Công ty nên quy định quy trình phân tích công việc phù hợp với thực tế của mình, các bước được xây dựng và sắp xếp rõ ràng, giúp cán bộ phân tích biết mình phải làm những gì, theo trình tự nào, tránh cắt bước hay thực hiện lộn xộn. Phân tích công việc tại Công ty nên được tiến hành như sau:
3.2.1. Lựa chọn cán bộ phân tích công việc và xây dựng mẫu cho văn bản phân tích công việc
Cán bộ phân tích công việc có thể là nhân viên của phòng Tổ chức Nhân sự hoặc chuyên gia thuê bên ngoài. Công ty nên chọn nhân viên của phòng Tổ chức Nhân sự, chọn người am hiểu nhất về các công việc của Công ty, cử người đó tham dự khoá học để bồi dưỡng, nâng cao kiến thức, kỹ năng về phân tích công việc. Nhân viên này từ nay về sau sẽ chuyên trách mảng phân tích công việc.
Báo cáo thực tập chuyên đề
công việc của tất cả công việc trong Công ty, điều này tạo điều kiện dễ dàng cho việc quản lý tài liệu và so sánh văn bản giữa các công việc. Có thể viết gộp ba văn bản phân tích công việc: mô tả công việc, yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, tiêu chuẩn thực hiện công việc vào làm một bản có tên là bản “Mô tả công việc” (Xem phụ lục 1).
3.2.2. Xác định mục đích của phân tích công việc và công việc cần phân tích phân tích
Phòng Tổ chức Nhân sự cần xác định rõ mục đích phân tích công việc, các thông tin trong văn bản phân tích được áp dụng vào công tác cụ thể gì. Từ đó giúp xác định loại thông tin cần thu thập, mức độ chi tiết của mỗi loại. Ví dụ: phân tích công việc nhằm phục vụ cho đào tạo nên tìm hiểu sâu các thông tin về yêu cầu đối với người thực hiện; phục vụ cho tuyển dụng nên tập trung vào thông tin về nhiệm vụ, yêu cầu; phục vụ cho thù lao nên tập trung vào thông tin về tầm quan trọng, độ phức tạp của nhiệm vụ; phục vụ cho đánh giá thực hiện công việc thì tập trung vào thông tin về tiêu chuẩn thực hịên... Công ty mới thành lập nên phân tích công việc cho tất cả các công việc và nhằm phục vụ cho tất cả các hoạt động quản lý nhân sự. Nhưng cấp thiết trước mắt là phục vụ cho đánh giá thực hiện công việc, thù lao để đảm bảo công bằng, chính xác; cho công tác hiện tại đang thực hiện nhiều là tuyển dụng nhân sự.
Phân tích công việc theo từng tổ như Công ty đã thực hiện là hợp lý, nhưng nên đặt mã số cho từng tổ, tạo nên hệ thống dễ sử dụng, quản lý. Ví dụ:
Phòng, Ban Chức danh công việc/tổ Mã số
Phòng Tổ chức Nhân sự
Trưởng phòng TCNS-01 Phó trưởng phòng TCNS-02 Nhân viên tiền lương và chế
độ chính sách TCNS-03 Nhân viên tuyển dụng và bảo
Báo cáo thực tập chuyên đề
Văn phòng tổng hợp Chánh văn phòng VPTH-01 Phó chánh văn phòng VPTH-02 Trợ lý HĐQT VPTH-03 Trợ lý Tổng Giám đốc VPTH-04 Thư ký Tổng Giám đốc VPTH-05 Phiên dịch VPTH-06 Lễ tân VPTH-07 Nhân viên IT VPTH-08 Văn thư VPTH-09 Hành chính tạp vụ VPHT-10 Lái xe VPTH-11
Mã số gồm phần chữ và phần số. Phần chữ là tên viết tắt của phòng, ban, gồm những chữ cái đầu tiên trong tên phòng, ban; phần số là số thứ tự của chức danh công việc, tổ trong phòng, ban.
3.2.3. Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin
Cán bộ phân tích dựa trên những căn cứ lựa chọn để lựa chọn phương pháp phù hợp nhất. Có thể sử dụng kết hợp một số phương pháp, những loại lao động khác nhau nên sử dụng phương pháp khác nhau. Cán bộ phân tích là người thu thập thông tin, người cung cấp thông tin là người lao động trực tiếp thựuc hiện công việc, người giám sát, quản lý trực tiếp.
