II. đặc đIểm tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán tạI bu đIện
2.Đặc điểm tổ chức sổ kế toán
Hình thức sổ đợc sử dụng thống nhất trong toàn Tổng công ty Bu chính - Viễn thông Việt Nam là hình thức Chứng từ - Ghi sổ. Chứng từ ghi sổ là hình
Hình 2
Sơ đồ mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Bu điện Hà Tây
Kế toán trởng kiêm Trởng phòng KTTK – TC Bu điện tỉnh Hà Tây Kế toán tài sản cố định Kế toán hàng tồn kho Kế toán xây dựng cơ bản Kế toán nguồn vốn Kế toán ngân hàng và chi tại VP BĐT Kế toán tiền lơng Kế toán thanh toán
Tổ kế toán các đơn vị trực thuộc Tổ trởng tổ kế toán Kế toán lĩnh vực Bu chính Kế toán lĩnh vực Viễn thông Ghi chú Quan hệ chỉ đạo Quan hệ nghiệp vụ Kế toán tổg hợp
thức kết hợp việc ghi sổ theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế. Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về công tác đầu t xây dựng cơ bản đợc ghi sổ theo trình tự nh sau:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ về chi phí đầu t xây dựng cơ bản phát sinh, chứng từ nguồn vốn, quyết toán vốn đầu t, kế toán nhập chứng từ vào máy. Chứng từ ghi sổ đợc lập cho từng nghiệp vụ thực hiện, kết chuyển giá trị khối lợng đầu t xây dựng cơ bản, nghiệp vụ tăng, giảm nguồn vốn đầu t tơng ứng với chứng từ kế toán nhập. Chứng từ ghi sổ đã lập là cơ sở để vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đợc dùng để vào Sổ Cái các tài khoản chi phí đầu t xây dựng cơ bản: TK 2411 “ Mua sắm tài sản cố định”, TK 2412 “Chi phí đầu t xây dựng cơ bản dở dang”, các tài khoản nguồn vốn đầu t xây dựng: TK 341 “Vay dài hạn” (chi tiết theo ngân hàng và Công ty Tài chính Bu điện), TK 44122 “Nguồn vốn đầu t xây dựng cơ bản”, TK 33624 “Phải trả về vốn đầu t xây dựng cơ bản”, TK33623 “Phải trả về cấp vốn đầu t bằng nguồn vốn vay”. Các chứng từ gốc đã nhập cúng là cơ sở để vào sổ quỹ tiền mặt, sổ ngân hàng và các sổ chi tiết bao gồm sổ chi tiết các tài khoản TK 2411, TK 2412, sổ chi phí hoạt động và sổ theo dõi vốn đầu t đợc theo dõi chi tiết cho từng dự án. Sổ chi tiết TK 2411, TK 2412 theo dõi tình hình thực hiện giá trị khối lợng đầu t xây dựng cho từng dự án. Sổ chi phí hoạt động theo dõi chi phí dở dang, giá trị khối lợng thực hiện trong kỳ, giá trị xây dựng cơ bản chuyển tiêu tăng tài sản cố định. Sổ theo dõi vốn đầu t phản ánh nguồn vốn đầu t, tình hình thực hiện và sự biến động tăng giảm nguồn. Cuối tháng, khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số d của từng tài khoản trên sổ Cái. Sổ Cái các tài khoản này là căn cứ để lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và các Bảng tổng hợp (Bảng tổng hợp chi phí hoạt động, Bảng tổng hợp theo dõi vốn đầu t) lập từ các sổ chi tiết tơng ứng đợc dùng để lập Báo cáo kế toán.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải
bằng nhau và bằng tổng số tiền trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số d Nợ và tổng số d Có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số d của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số d của từng tài khoản tơng ứng trên các Bảng tổng hợp.
Trình tự vào sổ và lên báo cáo kế toán đợc khái quát theo sơ đồ sau:
Theo quy định của Tổng công ty về hệ thống các báo cáo kế toán về xây dựng cơ bản sử dụng tại Bu điện tỉnh nói chung và Bu điện tỉnh Hà Tây bao gồm: Báo cáo tổng hợp thực hiện nguồn vốn đầu t và xây dựng, Báo cáo chi tiết thực hiện nguồn vốn đầu t và xây dựng, Báo cáo tổng hợp thực hiện giá trị khối lợng đầu t và xây dựng, Báo cáo chi tiết thực hiện giá trị khối lợng đầu t và xây dựng, Chi phí kiến thiết cơ bản khác, Báo cáo các công trình hoàn thành, Báo
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Sổ ngân hàng
Sổ chi tiết các tài khoản Sổ chi phí hoạt động Sổ theo dõi vốn đầu t Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái các TK 2411, 2412, 33624, 33623, 44122, 341
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo kế toán Ghi chú
Ghi hàngngày
Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuốitháng
Hình 3
Sơ đồ hạch toán đầu t xây dựng cơ bản theo hình thức sổ Chứng từ ghi sổ tại Bu điện tỉnh Hà Tây
cáo tình hình quyết toán vốn đầu t hoàn thành, Báo cáo các công trình dở dang, Báo cáo tổng hợp thực hiện vốn đầu t, Báo cáo chi tiết vốn đầu t thực hiện.
Hàng quý, kế toán in Sổ chi phí hoạt động và Sổ theo dõi vốn đầu t, đóng thành quyển tập hợp theo từng hạng mục, từng dự án để quản lý tại Bu điện tỉnh đồng thời nộp các báo cáo thực hiện vốn đầu t trong quý bao gồm: Báo cáo tổng hợp thực hiện nguồn vốn đầu t và xây dựng, Báo cáo tổng hợp thực hiện giá trị khối lợng đầu t và xây dựng, Báo cáo tình hình quyết toán vốn đầu t hoàn thành lên Ban Kế toán - Thống kê - Tài chính thuộc Tổng công ty. Kết thúc năm kế hoạch, ngoài các báo cáo trên Bu điện tỉnh bổ sung thêm các báo cáo: Báo cáo tổng hợp thực hiện vốn đầu t, Báo cáo các công trình hoàn thành năm, Báo cáo các công trình dở dang năm.
III. Thực trạng hạch toán công tác đầu t xây dựng cơ bản tại
Bu điện tỉnh Hà Tây