộ đến tuyển chọn.
Khi có nhu cầu tuyển mộ lao động ở vị trí công việc nào thì Công ty lấy những thông tin về nhiệm vụ, yêu cầu đối với người lao động trong văn bản phân tích cho vào thông báo tuyển mộ. Đó là căn cứ để các ứng viên hiểu rõ về công việc và quyết định có phù hợp hay không, có nộp hồ sơ xin việc hay không. Điều này giúp Công ty sàng lọc được ngay những ứng viên không đạt yêu cầu trong tuyển mộ, nhưng không vì thế mà số ứng viên nộp hồ sơ ít đi. Điều đó chỉ thêm khẳng định rằng Công ty làm việc chuyên nghiệp, tuyển
Báo cáo thực tập chuyên đề
dụng dựa trên những căn cứ rõ ràng, đảm bảo độ chính xác, tạo ra ấn tượng ban đầu tốt đẹp đối với ứng viên về Công ty.
Các thông tin trong văn bản phân tích giúp Công ty xác định các tiêu chí cụ thể, hợp lý, chính xác để đánh giá, sàng lọc ứng viên qua các bước của tuyển chọn. Đồng thời nó cũng giúp xác định với loại lao động, người lao động nào nên thi, phỏng vấn theo hình thức nào, đặt ra những câu hỏi trong đề thi và phỏng vấn như thế nào cho phù hợp.
3.3.3. Ứng dụng vào bố trí nhân lực
- Định hướng nhân lực: các thông tin trong văn bản phân tích được đưa vào một chương trình định hướng giúp lao động mới vào Công ty hoặc lao động được bố trí vào một vị trí công việc mới biết mình cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, quyền hạn như thế nào, điều kiện làm việc ra sao, kết quả thực hiện công việc cần đạt được... Từ đó giúp họ chủ động trong công việc, rút ngắn thời gian làm quen với công việc.
- Với bố trí lại lao động: Văn bản phân tích giúp Công ty bố trí lao động thích hợp, sắp xếp đúng người, đúng việc, giúp Công ty sửa chữa những sai sót trong bố trí lao động của mình. Dựa trên sự so sánh giữa người lao động hiện tại và công việc mà họ thực hiện với thông tin trong văn bản phân tích để Công ty bố trí lại họ vào những vị trí thích hợp hơn.
3.3.4. Ứng dụng vào đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện công việc là đánh giá tình hình thực hiện công việc của mỗi người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn thực hiện công việc đã được xây dựng trước. Đánh giá thực hiện công việc là cơ sở cho đào tạo và phát triển, thù lao, khen thưởng, kỷ luật, đề bạt ...., là động lực để người lao động thực hiện công việc tốt hơn. Công ty cần phải xây dựng cho mình một hệ thống đánh giá thực hiện công việc chính xác, công bằng.
Báo cáo thực tập chuyên đề
thiết lập ba yếu tố của hệ thống, trong đó có yếu tố “các tiêu chuẩn thực hiện công việc”. Nếu không có các tiêu chuẩn thực hiện công việc thì sẽ không có căn cứ để so sánh. Các thông tin về tiêu chuẩn thực hiện trong văn bản phân tích giúp Công ty xây dựng nên hệ thống chỉ tiêu/ tiêu chí đánh giá về khối lượng, chất lượng, thời gian, hành vi, thái độ trong thực hiện công việc... Có thể nói đó là mốc chuẩn trong thực hiện công việc của người lao động, dựa trên đó Công ty có thể chia ra những mức độ khác nhau cho mỗi chỉ tiêu/tiêu chí. Các tiêu chuẩn của hệ thống đánh giá được xây dựng từ những thông tin trong văn bản phân tích đảm bảo sự đầy đủ, hợp lý và khách quan.
3.3.5. Ứng dụng vào thù lao lao động
Sự công bằng trong thù lao là yếu tố chính quyết định tới sự hài lòng trong công việc, ảnh hưởng tới thực hiện công việc của người lao động. Khi Công ty đã xây dựng được hệ thống đánh giá thực hiện công việc như trên, thì Công ty có thể thù lao theo kết quả thực hiện công việc, đặc biệt là đối với lao động trực tiếp. Với lao động quản lý, Công ty trả lương cố định theo thời gian (theo tháng), nhưng cần xây dựng một hệ thống thù lao đảm bảo công bằng, chính xác.