Với lao động gián tiếp:có công việc thuộc về hoạt động trí não, người lao động có trình độ, nên áp dụng phương pháp bản câu hỏi và phỏng vấn.
- Phương pháp bản câu hỏi: Cán bộ phân tích thiết kế mẫu bản câu hỏi, phân phát bản câu hỏi tới người lao động, hướng dẫn cách trả lời và yêu cầu họ trả lời một cách đầy đủ, chính xác.
Tuỳ vào loại công việc, mục đích phân tích công việc mà nội dung và mức độ chi tiết của các câu hỏi đưa ra trong bản câu hỏi là khác nhau. Để thiết kế một bản câu hỏi hiệu quả nên thiết kế ngắn gọn, tập trung vào những thông tin chính, đặt trọng tâm vào các thông tin cần nghiên cứu chi tiết. Các câu hỏi được thiết kế thuận tiện cho người trả lời: đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời, câu trả
Báo cáo thực tập chuyên đề
lời ngắn gọn. Bản câu hỏi thường sử dụng câu hỏi lựa chọn hoặc câu hỏi mở. Khi các thông tin thu thập được không đầy đủ, rõ ràng, cán bộ phân tích phải thảo luận, trao đổi lại với người lao động. Em xin trình bày một mẫu bản câu hỏi (Xem phụ lục 2).
- Phương pháp phỏng vấn: Cán bộ phân tích tiến hành phỏng vấn người lao động hoặc người giám sát, quản lý trực tiếp; có thể tiến hành phỏng vấn từng người hoặc nhóm người lao động. Để phỏng vấn hiệu quả, cán bộ phân tích phải có kỹ năng phỏng vấn, cán bộ phân tích cần:
+ Chuẩn bị sẵn câu hỏi phỏng vấn: cách đặt câu hỏi thích hợp, sắp xếp câu hỏi hợp lý. Phỏng vấn thường sử dụng câu hởi mở.
+ Chọn địa điểm phỏng vấn yên tĩnh, tránh bị người khác cắt ngang. + Bước vào phỏng vấn, tạo bầu không khí thân mật, thoải mái, giải thích cho người được phỏng vấn về mục đích, tầm quan trọng của buổi phóng vấn, giới thiệu sơ qua về nội dung buổi phỏng vấn.
+ Nêu các câu hỏi một cách rõ ràng, có thể hưóng dẫn, gợi ý cho người được phỏng vấn hiểu và trả lời đúng trọng tâm câu hỏi.
Em xin trình bày một mẫu câu hỏi phỏng vấn (Xem phụ lục 3).
Với lao động trực tiếp: thường là công việc chân tay, dễ dàng quan sát, người lao động có trình độ không cao, nên sử dụng phương pháp quan sát.
Cán bộ phân tích thiết kế mẫu phiếu quan sát, sau đó trực tiếp quan sát quá trình thực hiện công việc của người lao động và ghi chép những thông tin cần thiết theo mẫu phiếu. Cán bộ phân tích cần quan sát theo chu kỳ hoàn chỉnh của công việc. Một mẫu phiếu quan sát thường gồm các thông tin: các hoạt động của người lao động; kết quả hoàn thành công việc về số lượng, thời gian; các mối quan hệ trong công việc; phương tiện, máy móc, công cụ, dụng cụ... sử dụng; điều kiện làm việc.
Báo cáo thực tập chuyên đề
Phương pháp quan sát tốn thời gian vì vào một thời điểm cán bộ phân
tích chỉ quan sát được một người lao động, nếu Công ty muốn tiết kiệm thời
gian, chi phí có thể sử dụng phương pháp tự ghi chép. Cán bộ phân tích thiết
kế sẵn các mục cần ghi chép cho người lao động, có thể tương tự phiếu quan
sát, người lao động tự ghi chép lại thông tin theo mẫu đó. Với hai phương
pháp này nếu cán bộ phân tích có những thông tin chưa rõ, có những chỗ thắc
mắc thì có thể trao đổi, thảo luận với người lao động để được giải đáp.
3.2.4. Tiến hành thu thập thông tin
Cán bộ phân tích sử dụng phương pháp đã chọn để thu thập thông tin. Trước khi thu thập, cán bộ phân tích giải thích rõ vai trò, mục đích của phân tích công việc và việc thu thập thông tin với người lao động, để nhận được sự ủng hộ, hợp tác cung cấp thông tin từ họ. Cán bộ phân tích cần hướng dẫn họ cách thức cung cấp thông tin, gợi ý họ trả lời câu hỏi (nếu cần thiết).
