Cán bộ phân tích dựa trên những căn cứ lựa chọn để lựa chọn phương pháp phù hợp nhất. Có thể sử dụng kết hợp một số phương pháp, những loại lao động khác nhau nên sử dụng phương pháp khác nhau. Cán bộ phân tích là người thu thập thông tin, người cung cấp thông tin là người lao động trực tiếp thựuc hiện công việc, người giám sát, quản lý trực tiếp.
Với lao động gián tiếp:có công việc thuộc về hoạt động trí não, người lao động có trình độ, nên áp dụng phương pháp bản câu hỏi và phỏng vấn.
- Phương pháp bản câu hỏi: Cán bộ phân tích thiết kế mẫu bản câu hỏi, phân phát bản câu hỏi tới người lao động, hướng dẫn cách trả lời và yêu cầu họ trả lời một cách đầy đủ, chính xác.
Tuỳ vào loại công việc, mục đích phân tích công việc mà nội dung và mức độ chi tiết của các câu hỏi đưa ra trong bản câu hỏi là khác nhau. Để thiết kế một bản câu hỏi hiệu quả nên thiết kế ngắn gọn, tập trung vào những thông tin chính, đặt trọng tâm vào các thông tin cần nghiên cứu chi tiết. Các câu hỏi được thiết kế thuận tiện cho người trả lời: đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời, câu trả
Báo cáo thực tập chuyên đề
lời ngắn gọn. Bản câu hỏi thường sử dụng câu hỏi lựa chọn hoặc câu hỏi mở. Khi các thông tin thu thập được không đầy đủ, rõ ràng, cán bộ phân tích phải thảo luận, trao đổi lại với người lao động. Em xin trình bày một mẫu bản câu hỏi (Xem phụ lục 2).
- Phương pháp phỏng vấn: Cán bộ phân tích tiến hành phỏng vấn người lao động hoặc người giám sát, quản lý trực tiếp; có thể tiến hành phỏng vấn từng người hoặc nhóm người lao động. Để phỏng vấn hiệu quả, cán bộ phân tích phải có kỹ năng phỏng vấn, cán bộ phân tích cần:
+ Chuẩn bị sẵn câu hỏi phỏng vấn: cách đặt câu hỏi thích hợp, sắp xếp câu hỏi hợp lý. Phỏng vấn thường sử dụng câu hởi mở.
+ Chọn địa điểm phỏng vấn yên tĩnh, tránh bị người khác cắt ngang. + Bước vào phỏng vấn, tạo bầu không khí thân mật, thoải mái, giải thích cho người được phỏng vấn về mục đích, tầm quan trọng của buổi phóng vấn, giới thiệu sơ qua về nội dung buổi phỏng vấn.
+ Nêu các câu hỏi một cách rõ ràng, có thể hưóng dẫn, gợi ý cho người được phỏng vấn hiểu và trả lời đúng trọng tâm câu hỏi.
Em xin trình bày một mẫu câu hỏi phỏng vấn (Xem phụ lục 3).
Với lao động trực tiếp: thường là công việc chân tay, dễ dàng quan sát, người lao động có trình độ không cao, nên sử dụng phương pháp quan sát.
Cán bộ phân tích thiết kế mẫu phiếu quan sát, sau đó trực tiếp quan sát quá trình thực hiện công việc của người lao động và ghi chép những thông tin cần thiết theo mẫu phiếu. Cán bộ phân tích cần quan sát theo chu kỳ hoàn chỉnh của công việc. Một mẫu phiếu quan sát thường gồm các thông tin: các hoạt động của người lao động; kết quả hoàn thành công việc về số lượng, thời gian; các mối quan hệ trong công việc; phương tiện, máy móc, công cụ, dụng cụ... sử dụng; điều kiện làm việc.
Báo cáo thực tập chuyên đề
Phương pháp quan sát tốn thời gian vì vào một thời điểm cán bộ phân tích chỉ quan sát được một người lao động, nếu Công ty muốn tiết kiệm thời gian, chi phí có thể sử dụng phương pháp tự ghi chép. Cán bộ phân tích thiết kế sẵn các mục cần ghi chép cho người lao động, có thể tương tự phiếu quan sát, người lao động tự ghi chép lại thông tin theo mẫu đó. Với hai phương pháp này nếu cán bộ phân tích có những thông tin chưa rõ, có những chỗ thắc mắc thì có thể trao đổi, thảo luận với người lao động để được giải đáp.