Giá trị công việc là yếu tố cơ bản để xây dựng hệ thống thù lao của doanh nghiệp. Để có thể thực hiện một chương trình đánh giá công việc thì Công ty cần có các văn bản phân tích công việc được viết một cách chi tiết, đầy đủ, chính xác. Dựa vào những thông tin trong văn bản phân tích, Công ty phân tích, xác định: mức độ quan trọng, phức tạp của những nhiệm vụ, trách nhiệm trong công việc, những yêu cầu đối với người lao động; từ đó xác định giá trị của từng công việc, xây dựng nên hệ thống ngạch tiền lương, tiền công và xác định mức lương cho từng ngạch.
3.3.6. Ứng dụng vào đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiện nay được các tổ chức ngày càng quan tâm vì chất lượng đã trở thành lợi thế cạnh trạnh của tổ
Báo cáo thực tập chuyên đề
chức; đào tạo, phát triển là hoạt động giúp duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
Xác định nhu cầu đào tạo là xác định vị trí công việc, số lượng người, kiến thức, kỹ năng cần đào tạo. So sánh thực tế thực hiện công việc của người lao động với tiêu chuẩn thực hiện trong văn bản phân tích để xác định xem người lao động có hoàn thành công việc hay không, nếu không cần xác định xem nguyên nhân là do đâu. Nếu nguyên nhân do trình độ người lao động không đáp ứng đòi hỏi của công việc thì cần có biẹn pháp đào tạo người lao động. Tiến hành so sánh giữa kiến thức, kỹ năng thực tế người lao động có với các yêu cầu người lao động cần có trong văn bản phân tích, từ đó xác định ra những kiến thức, kỹ năng còn thiếu của người lao động, hoặc xác định sự chênh lệch, khoảng cách giữa thực tế và yêu cầu, để Công ty có biện pháp đào tạo bổ sung, nâng cao cho người lao động.
3.3.7. Ứng dụng vào quan hệ lao động và an toàn lao động
Các văn bản phân tích là cơ sở để Công ty phân công nhiệm vụ rõ ràng tới mọi người lao động, phòng, ban. Văn bản phân tích được gửi tới người lao động để họ nắm rõ về công việc của mình và người khác, tránh chồng chéo, đùn đẩy trong nhiệm vụ, trách nhiệm, tị nạnh trong trong quyền hạn dẫn đến những tranh chấp, bất bình; tạo sự phối hợp đồng bộ, nhất quán trong Công ty. Nếu xảy ra các vụ tranh chấp, khiếu kiện thì văn bản phân tích là bằng chứng hữu hiệu trước toà án.
Các thông tin về điều kiện làm việc nêu trong văn bản phân tích giúp Công ty có những biện pháp đảm bảo vệ sinh, an toàn cho người lao động như cải thiện điều kiện làm việc, cung cấp các phương tiện bảo hộ lao động, tránh các yếu tố nguy hiểm, có hại cho sức khoẻ người lao động.
Báo cáo thực tập chuyên đề
Kết luận
Việt Nam đã gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), nền kinh tế Việt Nam đang hội nhập sâu sắc với nền kinh tế thế giới, điều đó đặt ra cho mỗi doanh nghiệp trong nước những yêu cầu mới, sức ép cạnh tranh giữa các doanh nghiệp Việt Nam với các doanh nghiệp nước ngoài ngày càng gay gắt hơn. Các doanh nghiệp của chúng ta đang đứng trước cả những cơ hội và thách thức lớn khi tham gia vào sân chơi quốc tế. Để có thể phát triển được trong một môi trường như thế, nguồn nhân lực trong doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Các doanh ngiệp hiện nay đều đã nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động quản lý nhân sự đối với mình. Phân tích công việc là công cụ cơ bản của quản lý nhân sự, nó tác động đến mọi công tác khác của quản lý nhân sự. Muốn hoạt động quản lý nhân sự đạt hiệu quả thì công tác phân tích công việc phải được hoàn thiện.
Tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS, công tác phân tích công việc chưa được Công ty quam tâm, đầu tư đúng mức; công tác này còn chứa đựng nhiều tồn tại, bất cập và đã có những ảnh hưởng không tốt tới hoạt động quản lý nhân sự nói chung của Công ty. Hy vọng rằng trong thời gian ngắn tới công tác phân tích công việc của Công ty sẽ có những thay đổi tích cực, tạo một trong những cơ sở vững chắc để Công ty phát triển vững bền. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Báo cáo thực tập chuyên đề
PHỤ LỤC Phụ lục 1. Mẫu bản “Mô tả công việc”
Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức danh công việc:... Mã số công việc:...
Phòng/Ban:... Nơi làm việc:...
Báo cáo
cho:...
Số người dười quyền (nếu
có):...
Người thay thế khi vắng mặt (nếu
có):...
Ngạch lương:... Ngày áp dụng:..../..../...
Mô tả chung về công
việc:... ... .... Nhiệm vụ, trách nhiệm - ... .... - ...
Báo cáo thực tập chuyên đề
.... - ... .... Quyền hạn - ... .... - ... ....
Các mối quan hệ trong thực hiện công việc
- Trong Công ty:... ... .... - Ngoài Công ty:... ... ....
Điều kiện làm việc
- Môi trường làm việc:... ... ... - Thời gian làm việc:...
- Phương tiện, máy móc, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ sử dụng:...
Báo cáo thực tập chuyên đề
...
Yêu cầu của công việc đối với người thực hiện
- Hiểu biết, kiến
thức:... ... .... - Kỹ năng:... ... .... - Trình độ đào tạo:... - Kinh nghiệm:...
- Các yêu cầu khác (sức khoẻ, phẩm chất...):...
... ....
Các tiêu chuẩn thực hiện công việc (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tiêu chuẩn về số lượng:... ... .... - Tiêu chuẩn về chất lượng:... ... ....
Báo cáo thực tập chuyên đề - Tiêu chuẩn về thời gian:...
...
...
- Các tiêu chuẩn khác (thái độ, hành vi...):...
...
...
Tổng Giám đốc Trưởng phòng Tổ chức Nhân sự Phụ lục 2. Mẫu Bản câu hỏi BẢN CÂU HỎI Để thu thập thông tin phục vụ cho công tác phân tích công việc, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý nhân sự tại Công ty, xin Ông (Bà) vui lòng cung cấp một số thông tin sau: Chức danh công việc:...
Phòng, ban:...
Nơi làm việc:...
Chức danh người quản lý trực tiếp:...
Số người dưới quyền (nếu có):...
Người thay thế khi vắng mặt (nếu có):...
1. Xin Ông (Bà) mô tả tóm tắt về công việc Ông (Bà) đang thực hiện...
Báo cáo thực tập chuyên đề ...
2. Những nhiệm vụ mà Ông (Bà) phải thực hiện trong công việc: (Xin Ông (Bà) vui lòng ghi cụ thể từng nhiệm vụ, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên giảm dần về mức độ quan trọng và lựa chọn mức độ thường xuyên ghi vào cột “mức độ thường xuyên”: - Hàng ngày - Hàng quý - Hàng tuần - Hàng năm - Hàng tháng - Khác (xin ghi cụ thể, ví dụ: 6 tháng, 3 năm...))
St t Nhiệm vụ Mức độ thường xuyên 1 ……… ……….
2 ……… ………..
3 ……… ……….
… ……… ………..
3. Các đối tượng Ông (Bà) có mối quan hệ trong công việc: (Xin Ông (Bà) vui lòng cho biết chức danh công việc của đối tượng, lựa chọn vai trò của Ông (Bà) trong mối quan hệ: - Quản lý, chỉ đạo - Phối hợp, hợp tác - Kiểm tra, giám sát - Chấp hành - Cố vấn, giúp đỡ - Phục vụ - Đàm phán, thuyết phục - Vai trò khác (Xin ghi cụ thể)) Phạm vi Chức danh công việc (của đối tượng) Vai trò của Ông (Bà) Trong Công ty ……….……… ……… ……… Ngoài Công ty ……………… ………. ……….