Cán bộ phân tích xử lý: phân tích, tổng hợp, phân loại, sắp xếp thông tin thu được. Nếu thấy thông tin chưa đầy đủ, rõ ràng thì cần có biện pháp bổ sung, điều chỉnh, như thảo luận với người cung cấp thông tin.
3.2.5. Xây dựng các văn bản phân tích công việc
Khi đã có các thông tin cần thiết, cán bộ phân tích cùng với sự phối hợp của người lao động, người quản lý các phòng, ban viết văn bản phân tích công việc hoàn chỉnh theo mẫu bản “Mô tả công việc” đã thiết kế ở bước 1. Phần tiêu chuẩn công việc, cán bộ phân tích không trực tiếp viết mà là Trưởng phòng, ban và người lao động viết. Cán bộ phân tích hướng dẫn cách thức viết, giám sát quá trình viết của họ. Em xin trình bày bản “Mô tả công việc”
mà em đã thử thiết kế cho một số công việc tại Công ty Thư ký Tổng Giám đốc,Ttuyển dụng lao động,Llễ tân (Xem phụ lục 4, 5 và 6).
Văn bản phân tích được gửi tới người lao động để lấy ý kiến đóng góp của họ. Ai có ý kiến thì đề xuất trực tiếp với cán bộ phân tích, phòng Tổ chức
Báo cáo thực tập chuyên đề
Nhân sự. Cán bộ phân tích tập hợp tất cả các ý kiến, dựa trên đó sửa lại văn bản phân tích cho hợp lý. Phòng Tổ chức Nhân sự tổ chức một buổi hội thảo với sự tham gia của Ban lãnh đạo cấp cao, Trưởng các phòng, ban để đưa ra đánh giá, nhận xét và góp ý về văn bản phân tích; theo đó cán bộ phân tích sửa lại lần cuối để hoàn thiện văn bản phân tích. Thời gian lấy ý kiến và chỉnh sửa từ 3 – 5 ngày hoặc một tuần, tuỳ khối lượng thực tế phát sinh.
Trưởng phòng Tổ chức Nhân sự phê duyệt. Trình Tổng Giám đốc ký duyệt. Cán bộ phân tích gửi văn bản phân tích tới các phòng, ban, người lao động và lưu lại Phòng Tổ chức Nhân sự.
Mỗi phòng, ban, người lao động phải áp dụng văn bản phân tích vào quá trình thực hiện công việc của mình, phòng Tổ chức Nhân sự thì sử dụng cho những mục đích đã xác định từ bước 2.
3.2.6. Cập nhật định kỳ
Văn bản phân tích công việc phải luôn chích xác và phù hợp vì nó ảnh hưởng đến các quyết định nhân sự khác. Định kỳ cán bộ phân tích cần phải kiểm tra, rà soát lại các công việc, văn bản phân tích để đảm bảo những thông tin trong văn bản phân tích phản ánh đúng công việc hiện tại.
Hiện nay công việc được thiết kế theo xu hướng mở rộng hơn, linh hoạt, sự thay đổi trong công việc diễn ra thường xuyên hơn, nên Công ty có thể định kỳ hai năm kiểm tra, rà soát các công việc và văn bản phân tích một lần để kịp thời có những thay đổi, cập nhật phù hợp với thực tế công việc.
3.3. Về việc ứng dụng văn bản phân tích công việc vào công tác quản lý nhân sự tại Công ty PV-INCONESS quản lý nhân sự tại Công ty PV-INCONESS
Phân tích công việc nhằm phục vụ hoạt động quản lý nhân sự, vì vậy điều quan trọng là phải áp dụng hiệu quả văn bản phân tích công việc vào hoạt động này, có như vậy thì mới biến phân tích công việc trở thành công cụ của quản lý nhân sự. Phân tích công việc không có ý nghĩa khi các văn bản
Báo cáo thực tập chuyên đề
của nó được xây dựng nên nhưng không được sử dụng.
3.3.1. Ứng dụng vào kế hoạch hoá nguồn nhân lực
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình dự kiến cầu nhân lực, cung nhân lực, từ đó lập kế hoạch để cân đối giữa cung và cầu nhân lực. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng, giúp Công ty chủ động hơn, có biện pháp đảm bảo không thừa, không thiếu lao động. Công ty PV-INCONESS cần xây dựng kế hoạch nhân lực cụ thể cho từng giai đoạn dài, trung, ngắn hạn, chứ không phải là những kế hoạch chung chung, không rõ ràng như hiện nay.
