II. đặc đIểm tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán tạI bu đIện
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Bu điện tỉnh Hà Tây tổ chức theo kiểu trực tuyến. Kế toán trởng kiêm trởng phòng kế toán điều hành trực tiếp hoạt động của các kế toán viên, chịu trách nhiệm tổ chức, kiểm tra công tác kế toán của Bu điện tỉnh, là giám sát viên kế toán - tài chính của Tổng công ty đặt tại Bu điện tỉnh. Các kế toán viên đợc chuyên môn hoá theo từng phần hành kế toán tơng ứng với sự trợ giúp của phần mềm kế toán “ Kế toán Bu điện”:
Kế toán tài sản cố định chịu trách nhiệm quản lý tập trung, hạch toán kế toán, trích và phân bổ khấu hao tài sản cố định vào giá thành dịch vụ.
Kế toán hàng tồn kho theo dõi nhập kho, xuất, chuyển kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá theo nhu cầu của các đơn vị trực thuộc, theo dõi nhập, xuất vật t, thiết bị sử dụng cho đầu t xây dựng cơ bản, số tồn kho tức thời từng loại hàng tồn kho của toàn Bu điện tỉnh.
Kế toán ngân hàng theo dõi tài khoản tiền gửi tại ngân hàng và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi.
Kế toán tiền mặt hạch toán các nghiệp vụ thu, chi tại văn phòng Bu điện tỉnh.
Kế toán tiền lơng theo dõi số lợng lao động, thời gian lao động, tiền lơng, các khoản trích theo lơng, tình hình thanh toán tiền lơng, tiền thởng, các khoản phụ cấp, trợ cấp cho ngời lao động.
Kế toán thanh toán theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán nội bộ giữa Bu điện tỉnh với các đơn vị thành viên, thanh toán giữa Bu điện tỉnh với Công ty Dịch vụ tiết kiệm Bu điện và các đơn vị phát hành báo chí, tập hợp công nợ của các đơn vị thành viên.
Kế toán đầu t xây dựng cơ bản tập hợp chi phí, quyết toán vốn đầu t cho từng hạng mục, nhóm hạng mục công trình, từng công trình hoàn thành theo nguồn vốn đầu t.
Kế toán quản lý nguồn vốn theo dõi từng loại vốn theo nguồn hình thành (vốn cấp phát, vốn tự có, vay nợ).
Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu từ các kế toán phần hành khác để xác định kết quả kinh doanh của Bu điện tỉnh, lập báo cáo tài chính cũng nh báo cáo quản trị, đồng thời xác định thuế phải nộp Nhà nớc, Tổng công ty.
Bu điện tỉnh Hà Tây có quy mô kinh doanh lớn, cơ cấu kinh doanh phức tạp (các dịch vụ bu chính, viễn thông đa dạng, nhiều đơn vị kinh tế phụ thuộc) và địa bàn kinh doanh trải rộng, phân tán trong tỉnh. Trong điều kiện kinh doanh nh vậy, Bu điện tỉnh phải phân cấp kinh doanh, phân cấp trong quyền hành quản lý và do vậy buộc phải phân cấp tổ chức kế toán. Bộ máy kế toán của Bu điện tỉnh Hà Tây đợc tổ chức theo mô hình kế toán tập trung phân cấp. Theo hình thức này bộ máy kế toán đợc phân thành cấp: Kế toán trung tâm (kế toán tại Bu điện tỉnh) và kế toán trực thuộc (kế toán tại các Bu điện huyện, thị trực thuộc và Công ty Viễn thông).
Trong mô hình kế toán tập trung phân cấp, kế toán tại Bu điện tỉnh là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu báo cáo của cơ sở, lập báo cáo tài chính gửi lên Tổng công ty; chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ hoạt động của các đơn vị trực thuộc trớc Tổng công ty, các bạn hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, các cơ sở tín dụng, các bên đầu t...
Giữa các bu điện huyện, thị và công ty viễn thông quan hệ với nhau theo nguyên tắc hạch toán kinh tế nội bộ, quan hệ giữa các bu điện huyện, thị và công ty viễn thông với Bu điện tỉnh Hà Tây là quan hệ hạch toán kinh tế phụ thuộc. Do vậy, tại Bu điện tỉnh Hà Tây, kế toán phân cấp tồn tại các mối quan hệ nội bộ: dọc (giữa Bu điện Hà Tây với các đơn vị kinh tế phụ thuộc) và hệ thống ngang (các đơn vị phụ thuộc với nhau). Mô hình kế toán tại Bu điện tỉnh Hà Tây đợc khái quát theo sơ đồ:
Với bộ máy kế toán nh trên, công tác tổ chức hạch toán đợc thực hiện đầy đủ, đảm bảo chức năng phản ánh và giám đốc một cách liên tục, toàn diện, có hệ thống các mặt hoạt động kinh tế tài chính của toàn Bu điện tỉnh Hà Tây.