Báo cáo thực tập chuyên đề có trình độ đào tạo: (Xin đánh dấu vào ô tương ứng với phương án lựa chọn). PTTH Cao đẳng Sơ cấp Đại học Trung cấp Trên Đại học 5. Theo Ông (Bà), công việc Ông (Bà) đang thực hiện đòi hỏi người lao động có các kiến thức: (Xin Ông (Bà) vui lòng lựa chọn loại kiến thức và ghi vào cột “kiến thức” theo thứ tự ưu tiên giảm dần về mức độ cần thiết, đánh dấu vào cột “mức độ hiểu biết”. - Kỹ thuật - Luật - Kinh tế - Công nghệ thông tin - Quản lý - Xã hội - Kiến thức khác (Xin ghi cụ thể)) Stt Kiến thức Mức độ hiểu biết Nắm qua Nắm được Nắm chắc Hiểu biết sâu 1 2 .... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
6. Theo Ông (Bà), công việc Ông (Bà) đang thực hiện đòi hỏi người lao động có các kỹ năng:
(Xin Ông (Bà) vui lòng lựa chọn loại kỹ năng và ghi vào cột “kỹ năng” theo thứ tự ưu tiên giảm dần về mức độ cần thiết, đánh dấu vào cột “mức độ thành thạo”.
- Ngoại ngữ - Làm việc nhóm
- Tin học - Giải quyết vấn đề
- Giao tiếp - Soạn tháo văn bản (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Báo cáo thực tập chuyên đề Stt Kỹ năng Mức độ thành thạo Biết qua Sử dụng được Thành thạo Rất thành thạo 1 2 .... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
7. Theo Ông (Bà), các khả năng cần thiết đối với người lao động đảm nhận công việc Ông (Bà) đang thực hiện: (Xin đánh dấu vào ô lựa tương ứng với phương án lựa chọn). Sáng tạo Chịu áp lực trong công việc Lập kế hoạch Phân tích, tổng hợp Lãnh đạo Xử lý tình huống Khả năng khác 8. Theo Ông (Bà), người lao động đảm nhận công việc Ông (Bà) đang thực hiện cần có đặc điểm tính cách: (Xin đánh dấu vào ô tương ứng với phương án lựa chọn). Trung thực Nguyên tắc Cởi mở, nhiệt tình Quyết đoán Bình tĩnh Khác 9. Theo Ông (Bà), công việc Ông (Bà) đang thực hiện đòi hỏi người lao động có kinh nghiệm tối thiểu là bao nhiêu năm?...
10. Xin Ông (Bà) cho biết các loại phương tiện, máy móc, trang thiết bị Ông (Bà) sử dụng trong quá trình thực hiện công việc:...
... 11. Theo Ông (Bà) yếu tố đặc biệt điều kiện làm việc của Ông (Bà) là:
Không có yếu tố gì đặc biệt Độ ồn
Nhiệt độ Điều kiện không khí
Báo cáo thực tập chuyên đề
12. Theo Ông (Bà), với công việc Ông (Bà) đang thực hiện, kết quả thực hiện công việc của người lao động như thế nào được coi là hoàn thành công việc?.. ... ...
Xin chân thành cảm ơn Ông (Bà)!
Phụ lục 3. Mẫu câu hỏi phỏng vấn
1. Công việc Ông (Bà) đang thực hiện là gì?
2. Ông (Bà) là nhân viên của phòng, ban nào trong Công ty? 3. Trong công việc, Ông (Bà) báo cáo công việc với ai?
4. Ông (Bà) có giám sát, quản lý trực tiếp ai không? Ông (Bà) giám sát, quản lý trực tiếp bao nhiêu người? (Nếu có)
5. Ông (Bà) có người thay thế khi vắng mặt không? Chức danh công việc của người đó là gì? (Nếu có)
6. Ông (Bà) hãy mô tả tóm tắt về công việc của mình?
7. Những nhiệm vụ mà Ông (Bà) thực hiện trong công việc là gì? 8. Ông (Bà) thực hiện những nhiệm vụ của mình như thế nào?
9. Điều kiện, hoàn cảnh thực hiện công việc của Ông (Bà) có yếu tố đặc