Từ kế hoạch sản xuất, kinh doanh Công ty xác định khối lượng công việc cần thực hiện. Thông tin trong văn bản phân tích giúp xác định bản chất các công việc cần kế hoạch, yêu cầu đối với người thực hiện để họ hoàn thành công việc đó và tiêu chuẩn hoàn thành công việc. Đó là cơ sở để Công ty dự đoán cầu nhân lực: số lượng, chất lượng lao động cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất, kinh doanh.
3.3.2. Ứng dụng vào tuyển mộ, tuyển chọn nhân sự
Tuyển dụng lao động có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng lao động của tổ chức, bất kỳ một tổ chức nào cũng đều muốn tuyển dụng đúng người. Muốn vậy, tuyển dụng phải được thực hiện tốt từ quá trình tuyển mộ đến tuyển chọn.
Khi có nhu cầu tuyển mộ lao động ở vị trí công việc nào thì Công ty lấy những thông tin về nhiệm vụ, yêu cầu đối với người lao động trong văn bản phân tích cho vào thông báo tuyển mộ. Đó là căn cứ để các ứng viên hiểu rõ về công việc và quyết định có phù hợp hay không, có nộp hồ sơ xin việc hay không. Điều này giúp Công ty sàng lọc được ngay những ứng viên không đạt yêu cầu trong tuyển mộ, nhưng không vì thế mà số ứng viên nộp hồ sơ ít đi. Điều đó chỉ thêm khẳng định rằng Công ty làm việc chuyên nghiệp, tuyển
Báo cáo thực tập chuyên đề
dụng dựa trên những căn cứ rõ ràng, đảm bảo độ chính xác, tạo ra ấn tượng ban đầu tốt đẹp đối với ứng viên về Công ty.
Các thông tin trong văn bản phân tích giúp Công ty xác định các tiêu chí cụ thể, hợp lý, chính xác để đánh giá, sàng lọc ứng viên qua các bước của tuyển chọn. Đồng thời nó cũng giúp xác định với loại lao động, người lao động nào nên thi, phỏng vấn theo hình thức nào, đặt ra những câu hỏi trong đề thi và phỏng vấn như thế nào cho phù hợp.
3.3.3. Ứng dụng vào bố trí nhân lực
- Định hướng nhân lực: các thông tin trong văn bản phân tích được đưa vào một chương trình định hướng giúp lao động mới vào Công ty hoặc lao động được bố trí vào một vị trí công việc mới biết mình cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, quyền hạn như thế nào, điều kiện làm việc ra sao, kết quả thực hiện công việc cần đạt được... Từ đó giúp họ chủ động trong công việc, rút ngắn thời gian làm quen với công việc.
- Với bố trí lại lao động: Văn bản phân tích giúp Công ty bố trí lao
động thích hợp, sắp xếp đúng người, đúng việc, giúp Công ty sửa chữa những
sai sót trong bố trí lao động của mình. Dựa trên sự so sánh giữa người lao
động hiện tại và công việc mà họ thực hiện với thông tin trong văn bản phân
tích để Công ty bố trí lại họ vào những vị trí thích hợp hơn.
3.3.4. Ứng dụng vào đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện công việc là đánh giá tình hình thực hiện công việc của mỗi người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn thực hiện công việc đã được xây dựng trước. Đánh giá thực hiện công việc là cơ sở cho đào tạo và phát triển, thù lao, khen thưởng, kỷ luật, đề bạt ...., là động lực để người lao động thực hiện công việc tốt hơn. Công ty cần phải xây dựng cho mình một hệ thống đánh giá thực hiện công việc chính xác, công bằng.
Báo cáo thực tập chuyên đề
thiết lập ba yếu tố của hệ thống, trong đó có yếu tố “các tiêu chuẩn thực hiện công việc”. Nếu không có các tiêu chuẩn thực hiện công việc thì sẽ không có căn cứ để so sánh. Các thông tin về tiêu chuẩn thực hiện trong văn bản phân tích giúp Công ty xây dựng nên hệ thống chỉ tiêu/ tiêu chí đánh giá về khối lượng, chất lượng, thời gian, hành vi, thái độ trong thực hiện công việc... Có
