Nguyên vật liệu là 1 trong 3 yếu tố quan trọng của quá trình sản xuất, trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm, vì thế chất lợng nguyên vật liệu ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng sản phẩm . Nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không
kịp thời, đầy đủ, đồng bộ và đảm bảo nâng cao chất lợng sản phẩm thì sẽ ảnh hởng quá trình sản xuất nói chung và nâng cao chất lợng sản phẩm nói riêng. Vì vậy, để góp phần nâng cao chất lợng sản phẩm , công ty cơ khí Trần Hng Đạo cần tạo ra cho mình những cơ sở cung cấp nguyên vật liệu ổn định , có chất lợng tốt, đảm bảo đúng thời gian tiến độ, đủ về số lợng chủng loại và phải xây dựng 1 chơng trình quản lý chất lợng một cách hợp lý. Chơng trình đó gồm các khâu:
Kiểm soát mua hàng
Về cơ bản phải thiết lập và duy trì các thủ tục bằng văn bản đảm bảo vật t mua vào phù hợp với yêu cầu quy định. Đồng thời, đánh giá giám sát các tài liệu liên quan đến việc mua và ngời cung ứng tiến tới lựa chọn nhà cung ứng tin cậy. Muốn vậy, công ty phải thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận nh phòng KCS và phòng KHSXKD( có chức năng hoạch định kế hoạch sản xuất, kế hoạch vật t) để thực hiện.Phòng kế hoạch phải nắm đợc chính xác loại nguyên vật liệu cần dùng, quy cách từng loại, thời gian cung ứng...và mọi thay đổi cải tiến kỹ thuật làm phát sinh nhu cầu mới về nguyên vật liệu để tránh phải ngừng sản xuất, đảm bảo cung cấp vật t đủ chất lợng theo đúng yêu cầu sản xuất.
- Để cung ứng nguyên vật liệu đúng chất lợng theo yêu cầu công ty cần căn cứ vào từng loại để có biện pháp cung ứng thích hợp.
+ Đối với vật t: Đây là đối tợng gia công chế biến chế tạo thành các thực thể của sản phẩm, công ty cần đa ra thông báo mời thầu kèm theo yêu cầu về số lợng, chủng loại, quy cách và thông số kỹ thuật cần có của vật t.
+ Đối với các bán thành phẩm mua và đặt gia công ở ngoài: cũng có chất lợng ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm của công ty, công ty phải kiểm tra các tiêu chuẩn kỹ thuật, thời gian cung ứng... để chọn cơ sở đáp ứng đợc yêu cầu của mình.
- Để đảm bảo đúng tiến độ thời gian: Công ty cần đôn đốc những nhà cung ứng giao hàng đúng thời hạn trong hợp đồng, có nh vậy quá trình sản xuất mới không bị gián đoạn. Mặt khác cần căn cứ vào từng loại vật t để điều chỉnh mối tơng quan giữa giá bán và tiến độ cung ứng. Đối với vật t khó dự trữ, chi phí dự trữ cao thì tiến độ cung ứng là rất quan trọng. Nh vậy công
ty cần xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu để luôn đảm bảo dự trữ hợp lý và không bị ứ đọng vốn ở khâu dự trữ.
Tiếp nhận và bảo quản nguyên vật liệu
Thủ kho phải là ngừơi am hiểu về tính chất nguyên vật liệu, phải có sổ sách theo dõivề từng loại nguyên vật liệu và thờng xuyên nắm chắc về tình trạng số lợng, chất lợng, chủng loại và địa điểm, sẵn sàng cấp phát kịp thời theo yêu cầu sản xuất, đảm bảo thuận tiện việc kiểm kê nguyên vật liệu, lợng nguyên vật liệu tồn kho để thông báo cho bộ phận cung ứng biết để lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu một cách hợp lý.
Cấp phát theo dõi, sử dụng nguyên vật liệu.
Việc cấp phát sử dụng phải căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu của các chỉ tiêu, tiêu chuẩn định mức kỹ thuật.
Thu hồi phế liệu, phế phẩm.
Phế liệu phế phẩm trong quá trình sản xuất đợc thu hồi và phải có số liệu cụ thể so sánh với tỷ lệ thành phẩm qua đó tìm ra nguyên nhân gây phế từ đó có biện pháp khắc phục.